Beheerdershandleiding voor Microsoft 365 Groepen in Outlook

Microsoft 365 Groepen in Outlook bieden een krachtige oplossing voor communicatie en samenwerking met personen binnen en buiten een bedrijf. Maak een groep voor het delen van een Postvak IN, agenda, OneDrive, SharePoint-site, OneNote-notitieblok en meer. U kunt ook gasten van buiten uw bedrijf uitnodigen, zodat ze met dezelfde middelen kunnen samenwerken.

Wanneer u een Microsoft 365-groep maakt, maakt Outlook automatisch een gedeeld Postvak IN, een gedeelde agenda en een documentbibliotheek voor samenwerking aan bestanden. U kunt ook een Microsoft Team maken en taken integreren met Planner in Teams. U hoeft zich niet bezig te houden met het handmatig toewijzen van machtigingen aan al deze bronnen. Als u leden aan de groep toevoegt, worden automatisch de machtigingen toegewezen die ze nodig hebben voor de hulpprogramma's die in de groep beschikbaar zijn.

Microsoft 365 Groepen bieden leden:

Gedeeld Postvak IN : hier vinden de gesprekken plaats die anders via distributielijsten plaatsvinden. Dit gedeelde Postvak IN is volledig doorzoekbaar, zodat het een dynamisch archief van de berichten van de groep vormt. Nieuwkomers in de groep kunnen zoeken of bladeren door de geschiedenis om snel te zien wat er onlangs is besproken in de groep. Zie Een e-mailbericht verzenden naar een groep in Outlook voor meer informatie.
Bibliotheek met gedeelde bestanden : hier kunnen uw gebruikers documenten, werkmappen, presentaties, afbeeldingen en elk ander soort bestand opslaan, delen en eraan samenwerken. Zie Bestanden delen met een groep in Outlook voor meer informatie.
Gedeelde agenda - Uw groep krijgt een gedeelde agenda voor het posten van gebeurtenissen die betrekking hebben op de groep. Elk lid dat zich heeft geabonneerd op de groep wordt automatisch uitgenodigd voor gebeurtenissen die in de agenda zijn geplaatst, zodat deze gebeurtenissen desgewenst ook in hun persoonlijke agenda kunnen worden weergegeven. Zie Een groepsagenda in Outlook gebruiken om gebeurtenissen te plannen en bewerken voor meer informatie.
Gedeeld OneNote-notitieblok - De groep krijgt automatisch een gedeeld OneNote-notitieblok waar leden van de groep gegevens kunnen verzamelen en samen aan de gegevens kunnen werken. Veel groepen gebruiken het notitieblok om een wiki te maken met veelgestelde vragen en andere informatiebronnen.
Toegang voor gasten - Eerder was het weliswaar mogelijk om externe contactpersonen toe te voegen aan distributiegroepen, maar zij konden alleen e-mailberichten ontvangen. Met groepen kunt u gasten toegang bieden tot e-mailgesprekken, bestanden en zelfs het gedeelde OneNote-notitieblok. Zie Groepen in Outlook gebruiken als gast voor meer informatie.
Inhoud kan worden gevonden : groepen in Outlook zijn standaard openbaar, wat betekent dat andere personen in uw organisatie ze eenvoudig kunnen vinden en er lid van kunnen worden, en dat ze de inhoud en het gedeelde materiaal van de groep kunnen controleren. Als de inhoud van de groep vertrouwelijker van aard is, kunt u de groep wijzigen in Privé, waarbij de inhoud wordt verborgen voor niet-leden en verzoeken om lidmaatschap moeten worden goedgekeurd door de eigenaar van de groep.
Selfservice maken - IT hoeft niet te verzanden in verzoeken van gebruikers om groepen te maken. Gebruikers kunnen namelijk zelf groepen maken als dat nodig is. Als u wilt bepalen welke gebruikers in uw organisatie groepen kunnen maken, raadpleegt u Beheren wie Microsoft 365 Groepen kan maken.

Beheer van uw groepen

Microsoft 365 biedt een aantal nuttige hulpmiddelen en mogelijkheden voor het eenvoudiger beheren en beheren van uw groepen.

Tip

Bladwijzer toevoegen Microsoft 365 Groepen - algemene taken voor eenvoudige toegang tot beheerdersinformatie over het maken, delegeren, e-mailbeheer, e-mailstroom, herstel en nuttige scripts van groepen.

Adreslijstbeheer

Het op orde houden van de adreslijst is een uitdaging voor elke beheerder. Hier volgen enkele van de hulpprogramma's die Microsoft 365 biedt om dat gemakkelijker te maken:

Naamgevingsbeleid - Via beleidsregels voor naamgeving kunt u definiëren wat wel en wat geen acceptabele namen zijn voor uw groepen. Zo kunt u voorkomen dat gebruikers vreemde of gereserveerde namen geven aan groepen. Bovendien kunt u zo afdwingen dat speciale voorvoegsels of achtervoegsels aan de groepsnamen worden toegevoegd.
Dynamisch lidmaatschap - Dynamisch lidmaatschap maakt het mogelijk om het lidmaatschap van groepen te bepalen aan de hand van regels, waarmee groepsleden worden toegevoegd (of verwijderd) op basis van metagegevens (zoals een afdeling of rol) in uw Active Directory. Zie Kenmerken gebruiken om geavanceerde regels te maken voor meer informatie over het maken van dynamisch lidmaatschap.
Lidmaatschap verbergen - Als het belangrijk is dat het lidmaatschap van een groep vertrouwelijk is, bijvoorbeeld als de leden studenten zijn, kunt u het lidmaatschap verbergen voor externe partijen.
Machtigingen - Het is mogelijk dat u niet wilt dat sommige personen in uw organisatie nieuwe groepen kunnen maken. Er zijn verschillende technieken voor het beheren van machtigingen voor het maken van groepen in uw adreslijst. Zie Microsoft 365 groepen maken beheren.
Auditlogboeken: u kunt gebruikers met een gerust hart toestaan om groepen te maken en groepslidmaatschap te beheren, omdat u met auditlogboeken van Microsoft 365 Groepen kunt bijhouden wie een groep heeft gemaakt of verwijderd en wie wijzigingen heeft aangebracht in het lidmaatschap. Raadpleeg voor meer informatie Search the audit log in the Microsoft 365 Security & Compliance Center.

Bezorgingsbeheer

Bezorgingsbeheer biedt enkele methoden om te bepalen hoe berichten moeten worden verzonden of ontvangen door de groep. Daarnaast hebt u toegang tot diverse hulpmiddelen om de stroom van deze berichten te controleren. Zie voor meer informatie Microsoft 365 Groepen - algemene taken.

Verzenden als of Verzenden namens - Via deze instellingen kunnen specifieke gebruikers e-mailberichten versturen alsof deze afkomstig zijn van de groep of namens de groep zijn verzonden.
Afzenderbeperkingen -Via deze instellingen kunt u bepalen wie er berichten naar de groep mag sturen. De groep kan worden geconfigureerd voor het toestaan van e-mail van externe partijen, maar in dat geval kan het raadzaam zijn om dit te beperken tot alleen bepaalde externe partijen.
Ondersteuning van externe gebruikers - U kunt gasten uitnodigen voor uw groep om deze te laten deelnemen aan de e-mailgesprekken in de groep. Zie Gasten toevoegen aan groepen in Outlook voor meer informatie over het toevoegen van gasten.
Transportregels - Transportregels werken op dezelfde manier voor groepen als voor uw Exchange-server. Definieer regels om te zoeken naar berichten die voldoen aan bepaalde voorwaarden, zodat u vervolgens via andere regels actie kunt ondernemen op deze berichten.
MailTips - MailTips zijn informatieve berichten die worden weergegeven aan gebruikers terwijl ze een bericht aan het opstellen zijn. Hierdoor kan het aantal NDR's worden beperkt omdat de gebruiker bijvoorbeeld een waarschuwing ziet als het bericht waarschijnlijk naar iemand buiten de organisatie wordt verstuurd of omdat het berichtquotum wordt overschreden.
Meerdere proxyadressen - Een groep kan aliassen hebben, net zoals het postvak van een gebruiker. Extra proxyadressen kunnen handig zijn voor het accepteren van berichten die naar die andere aliassen zijn verstuurd of om een bericht te verzenden naar een groep met een lange of ingewikkelde naam. Zie Het domein kiezen dat u wilt gebruiken bij het maken van Microsoft 365-groepen voor meer informatie.
Maximale grootte voor verzenden/ontvangen - Deze quota kunnen bijdragen aan het voorkomen van problemen met het ontvangen (of verzenden) door de groep van zeer grote berichten, teneinde de vereisten ten aanzien van de opslag en bandbreedte beter te beheren.

Inhoudsbeleid

Microsoft 365 biedt u ook enkele hulpprogramma's waarmee u kunt beheren welk soort inhoud wordt gedeeld in uw groep. Zie voor meer informatie Microsoft 365 Groepen - algemene taken.

Richtlijnen voor gebruik: u kunt gebruiksrichtlijnen voor Microsoft 365 Groepen definiëren om uw gebruikers te informeren over aanbevolen procedures die helpen hun groepen effectief te houden en hen te informeren over intern inhoudsbeleid.
Gegevensclassificatie - U kunt een aanpasbaar gegevensclassificatiesysteem voor Microsoft 365 Groepen maken waarmee groepen kunnen worden gescheiden op beleidstype (bijvoorbeeld 'niet-geclassificeerd', 'alleen voor intern gebruik' of 'zeer vertrouwelijk'). Op deze manier kunnen uw groepen voldoen aan het beleid van andere inhoud in uw organisatie. Met uitbreidbaar beleid kan uw organisatie een eindpunt configureren dat wordt aangeroepen wanneer een groep wordt gemaakt of gewijzigd. Op die manier kunt u uw eigen beleid implementeren voor het maken of wijzigen van groepen.

Accountvereisten

Elk Microsoft 365-abonnement met Exchange Online en SharePoint Online biedt ondersteuning voor groepen. Het betreft de abonnementen Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 en E5.

Als u alleen een abonnement hebt voor Exchange, kunt u nog steeds de functies voor een gedeeld Postvak IN en een gedeelde agenda in Outlook gebruiken, maar hebt u geen toegang tot de documentbibliotheek, Planner of een van de overige functies.

De wijziging in Microsoft 365 Groepen beheren

Gebruikers kunnen soms opzien tegen veranderingen, dus is het belangrijk om de bestaande leden van uw distributielijsten te laten weten wat ze kunnen verwachten. Hieronder ziet u informatie die u in ieder geval moet communiceren, samen met enkele antwoorden die van pas kunnen komen:

Wat zijn groepen in Outlook?

Microsoft 365 Groepen in Outlook is een geïntegreerde samenwerkingsoplossing voor teams/groepen die een eenvoudig toegankelijke ruimte willen voor het delen van discussies, bestanden, agenda's en notities. De beste functie is waarschijnlijk dat het Postvak IN voor de groep een dynamisch opslagarchief van alle discussies vormt, zodat gemakkelijk kan worden gezocht in eerdere discussies.

Zie De groepservaring in Outlook voor meer informatie.

Waarom deze verandering?

We hebben regelmatig het verzoek gehad om een zoekfunctie toe te voegen waarmee het mogelijk is om te zoeken in eerder gepubliceerde berichten. Door de distributielijst te vervangen door een groep, hoeven gebruikers niet steeds dezelfde vragen te stellen of te beantwoorden.

Daarnaast bevat de nieuwe groep een agenda voor onze groepsgebeurtenissen, een bibliotheek met gedeelde bestanden en een OneNote-notitieblok waar we kunnen samenwerken en gegevens kunnen verzamelen voor toekomstig gebruik.

Moet ik iets doen om lid te worden van deze groep als ik al lid ben van de distributielijst?

Nee. Als u al lid bent van de distributielijst, wordt u automatisch lid van de nieuwe groep.

Hoe krijg ik toegang tot de nieuwe groep in Outlook? Hoe zit het met de webversie van Outlook?

Als u de nieuwe groep wilt openen in Outlook, gaat u naar de categorie Groepen onderaan het navigatiedeelvenster aan de linkerkant. Als u deze groep vaak gebruikt, kunt u de groep toevoegen als favoriet door met de rechtermuisknop op de groep te klikken en Als favoriet weergeven te kiezen.

Daarnaast zijn er gratis mobiele clients voor Microsoft 365 Groepen beschikbaar op elk mobiel platform (iOS, Android, enzovoort), zodat u onderweg gemakkelijk toegang hebt tot de groep.

Kan ik niet gewoon e-mailen?

Natuurlijk. De e-mailalias die u hebt gebruikt voor de distributielijst, werkt ook prima voor de groep in Outlook.

Ook belangrijk...

Vergeet niet om aan te geven wanneer deze wijziging wordt doorgevoerd en met wie ze contact kunnen opnemen als ze nog vragen hebben.

Migratie van uw distributielijsten (lijsten met contactpersonen)

Microsoft biedt geen hulpprogramma om een gedeeld postvak te converteren naar een Microsoft 365-groep of omgekeerd. U kunt echter distributielijsten upgraden naar Microsoft 365-groepen. Het is een geweldige manier om de distributielijsten van uw organisatie alle functies en functionaliteit van Microsoft 365-groepen te geven. Zie voor meer informatie Microsoft 365 Groepen - algemene taken.

Welke distributielijsten kunnen niet worden geüpgraded naar Microsoft 365-groepen?

U kunt alleen cloudbeheerde, eenvoudige, niet-geneste distributielijsten upgraden naar Microsoft 365-groepen. Zie Kan distributielijsten niet upgraden naar Microsoft 365-groepen.

Nadat u uw lijst met contactpersonen hebt gemigreerd

Nadat u uw distributiegroep hebt bijgewerkt naar een Microsoft 365-groep, zijn er een paar andere taken die u kunt uitvoeren om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Neem contact op met uw gebruikers - Doe dit direct nadat de upgrade is voltooid en vervolgens weer een paar dagen later. Als u laat merken dat u luistert en eventuele vragen meteen beantwoordt, zal dit enorm helpen bij de acceptatie van de verandering.
Controleer de betrokkenheidsrapporten - De Microsoft 365-beheer-portal bevat een aantal goede rapporten die u kunnen laten zien hoeveel gebruikers de groep gebruiken, hoe vaak en welke functies ze gebruiken. Deze rapporten geven niet alleen een beeld van de gewenste vervolgstappen en training van de gebruikers, maar laten ook zien hoe de nieuwe groep toegevoegde waarde levert aan de gebruikers. Zie Activiteitenrapporten in het Microsoft 365-beheercentrum voor meer informatie.
Deel uw ervaring - Laat andere teams in uw bedrijf weten dat u uw distributiegroep hebt opgewaardeerd en welke stappen u hebt ondernomen om succesvol te zijn. Als u deze informatie deelt, kunnen andere teams uw voorbeeld volgen en ook een geslaagd traject afleggen.

Leer van de technische community van Microsoft 365 Groepen

Hebt u vragen over Microsoft 365 Groepen? Bezoek de technische community van Microsoft 365 Groepen.

Groepen maken op basis van verschillende apps

Tip

Standaard kunnen alle gebruikers Microsoft 365-groepen maken. Meer informatie vindt u in Beheren wie Microsoft 365 Groepen kan maken.

U kunt Microsoft 365 Groepen maken met behulp van verschillende hulpprogramma's, waaronder Outlook, de webversie van Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams en meer. Vanuit welk programma u wilt beginnen, hangt af van de soort groep waarmee u werkt. Bij Microsoft bijvoorbeeld beginnen we vanuit Outlook als we een groep maken die is georganiseerd voor e-mail en agenda. Als de groep is bedoeld voor bedrijfsbrede communicatie, beginnen we meestal met Viva Engage. Voor samenwerking via chat beginnen we de groep vanuit Microsoft Teams.

Personen buiten uw organisatie kunnen openbare en privégroepen niet zien en hebben er geen toegang toe, tenzij deze personen zijn uitgenodigd als gasten. Zie Adding guests to Groups in Outlook (Gasten toevoegen aan groepen) voor meer informatie.

Best practices voor Microsoft 365 Groepen

Eigenaren, leden en gasten beheren

Groepseigenaars zijn de beheerders van de groep. Zij kunnen leden toevoegen of verwijderen en ze hebben unieke machtigingen, zoals de mogelijkheid om gesprekken te verwijderen uit het gedeelde Postvak IN en het wijzigen van verschillende instellingen voor de groep. Groepseigenaren kunnen de naam van de groep wijzigen, de beschrijving of foto bijwerken en meer. Als u bekend bent met SharePoint-rollen, is een groepseigenaar een beheerder van een siteverzameling.

Tip

Zorg ervoor dat elke groep indien mogelijk twee eigenaren heeft. Als een eigenaar niet beschikbaar is, kan de andere wijzigingen aan de groep aanbrengen.

Groepsleden zijn de gewone gebruikers in uw organisatie die de groep gebruiken om samen te werken. Ze hebben toegang tot alles in de groep, maar kunnen geen groepsinstellingen wijzigen. In de wereld van SharePoint zijn ze siteleden. Zie Leden van groepen toevoegen, bewerken en verwijderen in Outlook voor informatie over het toevoegen of verwijderen van groepsleden.

Gasten zijn vergelijkbaar met groepsleden, maar maken geen deel uit van de organisatie. De standaardinstelling is dat uw gebruikers gasten kunnen uitnodigen om deel te nemen aan uw groep. U kunt deze instelling desgewenst aanpassen. Zie Adding guests to Groups in Outlook (Gasten toevoegen aan groepen) voor meer informatie.

Gebruik Microsoft Teams voor een permanente, op chat gebaseerde werkruimte

Microsoft Teams is een uitstekende manier om contact te houden met uw groep. Microsoft Teams is de binnenste ring voor uw team, een permanente, op chat gebaseerde werkruimte waar u informeel, realtime, gesprekken kunt voeren over gerichte onderwerpen of specifieke subgroepen binnen de groep. Hoewel de Teams-integratie niet automatisch wordt geleverd, kunt u eenvoudig een Teams-groep maken op basis van uw Microsoft 365-groep.

Als een groep geen nut meer heeft, kunt u deze verwijderen om systeembronnen vrij te maken en ervoor te zorgen dat de groep niet meer wordt vermeld of weergegeven. Zie Een groep bewerken of verwijderen in Outlook voor meer informatie. Als u niet wenst te hoeven herinneren om verouderde groepen te verwijderen, kan uw beheerder een verloopbeleid instellen, waardoor oude groepen verlopen en automatisch worden verwijderd na een specifieke periode. Zie ook: Microsoft 365-verloopbeleid voor groepen.

Inrichten, naamgeving en gegevensbeveiliging

Er zijn drie primaire modellen voor het inrichten van Microsoft 365 Groepen: Open, Onder leiding van IT en Gecontroleerd. Elk heeft zijn eigen voordelen.

Model	Voordelen
Open (standaard)	Gebruikers kunnen hun eigen groepen maken zonder dat ze op de IT-afdeling hoeven te wachten
Onder leiding van IT	Gebruikers verzoek IT om een groep. IT kan de gebruikers begeleiden bij het kiezen van de meest geschikte samenwerkingsprogramma's
Gecontroleerd	Het maken van groepen is beperkt tot bepaalde personen, teams of services (zie: Bepalen wie Microsoft 365 Groepen kan maken)

Als u de naamgeving van uw Microsoft 365 Groepen wilt beheren, kunt u naamgevingsbeleid gebruiken om af te dwingen dat groepsnamen voldoen aan bepaalde standaarden, waaronder voor- of achtervoegsels, en het blokkeren van aanstootgevende namen. Zie het naamgevingsbeleid van Microsoft 365 Groepen voor meer informatie.

Elke groep heeft ten minste één eigenaar, die leden kan toevoegen of verwijderen en basis data-onderhoud van de groep en de inhoud ervan kan uitvoeren. Als de eigenaar (of eigenaren) van een groep de organisatie om welke reden dan ook verlaat, kan de beheerder een nieuwe eigenaar aan de groep toewijzen.

Als u over beheerdersmachtigingen van Exchange Online beschikt, kunt u groepen beheren vanuit het Microsoft 365-beheercentrum (zie Groepslidmaatschap beheren in het Microsoft 365-beheercentrum) of vanuit PowerShell (zie Beheren Microsoft 365 Groepen met PowerShell).

Het kan voorkomen dat u een groep verwijderen wilt uit uw tenant. Voor informatie over het verwijderen van groepen raadpleegt u: Een groep verwijderen in Outlook. Als een groep per ongeluk wordt verwijderd, kunnen beheerders die groep nog tot 30 dagen erna herstellen. Zie Een verwijderde Microsoft 365-groep herstellen voor meer informatie.

Als u de voorkeur geeft aan een meer geautomatiseerde manier om de levenscyclus van uw Microsoft 365 Groepen te beheren, kunt u verloopbeleid gebruiken om groepen na een bepaald tijdsinterval te laten verlopen. De eigenaren van de groep ontvangen dertig, vijftien en één dag vóór de groep verloopt, een e-mail waarmee ze de groep gemakkelijk kunnen verlengen als dat nog nodig is. Zie: Microsoft 365-verloopbeleid voor groepen.

Microsoft 365-groepslimieten

Vind groepslimieten op Overzicht van Microsoft 365 Groepen voor beheerders.

Als u van plan bent om gebruik te maken van de functie "Groep Terugschrijven" vanuit het hulpprogramma Azure Active Directory Connect, is de maximumlengte 448 tekens die zijn gerelateerd aan het kenmerk "Beschrijving".

Zie Limieten voor SharePoint Online voor meer informatie over opslag in SharePoint Online.

Het beheren van uw Microsoft 365 Groepen is effectiever als u informatie hebt waarmee een actie kan worden uitgevoerd over het gebruik van Groepen. Het Microsoft 365-beheercentrum bevat een rapportageprogramma waarmee u informatie kunt bekijken zoals het gebruik van opslagruimte, het aantal actieve groepen dat u hebt en zelfs hoe uw gebruikers de groepen gebruiken. Zie Microsoft 365-rapporten in het beheercentrum voor meer informatie.

Microsoft 365 Groepen biedt u een aantal hulpprogramma's voor naleving, gegevensbeveiliging en eDiscovery.