Wanneer u SharePoint instelt in Microsoft 365 in Microsoft 365, hebt u waarschijnlijk documenten en bestanden die u aan uw teamsite wilt toevoegen. Hier volgen enkele manieren waarop u verschillende soorten inhoud aan uw site kunt toevoegen.
Opmerking
Zie Opslag en delen van bestanden instellen voor een artikel over het instellen van OneDrive voor werk- of school- en teamsites, zodat u ze Office 365 samen kunt gebruiken.
In dit artikel
- Voordat u begint
- Mappen, bibliotheken en subsites maken
- Documenten, afbeeldingen en bestanden uploaden
- Overweeg SharePoint-lijsten te maken voor contactpersonen, agenda's en spreadsheets
- Overweeg SharePoint-oplossingen voor gewone zakelijke behoeften
- Sitegebruikers helpen uw inhoud te vinden
Voordat u begint
Voordat u begint met het verplaatsen van bestanden, controleert u hoeveel opslagruimte u hebt voor SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365. Zie SharePoint-limieten voor informatie over opslaglimieten voor SharePoint in Microsoft 365.
Tip
Het is belangrijk om te onthouden dat in Microsoft 365 de opslaglimieten voor SharePoint in Microsoft 365 (uw teamsite) verschillen van de opslaglimieten voor Exchange Online (voor e-mailaccounts). Zie Ontvangers in de Microsoft 365-servicebeschrijvingen voor Exchange Online voor meer informatie over postvakopslaglimieten.
De volgende stap is het analyseren van de inhoud die u momenteel hebt. Dit omvat documenten, afbeeldingen, formulieren, enzovoort.
Tip
Zoek in Bestandenverkenner uw bestaande bestanden op grootte en op datum. Hiermee kunt u snel de bestanden identificeren die onlangs zijn gebruikt of die zeer groot zijn.
Bedenk hoeveel van de inhoud regelmatig wordt gebruikt en of u deze allemaal wilt opslaan in Microsoft 365. Net zoals u zou doen wanneer u naar een kleiner huis verhuist, is het doel om te bepalen wat op de nieuwe locatie past. Als uw organisatie nu bijvoorbeeld meer opslagruimte gebruikt dan de Limiet van Microsoft 365 voor SharePoint in Microsoft 365, moet u beslissingen nemen zoals:
- Welke bestanden wilt u verplaatsen?
- Wilt u meer opslagruimte aanschaffen?
- Moet u van plan zijn om ruimte te hebben om uw site te laten groeien? (Het zal zeker)
Als uw organisatie groot of complex is, kunt u overwegen een expert uit te nodigen om u te helpen. U vindt betrouwbare hulp op Microsoft Pinpoint. Pinpoint is een snelle, eenvoudige manier voor bedrijven over de hele wereld om gecertificeerde Microsoft-experts en professionele services te vinden
Naar boven
Mappen, bibliotheken en subsites maken
Nadat u de inhoud hebt geïdentificeerd die u wilt verplaatsen, moet u nadenken over hoe u deze wilt organiseren. U kunt beginnen met het uploaden van bestanden naar de bibliotheek Documenten op uw teamsite. Het is een goed idee om de inhoud te organiseren, vooral als u verwacht dat u uiteindelijk veel bestanden hebt. Naarmate het volume van de inhoud toeneemt, kunt u extra documentbibliotheken, formulierbibliotheken en afbeeldingsbibliotheken maken om die inhoud op te slaan. U kunt ook subsites maken voor verschillende soorten documenten of projecten.
Zie De inhoud voor uw teamsite plannen voor meer informatie over het plannen van een structuur voor het organiseren van de inhoud op uw site.
Naar boven
Documenten, afbeeldingen en bestanden uploaden
Als u bestanden wilt uploaden, zoals Word documenten, PDF-bestanden of JPG-foto's, uploadt u deze naar een bibliotheek of een map in een bibliotheek.
Opmerking
De maximale bestandsgrootte voor één bestand dat kan worden geüpload naar een SharePoint-bibliotheek in Microsoft 365 is momenteel 2 GB. Bovendien kunt u slechts 100 of minder bestanden tegelijk uploaden.
De beste manier om dit te doen, is afhankelijk van het aantal bestanden. Blader eerst naar de doelbibliotheek en gebruik vervolgens deze tabel om een methode te kiezen:
| Aantal bestanden | Methode uploaden |
|---|---|
| Eén document | Selecteer Nieuw document>BESTAAND BESTAND UPLOADen en blader naar het bestand op uw computer. |
| Veel documenten en mappen | Selecteer de knop Openen met Explorer op het tabblad Bibliotheek van het lint. Sleep vervolgens de bestanden met behulp van Bestandenverkenner. |
Zie Bestanden in een bibliotheek uploaden, maken of verwijderen voor meer informatie.
Opmerking
Er zijn bepaalde bestandstypen die niet naar een bibliotheek kunnen worden geüpload. Zie het artikel Typen bestanden die niet kunnen worden toegevoegd aan een lijst of bibliotheek voor een lijst of bibliotheek voor een lijst of bibliotheek.
Naar boven
Overweeg SharePoint-lijsten te maken voor contactpersonen, agenda's en spreadsheets
Elk bedrijf heeft gegevens in vele vormen, zoals agenda's, taken en spreadsheets. Voor dit type gegevens kunt u die inhoud verplaatsen of converteren naar een lijst op uw site. U kunt bijvoorbeeld uw lijst met zakelijke contactpersonen converteren naar een lijst met contactpersonen. Bovendien kunt u vaak agenda's converteren naar een SharePoint-Calendar, wat een speciaal soort lijst is.
- Bekijk deze video voor meer informatie over het maken van een groepsagenda in SharePoint in Microsoft 365: Video: Uw eigen agenda maken.
Als u nu Microsoft Excel-spreadsheets gebruikt om gegevens bij te houden, kunt u deze spreadsheets rechtstreeks uploaden naar een documentbibliotheek in SharePoint in Microsoft 365. U kunt ook een spreadsheet importeren als SharePoint-lijsten. Omdat veel mensen een lijst tegelijkertijd kunnen bijwerken, helpen SharePoint-lijsten samenwerking te stimuleren. U kunt verschillende weergaven van lijsten maken om precies de gewenste informatie weer te geven.
- Zie Training: Een lijst maken en instellen voor meer informatie over het werken met lijsten.
Naar boven
Overweeg SharePoint-oplossingen voor gewone zakelijke behoeften
Een andere manier om inhoud te verplaatsen is door een SharePoint-oplossing te gebruiken om een bestaande taak beter te beheren. De meeste organisaties willen bijvoorbeeld de dagelijkse kennis van de mensen die er werken vastleggen en delen. Een wiki op uw site kan handig zijn voor precies dit soort delen.
In deze tabel worden SharePoint-functies beschreven waarmee u bedrijfsprocessen kunt beheren.
| Bedrijfsproces | Beschrijving |
|---|---|
| Een wiki gebruiken om teamkennis te delen en samen te werken | Wiki's zijn speciale sites waar een community van gebruikers informatie maakt en onderhoudt. Wiki's kunnen een geweldig hulpmiddel zijn voor het vastleggen en delen van procesinformatie of algemene referentie-informatie die belangrijk is voor uw werk.
|
| Resourceplanning verplaatsen naar SharePoint-groepsagenda's | Een groepsagenda kan een goede manier zijn om algemene resources te plannen, zoals vergaderruimten, audiovisuele apparatuur, enzovoort. Omdat een groepsagenda zich op een SharePoint-site in Microsoft 365 bevindt, kan iedereen in uw team deze eenvoudig bekijken in SharePoint of in Outlook.
|
| Databaseprogramma's converteren naar een Access-app | U kunt Microsoft Access 2013 gebruiken om een database te ontwerpen en te publiceren en vervolgens een Access-app maken om de database op uw teamsite te gebruiken. |
| Bedrijfsprocessen automatiseren met een werkstroom | Met werkstromen worden de belangrijkste taken in een bedrijfsproces geautomatiseerd en bijgehouden. Ze zijn ideaal voor taken zoals goedkeuringsprocessen of het verzamelen van feedback. |
Naar boven
Sitegebruikers helpen uw inhoud te vinden
Nadat u uw documenten en bestanden naar uw teamsite hebt verplaatst, kunt u andere sitegebruikers hierover informeren. U kunt verschillende manieren aanbieden die ze kunnen gebruiken om inhoud op de site te vinden.
In deze tabel worden verschillende methoden beschreven die u kunt gebruiken.
| Methode | Beschrijving |
|---|---|
| Zoeken gebruiken om inhoud te zoeken | De eenvoudigste manier om inhoud op een SharePoint-site in Microsoft 365 te vinden, is door de zoekfunctie te gebruiken.
|
| Weergaven voor lijsten en bibliotheken configureren om inhoud detecteerbaar te maken | U kunt de elementen selecteren die in een weergave worden weergegeven. In één weergave kunt u bijvoorbeeld de titel en auteur weergeven. In een andere weergave wilt u mogelijk alleen de items weergeven die na een bepaalde datum zijn toegevoegd. |
| Sitenavigatie aanpassen | U kunt de navigatie voor uw teamsite aanpassen, zodat sitegebruikers inhoud gemakkelijker kunnen vinden. |
| Online-inhoud zoeken wanneer u offline bent | U kunt OneDrive voor werk of school of Outlook gebruiken om te zoeken naar inhoud die zich op de SharePoint-site in Microsoft 365 bevindt wanneer u offline bent |
| Inhoudsupdates bijhouden |
Zie het artikel Planningshandleiding voor het plannen van de inhoud voor uw teamsites voor meer informatie over manieren waarop u sitegebruikers kunt helpen inhoud gemakkelijk te vinden.
Naar boven
Hoe kan het beter?
Was dit artikel nuttig? Als dat het geval is, laat het ons dan weten onder aan deze pagina. Als het artikel niet nuttig was, horen we graag van u wat er niet duidelijk was of wat er ontbrak. Wij gebruiken uw feedback om de feiten te controleren, informatie toe te voegen en dit artikel bij te werken.