Wanneer u SharePoint instelt in Microsoft 365 in Microsoft 365, hebt u waarschijnlijk documenten en bestanden die u wilt toevoegen aan uw teamsite. Hier volgen enkele manieren waarop u verschillende soorten inhoud aan uw site kunt toevoegen.
Opmerking
Zie Bestandsopslag en -deling voor Office 365 instellen voor een artikel over het instellen van OneDrive voor werk of school en teamsites zodat u deze samen kunt gebruiken.
In dit artikel
- Voordat u begint
- Mappen, bibliotheken en subsites maken
- Documenten, afbeeldingen en bestanden uploaden
- Overweeg SharePoint-lijsten te maken voor contactpersonen, agenda's en spreadsheets
- Overweeg SharePoint-oplossingen voor gewone zakelijke behoeften
- Sitegebruikers helpen uw inhoud te vinden
Voordat u begint
Voordat je bestanden gaat verplaatsen, controleer je hoeveel opslagruimte je hebt voor SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365. Zie SharePoint-limieten voor informatie over opslaglimieten voor SharePoint in Microsoft 365.
Tip
Het is belangrijk om te onthouden dat in Microsoft 365 opslaglimieten voor SharePoint in Microsoft 365 (uw teamsite) verschillen van opslaglimieten voor Exchange Online (voor e-mailaccounts). Zie Ontvangers in de Microsoft 365-servicebeschrijvingen voor Exchange Online voor meer informatie over opslaglimieten voor postvakken.
De volgende stap is het analyseren van de inhoud die u hebt. Dit geldt ook voor documenten, afbeeldingen, formulieren enzovoort.
Tip
Zoek in de Bestandenverkenner uw bestaande bestanden op grootte en datum. Op deze manier kunt u snel zien welke bestanden onlangs zijn gebruikt of die zeer groot zijn.
Bedenk hoeveel van de inhoud regelmatig wordt gebruikt en of je alles wilt opslaan in Microsoft 365. Net als wanneer u naar een kleiner huis verhuist, is het doel om te beslissen wat er op de nieuwe locatie past. Als uw organisatie nu bijvoorbeeld meer opslagruimte gebruikt dan de limiet voor Microsoft 365 voor SharePoint in Microsoft 365, moet u dit soort beslissingen nemen:
- Welke bestanden wilt u verplaatsen?
- Wil je meer opslagruimte aanschaffen?
- Moet u ruimte plannen om uw site te laten groeien? (Dat zal het zeker doen)
Als uw organisatie groot of complex is, kunt u een expert uitnodigen om u te helpen. U vindt betrouwbare hulp bij Microsoft Pinpoint. Pinpoint is een snelle, eenvoudige manier voor bedrijven over de hele wereld om gecertificeerde Microsoft-experts en professionele services te vinden
Naar boven
Mappen, bibliotheken en subsites maken
Nadat u hebt aangegeven welke inhoud u wilt verplaatsen, denkt u na over hoe u deze wilt organiseren. U kunt beginnen met het uploaden van bestanden naar de documentbibliotheek op uw teamsite. Het is een goed idee om de inhoud te ordenen, vooral als u verwacht dat u uiteindelijk veel bestanden zult hebben. Als de hoeveelheid inhoud toeneemt, kunt u extra documentbibliotheken, formulierbibliotheken en afbeeldingsbibliotheken maken om die inhoud in op te slaan. U kunt ook subsites maken voor verschillende soorten documenten of projecten.
Zie De inhoud voor uw teamsite plannen voor meer informatie over het plannen van een structuur om de inhoud op uw site te ordenen.
Naar boven
Documenten, afbeeldingen en bestanden uploaden
Als u bestanden wilt uploaden, zoals Word-documenten, PDF-bestanden of JPG-foto's, uploadt u deze naar een bibliotheek of een map in een bibliotheek.
Opmerking
De maximale bestandsgrootte voor één bestand dat kan worden geüpload naar een SharePoint in Microsoft 365-bibliotheek is momenteel 2 GB. Bovendien kunt u slechts 100 of minder bestanden tegelijk uploaden.
De beste manier hiervoor is afhankelijk van het aantal bestanden. Blader eerst naar de doelbibliotheek en gebruik vervolgens deze tabel om een methode te kiezen:
| Aantal bestanden | Uploadmethode |
|---|---|
| Enig document | Selecteer Nieuw document>BESTAAND BESTAND uploaden en blader naar het bestand op uw computer. |
| Een groot aantal documenten en mappen | Selecteer de knop Openen met Explorer op het tabblad Bibliotheek van het lint. Sleep de bestanden vervolgens met behulp van de Bestandenverkenner. |
Zie Bestanden in een bibliotheek uploaden, maken of verwijderen voor meer informatie.
Opmerking
Er zijn bepaalde bestandstypen die niet naar een bibliotheek kunnen worden geüpload. Zie het artikel Typen bestanden die niet kunnen worden toegevoegd aan een lijst of bibliotheek voor een lijst of bibliotheek.
Naar boven
Overweeg SharePoint-lijsten te maken voor contactpersonen, agenda's en spreadsheets
Elk bedrijf heeft gegevens in vele formulieren, zoals agenda's, taken en spreadsheets. Voor dit type gegevens kunt u die inhoud verplaatsen naar of converteren naar een lijst op uw site. U kunt bijvoorbeeld een lijst met zakelijke contactpersonen converteren naar een lijst met contactpersonen. Daarnaast kunt u agenda's vaak converteren naar een SharePoint Calendar, een speciaal soort lijst.
- Bekijk deze video voor meer informatie over het maken van een groepsagenda in SharePoint in Microsoft 365: Video: Uw eigen agenda maken.
Als u nu Microsoft Excel-spreadsheets gebruikt om informatie bij te houden, kunt u deze spreadsheets rechtstreeks uploaden naar een documentbibliotheek in SharePoint in Microsoft 365. Of u kunt een spreadsheet importeren als SharePoint-lijsten. Omdat veel personen een lijst tegelijkertijd kunnen bijwerken, stimuleren SharePoint-lijsten samenwerking. U kunt verschillende weergaven van lijsten maken om precies de gewenste gegevens weer te geven.
- Zie Training: Een lijst maken en instellen voor meer informatie over het werken met lijsten.
Naar boven
Overweeg SharePoint-oplossingen voor gewone zakelijke behoeften
Een andere manier om inhoud te verplaatsen is een SharePoint-oplossing te gebruiken om een bestaande taak beter te beheren. De meeste organisaties willen bijvoorbeeld de dagelijkse kennis van de personen die er werken vastleggen en delen. Een wiki op uw site kan zeer geschikt zijn voor dit soort delen.
In deze tabel worden de functies van SharePoint beschreven die u kunt gebruiken bij het beheren van bedrijfsprocessen.
| Bedrijfsproces | Beschrijving |
|---|---|
| Een wiki gebruiken om teamkennis te delen en samen te werken | Wiki's zijn speciale sites waar een community van gebruikers gegevens maakt en bijhoudt. Wiki's kunnen een handig hulpmiddel zijn voor het vastleggen en delen van procesinformatie of algemene referentie-informatie die belangrijk is voor uw werk. |
| Resourceplanning verplaatsen naar SharePoint-groepsagenda's | Een groepsagenda kan een goede manier zijn om algemene resources te plannen, zoals vergaderruimten, audiovisuele apparatuur, enzovoort. Omdat een groepsagenda op een SharePoint in Microsoft 365-site staat, kan iedereen in uw team deze eenvoudig bekijken in SharePoint of in Outlook.
|
| Databaseprogramma's converteren naar een Access-app | U kunt Microsoft Access 2013 gebruiken om een database te ontwerpen en te publiceren, en vervolgens een Access-app maken om de database op uw teamsite te gebruiken. |
| Automatiseer bedrijfsprocessen met een werkstroom | Met werkstromen worden de belangrijkste taken in een bedrijfsproces geautomatiseerd en bijgehouden. Ze zijn zeer geschikt voor taken zoals goedkeuringsprocessen of het verzamelen van feedback. |
Naar boven
Sitegebruikers helpen uw inhoud te vinden
Nadat u uw documenten en bestanden naar uw teamsite hebt verplaatst, stelt u andere sitegebruikers hiervan op de hoogte. Uw kind kan op verschillende manieren inhoud zoeken op de site.
In deze tabel worden de verschillende methoden beschreven die u kunt gebruiken.
| Methode | Beschrijving |
|---|---|
| Zoeken gebruiken om inhoud te zoeken | De eenvoudigste manier om inhoud te vinden op een SharePoint in Microsoft 365-site is met behulp van de zoekfunctie.
|
| Weergaven van lijsten en bibliotheken configureren om inhoud vindbaar te maken | U kunt de elementen selecteren die in een weergave worden weergegeven. Zo kunt u in de ene weergave de titel en auteur weergeven. In een andere weergave kunt u ervoor kiezen alleen de items weer te geven die na een bepaalde datum zijn toegevoegd. |
| Sitenavigatie aanpassen | U kunt de navigatie voor uw teamsite aanpassen, zodat sitegebruikers de inhoud gemakkelijker kunnen vinden. |
| Online-inhoud zoeken als u offline bent | U kunt OneDrive voor werk of school of Outlook gebruiken om te zoeken naar inhoud die zich op de SharePoint in Microsoft 365-site bevindt wanneer u offline bent |
| Inhoudsupdates bijhouden |
Zie het artikel Planningshandleiding De inhoud voor uw teamsites plannen voor meer informatie over manieren waarop u sitegebruikers kunt helpen eenvoudig inhoud te vinden.
Naar boven
Hoe kan het beter?
Was dit artikel nuttig? Als dat het geval is, laat het ons dan weten onder aan deze pagina. Als het artikel niet nuttig was, horen we graag van u wat er niet duidelijk was of wat er ontbrak. Wij gebruiken uw feedback om de feiten te controleren, informatie toe te voegen en dit artikel bij te werken.