Cel użytkownika: zarządzanie kosztami

Dotyczy
Project Online Desktop Client Project Standard 2024 Project Professional 2021 Project Standard 2021 Project Professional 2019 Project Standard 2019 Project Professional 2016 Project Standard 2016
Koszty projektu Jeśli zamierzasz śledzić informacje o kosztach, trafiłeś we właściwe miejsce. Dowiedz się, jak i gdzie wprowadzać różne szczegóły kosztów, aby móc od czasu do czasu wyświetlać i analizować koszty całkowite w miarę postępów projektu.
Wiedza o tym, na co przeznaczone są Twoje pieniądze, ułatwi Ci podejmowanie lepszych decyzji w celu ukończenia projektu w ramach budżetu.

Porady dotyczące zarządzania kosztami przed rozpoczęciem

Ten artykuł jest jednym z wielu celów zarządzania projektami w przewodniku Zarządzanie projektami.

  • Szacowanie kosztów projektu Historie kosztów projektów, które są podobne do projektu, który planujesz, mogą być przydatne na początku pracy. Pomaga to uniknąć kosztownych błędów. Jeśli w organizacji pracują eksperci biura zarządzania projektami (PMO, project management office), można również omówić z nimi plany kosztów i budżetu lub poprosić doświadczonego i kompetentnego członka zespołu o przejrzenie oszacowań kosztów zadań i zasobów. Szacowanie kosztów jest skomplikowane — większe organizacje postępują zgodnie z wytycznymi biura zarządzania projektami lub zatrudniają profesjonalnych kosztorysantów.
  • Znajomość rodzajów kosztów występujących w programie Project Większość kosztów projektu pochodzi z zasobów pracy — osób, które pracują nad przydzielonymi zadaniami lub materiałów i sprzętu potrzebnych do ukończenia projektu. Koszty zasobów są zazwyczaj oparte na stawkach stawek godzinowych lub stawkach jednostkowych, ale mogą być również kosztami jednorazowymi, takimi jak opłaty konsultantów, koszty dostawców lub koszty podróży. Koszty, które nie są skojarzone z zasobami, są zazwyczaj wprowadzane jako koszty stałe dla określonych zadań lub całego projektu.
  • Wprowadzanie kosztów Koszty zasobów są wprowadzane w widoku arkusza zasobów dla pracowników godzinowych, pracowników najemnych, pracowników kontraktowych, kosztów materiałowych lub innych jednorazowych kosztów zasobów, takich jak koszty ubezpieczenia lub obligacji. Koszty zadań wprowadza się w tabeli kosztów, którą można dodać do dowolnego arkusza zadań.
  • Uzyskiwanie sum całkowitych kosztów W programie Project są obliczane koszty całkowite dla dowolnych wprowadzonych kosztów, dzięki czemu można szybko sprawdzić, jak wyglądają koszty projektu. Udostępnij te informacje o kosztach uczestnikom projektu, którzy mogą ich szukać.
  • Ustalanie budżetu Jeśli sumy kosztów są podobne do budżetu założonego przez Ciebie i uczestników projektu, zapisanie planu bazowego określa te sumy kosztów jako budżet projektu. Zwykle robi się to po wprowadzeniu wszystkich informacji wymaganych w projekcie i przed rozpoczęciem pracy. Budżet bazowy jest wymagany, jeśli planujesz śledzić koszty i zarządzać nimi, zwłaszcza jeśli będziesz przeprowadzać analizę wartości wypracowanej w celu analizowania odchyleń kosztów w całym projekcie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Ustawianie i zapisywanie planu bazowego.
  • Wykonywanie analizy kosztówWyeksportuj dane kosztów do programu Excel w celu przeprowadzenia szczegółowej analizy danych przy użyciu tabel przestawnych programu Excel, wykresów i innych funkcji, takich jak formatowanie warunkowe i wykresy przebiegu w czasie (jak pokazano na poniższym obrazie).
    Obliczanie wartości wypracowanej w programie Excel przy użyciu wykresów przebiegu w czasie
    Możesz też użyć raportów wizualnych w programie Project , aby wyświetlić wykres przestawny wartości wypracowanej (powszechnie nazywany krzywą S).
    Tabela wartości wypracowanej w programie Excel
    Można nawet rozszerzyć dane programu Project i utworzyć zaawansowaną analizę za pomocą funkcji analizy ANOVA dodatku Analysis ToolPak w programie Excel. Analiza kosztów projektu jest nieograniczona!

Wprowadzanie kosztów w projekcie

Wprowadzanie kosztów zasobów Zacznijmy od wprowadzenia stawek płac dla osób, które będą wykonywać pracę, oraz stawek jednostkowych za materiały potrzebne do ukończenia projektu. Następnie wprowadź "stałe" koszty zasobów związane z wyposażeniem oraz wszelkie jednorazowe koszty zasobów, które chcesz śledzić w projekcie. W programie Project koszty rzeczywiste są automatycznie obliczane na podstawie rzeczywistej pracy skumulowanej lub materiałów zużytych na zadania, ale w razie potrzeby można wprowadzić koszty rzeczywiste dla dowolnie przydzielonych zadań, które zostały ukończone.
Wyświetlanie całkowitych sum kosztów projektu Po wprowadzeniu kosztów zasobów, zadań lub obu tych kosztów należy sprawdzić sumaryczne koszty, aby ustalić, czy nie trzeba ich skorygować w celu osiągnięcia założonego kosztu.
Wybieranie odpowiedniego raportu W pewnym momencie zajdzie potrzeba przedstawienia informacji o kosztach projektu innym osobom w organizacji. Korzystaj ze wstępnie zdefiniowanego raportu kosztów, na przykład raportu przepływów gotówkowych lub wartości wypracowanej, albo błyskawicznie wyświetlaj dane kosztów w formie wizualnej, na przykład w formie wykresu przestawnego programu Excel lub diagramu przestawnego programu Visio.

Zarządzanie kosztami projektu

Ustawianie i zapisywanie planu bazowego Po wprowadzeniu oszacowań kosztów zapisz je wraz z planem bazowym, aby ustalić budżet. Umożliwia to porównanie planowanych kosztów z rzeczywistymi kosztami projektu w miarę jego realizacji i pozwala przewidzieć, czy koszty projektu zmieszczą się w budżecie.
Śledzenie postępu harmonogramu — od nowicjusza do eksperta Miej oko na postęp pracy nad zadaniami i jak sumują się rzeczywiste koszty, aby określić, czy projekt nie przekroczy budżetu, czy też istnieje ryzyko przekroczenia budżetu.
Analiza wartości wypracowanej dla każdego Przeprowadzanie analizy wartości wypracowanej w dowolnym momencie projektu pozwala ustalić, czy dotychczas wydane pieniądze odpowiadają wykonanej pracy i odpowiadają kosztom według planu bazowego ustawionym dla zadań, zasobów i przydziałów.