Como os dados viajam pelo Excel

Aplica-se a
Excel para Microsoft 365

Se os dados estiverem sempre em viagem, o Excel é como a Estação Central. Imagine que os dados são um comboio cheio de passageiros que entra regularmente no Excel, faz alterações e depois sai. Existem dezenas de formas de introduzir o Excel, que importa dados de todos os tipos e a lista continua a crescer. Assim que os dados estiverem no Excel, estão prontos para alterar a forma tal como pretende utilizar Power Query. Os dados, como todos nós, também requerem "cuidado e alimentação" para manter as coisas a funcionar sem problemas. É aí que entram as propriedades de ligação, consulta e dados. Por fim, os dados saem da estação de comboios do Excel de várias formas: importados por outras origens de dados, partilhados como relatórios, gráficos e Tabelas Dinâmicas e exportados para o Power BI e o Power Apps.  

Uma descrição geral do Excel muitos foi introduzir, processar e exportar dados

Principais coisas que pode fazer com dados na estação de comboios do Excel

Eis as principais coisas que pode fazer enquanto os dados estão na estação de comboios do Excel:

As secções seguintes fornecem mais detalhes sobre o que se passa nos bastidores nesta movimentada estação de comboios do Excel.

Resumo das ligações e propriedades

Existem propriedades de ligação, consulta e intervalo de dados externos. As propriedades de ligação e consulta contêm informações de ligação tradicionais. Num título da caixa de diálogo, Propriedades da Ligação significa que não existe nenhuma consulta associada, mas as Propriedades da Consulta significam que existe. As propriedades do intervalo de dados externos controlam o esquema e o formato dos dados. Todas as origens de dados têm uma caixa de diálogo Propriedades de Dados Externos , mas as origens de dados que têm credenciais associadas e informações de atualização utilizam a caixa de diálogo Propriedades de Dados de Intervalo Externo maior.

As seguintes informações resumem as caixas de diálogo, painéis, caminhos de comando e tópicos de ajuda correspondentes mais importantes.

Caixa de Diálogo ou Painel
Caminhos de Comando
Separadores e túneis Tópico de Ajuda Principal
Origens recentes
Dados>Origens Recentes
(Sem separadores)
Caixa de diálogo Túneis para Ligar>Navegador
Gerir definições e permissões da origem de dados
Propriedades da Conexão
OU
Assistente para Conexão de Dados
Dados>Consultas & Ligações>Separador> Ligações (clique com o botão direito do rato numa ligação) >Propriedades
Separador Utilização
Separador Definição
Separador Utilizado em
Propriedades da ligação
Propriedades da Consulta
Dados>Ligações Existentes> (clique com o botão direito do rato numa ligação) >Editar Propriedades da Ligação
OU
Dados>Consultas & Ligações| Separador> Consultas (clique com o botão direito do rato numa ligação) >Propriedades
OU
> ConsultaPropriedades
OU
Dados>Atualizar Tudo>Ligações (quando posicionadas numa folha de cálculo de consulta carregada)
Separador Utilização
Separador Definição
Separador Utilizado em
Propriedades da ligação
Consultas & Ligações
Dados>Consultas & Ligações
Separador Consultas
Separador Ligações
Propriedades da ligação
Ligações Existentes
Dados>Ligações Existentes
Separador Ligações
Separador Tabelas
Conectar a dados externos
Propriedades de dados externos
OU
Propriedades do intervalo de dados externos
OU
Dados>Propriedades (Desativado se não estiver posicionado numa folha de cálculo de consulta)
Utilizado no separador (na caixa de diálogo Propriedades da Ligação )

Botão Atualizar nos túneis direitos para Propriedades da Consulta
Gerenciar intervalos de dados externos e suas propriedades
Propriedades> da LigaçãoSeparador> Definição Exportar Ficheiro de Ligação
OU
> ConsultaExportar Ficheiro de Ligação
(Sem separadores)
Túneis para
Caixa de diálogo Ficheiro
Pasta de origens de dados
Criar, editar e gerenciar as conexões aos dados externos

Noções básicas das ligações de dados

Os dados num livro do Excel podem ser provenientes de duas localizações diferentes. Os dados podem ser armazenados diretamente no livro ou podem ser armazenados numa origem de dados externa, como um ficheiro de texto, uma base de dados ou um cubo OLAP (Online Analytical Processing). Esta origem de dados externa está ligada ao livro através de uma ligação de dados, que é um conjunto de informações que descreve como localizar, iniciar sessão e aceder à origem de dados externa.

A principal vantagem de ligar a dados externos é que pode analisar periodicamente estes dados sem copiar repetidamente os dados para o seu livro, que é uma operação que pode ser morosa e propensa a erros. Depois de ligar a dados externos, também pode atualizar (ou atualizar) automaticamente os seus livros do Excel a partir da origem de dados original sempre que a origem de dados for atualizada com novas informações.

As informações de ligação são armazenadas no livro e também podem ser armazenadas num ficheiro de ligação, como um ficheiro de Ligação de Dados do Office (ODC) (.odc) ou um ficheiro de Nome da Origem de Dados (.dsn).

Para trazer dados externos para o Excel, precisa de aceder aos dados. Se a origem de dados externa à qual pretende aceder não estiver no computador local, poderá ter de contactar o administrador da base de dados para obter uma palavra-passe, permissões de utilizador ou outras informações de ligação. Se a origem de dados for uma base de dados, certifique-se de que a base de dados não está aberta em modo exclusivo. Se a origem de dados for um ficheiro de texto ou uma folha de cálculo, certifique-se de que outro utilizador não o tem aberto para acesso exclusivo.

Muitas origens de dados também requerem um controlador ODBC ou um fornecedor OLE DB para coordenar o fluxo de dados entre o Excel, o ficheiro de ligação e a origem de dados.

Conectando-se a fontes de dados externas  

O diagrama seguinte resume os pontos-chave sobre as ligações de dados.

1. Existem várias origens de dados às quais se pode ligar: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access, outras bases de dados OLAP e relacionais, folhas de cálculo e ficheiros de texto.

2. Muitas origens de dados têm um controlador ODBC associado ou um fornecedor OLE DB.

3. Um ficheiro de ligação define todas as informações necessárias para aceder e obter dados de uma origem de dados.

4. As informações de ligação são copiadas de um ficheiro de ligação para um livro e as informações de ligação podem ser facilmente editadas.

5. Os dados são copiados para um livro para que possa utilizá-lo tal como utiliza os dados armazenados diretamente no livro.

Localizar ligações

Para localizar ficheiros de ligação, utilize a caixa de diálogo Ligações Existentes . (Selecionar Dados>Ligações Existentes.) Com esta caixa de diálogo, pode ver os seguintes tipos de ligações:

  • Ligações no livro 
    Esta lista apresenta todas as ligações atuais no livro. A lista é criada a partir de ligações que já definiu, que criou através da caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados do Assistente de Ligação de Dados ou de ligações que selecionou anteriormente como ligação a partir desta caixa de diálogo.
  • Ficheiros de ligação no computador 
    Esta lista é criada a partir da pasta As Minhas Origens de Dados que é normalmente armazenada na pasta Documentos .
  • Ficheiros de ligação na rede 
    Esta lista pode ser criada a partir de um conjunto de pastas na sua rede local, cuja localização pode ser implementada na rede como parte da implementação de políticas de grupo do Microsoft Office ou de uma biblioteca do SharePoint. 

Editar propriedades de ligação

Também pode utilizar o Excel como editor de ficheiros de ligação para criar e editar ligações a origens de dados externas armazenadas num livro ou num ficheiro de ligação. Se não encontrar a ligação pretendida, pode criar uma ligação ao clicar em Procurar Mais para apresentar a caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados e, em seguida, clicar em Nova Origem para iniciar o Assistente de Ligação de Dados.

Depois de criar a ligação, pode utilizar a caixa de diálogo Propriedades da Ligação (Selecionar Consultas de Dados> & separador >Ligações> (clique com o botão direito do rato numa ligação)>Propriedades) para controlar várias definições de ligações a origens de dados externas e para utilizar, reutilizar ou mudar de ficheiros de ligação.

Nota Por vezes, a caixa de diálogo Propriedades da Ligação tem o nome da caixa de diálogo Propriedades da Consulta quando existe uma consulta criada no Power Query (anteriormente denominada Obter transformação &) associada à mesma.

Se utilizar um ficheiro de ligação para ligar a uma origem de dados, o Excel copia as informações de ligação do ficheiro de ligação para o livro do Excel. Quando efetua alterações utilizando a caixa de diálogo Propriedades da Ligação , está a editar as informações de ligação de dados armazenadas no livro atual do Excel e não o ficheiro de ligação de dados original que pode ter sido utilizado para criar a ligação (indicado pelo nome de ficheiro que é apresentado na propriedade Ficheiro de Ligação no separador Definição ). Depois de editar as informações de ligação (à exceção das propriedades Nome da Ligação e Descrição da Ligação ), a ligação para o ficheiro de ligação é removida e a propriedade Ficheiro de Ligação é desmarcada.

Para garantir que o ficheiro de ligação é sempre utilizado quando uma origem de dados é atualizada, clique em Tentar sempre utilizar este ficheiro para atualizar estes dados no separador Definição. Selecionar esta caixa de marcar garante que as atualizações ao ficheiro de ligação serão sempre utilizadas por todos os livros que utilizam esse ficheiro de ligação, que também tem de ter esta propriedade definida.

Gerir ligações

Ao utilizar a caixa de diálogo Ligações, pode gerir facilmente estas ligações, incluindo a criação, edição e eliminação das mesmas (Selecionar Consultas de Dados> & separador >Ligações>Ligações (clique com o botão direito do rato numa ligação) >Propriedades.) Pode utilizar esta caixa de diálogo para fazer o seguinte:

  • Crie, edite, atualize e elimine ligações que estão a ser utilizadas no livro.
  • Verifique a origem dos dados externos. Poderá querer fazê-lo caso a ligação tenha sido definida por outro utilizador.
  • Mostrar onde cada ligação é utilizada no livro atual.
  • Diagnostique uma mensagem de erro sobre ligações a dados externos.
  • Redirecione uma ligação para um servidor ou origem de dados diferente ou substitua o ficheiro de ligação para uma ligação existente.
  • Facilite a criação e partilha de ficheiros de ligação com os utilizadores.

Partilhar ODC e consultar ligações em ficheiros

Os ficheiros de ligação são particularmente úteis para partilhar ligações de forma consistente, tornando as ligações mais detetáveis, ajudando a melhorar a segurança das ligações e facilitando a administração de origens de dados. A melhor forma de partilhar ficheiros de ligação é colocá-los numa localização segura e fidedigna, como uma pasta de rede ou biblioteca do SharePoint, onde os utilizadores podem ler o ficheiro, mas apenas os utilizadores designados podem modificar o ficheiro. Para obter mais informações, veja Partilhar dados com o ODC.

Utilizar ficheiros ODC

Pode criar ficheiros ODC (Ligação de Dados do Office) (.odc) ao ligar a dados externos através da caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados ou através do Assistente de Ligação de Dados para ligar a novas origens de dados. Um ficheiro ODC utiliza etiquetas HTML e XML personalizadas para armazenar as informações de ligação. Pode ver ou editar facilmente os conteúdos do ficheiro no Excel.

Pode partilhar ficheiros de ligação com outras pessoas para lhes conceder o mesmo acesso que tem a uma origem de dados externa. Os outros utilizadores não precisam de configurar uma origem de dados para abrir o ficheiro de ligação, mas poderão ter de instalar o controlador ODBC ou o fornecedor OLE DB necessário para aceder aos dados externos no computador.

Os ficheiros ODC são o método recomendado para ligar a dados e partilhar dados. Pode converter facilmente outros ficheiros de ligação tradicionais (DSN, UDL e ficheiros de consulta) num ficheiro ODC ao abrir o ficheiro de ligação e, em seguida, clicar no botão Exportar Ficheiro de Ligação no separador Definição da caixa de diálogo Propriedades da Ligação .

Utilizar ficheiros de consulta

Os ficheiros de consulta são ficheiros de texto que contêm informações de origem de dados, incluindo o nome do servidor onde os dados estão localizados e as informações de ligação que fornece quando cria uma origem de dados. Os ficheiros de consulta são uma forma tradicional de partilhar consultas com outros utilizadores do Excel.

Utilizar ficheiros de consulta .dqy Pode utilizar o Microsoft Query para guardar ficheiros .dqy que contenham consultas de dados de bases de dados relacionais ou ficheiros de texto. Quando abre estes ficheiros no Microsoft Query, pode ver os dados devolvidos pela consulta e modificar a consulta para obter resultados diferentes. Pode guardar um ficheiro .dqy para qualquer consulta que criar, seja através do Assistente de Consultas ou diretamente no Microsoft Query.

Utilizar ficheiros de consulta .oqy Pode guardar ficheiros .oqy para ligar a dados numa base de dados OLAP, num servidor ou num ficheiro de cubo offline (.cub). Quando utiliza o Assistente de Ligação Multidimensional no Microsoft Query para criar uma origem de dados para uma base de dados ou cubo OLAP, é criado automaticamente um ficheiro .oqy. Uma vez que as bases de dados OLAP não estão organizadas em registos ou tabelas, não pode criar consultas ou ficheiros .dqy para aceder a estas bases de dados.

Utilizar ficheiros de consulta .rqy O Excel pode abrir ficheiros de consulta no formato .rqy para suportar controladores de origem de dados OLE DB que utilizam este formato. Para obter mais informações, veja a documentação do controlador.

Utilizar ficheiros de consulta .qry O Microsoft Query pode abrir e guardar ficheiros de consulta no formato .qry para utilização com versões anteriores do Microsoft Query que não conseguem abrir ficheiros .dqy. Se tiver um ficheiro de consulta no formato .qry que pretende utilizar no Excel, abra o ficheiro no Microsoft Query e, em seguida, guarde-o como um ficheiro .dqy. Para obter informações sobre como guardar ficheiros .dqy, consulte a Ajuda do Microsoft Query.

Utilizar ficheiros de consulta Web .iqy O Excel pode abrir ficheiros de consulta Web .iqy para obter dados da Web. Para obter mais informações, consulte Exportar para o Excel a partir do SharePoint.

Utilizar propriedades de dados externos

Um intervalo de dados externos (também denominado tabela de consulta) é um nome definido ou nome de tabela que define a localização dos dados trazidos para uma folha de cálculo. Quando se liga a dados externos, o Excel cria automaticamente um intervalo de dados externos. A única exceção é um relatório de tabela dinâmica ligado a uma origem de dados, que não cria um intervalo de dados externo. No Excel, pode formatar e definir um intervalo de dados externos ou utilizá-lo em cálculos, tal como acontece com outros dados.

O Excel atribui automaticamente nomes a um intervalo de dados externos da seguinte forma:

  • Os intervalos de dados externos dos ficheiros ODC (Ligação de Dados do Office) recebem o mesmo nome que o nome do ficheiro.
  • Os intervalos de dados externos das bases de dados têm o nome da consulta. Por predefinição, Query_from_ origem é o nome da origem de dados que utilizou para criar a consulta.
  • Os intervalos de dados externos dos ficheiros de texto têm o nome do ficheiro de texto.
  • Os intervalos de dados externos de consultas Web são denominados com o nome da página Web a partir da qual os dados foram obtidos.

Se a sua folha de cálculo tiver mais do que um intervalo de dados externos da mesma origem, os intervalos são numerados. Por exemplo, MyText, MyText_1, MyText_2, etc.

Um intervalo de dados externo tem propriedades adicionais (não confundir com propriedades de ligação) que pode utilizar para controlar os dados, como a preservação da formatação das células e a largura das colunas. Pode alterar estas propriedades do intervalo de dados externos ao clicar em Propriedades no grupo Ligações no separador Dados e, em seguida, efetuar as alterações nas caixas de diálogo Propriedades do Intervalo de Dados Externos ou Propriedades de Dados Externos .

Exemplo da caixa de diálogo Propriedades do Intervalo de Dados Externos Exemplo da caixa de diálogo Propriedades do Intervalo Externo

Suporte de origem de dados no Serviços do Excel

Existem vários objetos de dados (como um intervalo de dados externos e um relatório de tabela dinâmica) que pode utilizar para ligar a diferentes origens de dados. No entanto, o tipo de origem de dados a que se pode ligar é diferente entre cada objeto de dados.

Pode utilizar e atualizar dados ligados no Serviços do Excel. Tal como acontece com qualquer origem de dados externa, poderá ter de autenticar o seu acesso. Para obter mais informações, consulte Atualizar uma ligação de dados externos no Excel. Fou mais informações sobre credenciais, veja Definições de Autenticação do Serviços do Excel.

A tabela seguinte resume que origens de dados são suportadas para cada objeto de dados no Excel.

Excel
confidenciais
objeto
Cria
Externa
confidenciais
Gama?
OLE
NoSQL
ODBC Texto
Arquivo
HTML
Arquivo
XML
Arquivo
SharePoint
lista
Assistente de importação de texto Sim Não Não Sim Não Não Não
relatório de Tabela Dinâmica
(não OLAP)
Não Sim Sim Sim Não Não Sim
relatório de Tabela Dinâmica
(OLAP)
Não Sim Não Não Não Não Não
Tabela do Excel Sim Sim Sim Não Não Sim Sim
Mapa XML Sim Não Não Não Não Sim Não
Consulta Web Sim Não Não Não Sim Sim Não
Assistente para Conexão de Dados Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim
Consulta microsoft Sim Não Sim Sim Não Não Não

Observação

Esses arquivos, um arquivo de texto importado usando o Assistente de Importação de Texto, um arquivo XML importado usando um Mapa XML e um arquivo HTML ou XML importado usando uma Consulta Web, não usam um driver ODBC ou um provedor OLE DB para fazer a conexão com a fonte de dados.

Serviços do Excel solução alternativa para tabelas do Excel e intervalos nomeados

Se quiser exibir uma pasta de trabalho do Excel no Serviços do Excel, você pode se conectar e atualizar dados, mas deve usar um relatório de Tabela Dinâmica. Serviços do Excel não dá suporte a intervalos de dados externos, o que significa que Serviços do Excel não dá suporte a uma Tabela do Excel conectada a uma fonte de dados, uma consulta Web, um mapa XML ou Microsoft Query.

No entanto, você pode contornar essa limitação usando uma Tabela Dinâmica para se conectar à fonte de dados e, em seguida, projetar e layout da Tabela Dinâmica como uma tabela bidimensional sem níveis, grupos ou subtotais para que todos os valores de linha e coluna desejados sejam exibidos. 

Componentes de acesso de dados ODBC e OLE DB

Vamos fazer uma viagem pela faixa de memória do banco de dados.

Sobre MDAC, OLE DB e OBC

Em primeiro lugar, desculpas por todas as siglas. O MDAC (Componentes do Microsoft Data Access) 2.8 está incluído no Microsoft Windows . Com o MDAC, você pode se conectar e usar dados de uma ampla variedade de fontes de dados relacionais e não relacionais. Você pode se conectar a muitas fontes de dados diferentes usando drivers ODBC (Open Database Connectivity) ou provedores OLE DB, que são criados e enviados pela Microsoft ou desenvolvidos por vários terceiros. Quando você instala o Microsoft Office, drivers ODBC adicionais e provedores OLE DB são adicionados ao seu computador.

Para ver uma lista completa de provedores OLE DB instalados em seu computador, exiba a caixa de diálogo Propriedades do Link de Dados de um arquivo do Link de Dados e clique na guia Provedor .

Para ver uma lista completa de provedores ODBC instalados em seu computador, exiba a caixa de diálogo Administrador de Banco de Dados ODBC e clique na guia Drivers .

Você também pode usar drivers ODBC e provedores OLE DB de outros fabricantes para obter informações de fontes diferentes das fontes de dados da Microsoft, incluindo outros tipos de bancos de dados ODBC e OLE DB. Para saber mais sobre como instalar esses drivers ODBC ou provedores OLE DB, verifique a documentação do banco de dados ou contate o fornecedor do banco de dados.

Usando o ODBC para se conectar a fontes de dados

Na arquitetura ODBC, um aplicativo (como o Excel) se conecta ao ODBC Driver Manager, que por sua vez usa um driver ODBC específico (como o driver ODBC do Microsoft SQL) para se conectar a uma fonte de dados (como um banco de dados do Microsoft SQL Server).

Para ligar a origens de dados ODBC, faça o seguinte:

  1. Certifique-se de que o controlador ODBC adequado está instalado no computador que contém a origem de dados.
  2. Defina um nome de origem de dados (DSN) utilizando o Administrador de Origem de Dados ODBC para armazenar as informações de ligação no registo ou num ficheiro DSN ou uma cadeia de ligação no código do Microsoft Visual Basic para transmitir as informações de ligação diretamente ao Gestor de Controladores ODBC.
    Para definir uma origem de dados, no Windows, clique no botão Iniciar e, em seguida, clique em Painel de Controle. Clique em Sistema e Manutenção e, em seguida, clique em Ferramentas Administrativas. Clique em Desempenho e Manutenção, clique em Ferramentas Administrativas. e, em seguida, clique em Origens de Dados (ODBC). Para obter mais informações sobre as diferentes opções, clique no botão Ajuda em cada caixa de diálogo.

Fontes de dados de computador

As origens de dados do computador armazenam informações de ligação no registo, num computador específico, com um nome definido pelo utilizador. É possível usar fontes de dados de computador somente no computador em que elas estão definidas. Há dois tipos de fontes de dados de computador: usuário e sistema. Fontes de dados do usuário podem ser usadas somente pelo usuário atual e são visíveis apenas para esse usuário. As origens de dados do sistema podem ser utilizadas por todos os utilizadores num computador e são visíveis para todos os utilizadores no computador.

Uma origem de dados de computador é especialmente útil quando quer fornecer segurança adicional, uma vez que ajuda a garantir que apenas os utilizadores com sessão iniciada podem ver uma origem de dados do computador e que uma origem de dados do computador não pode ser copiada por um utilizador remoto para outro computador.

Fontes de dados de arquivo

As origens de dados de ficheiros (também denominadas ficheiros DSN) armazenam informações de ligação num ficheiro de texto, não no registo, e são geralmente mais flexíveis de utilizar do que as origens de dados do computador. Por exemplo, pode copiar uma origem de dados de ficheiro para qualquer computador com o controlador ODBC correto, para que a sua aplicação possa depender de informações de ligação consistentes e precisas para todos os computadores que utiliza. Ou você pode colocar a fonte de dados de arquivo em um único servidor, compartilhá-la entre vários computadores na rede e manter facilmente as informações de conexão em um único local.

Uma fonte de dados de arquivo também pode ser compartilhável. Uma origem de dados de ficheiro não comutilizável reside num único computador e aponta para uma origem de dados de máquina. É possível usar fontes de dados de arquivo compartilháveis para acessar fontes de dados de computador existentes de fontes de dados de arquivo.

Utilizar o OLE DB para ligar a origens de dados

Na arquitetura OLE DB, a aplicação que acede aos dados é denominada consumidor de dados (como o Excel) e o programa que permite o acesso nativo aos dados é denominado fornecedor de base de dados (como o Fornecedor OLE DB da Microsoft para SQL Server).

Um ficheiro de Ligação de Dados Universal (.udl) contém as informações de ligação que um consumidor de dados utiliza para aceder a uma origem de dados através do fornecedor OLE DB dessa origem de dados. Pode criar as informações de ligação ao efetuar um dos seguintes procedimentos:

  • No Assistente de Ligação de Dados, utilize a caixa de diálogo Propriedades da Ligação de Dados para definir uma ligação de dados para um fornecedor OLE DB. 
  • Crie um ficheiro de texto em branco com uma extensão de nome de ficheiro .udl e, em seguida, edite o ficheiro, que apresenta a caixa de diálogo Propriedades da Ligação de Dados .

Veja Também

Ajuda do Power Query para Excel