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Quando colocar pessoas para trabalhar no seu projeto, lembre-se de duas coisas:
Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gerenciamento de projetos, consulte o Mapa de gerenciamento de projetos. |
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Dicas de gerenciamento de projetos para você começar . . .
Se você for novo no gerenciamento de projetos Se você é novo no gerenciamento de projetos, você pode perceber que há mais com o que se preocupar do que apenas adicionar tarefas, como quantas pessoas colocar sobre elas, como dar conta das férias e férias das pessoas, e como e onde colocar informações pessoais, como números de telefone, endereços de email e informações salariais.
Veja algumas dicas para você começar.
Saiba quais tipos de recursos você pode atribuir a tarefas Depois de coletar as informações necessárias sobre as tarefas do projeto, identifique os tipos de recursos necessários.
- People recursos Esses são recursos que normalmente pensamos como trabalhando em tarefas. Os gerentes de projetos às vezes os chamam de recursos de trabalho, em oposição a materiais e equipamentos.
- Recursos corporativos Esses recursos são recursos de trabalho gerenciados e compartilhados em uma organização. Os recursos corporativos são usados com o Project Professional.
- Recursos materiais Esses recursos incluem computadores ou máquinas usados para concluir o trabalho em tarefas.
- Recursos genéricos Esses recursos especificam requisitos de pessoal para tarefas e não indivíduos específicos, como carpinteiros ou desenvolvedores.
Considere como o número de recursos altera as durações Ao colocar vários recursos em uma tarefa, você esperaria que a duração de uma tarefa fosse reduzida. Em muitos casos, no entanto, adicionar pessoas a uma tarefa pode ter o efeito oposto. Ele pode adicionar custos extras, comunicação extra e outras ineficiências. Por exemplo, o design de uma nova ponte de pedágio provavelmente não será mais rápido se você dobrar o número de arquitetos no projeto. O Project permite controlar o que acontece com as durações da tarefa depois de adicionar às tarefas.
Considere como os recursos de uma pessoa afetam as durações da tarefa A experiência de uma pessoa pode afetar diretamente a duração da tarefa. Você pode esperar que uma pessoa com cinco anos de experiência conclua uma tarefa em menos tempo do que alguém com dois.
Se você for um gerente de projeto experiente À medida que os projetos aumentam, há mais coisas em que pensar. Agora você se preocupa em usar recursos de outros departamentos, contratar fornecedores, controlar o trabalho de uma centena de pessoas, gerar relatórios para os executivos e inúmeras outras complexidades nas quais nem pensou ainda. Felizmente o Microsoft Project dispõe das ferramentas especializadas de que você precisará.
Aqui estão algumas dicas para aumentar sua experiência.
Examinar e refinar as estimativas de duração Use as informações coletadas sobre seu projeto atual e projetos semelhantes para refinar suas estimativas de duração. A precisão das suas estimativas de requisitos de recursos (e, por fim, dos custos do projeto) depende em grande parte da precisão das suas estimativas de duração de tarefas.
Acompanhar o progresso dos recursos Verifique se as pessoas em seu projeto enviam atualizações regulares de status de tarefas. Os modos de exibição e relatórios do Microsoft Project ajudam você a não perder o controle do que todos estão fazendo.
Identificar problemas de overallocation de recursos O Project pode ajudá-lo a identificar quando as pessoas estão trabalhando em muitas tarefas ao mesmo tempo.
Fique de olho em suas linhas de base As linhas de base fornecem uma snapshot do seu projeto para que você compare o progresso atual com o que você planejou no início.
Distribuir trabalho por nivelamento Quando as pessoas estão trabalhando em muitas tarefas ao mesmo tempo, o Project pode ajustar as atribuições a uma carga de trabalho mais realista. A redistribuição de atribuições de recursos é uma maneira de equilibrar a carga.
Exportar dados do projeto para o Excel para análise adicional O Excel pode ajudá-lo quando você precisar de uma análise mais detalhada das informações do Projeto. Por exemplo, você pode exportar informações sobre tarefas e recursos para o Excel, a fim de obter relatórios de valor agregado e, em seguida, exibir as informações usando minigráficos para ver como o orçamento está sendo gasto em relação à quantidade de trabalho concluído.
Treinar funcionários com novas habilidades Grandes organizações investem tempo e dinheiro para treinar seus funcionários para novas habilidades e trabalho em diversos ambientes. O treinamento dos funcionários atuais pode ser uma maneira mais econômica de melhorar o desempenho em vez de contratar novas pessoas.
Etapa 1: adicionar pessoas ao seu projeto
| Adicionar pessoas ao projeto | É necessário adicionar pessoas bem como outros recursos antes de atribuí-los ao trabalho nas tarefas. Os outros recursos podem incluir materiais como cimento ou tinta, ou custos como passagem aérea e jantar. |
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| Alterar os dias úteis do calendário do projeto | Depois de adicionar pessoas a um projeto, modifique seus calendários de trabalho para levar em conta o tempo de trabalho deles. O projeto pressupõe que a maioria das pessoas trabalhe uma semana padrão, de segunda a sexta-feira, das 8h às 17h. Mas você não precisa manter essa agenda de trabalho. |
| Adicionar feriados e dias de férias | Todos precisamos de férias. Todos nós adoecemos. E todos nós gostamos de nossas férias. Saiba como considerar esse tempo não programado adicionando-o à agenda. |
| Compartilhar pessoas usando um pool de recursos | Você pode adicionar pessoas ao seu projeto a partir de um pool de recursos. Um pool de recursos permite manter todas as informações sobre pessoas em um único arquivo do Project que é usado como parte de projetos mestres. |
| Ocultar uma coluna de informações confidenciais | Você pode adicionar informações confidenciais a um projeto, como salários e números de telefone, e ocultá-las dos modos de exibição sem perdê-las. |
Etapa 2: atribuir pessoas e outros recursos a tarefas
| Atribuir pessoas para trabalhar nas tarefas | Após adicionar tarefas ao seu cronograma, você pode começar a atribuir pessoas para trabalhar nelas. |
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| Exibir a carga de trabalho e a disponibilidade de um recurso | Você pode encontrar recursos globalizados ou sublocados em um projeto ou em projetos e ver se as atribuições feitas resultaram em conflitos. |
| Mostrar os nomes das tarefas ao lado das barras dos gráficos de Gantt | Você conseguirá entender as barras de Gantt com mais facilidade se os nomes das tarefas aparecerem ao lado delas. Isso é útil em relatórios e reuniões. |
| Inserir os custos de pessoas e materiais | Quando você adiciona pessoas a um projeto, adiciona custos para elas. Então, após atribuir as pessoas ao trabalho nas tarefas, o Microsoft Project calcula automaticamente o custo do projeto. |
| Verificar atualizações de status | Se as pessoas inserirem seus status de trabalho no Project Web App, você poderá ver alterações na agenda no Project. |
| Remover uma pessoa do projeto | As pessoas saem dos projetos, saem da empresa ou, por causa de um nome digitado incorretamente, talvez nunca tenham existido. Por todos esses motivos, talvez você precise remover pessoas de um projeto. |
Etapa 3: gerenciar pessoas e outros recursos
| Escolha a exibição certa para exibir recursos | Após atribuir pessoas aos recursos e o trabalho começar, use os muitos modos de exibição do Project para monitorar seu andamento e fazer alterações no cronograma. |
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| Alterar a duração de uma tarefa | Um método para lidar com problemas de carga de trabalho é reduzir a duração das tarefas. |
| Distribuir o trabalho para amenizar a carga das pessoas | Quando as pessoas do seu projeto estiverem trabalhando em muitas tarefas ao mesmo tempo, você poderá deixar o Project fazer uma distribuição mais uniforme. |
| Alterar a configuração "controlado pelo esforço" dos tipos de tarefas | Quando você adiciona ou remove pessoas de uma tarefa, o Project estende ou encurta a duração da tarefa. Isso é chamado de agendamento controlado pelo esforço. Se não quiser que a duração seja alterada, você poderá mudar a configuração controlada pelo esforço da tarefa. |
| Controlar o progresso do seu cronograma | O acompanhamento do trabalho em um projeto não é apenas fundamental para garantir que seu projeto termine a tempo. Ele também permite que você aprenda com erros e êxitos em um projeto. |
| Salvar uma linha de base | Quando seu chefe pergunta como seu projeto está indo em comparação com seu plano original, a última coisa que você quer dizer é "Eu não sei". Evite isso definindo uma linha de base como um instantâneo do seu cronograma original antes de o projeto começar. |
| Exibir um relatório de projeto do progresso das pessoas | Crie e personalize relatórios gráficos de andamento do projeto. Você pode ver esses relatórios no Project ou exportá-los para outros aplicativos como PowerPoint, Word ou Excel. |
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