A mala direta permite a criação de um lote de documentos personalizados para cada destinatário. Por exemplo, uma carta modelo pode ser personalizada para tratar cada destinatário pelo nome. Uma fonte de dados, como uma lista, uma planilha ou um banco de dados, está associada ao documento. Os espaços reservados, chamados de campos de mesclagem, informam ao Word onde o documento deve incluir informações da fonte de dados.
Você trabalha no documento principal no Word, fazendo a inserção de campos de mesclagem para o conteúdo personalizado que deseja incluir. Quando a mala direta estiver concluída, o documento de mala direta gerará uma versão personalizada para cada nome na fonte de dados.
Fontes de dados
A primeira etapa para configurar uma mala direta é escolher a fonte de dados que você usará para as informações personalizadas. As planilhas do Excel e as listas de contatos do Outlook são as fontes de dados mais comuns, mas qualquer banco de dados ao qual você possa se conectar ao Word funcionará. Se você ainda não tem uma fonte de dados, podera digitá-la no Word, como parte do processo de mala direta.
Para obter detalhes sobre fontes de dados, consulte Fontes de dados que você pode usar em uma mala direta.
Excel ou Outlook
Se você sabe que usará o Excel ou o Outlook como a fonte dos seus dados, confira:
- Mala direta usando uma planilha do Excel
- Usar os contatos do Outlook como uma fonte de dados para uma mala direta
Tipos de documentos
O Word fornece ferramentas para incorporar seus dados nos seguintes tipos de documentos. Siga os links para saber mais sobre cada tipo:
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Cartas que incluem uma saudação personalizada. Cada carta é impressa em uma folha de papel separada.
Criar e imprimir um lote de cartas personalizadas -
Email onde o endereço do destinatário é o único endereço na linha Para. Você poderá enviar o email diretamente do Word.
Criar e enviar mensagens de email -
Envelopes ou Etiquetas em que os nomes e endereços vêm da fonte de dados.
Criar e imprimir um lote de envelopes para envio
Criar e imprimir folhas com etiquetas de endereçamento -
Diretório que lista um lote de informações para cada item em sua fonte de dados. Use-o para imprimir sua lista de contatos ou para listar os grupos de informações, como todos os alunos em cada classe. Esse tipo de documento também é chamado de mesclagem de catálogo.
Criar um diretório de nomes, endereços e outras informações