Introdução às listas

Normalmente, as organizações utilizam muitos tipos de listas, incluindo ligações, anúncios, contactos, controlo de problemas e inquéritos, para citar alguns.

Listas também pode incluir tarefas que pode utilizar como ponto focal para a colaboração em equipa ou numa solução empresarial. Em muitos casos, as listas podem fornecer soluções rápidas e eficazes com poucas ou nenhumas modificações.

Por exemplo, pode utilizar:

• Tarefas Inclua o controlo da propriedade e do progresso, bem como uma linha cronológica na página para uma apresentação visual atraente do conteúdo da lista.

• Controlo de problemas Inclui controlo de versões e armazenamento do histórico de versões, para uma análise mais aprofundada de projetos de grupo de trabalho e tarefas de trabalho comuns.

Listas são ricas e flexíveis e têm muitas funcionalidades incorporadas que fornecem uma forma robusta de armazenar, partilhar e trabalhar com dados.

Por exemplo, pode:

• Crie uma lista com uma variedade de colunas, incluindo Texto, Número, Escolha, Moeda, Data e Hora, Pesquisa, Sim/Não e Calculado. Também pode anexar um ou mais ficheiros a um item de lista para fornecer detalhes adicionais, como uma folha de cálculo com números de suporte ou um documento com informações de fundo.

• Criar vistas de lista para organizar, ordenar e filtrar dados de formas diferentes e específicas; alterar os metadados, como adicionar e eliminar colunas e modificar regras de validação; e utilize listas consistentemente em sites com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Por exemplo, pode ver apenas os eventos atuais de um calendário numa home page e criar uma vista visual ( semelhante a um calendário de parede) noutra página.

• Crie relações entre listas através de uma combinação de colunas exclusivas, colunas de pesquisa e imposição de relações (propagação e eliminação restrita), todas elas melhoram a sua capacidade de criar soluções empresariais mais sofisticadas e ajudam a preservar a integridade dos seus dados.

• Criar listas personalizadas, apresentar os dados em Peças Web e em Páginas de Peças Web e importar, exportar e ligar a dados de outros programas, como o Excel e o Access.

• Controlar versões e um histórico detalhado, exigir aprovação para modificação de dados, utilizar segurança de pasta e ao nível dos itens, dar entrada e dar saída, e ficar automaticamente a par de alterações utilizando alertas e feeds RSS.

• Organizar conteúdos de uma lista em pastas para maior conveniência e melhor desempenho, e melhorar o desempenho geral com listas grandes utilizando indexação.

Seguem-se algumas formas de trabalhar com listas para o ajudar a gerir as informações do seu grupo.

Controlar versões e o histórico detalhado    Controle as versões dos itens de lista, para que possa ver que itens foram alterados de versão para versão, bem como quem alterou os itens da lista. Se forem cometidos erros numa versão mais recente, pode restaurar uma versão anterior de um item. Controlar o histórico de uma lista é especialmente importante se a sua organização precisar de monitorizar uma lista à medida que evolui.

Exigir aprovação    Especifique que a aprovação de um item de lista é necessária antes de poder ser visualizada por todos. Os itens permanecem num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão para os aprovar. Pode controlar que grupos de utilizadores podem ver um item de lista antes de ser aprovado.

Personalizar permissões    Especifique se os participantes da sua lista podem ler e editar apenas os itens que criaram ou todos os itens na lista. Pessoas que têm permissão para gerir listas podem ler e editar todos os itens de lista. Também pode aplicar níveis de permissão específicos a um único item de lista, por exemplo, se o item contiver informações confidenciais.

Criar e gerir vistas    Crie vistas diferentesda mesma lista. Os conteúdos da lista real não são alterados, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas possam encontrar as informações mais importantes ou interessantes, consoante as suas necessidades.

Atualizar listas    Independentemente do tipo de lista que estiver a atualizar, o processo é semelhante para adicionar, editar e eliminar itens de lista.

Existem duas formas de adicionar ou editar itens de lista:

• Ao utilizar um formulário, que é o método predefinido.

• Inline, o que significa que adiciona o item diretamente na página de lista.

Se a lista estiver configurada para controlar versões, é criada uma nova versão do item de lista sempre que editar um item de lista. Pode ver um histórico de como o item de lista foi alterado e restaurar uma versão anterior se cometer um erro numa versão mais recente.

Utilizar fórmulas e valores calculados    Utilize fórmulas e valores calculados para gerar dinamicamente informações nas colunas de uma lista. As operações podem incluir informações de outras colunas numa lista, bem como funções do sistema, como [hoje] para indicar a data atual. Por exemplo, pode especificar uma data para conclusão predefinida que seja sete dias a partir da data atual.

Manter-se informado sobre as alterações    Listas e vistas podem utilizar RSS, para que os membros do seu grupo de trabalho possam receber atualizações automaticamente. O RSS é uma tecnologia que permite que as pessoas recebam e vejam atualizações ou feeds RSS de notícias e informações numa localização consolidada. Também pode criar alertas de e-mail para notificá-lo quando as listas são alteradas ou quando são adicionados novos itens. Os alertas são uma forma conveniente de controlar as alterações que são importantes para si.

Criar relações de lista    Crie uma relação entre duas listas, na lista de origem, cria uma coluna de pesquisa que obtém (ou "procura") um ou mais valores de uma lista de destino se esses valores corresponderem ao valor na coluna de pesquisa na lista de origem. Se quiser, pode continuar a adicionar colunas adicionais da lista de destino à lista de origem. Quando cria uma coluna de pesquisa, também pode decidir impor o comportamento da relação ao definir uma opção de eliminação em cascata ou de eliminação restrita que ajuda a manter os seus dados válidos e ajuda a evitar inconsistências que possam causar problemas.

Partilhar informações de lista com um programa de base de dados    Se tiver um programa de base de dados instalado, como o Access, pode exportar e importar dados de e para o seu site, bem como ligar uma tabela da base de dados a uma lista. Quando trabalha com os seus dados de lista numa base de dados do Access, também pode criar consultas, formulários e relatórios. Veja Importar dados para uma base de dados do Access.

Utilizar listas de forma consistente entre sites    Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de listas, pode adicionar consistência em várias listas com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Estas funcionalidades permitem-lhe reutilizar as definições e a estrutura de lista de forma eficiente. Por exemplo, pode criar um tipo de conteúdo para um problema de suporte ao cliente que especifica determinadas colunas (como o contacto do cliente) e processos empresariais para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é criar uma coluna de site para nomes de departamento que tem uma lista pendente de departamentos. Pode reutilizar a coluna em múltiplas listas para garantir que os nomes aparecem sempre da mesma forma em cada lista.

Trabalhar em itens de lista a partir de um programa de e-mail    Utilize um programa de e-mail compatível com as tecnologias da Microsoft. Pode levar consigo informações de lista importantes. Por exemplo, com o Outlook, pode ver e atualizar tarefas, contactos e áreas de debate no seu site a partir do Outlook. Consulte Ligar uma lista externa ao Outlook.

Definir a segmentação de conteúdo     Ativar a segmentação de audiências para filtrar itens por grupos.

O tipo de lista que utiliza depende do tipo de informação que está a partilhar.

Anúncios    Partilhe notícias e estado e para fornecer lembretes. Os anúncios suportam formatação melhorada com imagens, hiperligações e texto formatado.

Contactos    Armazene informações sobre pessoas ou grupos com os quais trabalha. Se estiver a utilizar um e-mail ou um programa de gestão de contactos compatível com as tecnologias da Microsoft, pode ver e atualizar os seus contactos a partir do seu site no outro programa. Por exemplo, pode atualizar uma lista de todos os fornecedores da sua organização a partir de um programa de e-mail compatível com tecnologias da Microsoft, como o Outlook. Uma lista de contactos não gere os membros do seu site, mas pode ser utilizada para armazenar e partilhar contactos para a sua organização, como uma lista de fornecedores externos.

Áreas de debate    Forneça um local central para gravar e armazenar debates de equipa semelhantes ao formato dos newsgroups. Se o seu administrador tiver ativado as listas no seu site para receber mensagens de e-mail, as áreas de debate podem armazenar debates por e-mail a partir dos programas de e-mail mais comuns. Por exemplo, pode criar uma área de debate para a nova versão de produto da sua organização.

Ligações    Forneça uma localização central para ligações para a Internet, a intranet da sua empresa e outros recursos. Por exemplo, pode criar uma lista de ligações para os Sites dos seus clientes.

Hiperligações Promovidas    Apresentar um conjunto de ações de ligação num esquema visual.

Calendário    Armazene os eventos da sua equipa ou para situações específicas, como feriados da empresa. Um calendário fornece vistas visuais, semelhantes a um calendário de secretária ou de parede, dos eventos da sua equipa, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos para todo o dia. Também pode controlar marcos da equipa, como prazos ou datas de lançamento de produtos que não estejam relacionados com um intervalo de tempo específico. Consulte Criar uma vista de calendário a partir de uma lista.

Tarefas    Controle informações sobre projetos e outros eventos de tarefas para o seu grupo. Pode atribuir tarefas a pessoas, bem como controlar o estado e a percentagem concluídas à medida que a tarefa avança para a conclusão. Se estiver a utilizar um e-mail ou um programa de gestão de tarefas compatível com as tecnologias da Microsoft, pode ver e atualizar as suas tarefas a partir do seu site no outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento da sua organização e, em seguida, vê-la e atualizá-la no Outlook juntamente com outras tarefas. Consulte Criar uma lista.

Tarefas de projeto    Armazene informações de tarefas com uma vista Gantt e barras de progresso. Pode controlar o estado e a percentagem concluída à medida que a tarefa avança para a conclusão. Se estiver a utilizar um e-mail ou um programa de gestão de tarefas compatível com as tecnologias da Microsoft, pode ver e atualizar as tarefas do projeto a partir do seu site no outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas de projeto no seu site para identificar e atribuir o trabalho para criar um manual de preparação e, em seguida, pode controlar o progresso da sua organização a partir do Project. Consulte Criar uma lista.

Controlo de problemas    Armazene informações sobre problemas específicos, como problemas de suporte, e controle o progresso. Pode atribuir problemas, categorizá-los e relacionar problemas entre si. Por exemplo, pode criar uma lista de controlo de problemas para gerir problemas e soluções de suporte ao cliente. Também pode comentar os problemas sempre que os editar, criando um histórico de comentários sem alterar a descrição original do problema. Por exemplo, um representante do suporte ao cliente pode registar cada passo seguido para resolver um problema e os resultados. Também pode utilizar uma lista de Controlo de Problemas com um fluxo de trabalho de três estados para ajudar a sua organização a gerir o problema ou o controlo de projetos. Consulte Criar uma lista.

Inquérito    Recolha e compile comentários, como um inquérito de satisfação dos funcionários ou um questionário. Pode estruturar as suas perguntas e respostas de várias formas diferentes e ver uma descrição geral dos seus comentários. Se tiver uma folha de cálculo ou um programa de base de dados instalado que seja compatível com as tecnologias da Microsoft, pode exportar os seus resultados para os analisar mais aprofundadamente. Veja Criar um inquérito.

Personalizada    Iniciar uma lista do zero. Também pode criar uma lista personalizada baseada numa folha de cálculo, se tiver um programa de folha de cálculo compatível com as tecnologias da Microsoft. Por exemplo, pode importar uma lista do Excel que criou para armazenar e gerir contratos com fornecedores. Consulte Criar uma lista com base numa folha de cálculo.

Listas externas    Trabalhe com dados armazenados fora de uma lista, mas que pode ler e escrever no Microsoft 365. A origem de dados de uma lista externa é denominada tipo de conteúdo Externo. Ao contrário de uma lista nativa do Microsoft 365, uma lista externa utiliza os Serviços de Conectividade Empresarial para aceder a dados diretamente a partir de um sistema externo (como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server), quer esse sistema seja uma base de dados, um serviço Web ou um sistema de linha de negócio.

Lista personalizada na    Vista de Folha de Dados Criar uma lista em branco semelhante a uma lista personalizada, mas para apresentar a lista por predefinição na vista de folha de dados. A vista folha de dados fornece uma grelha de dados para visualizar e editar dados como linhas e colunas. Pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e sequências de ordenação, apresentar valores e totais calculados e editar convenientemente dados em células de grelha. A vista folha de dados requer que o Office seja instalado num computador cliente de 32 bits e num browser que suporte controlos ActiveX.

Lista de estados    Apresentar e controlar os objetivos do seu projeto. A lista inclui um conjunto de ícones coloridos para comunicar até que ponto os objetivos são cumpridos.

Circulaçãos    Envie informações, incluindo carimbos de confirmação, aos membros da sua equipa.

Lista de Dicionários IME da Microsoft    Utilize dados na lista como dicionário IME da Microsoft. Pode converter os itens da coluna Leitura em Apresentar com o IME da Microsoft e ver o conteúdo em Comentário na janela Comentário do IME. Os dados podem ser ligados a um URL específico.

Lista de Conteúdos do PerformancePoint    Armazene itens de dashboard, tais como tabelas de indicadores, relatórios, filtros, páginas de dashboard e outros itens de dashboard criados através do Dashboard do PerformancePoint Designer.

Idiomas e Tradutores    Utilize com um fluxo de trabalho de Gestão de Traduções numa Biblioteca de Gestão de Traduções. O fluxo de trabalho utiliza a lista para atribuir tarefas de tradução ao tradutor especificado na lista para cada idioma. Pode criar esta lista manualmente ou pode optar por criar esta lista automaticamente quando adicionar um Fluxo de Trabalho de Gestão de Traduções a uma biblioteca de Gestão de Traduções.

Lista de KPI    Monitorize indicadores chave de desempenho que lhe permitem avaliar rapidamente o progresso feito em relação a objetivos mensuráveis. Pode configurar listas de KPI para controlar o desempenho através de uma de quatro origens de dados: dados introduzidos manualmente, dados numa lista do Microsoft 365, dados em livros do Excel ou dados do Analysis Services — um componente do Microsoft SQL Server. Após a criação da lista de KPI, pode utilizá-la para apresentar o estado do indicador numa página do dashboard.

Importar Folha de Cálculo     Utilize colunas e dados de uma folha de cálculo existente. Importar uma folha de cálculo requer o Microsoft Excel ou outro programa compatível.

Para adicionar uma lista a uma página moderna do SharePoint:

1. Se a página ainda não estiver no modo de edição, clique em Editar no canto superior direito da página. 

2. Paire o cursor do rato acima ou abaixo de uma peça Web existente e verá uma linha com um + dentro de um círculo, com o seguinte aspeto:

   

3. Clique em + e verá uma lista de peças Web à escolha. Desloque-se para baixo até à secção Documentos, Bibliotecas e Listas.

4. Selecione Lista.

   Os nomes de todas as listas disponíveis são apresentados.

5. Selecione a lista que pretende inserir na sua página. 

6. Se estiver satisfeito, selecione Guardar como rascunho junto à parte superior esquerda. Em seguida, para disponibilizar a página atualizada a outras pessoas, selecione Publicar junto ao canto superior direito. 

Para adicionar uma lista a uma página clássica do SharePoint:

1. Em Sites, clique em Definições e, em seguida, clique em Conteúdos do site.

2. Clique no ícone Adicionar uma aplicação .

   

3. Percorra e clique na aplicação que pretende utilizar. Pode haver mais do que uma página.

4. Atribua um nome exclusivo à aplicação para que possa relembrá-la mais tarde para uma página e clique em Criar.

5. Quando voltar ao ecrã Conteúdos do site, pode efetuar três ações:

   • Feche a janela e volte à página. Adicione a nova aplicação na sua página com a opção Inserir Peças Web.

   • Clique na aplicação e comece a introduzir dados.

   • Clique nas reticências ... e, em seguida, clique em alterar Definições. Pode adicionar colunas, alterar nomes e realizar outras tarefas aqui.

Embora possa utilizar as funcionalidades das listas de várias formas, a forma como as utiliza depende do tamanho e do número de listas que tem e das necessidades da sua organização.

Armazenar muitos itens numa lista

Poderá querer que uma lista grande sirva diversas necessidades. Por exemplo, pode ter um grande número de problemas técnicos para controlar em toda a organização e os problemas podem aplicar-se a vários projetos e grupos.

Utilize uma única lista quando:

• O seu grupo tem de ver informações de resumo sobre os itens de lista ou vistas diferentes do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gestor pode querer ver o progresso em todos os problemas técnicos de uma organização ou ver todos os problemas que foram arquivados no mesmo período de tempo.

• Pessoas pretende procurar ou procurar os problemas na mesma localização num site.

• Quer aplicar as mesmas definições aos itens de lista, como controlar versões ou exigir aprovação.

• Os grupos que trabalham na lista partilham características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão. A permissão exclusiva pode ser aplicada a itens de lista específicos, mas se os níveis de permissão variarem bastante, considere múltiplas listas.

• Quer analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas para a lista. Pode receber alertas quando os itens da lista forem alterados ou ver as alterações a uma lista através da tecnologia RSS. Os feeds RSS permitem que os membros do grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Poderá querer múltiplas listas quando existirem diferenças distintas entre os itens que pretende gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com as mesmas.

Utilize várias listas quando:

• Não espera que as pessoas precisem de resumos dos itens em conjunto.

• Os grupos de pessoas que trabalham com as informações são distintos e têm níveis de permissão diferentes.

• Tem de aplicar diferentes definições, como controlo de versões ou aprovação, a vários conjuntos de itens.

• Não precisa de analisar os itens em conjunto ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

Seguem-se algumas das formas de organizar listas e listar itens:

Adicionar colunas    Ajude o seu grupo a identificar os itens mais importantes, pode adicionar colunas à sua lista. Por exemplo, pode adicionar a coluna Project a uma lista para ajudar as pessoas que trabalham em projetos específicos a ver e trabalhar mais facilmente com os respetivos itens. Também poderá querer adicionar mais colunas se quiser recolher informações adicionais para cada item de lista, como o nome do departamento ou o nome de um funcionário.

Se tiver vários itens numa lista, poderá considerar indexar determinadas colunas para melhorar o desempenho ao visualizar vários itens ou mudar de vista. Esta funcionalidade não altera a forma como os itens são organizados, mas pode permitir que as organizações armazenem mais facilmente um grande número de itens numa lista. No entanto, a indexação pode ocupar mais espaço na base de dados. Consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Criar vistas    Utilize se as pessoas no seu grupo precisarem frequentemente de ver dados de uma determinada forma. As vistas utilizam colunas para ordenar, agrupar, filtrar e apresentar os dados. Também pode selecionar quantos itens são apresentados de uma só vez em cada vista. Por exemplo, as pessoas podem procurar uma lista em conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo das suas preferências e da velocidade da respetiva ligação.

As vistas dão-lhe flexibilidade para armazenar um grande número de itens numa lista, mas para ver apenas os subconjunto que pretende num determinado momento, como apenas os problemas que foram publicados este ano ou apenas os eventos atuais num calendário. Pode criar vistas pessoais que só estão disponíveis para si e, se tiver permissão para modificar uma lista, pode criar vistas públicas que estejam disponíveis para todos. Consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Criar pastas    Adicione pastas à maioria dos tipos de listas, se o proprietário da lista tiver permitido a criação de pastas. Isto é especialmente útil se os itens de lista puderem ser divididos de uma forma específica, como por projeto ou por grupo. As pastas ajudam as pessoas a analisar e gerir mais facilmente os itens da lista. As tecnologias da Microsoft fornecem uma vista de árvore que permite que as pessoas naveguem nos respetivos sites e pastas de forma semelhante à forma como trabalham com as pastas no respetivo disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter a sua própria pasta. Consulte Criar uma pasta numa lista.