Introdução às listas

Uma lista é uma recolha de dados que pode partilhar com os membros da sua equipa e pessoas a quem deu acesso. Você encontrará uma série de modelos de listas prontas a usar para fornecer um bom ponto de partida para organizar itens de lista. Saiba mais em modelos list no Microsoft 365.

Este artigo explica os conceitos por trás da criação e utilização de listas. Pode criar listas no Microsoft SharePoint, na aplicação Lists na Microsoft 365 ou em Teams. Aprenda a começar com listas em Equipas microsoft.

Consulte os seguintes tópicos para obter informações sobre listas:

Nota: Note que as informações aqui e os tipos de listas disponíveis dependem da versão deSharePoint que está a utilizar. Se não souber a versão contacte o seu administrador, help desk ou manager, ou veja qual a versão do SharePoint que estou a usar?

As organizações normalmente usam muitos tipos de listas, incluindo links, anúncios, contactos, rastreio de problemas e inquéritos, para citar alguns.

As listas também podem incluir tarefas que pode usar como ponto focal para a colaboração da equipa ou numa solução de negócio. Em muitos casos, as listas podem fornecer soluções rápidas e eficazes com poucas ou nenhumas modificações.

Por exemplo, pode utilizar:

  • Tarefas - Inclua o rastreio da propriedade e do progresso, bem como uma linha temporal na página para uma apresentação visual atraente do conteúdo da lista.

  • Rastreio de problemas - Inclui a versão e armazenamento de histórico de versão, para uma análise mais profunda de projetos de grupo de trabalho e tarefas de trabalho comuns.

As listas são ricas e flexíveis e têm muitas funcionalidades incorporadas que proporcionam uma forma robusta de armazenar, partilhar e trabalhar com dados.

Por exemplo, pode:

  • Crie uma lista com uma variedade de colunas, incluindo Texto, Número, Escolha, Moeda, Data e Hora, Procura, Sim/Não e Calculado. Também pode anexar um ou mais ficheiros a um item da lista para fornecer detalhes adicionais, como uma folha de cálculo contendo números de suporte ou um documento que contenha informações de fundo.

  • Criar pontos de vista de listas para organizar, classificar e filtrar dados de diferentes e específicas formas; alterar os metadados, tais como adicionar e eliminar colunas, e modificar as regras de validação; e usar listas consistentemente em sites com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Por exemplo, pode ver apenas os eventos atuais a partir de um calendário numa página inicial e criar uma visão - semelhante a um calendário de parede - noutra página.

  • Crie relações entre listas utilizando uma combinação de colunas únicas, colunas de procura e aplicação de relacionamentos (cascata e restringir a eliminação), tudo isso aumenta a sua capacidade de criar soluções de negócio mais sofisticadas e ajudar a preservar a integridade dos seus dados.

  • Criar listas personalizadas, apresentar os dados em Peças Web e em Páginas de Peças Web e importar, exportar e ligar a dados de outros programas, como o Excel e o Access.

  • Controlar versões e um histórico detalhado, exigir aprovação para modificação de dados, utilizar segurança de pasta e ao nível dos itens, dar entrada e dar saída, e ficar automaticamente a par de alterações utilizando alertas e feeds RSS.

  • Organizar conteúdos de uma lista em pastas para maior conveniência e melhor desempenho, e melhorar o desempenho geral com listas grandes utilizando indexação.

Seguem-se algumas formas de trabalhar com listas para o ajudar a gerir informações para o seu grupo.

Versões de faixa e história detalhada    - Track versões de itens de lista, para que possa ver quais os itens que mudaram de versão para versão, bem como quem alterou os itens da lista. Se forem cometidos erros numa versão mais recente, pode restaurar uma versão anterior de um item. Acompanhar o histórico de uma lista é especialmente importante se a sua organização precisar de monitorizar uma lista à medida que evolui.

Requerer aprovação    - Especifique que a aprovação de um item de lista é necessária antes de poder ser vista por todos. Os itens permanecem em estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão para aprová-los. Pode controlar quais grupos de utilizadores podem ver um item de lista antes de ser aprovado.

Personalizar permissões    - Especificar se os participantes da sua lista podem ler e editar apenas os itens que criaram ou todos os itens da lista. As pessoas que têm permissão para gerir listas podem ler e editar todos os itens da lista. Também pode aplicar níveis de permissão específicos a um único item de lista, por exemplo, se o item contiver informações confidenciais.

Criar e gerir vistas    - Criar diferentes pontosde vista da mesma lista. O conteúdo da lista real não muda, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas possam encontrar a informação mais importante ou interessante, dependendo das suas necessidades.

Listas de atualizações    - Independentemente do tipo de lista que está a atualizar, o processo é semelhante para adicionar, editar e eliminar itens de lista.

Existem duas formas de adicionar ou editar itens de lista:

  • Usando um formulário, que é o método padrão.

  • Inline, o que significa adicionar o item diretamente na página da lista.

Se a lista estiver configurada para rastrear versões, uma nova versão do item da lista é criada sempre que edita um item da lista. Pode ver um histórico de como o item da lista mudou e restaurar uma versão anterior se cometer um erro numa versão mais recente.

Utilizar fórmulas e valores calculados    - Utilize fórmulas e valores calculados para gerar informação dinâmica nas colunas de uma lista. As operações podem incluir informações de outras colunas numa lista, bem como funções do sistema, como [hoje] para indicar a data atual. Por exemplo, pode especificar uma data de vencimento padrão que é de sete dias a partir da data atual.

Mantenha-se informado sobre as alterações    - As listas e as vistas podem utilizar O RSS, para que os membros do seu grupo de trabalho possam receber automaticamente atualizações. O RSS é uma tecnologia que permite que as pessoas recebam e vejam atualizações ou feeds RSS de notícias e informações num local consolidado. Também pode criar alertas de e-mail para notificá-lo quando as listas são alteradas ou quando novos itens são adicionados. Os alertas são uma forma conveniente de acompanhar as mudanças que são importantes para si.

Criar relações de lista    - Criar uma relação entre duas listas, na lista de origem, cria-se uma coluna de procuração que recupera (ou "olha para cima") um ou mais valores a partir de uma lista de alvos se esses valores corresponderem ao valor da coluna de procura na lista de origem. Se quiser, pode continuar a adicionar colunas adicionais da lista de alvos à lista de origem. Quando cria uma coluna de procuração, também pode decidir impor o comportamento da relação definindo uma opção de eliminação em cascata ou restringir a opção de eliminação que ajuda a manter os seus dados válidos e ajuda a prevenir inconsistências que podem causar problemas na estrada.

Partilhar informações da lista com um programa de base de dados    - Se tiver um programa de base de dados instalado, como o Access, pode exportar e importar dados de e para o seu site, bem como ligar uma tabela da base de dados a uma lista. Quando trabalha com os dados da sua lista numa base de dados de Acesso, também pode criar consultas, formulários e relatórios. Consulte os dados de importação numa base de dados de acesso.

Use listas consistentemente em todos os sites    - Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de listas, pode adicionar consistência em várias listas com tipos de conteúdo, colunas de sites e modelos. Estas funcionalidades permitem-lhe reutilizar as definições e a estrutura da lista de forma eficiente. Por exemplo, pode criar um tipo de conteúdo para um problema de atendimento ao cliente que especifica certas colunas (como o contacto com o cliente) e processos de negócio para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é a criação de uma coluna de site para nomes de departamentos que tem uma lista de departamentos. Pode reutilizar a coluna em várias listas para garantir que os nomes aparecem sempre da mesma forma em cada lista.

Trabalhar em itens de lista de um programa de e-mail    - Utilize um programa de e-mail compatível com as tecnologias da Microsoft, pode levar consigo informações importantes da lista. Por exemplo, com o Outlook, pode visualizar e atualizar tarefas, contactos e conselhos de discussão no seu site a partir do Outlook. Consulte uma lista externa ao Outlook.

Definir segmentagem de conteúdo    -     Permitir que o público direcione para filtrar itens por grupos.

O tipo de lista que usa depende do tipo de informação que está a partilhar.

Anúncios    - Partilhar notícias e status e fornecer lembretes. Os anúncios suportam formatação melhorada com imagens, hiperligações e texto formatado.

Contactos    - Armazenar informações sobre pessoas ou grupos com quem trabalha. Se estiver a utilizar um programa de gestão de email ou de contacto compatível com as tecnologias da Microsoft, pode visualizar e atualizar os seus contactos a partir do seu site no outro programa. Por exemplo, pode atualizar uma lista de todos os fornecedores da sua organização a partir de um programa de e-mail compatível com tecnologias microsoft, como o Outlook. Uma lista de contactos não gere os membros do seu site, mas pode ser usada para armazenar e partilhar contactos para a sua organização, como uma lista de fornecedores externos.

Áreas de debate    - Proporcionar um local central para registar e armazenar discussões de equipas semelhantes ao formato dos newsgroups. Se o seu administrador tiver ativado listas no seu site para receber mensagens de correio e-mail, os conselhos de discussão podem armazenar discussões de e-mail a partir dos programas de e-mail mais comuns. Por exemplo, pode criar um painel de discussão para o novo lançamento do produto da sua organização.

Ligações    - Fornecer uma localização central para ligações à Internet, à intranet da sua empresa e a outros recursos. Por exemplo, pode criar uma lista de links para os Web sites dos seus clientes.

Links Promovidos    - Apresentar um conjunto de ações de ligação num layout visual.

Calendário    - Armazenar os eventos da sua equipa ou para situações específicas, como férias na empresa. Um calendário proporciona vistas visuais, semelhantes a um calendário de secretária ou parede, dos eventos da sua equipa, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos durante todo o dia. Também pode rastrear os marcos da equipa, tais como prazos ou datas de lançamento do produto que não estão relacionadas com um intervalo de tempo específico. Se estiver a utilizar um e-mail ou um programa de calendário compatível com as tecnologias da Microsoft, pode visualizar e atualizar o seu calendário a partir do seu site enquanto trabalha no outro programa. Por exemplo, pode comparar e atualizar o seu calendário no site com datas do calendário do Outlook, visualizando ambos os calendários lado a lado ou sobrepostos entre si no Outlook. 

Tarefas    - Acompanhe informações sobre projetos e outros eventos a fazer para o seu grupo. Pode atribuir tarefas às pessoas, bem como acompanhar o estado e a percentagem completa à medida que a tarefa avança para a conclusão. Se estiver a utilizar um programa de e-mail ou gestão de tarefas compatível com as tecnologias da Microsoft, pode visualizar e atualizar as suas tarefas a partir do seu site no seu outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento da sua organização e, em seguida, vê-la e atualizá-la no Outlook juntamente com as suas outras tarefas. Ver Criar uma lista.

Tarefas do projeto    - Armazenar informações de tarefas com vista gantt e barras de progresso. Pode acompanhar o estado e a percentagem completada à medida que a tarefa avança para a conclusão. Se estiver a utilizar um programa de e-mail ou gestão de tarefas compatível com as tecnologias da Microsoft, pode visualizar e atualizar as suas tarefas de projeto a partir do seu site no seu outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas do projeto no seu site para identificar e atribuir o trabalho para criar um manual de formação, e depois pode acompanhar o progresso da sua organização a partir do Project. Ver Criar uma lista.

Rastreio de problemas    - Armazenar informações sobre questões específicas, tais como questões de apoio, e acompanhar o seu progresso. Pode atribuir problemas, categorizá-los e relacionar questões entre si. Por exemplo, pode criar uma lista de rastreio de problemas para gerir problemas e soluções de atendimento ao cliente. Também pode comentar questões sempre que as edita, criando um histórico de comentários sem alterar a descrição original do assunto. Por exemplo, um representante do atendimento ao cliente pode registar cada passo dado para resolver um problema e os resultados. Também pode utilizar uma lista de Rastreio de Problemas com um fluxo de trabalho de três estados para ajudar a sua organização a gerir problemas ou rastreio de projetos. Ver Criar uma lista.

Inquérito    - Recolher e compilar feedback, como um inquérito de satisfação dos colaboradores ou um questionário. Pode desenhar as suas perguntas e respostas de várias maneiras e ver uma visão geral do seu feedback. Se tiver uma folha de cálculo ou um programa de base de dados instalado que seja compatível com as tecnologias da Microsoft, pode exportar os seus resultados para os analisar ainda mais. Ver Criar uma pesquisa.

Personalizado    - Comece uma lista do zero. Também pode criar uma lista personalizada que é baseada numa folha de cálculo, se tiver um programa de folha de cálculo compatível com as tecnologias da Microsoft. Por exemplo, pode importar uma lista do Excel que criou para armazenar e gerir contratos com fornecedores. Ver Criar uma lista com base numa folha de cálculo.

Listas externas    - Trabalhe com dados que são armazenados fora de uma lista, mas que pode ler e escrever dentro da Microsoft 365. A fonte de dados de uma lista externa chama-se tipo de conteúdo externo. Ao contrário de uma lista nativa do Microsoft 365, uma lista externa utiliza os Serviços de Conectividade Empresarial para aceder diretamente a dados a partir de um sistema externo (como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server), seja uma base de dados, serviço Web ou sistema de linha de negócio.

Lista personalizada na Visualização da folha de    dados - Crie uma lista em branco semelhante a uma lista personalizada, mas para exibir a lista por padrão na vista da folha de dados. A vista da folha de dados fornece uma grelha de dados para visualização e edição de dados como linhas e colunas. Pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e sequências de ordenação, apresentar valores e totais calculados e editar convenientemente dados em células de grelha. A vista da folha de dados requer o Office instalado num computador cliente de 32 bits e num browser que suporta controlos ActiveX.

Lista de estatutos    - Mostrar e acompanhar os objetivos do seu projeto. A lista inclui um conjunto de ícones coloridos para comunicar o grau em que os objetivos são cumpridos.

Circulação    - Envie informações, incluindo carimbos de confirmação, aos membros da sua equipa.

Lista de Dicionário Microsoft IME    - Utilize dados na lista como dicionário Microsoft IME. Pode converter os itens da coluna reading para exibir utilizando o Microsoft IME e ver o conteúdo em Comentário na janela IME Comment. Os dados podem ser ligados a uma URL específica.

Lista de conteúdos do PerformancePoint    - Guarde itens de painel, tais como cartões de pontuação, relatórios, filtros, páginas de dashboard e outros itens de painel que crie utilizando o PerformancePoint Dashboard Designer.

Línguas e Tradutores    - Utilizar com um fluxo de trabalho de Gestão de Tradução numa Biblioteca de Gestão de Tradução. O fluxo de trabalho utiliza a lista para atribuir tarefas de tradução ao tradutor especificado na lista para cada idioma. Pode criar esta lista manualmente, ou pode optar por ter esta lista criada automaticamente quando adicionar um Fluxo de Trabalho de Gestão de Tradução a uma biblioteca de Gestão de Tradução.

Lista KPI    - Acompanhe os indicadores-chave de desempenho que lhe permitem avaliar rapidamente os progressos realizados em função de objetivos mensuráveis. Pode configurar listas de KPI para acompanhar o desempenho utilizando uma das quatro fontes de dados: dados introduzidos manualmente, dados numa lista microsoft 365, dados em livros de excel ou dados dos Serviços de Análise — um componente do Microsoft SQL Server. Após a criação da lista KPI, pode utilizá-la para visualizar o estado do indicador numa página do painel de instrumentos.

Folha de cálculo de importação     - Utilize colunas e dados a partir de uma folha de cálculo existente. Importar uma folha de cálculo requer o Microsoft Excel ou outro programa compatível.

  1. Nos Sites, clique em Definições Definições: atualizar o seu perfil, instalar software e ligá-lo à nuvem e, em seguida, clique nos conteúdos do Site.

  2. Clique no ícone Adicionar um aplicativo.

    Adicionar um ícone de aplicação no diálogo conteúdo do site.
  3. Percorra e clique na aplicação que pretende utilizar. Pode haver mais de uma página.

  4. Dê à aplicação um nome único para que possa recordá-la mais tarde para uma página, e clique em Criar.

  5. Quando voltar ao ecrã de conteúdos do Site, pode fazer três coisas:

    • Feche a janela e volte para a página. Adicione a nova aplicação na sua página utilizando Inserir Peças Web.

    • Clique na aplicação e comece a introduzir dados.

    • Clique nas elipses ... e, em seguida, clique em alterar Definições. Pode adicionar colunas, alterar nomes e fazer outras tarefas aqui.

Embora possa utilizar as funcionalidades das listas de várias maneiras, a forma como as utiliza depende do tamanho e número de listas que tem e das necessidades da sua organização.

Armazenar muitos itens numa lista

Você pode querer uma grande lista para servir diversas necessidades. Por exemplo, você pode ter um grande número de problemas técnicos para rastrear em toda a sua organização, e as questões podem aplicar-se a vários projetos e grupos.

Utilize uma única lista quando:

  • O seu grupo precisa de ver informações sumárias sobre os itens da lista ou diferentes pontos de vista do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gestor pode querer ver o progresso em todas as questões técnicas para uma organização ou ver todas as questões que foram arquivadas no mesmo período de tempo.

  • As pessoas querem navegar ou procurar os problemas no mesmo local de um site.

  • Pretende aplicar as mesmas definições nos itens da lista, tais como versões de rastreio ou necessidade de aprovação.

  • Os grupos que trabalham na lista partilham características semelhantes, como os mesmos níveis de autorização. A permissão única pode ser aplicada a itens de lista específicos, mas se os níveis de permissão variarem muito, considere várias listas.

  • Pretende analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas para a lista. Pode receber alertas quando os itens da lista são alterados ou ver as alterações numa lista utilizando a tecnologia RSS. Os feeds RSS permitem aos membros do seu grupo de trabalho ver uma lista consolidada de informações que mudaram.

Pode querer várias listas quando houver diferenças distintas entre os itens que pretende gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com eles.

Utilize várias listas quando:

  • Não se espera que as pessoas precisem de resumos dos artigos juntos.

  • Os grupos de pessoas que trabalham com a informação são distintos e têm diferentes níveis de permissão.

  • É necessário aplicar diferentes configurações, tais como ver versão ou aprovação, a vários conjuntos de itens.

  • Não precisa de analisar os itens em conjunto ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

Seguem-se algumas das formas pelas quais pode organizar listas e listar itens:

Adicionar colunas    - Ajude o seu grupo a localizar os itens mais importantes, pode adicionar colunas à sua lista. Por exemplo, pode adicionar a coluna do Projeto a uma lista para ajudar as pessoas que trabalham em projetos específicos a visualizarem e trabalharem com mais facilidade com os seus itens. Também pode querer adicionar mais colunas se quiser recolher informações adicionais para cada item da lista, como o nome do departamento ou o nome de um empregado.

Se tiver vários itens numa lista, poderá considerar a indexação de determinadas colunas para melhorar o desempenho ao visualizar vários itens ou mudar de vista. Esta funcionalidade não altera a forma como os itens são organizados, mas pode permitir às organizações armazenarem mais facilmente um grande número de itens numa lista. No entanto, a indexação pode ocupar mais espaço na base de dados. Consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Criar vistas    - Utilize se as pessoas do seu grupo precisarem frequentemente de ver dados de uma determinada forma. As vistas utilizam colunas para classificar, agrupar, filtrar e exibir os dados. Também pode selecionar quantos itens são exibidos de uma vez em cada vista. Por exemplo, as pessoas podem navegar numa lista em conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo das suas preferências e da velocidade da sua ligação.

As vistas dão-lhe a flexibilidade para armazenar um grande número de itens numa lista, mas para ver apenas os subconjuntos que deseja num determinado momento, como apenas as questões que foram publicadas este ano, ou apenas os eventos atuais num calendário. Pode criar vistas pessoais que só estão disponíveis para si e, se tiver permissão para modificar uma lista, pode criar opiniões públicas que estejam disponíveis para todos. Consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Criar pastas    - Adicione pastas à maioria dos tipos de listas, se o proprietário da lista tiver permitido a criação de pastas. Isto é especialmente útil se os seus itens de lista podem ser divididos de uma forma particular, como por projeto ou por grupo. As pastas ajudam as pessoas a digitalizar e gerir mais facilmente os itens da lista. As tecnologias da Microsoft fornecem uma visão de árvore que permite às pessoas navegarem nos seus sites e pastas semelhantes à forma como funcionam com as pastas no seu disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter a sua própria pasta. Ver Criar uma pasta numa lista.

Consulte Também

Adicionar, editar ou eliminar itens de lista

Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca

Criar uma pasta numa lista

Eliminar uma pasta numa lista

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