Ligar uma lista externa ao Outlook

Pode ligar uma lista externa que contenha clientes, tarefas, compromissos ou mensagens com Microsoft Outlook 2013. Depois de ligado, pode ver, editar e imprimir os dados com a interface de utilizador familiar do Outlook como se fossem informações nativas do Outlook.

Se os dados que está a atualizar forem informações de contacto, como, por exemplo, relacionados com os seus clientes, pode ligar-lhes, enviar-lhes mensagens de e-mail e fazer pedidos de reunião. A sincronização dos dados é bidirecional ou bidirecional. As alterações efetuadas no Outlook 2013 são sincronizadas automaticamente com a origem de dados externa. As alterações efetuadas à origem de dados externa são sincronizadas com os itens no Outlook 2013, embora possa ser necessária uma operação de atualização.

Para obter mais informações, consulte Localizar conteúdo sobre dados externos.

O que pretende fazer?

Antes de começar
- Tarefas de pré-requisitos comuns
- Tarefas de pré-requisitos específicas do Outlook
Ligar uma lista externa ao Outlook 2013

Antes de começar

Trabalhar com dados externos exige várias tarefas com pré-requisitos para permitir um acesso seguro aos dados. A informação seguinte pode ajudá-lo a planear os seus próximos passos. Além disso, se tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, esta informação pode ajudá-lo a identificar o problema. Para aceder a dados externos, o utilizador ou um administrador tem de fazer o seguinte:

Tarefas de pré-requisitos comuns

Preparar a origem de dados externa Um administrador poderá ter de criar uma conta e fornecer permissões à origem de dados para garantir que as pessoas certas têm acesso aos dados e que os dados não acabam nas mãos erradas. Numa base de dados externa, o administrador também pode querer criar tabelas, vistas, consultas específicas, etc. para limitar os resultados ao que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar serviços e contas do SharePoint Um administrador tem de ativar os Serviços de Conectividade a Dados de Negócio e os Serviços de Arquivo Seguro.

Configurar os Serviços de Arquivo Seguro Um administrador tem de fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso para a origem de dados externa, criar uma aplicação de destino e definir as credenciais para a aplicação de destino.

Configurar os Serviços de Conectividade a Dados de Negócio Um administrador tem de garantir que o utilizador que cria o tipo de conteúdo externo tem permissão para o arquivo de metadados de Conectividade a Dados de Negócio e que os utilizadores adequados têm acesso ao tipo de conteúdo externo no qual a lista externa se baseia.

Criar um tipo de conteúdo externo Um utilizador tem de definir um tipo de conteúdo externo que contenha informações sobre ligações, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados utilizados para obter os dados da origem de dados externa.

Criar uma lista externa Um utilizador tem de criar uma lista externa com base no tipo de conteúdo externo e numa ou mais vistas da lista externa, conforme necessário.

Certifique-se de que os produtos do Office estão prontos para serem utilizados Para sincronizar dados externos com produtos do Office, tem de ter o Windows 7 ou posterior e os seguintes produtos de software gratuitos, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e WCF Data Services 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, é-lhe pedido automaticamente que transfira o software). Além disso, certifique-se de que a opção de instalação do Office, Serviços de Conectividade Empresarial está ativada (esta é a predefinição). Esta opção instala o Runtime de Cliente dos Serviços de Conectividade Empresarial que faz o seguinte: coloca em cache e sincroniza com dados externos, mapeia dados de negócio para tipos de conteúdo externo, apresenta o seletor de itens externos nos produtos do Office e executa soluções personalizadas dentro dos produtos do Office.

Tarefas de pré-requisitos específicas do Outlook

Ativar a funcionalidade Sincronização Offline para Listas Externos A funcionalidade farm e site, Sincronização Offline para Listas Externos, também tem de estar ativa. Esta funcionalidade está ativa por predefinição ao nível do farm, mas não está ativa por predefinição ao nível do site.

Criar um tipo de conteúdo externo suportado pelo Outlook Quando cria um tipo de conteúdo externo, um utilizador tem de ativar a opção de suporte sincronização offline e definir o campo Tipo de Item do Office para um dos seguintes: Contacto, Compromisso, Tarefa ou Publicação.

Mapear campos correspondentes Um utilizador tem de mapear um ou mais campos do tipo de conteúdo externo para os respetivos campos do Outlook.

Quando mapeia um tipo de conteúdo externo, como um Cliente, para um Tipo de Item do Outlook, como um Contacto, tem de mapear explicitamente os campos individuais no tipo de conteúdo externo, como Nome Próprio do Cliente, Apelido do Cliente, Endereço do Cliente e Telefone do Cliente, para os respetivos campos do Tipo de Item do Outlook, como o Nome Próprio de um contacto, LastName, BusinessAddress e BusinessPhone.

Não precisa de mapear todos os campos correspondentes, mas os seguintes campos têm de ser mapeados.

Tipo de Item do Outlook	Campo de Item do Outlook
Contacto	Apelido
Tarefa	Assunto
Compromisso	Início, Fim e Assunto
Publicar	Assunto

Os campos não mapeados, consoante o número, são apresentados como propriedades expandidas da seguinte forma:

Adjacente Anexado à região do formulário na parte inferior da página predefinida de um formulário do Outlook (2 a 5 campos).
Separar Adicionado como uma nova página a um formulário do Outlook (6 ou mais campos).

Se o tipo de conteúdo externo não mapear diretamente para qualquer Tipo de Item do Outlook, pode mapear os campos para um Tipo de Item de Publicação do Outlook, que é o tipo de item mais genérico.

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