Aplica-se a: O Outlook na Web, o novo Outlook para Windows e o Calendário no Microsoft Teams
Antes de começar
Precisa:
- Uma licença do Microsoft 365 Copilot.
- Uma reunião criada ou atualizada no Outlook na Web, no novo Outlook para Windows ou no Calendário do Microsoft Teams.
- Uma sala que adicionou à reunião.
O Outlook clássico para Windows não é suportado. O apoio está a ser desenvolvido.
A nova reserva aplica-se apenas aos quartos adicionados pelo organizador. Se outro participante adicionar uma sala, o Copilot não a remarcará automaticamente.
Ativar o Copilot Rebook salas de reuniões recusadas
Se uma sala for recusada, o Copilot tentará remarcá-la automaticamente quando a sala foi adicionada a partir de um cliente suportado ou através do agendamento do Copilot. A remarcação de salas recusadas está ativada por predefinição.
Adicionar uma sala a um cliente suportado
Depois de adicionar uma sala, verifique o controlo Rebook de salas recusadas no formulário de eventos, no Localizador de locais ou no Localizador de Salas no Outlook:
- Crie uma reunião ou abra uma reunião que organiza.
- Adicionar uma sala.
- Confirme se a opção Rereservar quartos recusados permanece ativada.
- Enviar o convite ou atualização para a reunião.
Peça ao Copilot para agendar uma reunião e adicionar uma sala
Pode pedir ao Copilot para agendar uma reunião e adicionar uma sala num passo. Por exemplo:
- "Agende uma reunião com a Bárbara e adicione uma sala."
- "Agende uma reunião de 30 minutos com o Alex para amanhã à tarde e adicione uma sala."
- "Agende uma reunião com o meu gestor para discutir o relatório de vendas do 1º trimestre e adicionar uma sala."
O Copilot confirma a sala selecionada e indica que a opção Rereservar salas recusadas está ativada.
O que acontece depois de enviar o convite
Se o quarto aceitar
Não é necessária qualquer ação. A reunião mostra a sala como confirmada.
Se a sala for recusada
O Copilot procura uma sala de substituição em segundo plano. Consoante a disponibilidade de sala, esta pesquisa pode demorar entre alguns minutos a algumas horas. Se o Copilot não encontrar uma sala disponível, tenta novamente todos os dias antes do início da reunião.
- Procura uma sala disponível semelhante à que foi recusada.
- Move-se entre as salas de candidatos enquanto procura um substituto.
- Atualiza a reunião apenas depois de uma sala substituta aceitar.
Os participantes não são notificados sobre salas de candidatos.
Pode editar o evento a qualquer altura, incluindo alterar a sala. O Copilot não bloqueia nem impede alterações manuais.
Enquanto o Copilot faz pesquisas
Se o Copilot não conseguir encontrar uma sala adequada na sua primeira pesquisa, o organizador da reunião recebe um e-mail da sala pedida com o assunto Copilot está à procura de uma sala. O e-mail explica que a sala pedida não está disponível, que não existe atualmente nenhuma sala semelhante disponível no edifício e que o Copilot continuará a pesquisar.
O e-mail é enviado uma vez, não diariamente. O organizador da reunião pode aguardar que o Copilot continue ou selecionar Editar Evento para alterar a sala ou outros detalhes da reunião.
Quando o Copilot encontra um substituto
Após a aceitação de uma sala de substituição, a localização da reunião é atualizada e os participantes recebem uma atualização da reunião informando-os que a localização foi alterada. O assunto da reunião permanece inalterado. O e-mail de confirmação identifica a sala original e a sala que o Copilot reservou:
Abra o evento para confirmar a localização atualizada. Continua a poder alterar a sala manualmente se a substituição não corresponder às suas necessidades.
Se o Copilot não conseguir encontrar uma sala disponível
Se o Copilot chegar ao fim da nova reserva sem encontrar uma sala disponível, pode receber uma notificação de que o Copilot não conseguiu encontrar uma sala disponível . Explica que o quarto solicitado não está disponível e que não foi encontrado nenhum quarto disponível no edifício:
Selecione Editar Evento ou abra a reunião a partir do seu calendário e atualize a sala ou outros detalhes da reunião.
Como o Copilot escolhe uma sala
O Copilot procura uma sala semelhante à que recusou a reunião. Considera:
- Contexto da localização: O andar, o edifício e a lista de quartos da sala original.
- Disponibilidade: Se existe ou não uma sala de candidatos disponível para a reunião.
- Histórico de reservas: Quartos associados às suas reservas anteriores.
- Capacidade: O tamanho das salas de candidatos. A capacidade é uma consideração, não um filtro obrigatório.
A ponderação exata e a ordem de contingência não são especificadas neste artigo.
As definições do plano de trabalho e da localização do trabalho podem afetar a ordem das recomendações com base no seu histórico de reservas, o que pode influenciar a sala que o Copilot acaba por selecionar.
Reuniões periódicas
A remarcação de salas do Copilot também funciona com reuniões periódicas.
Quando a sala aceita apenas algumas reuniões da série
Dependendo das definições de conflito da sala para pedidos recorrentes, a sala pode aceitar reuniões que não entrem em conflito com as reservas existentes e recusar as reuniões que o fazem. A resposta da sala lista a reunião em conflito:
Nesse caso, o Copilot ajuda a remarcar as reuniões recusadas na série. As reuniões aceites pela sala original permanecem inalteradas.
Quando a sala recusa todo o pedido periódico
O Copilot tenta primeiro remarcar a reunião ou série periódica. Se não conseguir remarcar toda a série com êxito, dá prioridade à reunião ou reuniões mais próximas, para que as reuniões futuras continuem a ter uma sala.
Desative a remarcação de salas do Copilot
Pode desativar a remarcação de salas do Copilot antes do início da reunião:
- Abra a reunião.
- Edite o evento.
- Localize a opção Rebook de salas recusadas no formulário de eventos, no Localizador de locais ou no Localizador de Salas.
- Desative a definição.
- Envie a atualização.
Desativar a definição impede futuras remarcações automáticas. Não remove uma sala que o Copilot já reservou. Para remover ou substituir uma sala aceite, edite a localização da reunião e envie uma atualização. Pode encontrar o botão de alternar no formulário de evento ou ao selecionar uma sala com Adicionar uma sala ou Localizador de Salas:
Notificações
| Situação | Quando o | O que o organizador da reunião recebe | O que os participantes recebem |
|---|---|---|---|
| O Copilot reservou um quarto para si | Depois de o Copilot remarcar com êxito uma sala recusada | Um e-mail de confirmação que identifica as salas originais e as salas de substituição | Uma atualização da reunião informando que o local mudou; O assunto da reunião não é alterado |
| O Copilot está à procura de uma sala | Quando a primeira tentativa de remarcação de um quarto recusado não encontra um substituto adequado | Um e-mail da sala solicitada | Sem notificação |
| O Copilot não conseguiu encontrar uma sala disponível | Quando a reunião está a menos de 24 horas do início e o Copilot não encontrou uma sala disponível | Uma notificação com uma opção para editar o evento | Sem notificação |
Perguntas mais frequentes
Posso escolher o quarto de substituição?
Não. O Copilot seleciona uma sala automaticamente. Se pretender uma sala específica, abra o evento e utilize Places Localizador ou o Localizador de Salas para alterar a sala.
Porque é que o Copilot não reservou um quarto recusado?
Verifique quem adicionou a sala à reunião. A nova reserva aplica-se apenas aos quartos adicionados pelo organizador. Se um participante tiver adicionado a sala, abra o evento e adicione ou altere a sala você mesmo.
Por que motivo recebi um cancelamento relacionado com o quarto original?
Na sua caixa de correio, substituir a sala recusada pode aparecer como um cancelamento da sala original da reunião. Esta ação libera apenas a reserva de quarto original. Não cancela a reunião no seu calendário nem o convite para os participantes.
Os participantes saberão que a sala foi alterada?
Sim. Depois de uma sala substituta aceitar, os participantes recebem uma atualização da reunião informando-os que a localização foi alterada. O assunto da reunião não é alterado. Não são notificados enquanto o Copilot estiver a procurar nas salas de candidatos.
Posso fazer alterações enquanto o Copilot está a pesquisar?
Sim. Abra o evento e altere a sala ou outros detalhes da reunião a qualquer momento. O Copilot não bloqueia alterações manuais.
Obter ajuda
Se a remarcação de salas do Copilot não funcionar como esperado:
- Confirme que foi o utilizador que adicionou a sala.
- Verifique se a opção Remarcar salas recusadas ainda está ativada.
- Verifique a resposta mais recente da sala e os detalhes da reunião.
- Abra o evento e atualize-o você mesmo se precisar fazer uma alteração imediatamente.
- Contacte o seu suporte técnico de TI ou administrador do Microsoft 365 se o Copilot selecionar repetidamente uma localização inesperada ou não conseguir encontrar salas que deveriam estar disponíveis.
O seu administrador pode utilizar a opção Configurar a remarcação de salas do Copilot para Exchange Online verificar:
- Informações Places completas e consistentes, incluindo andar, edifício e lista de quartos.
- A caixa de correio de sala ou recurso e a respetiva visibilidade no Localizador de Salas e no Localizador de Places.
- Política e processamento de reservas de quartos.
- Local de trabalho, local de trabalho e configuração da plataforma do plano de trabalho.