|
При вовлечении людей в работу над проектом помните о следующем:
Ссылки на другие статьи из серии справочных руководств по управлению проектами см. в статье Схема управления проектами. |
|---|
Советы по управлению проектами, которые следует прочитать до начала работы . . .
Если вы не знакомы с управлением проектами Если вы не знакомы с управлением проектами, вы можете понять, что есть больше, чем просто добавлять задачи, например, сколько людей на них положить, как учитывать праздники и отпуск людей, а также как и где помещать персональные данные, такие как номера телефонов, адреса электронной почты и сведения о заработной плате.
Вот подсказки, чтобы помочь вам на начальных этапах.
Узнайте, какие типы ресурсов можно назначать задачам Собрав необходимые сведения о задачах проекта, определите необходимые типы ресурсов.
- People ресурсы. Это ресурсы, которые обычно считаются работающими над задачами. Руководители проектов называют их иногда трудовыми ресурсами, в отличие от материалов и оборудования.
- Корпоративные ресурсы Эти ресурсы являются рабочими ресурсами, управляемыми и совместно используемыми в организации. Корпоративные ресурсы используются в приложении Project профессиональный.
- Материальные ресурсы К этим ресурсам относятся компьютеры или оборудование, используемые для выполнения задач.
- Универсальные ресурсы Эти ресурсы определяют требования к персоналу для задач, а не конкретных лиц, таких как столяра или разработчиков.
Подумайте о том, как количество ресурсов изменяет продолжительность Когда вы помещаете несколько ресурсов в задачу, вы ожидаете, что длительность задачи сократится. Однако во многих случаях добавление людей в задачу может иметь обратный эффект. Это может добавить дополнительные расходы, дополнительное общение и другие неэффективности. Например, проект нового платного моста, вероятно, не будет идти быстрее, если вы удвоите число архитекторов в проекте. Project позволяет контролировать, что происходит с длительностью задач после добавления в задачи.
Подумайте, как возможности пользователя влияют на продолжительность задач Опыт пользователя может напрямую повлиять на длительность задачи. Вы можете ожидать, что человек с пятилетним опытом завершит задачу за меньшее время, чем кто-то с двумя.
Если вы опытный руководитель проекта По мере того как проекты становятся больше, есть больше вещей, о которых следует думать. Теперь вы беспокоитесь об использовании ресурсов других отделов, найме подрядчиков, отслеживании работы сотен людей, создании отчетов для руководителей и многочисленных других сложностях, о которых вы раньше и не подозревали. К счастью, в Microsoft Project есть необходимые вам средства.
Вот несколько советов, как добиться большего успеха.
Проверка и уточнение оценок длительности Используйте собранные сведения о текущем проекте и аналогичных проектах для уточнения оценок длительности. Точность оценок в отношении требований к ресурсам (и, в конечном итоге, затрат по проекту) в большой степени зависит от того, насколько тщательно оценена длительность задач.
Отслеживание хода выполнения ресурса Убедитесь, что пользователи проекта регулярно отправляют обновления о состоянии задачи. Представления и отчеты в Microsoft Project помогут вам контролировать, чем все заняты.
Выявление проблем с перемещением ресурсов Project помогает определить, когда люди одновременно работают над слишком большим количеством задач.
Следите за своими базовыми показателями Базовые показатели предоставляют snapshot проекта, чтобы сравнить текущий прогресс с запланированным в начале.
Распределение работы по выравниванию Когда люди одновременно работают над слишком большим количеством задач, Project может настроить назначения для более реалистичной рабочей нагрузки. Выравнивание назначений ресурсов — единственный способ распределить нагрузку.
Экспорт данных проекта в Excel для дальнейшего анализа Excel может помочь вам, когда вам требуется дальнейший анализ сведений о проекте. Например, можно экспортировать сведения о задачах и ресурсах в Excel для получения расширенных отчетов о стоимости, а затем отобразить сведения с помощью спарклайнов, чтобы узнать, как расходуются затраты относительно объема выполненных работ.
Обучение сотрудников новым навыкам Крупные организации тратят время и деньги на обучение сотрудников новым навыкам и работе в различных средах. Обучение текущих сотрудников может быть экономически эффективным способом повышения производительности, чем привлечение новых сотрудников.
Шаг 1. Добавление людей в проект
| Добавление людей в проект | Вам понадобится добавить людей и другие ресурсы, прежде чем вы сможете назначить им работу над задачами. Другие ресурсы могут быть материальными (например, цемент или краска) или затратными (например, оплата за авиаперелет или обед). |
|---|---|
| Изменение рабочих дней в календаре проекта | После добавления пользователей в проект измените их рабочие календари, чтобы учесть их рабочее время. Проект предполагает, что большинство людей работают стандартную неделю, с понедельника по пятницу, с 8 утра до 17:00 Но вам не нужно придерживаться этого графика работы. |
| Добавление праздников и выходных дней | Всем нужен отпуск. Все иногда болеют. И все любят праздники. Учитывайте это незапланированное время, добавляя его в расписание. |
| Совместное использование ресурсов с помощью пула ресурсов | Вы можете добавить людей в свой проект с помощью пула ресурсов. Он позволяет хранить все сведения о пользователях в одном файле Project, который используется в составе главных проектов. |
| Скрытие столбца с конфиденциальной информацией | Вы можете добавить в проект конфиденциальную информацию, такую как сведения о зарплате и номера телефонов, но при этом скрыть ее в представлениях. |
Шаг 2. Назначение людей и других ресурсов задачам
| Назначение людей для работы над задачами | Добавив задачи в график, вы можете приступать к назначению людей для работы над ними. |
|---|---|
| Просмотр загрузки и доступности ресурсов | Вы можете найти в проекте или в нескольких проектах ресурсы, которые были выделены в целом или недостаточно, а также увидеть, привели ли выполненные вами назначения к каким-либо конфликтам. |
| Отображение названий задач рядом с отрезками диаграммы Ганта | Вам будет проще понять значения отрезков диаграммы Ганта, если рядом с ними будут отображаться названия задач. Это удобно при составлении отчетов и проведении собраний. |
| Ввод затрат на людей и материалы | При вовлечении людей в проект вы добавляете затраты на них. После назначения людей для работы над заданиями Microsoft Project автоматически подсчитывает стоимость проекта. |
| Проверка обновлений состояния | Если пользователи ввели свое рабочее состояние в Project Web App, вы можете увидеть изменения в расписании в Project. |
| Удаление ресурса из проекта | People оставить проекты, покинуть компанию или, возможно, потому, что вы неправильно написано имя, никогда не существовало в первую очередь. По всем этим причинам может потребоваться удалить людей из проекта. |
Шаг 3. Управление людьми и другими ресурсами
| Выбор правильного представления для просмотра ресурсов | После назначения заданий и начала работы воспользуйтесь множеством представлений Project, чтобы отслеживать ход проекта и вносить изменения в график. |
|---|---|
| Изменение длительности задачи | Один из способов решения проблем с рабочей нагрузкой — сократить время выполнения задач. |
| Выравнивание назначений ресурсов | Если участники проекта работают одновременно над слишком большим количеством задач, вы можете распределить работу более равномерно. |
| Изменение параметра "Фиксированный объем работ" для типов задач | Когда вы назначаете людей для работы над задачей или устраняете их от нее, Project увеличивает или сокращает длительность выполнения задачи. Это называется планированием с фиксированным объемом работ. Если вы не хотите, чтобы длительность выполнения задачи менялась, вы можете изменить параметр фиксированного объема работ задачи. |
| Отслеживание хода выполнения работы | Отслеживание работы по проекту осуществляется не только для того, чтобы гарантировать его своевременное завершение. Оно также позволяет учиться на ошибках и успехах проекта. |
| Сохранение базового плана | Когда ваш босс спрашивает, как ваш проект работает по сравнению с вашим первоначальным планом, последнее, что вы хотите сказать, это "Я не знаю". Вы можете избежать этого, сохранив версию базового плана до его запуска. |
| Создание отчета о проекте | Создавайте и настраивайте графические отчеты о ходе проекта. Вы можете просматривать эти отчеты в Project или экспортировать их в другие приложения, такие как PowerPoint, Word или Excel. |
Вернуться к статье Схема управления проектами