|
Вы внесли изменения в расписание проекта, и теперь дата окончания отодвинулась. Чтобы исправить ситуацию, откорректируйте задачи, которые больше всего влияют на дату окончания проекта. Эти задачи находятся на критическом пути проекта. Ссылки на другие статьи из серии справочных руководств по управлению проектами см. в статье Схема управления проектами. |
|---|
Советы по управлению проектами, которые следует прочитать до начала работы с Project
При внесении изменений в расписание следует обратить внимание на три фактора: стоимость проекта, его результаты и время. Их часто представляют в виде треугольника. Изменить одну из сторон треугольника, не затронув другие, невозможно.
Вот примеры того, как это может повлиять на дату завершения проекта.
- При сокращении срока работы над проектом вы можете получить увеличенную стоимость и уменьшенную область охвата.
- Если вы твердо намерены не изменять стоимость проекта, результатом может стать увеличение сроков и сокращение области охвата проекта.
- Если вы увеличите область охвата или количество конечных результатов, реализация проекта может потребовать большего времени и средств на дополнительные ресурсы или рабочих.
Если вы не знакомы с управлением проектами Независимо от того, насколько хорошо вы планируете проект, все пойдет не так. Чем раньше вы начнете искать проблемы, тем легче их будет исправить.
Вот несколько советов о том, как можно отслеживать и корректировать проект.
- В первую очередь изучите наиболее важные задачи Некоторые задачи важнее, чем другие, когда необходимо устранить проблемы в проекте. Больше всего на расписание влияют критические задачи, поэтому им следует уделить самое пристальное внимание.
- Получение правильного представления проекта Проект содержит множество представлений и отчетов, которые помогут вам выяснить, что не так с проектом. В случае простых проектов внимательно следите за днем завершения проекта при помощи диаграммы Ганта. В случае сложных проектов анализируйте таблицы отклонения или отчеты об освоенном объеме.
- Получение еженедельного отчета о состоянии Пользователям нелегко отправлять отчеты о состоянии работы. Проще всего такую информацию получать во время еженедельного собрания команды. Сбор информации о состоянии чаще, чем раз в неделю, будет непродуктивным.
Если вы опытный руководитель проекта Вы долгое время были руководителем проекта, но теперь вы столкнулись с проектом, который нуждается в тщательном мониторинге, чтобы оставаться в пределах бюджета.
К тому же ваш спонсор сообщает, что ему необходимы месячные отчеты об исполнении.
Вот несколько предложений, как начать мониторинг, создание отчетов и корректировку своего проекта.
- Создание базового плана для проекта После создания расписания сохраните базовую версию. Базовый план — это исходная версия вашего проекта, по которой вы можете сверять показатели хода выполнения задач.
- Получение правильного представления проекта Проект содержит множество представлений и отчетов, которые помогут вам выяснить, что не так с проектом. В случае сложных проектов анализируйте таблицы отклонения или отчеты об освоенном объеме.
- Получение еженедельного отчета о состоянии По мере того как проекты усложняются, можно использовать более сложные методы для сбора еженедельных отчетов о состоянии. Участники команды могут вносить информацию о состоянии в список задач SharePoint, который позже можно будет синхронизовать с Microsoft Project. Если вы используете Project профессиональный, вы также можете воспользоваться Project Web App, чтобы получать отчеты от участников рабочей группы. Сбор информации о состоянии чаще, чем раз в неделю, будет непродуктивным.
- Общие сведения об анализе полученных значений Анализ полученной стоимости помогает определить, выполняется ли проект.
Мониторинг проекта
| Отслеживание хода выполнения работы | Просмотр обновлений задач, выполненных участниками рабочей группы, помогает определить проблемные места проекта. Вы можете быстро отследить ход проекта при помощи диаграммы Ганта или использовать сложный анализ данных об освоенном объеме. Это позволит оценить, соответствует ли выполнение работ по проекту ожидаемым трудозатратам. |
| Отображение информации о составлении календарного плана задачи для изучения того, как идет составление календарного плана проекта | Узнайте, как планируется проект. Вы можете увидеть, как изменения в расписании задач влияют на дату окончания проекта. |
| Отображение критического пути проекта | Отобразите задачи, больше всего влияющие на конечную дату проекта. Сперва просмотрите эти задачи, чтобы исправить проблемы с графиком. |
| Выбор подходящего представления календарного плана проекта | Чтобы обнаружить, где могут быть проблемы, и внести изменения в расписание, используйте представления и отчеты в Project. |
| Создание и сохранение базового плана | Чтобы начать отслеживание, создайте новый базовый план, с которым будут сравниваться фактические показатели. |
| Просмотр отчета о возможных проблемах | Создавайте и настраивайте графические отчеты о ходе проекта. Просматривайте эти отчеты в Project или экспортируйте их в другие приложения, такие как PowerPoint, Word или Excel. |
| Поиск проблем с помощью анализа освоенного объема | Освоенный объем помогает вам ответить на следующие вопросы: "Имея данные об уже проделанной работе по проекту, сколько средств мы должны были потратить?". или "Мы закончим вовремя?" |
Устранение проблем
| Изменение даты начала или окончания | Выберите дату, которая начинается или заканчивается в дату, которая раньше даты текущего плана. Если это вариант для проекта, сначала попробуйте изменить дату начала. |
|---|---|
| Изменение длительности задачи | Сократите длительность задачи, чтобы завершить проект вовремя. Убедитесь, что вы сокращаете длительность критических задач, у которых самое сильное влияние на дату завершения проекта. |
| Выравнивание назначений ресурсов | Если участники проекта работают одновременно над слишком большим количеством задач, позвольте Project распределить трудозатраты по проекту, выровняв назначения ресурсов. |
| Прерывание задачи | Можно разделить одну задачу, если она состоит из нескольких элементов, над которыми могут работать одновременно разные ресурсы. Если разбить задачу критического пути на эти различные элементы с разными назначениями, возможно, вы сможете уложиться в дату окончания. |
| Добавление людей в проект | Задействуйте дополнительных людей в работе над задачами, выбивающими проект из графика. |
| Удаление ресурса | Удаление людей из задач — это еще один способ перенести дату окончания проекта. Слишком много людей, занятых одной и той же задачей, или неправильный выбор сотрудников могут вызвать коммуникационные проблемы, что может продлить срок выполнения задачи. |
| Изменение рабочих дней в календаре проекта | Вы можете удержать проект в рамках графика, изменив рабочие дни в календарях его участников. Вы можете добавить дополнительные рабочие дни в расписание сотрудников или договориться о сверхурочной работе. |
| Задайте вопрос на форуме проекта | Пусть на вопросы о Project ответят эксперты. Форум Project на Answers.com посещают опытные пользователи и консультанты Project, которые готовы ответить на ваши вопросы. |
| Передача сведений по проекту | После того как вы внесли изменения в расписание сотрудника, ознакомьте его с этими изменениями, чтобы информация не затерялась. |
| Понимание необходимости компромиссов при управлении проектом | Любое изменение, внесенное в проект, влечет за собой трату времени, денег или сокращение области охвата. Это факторы, которые вы жонглируете каждый день, чтобы поддерживать план проекта в соответствии с планом. Узнайте, как работать с этими ограничениями. |
| Планирование задач в Project | По мере того как Project изменяет расписание, задачи могут перемещаться неожиданно. Понимание большого "Почему?" за мощным механизмом планирования Project. |