SharePoint umožňuje organizáciám nájsť riešenia bežných podnikových problémov pomocou predpripravených webových častí a aplikácií. Jedinečný podnikový scenár určí typ lokality a webových častí, ktoré sa budú používať.
Pozrite si príklad príbehu nižšie a získajte ďalšie informácie o procese vytvárania lokality. Pomocou príbehov môžete zistiť, ako môžu rôzne typy rolí a oddelení v rámci organizácie spolupracovať s cieľom uspokojiť potreby používateľov a obchodné ciele. Porozumejte fázam vytvárania lokality – plánovaniu, zostavovaniu a správe – a typom úloh v jednotlivých etapách. Potom sa pustite do vytvárania lokality SharePoint.
Ak chcete rýchlo začať pracovať, zvážte použitie a prispôsobenie šablóny lokality riadenia projektov .
Ďalšie inšpiratívne zdroje:
- Zistite, čo všetko sa dá robiť s lookbookom SharePointu
- Podrobné pokyny na vytvorenie lokality pomocou sprievodcov
- Ďalšie príbehy o vytváraní lokalít SharePoint
Scenár: Produktový tím potrebuje vytvoriť zdieľaný zabezpečený priestor na ukladanie dokumentov, zdieľanie aktualizácií stavu a komunikáciu
Megan je projektová manažérka, ktorá je zodpovedná za vedenie tímu, ktorý pracuje na vydaní nového produktu v priebehu nasledujúcich 6 mesiacov. Vie, že potrebuje miesto na ukladanie tímových dokumentov, spoluprácu na obsahu, zdieľanie noviniek o projekte a komunikáciu s tímom. Megan tím v súčasnosti používa e-mail ako primárnu formu komunikácie a niektoré projektové dokumenty sú uložené na zdieľanom mieste, ale nie je možné k nim bezpečne získať prístup mimo kancelárie alebo z mobilného zariadenia.
Nová tímová lokalita:
Ciele scenára:
- Vytvorenie jednotného miesta pre novinky o projekte, tímovú spoluprácu a projektovú komunikáciu
- Umožnite efektívnejšie spôsoby komunikácie pomocou chatu a videokonferencií v reálnom čase
- Zjednotte tímové zdroje, ako je napríklad tímový kalendár, e-mailová adresa, OneNote a nástroj na správu úloh
- Bezpečne ukladajte súbory a priečinky na jednom mieste, ku ktorému možno získať prístup na diaľku alebo z ľubovoľného zariadenia
Postup vytvorenia lokality:
Plánovanie lokality - 1/2 dňa
Megan začína diskusiou o nápadoch s iným projektovým manažérom, ktorý v minulosti vytvoril podobnú lokalitu. Zistila, že najlepším spôsobom, ako začať pracovať s projektovou lokalitou, je požiadať svoj tím o pripomienky ku spôsobu komunikácie a spolupráce a k typom funkcií, ktoré budú pre novú projektovú lokalitu najcennejšie. Megan identifikuje najdôležitejšie priority svojich tímov a začne zhromažďovať dokumenty, obrázky a ďalší obsah.
Megan usúdi, že tímová lokalita SharePoint najlepšie vyhovuje potrebám jej tímu a projektu. Tímová lokalita SharePoint však neumožňuje konverzáciu v reálnom čase, pokiaľ neintegrujete aplikáciu Microsoft Teams. Megan spolupracuje so správcom nájomníkov SharePointu na zabezpečovaní dostupnosti aplikácie Microsoft Teams. Dozvie sa, že jej organizácia už má povolenie na používanie aplikácie Microsoft Teams, a stačí, ak sa uistí, že jej tímová lokalita je pripojená k skupine v Office 365.
Teraz je Megan pripravená začať budovať svoj projektový priestor a tímovú lokalitu pripojenú k službám Office 365.
Zostavenie lokality – 1/2 dňa
Megan vytvorí tímovú lokalitu SharePoint, pripojí lokalitu k skupine v Office 365 a vytvorí pripojený Microsoft Team. Pripojením k skupine automaticky poskytne svojmu tímu prístup k zdieľaným zdrojom, ako je kalendár skupiny, OneNote, Planner a e-mailová adresa.
- Pomocou webovej časti Planner môže tím sledovať a zdieľať podrobnosti o priebehu projektu
- Webová časť Správy pomáha organizácii informovať o aktualizáciách projektu a medzníkoch
- Tím má jednoduchý prístup k vzájomnej dostupnosti pomocou webovej časti Kalendár skupiny
- Pomocou webovej časti Rýchle prepojenia sa často používané interné prepojenia zvýraznia, aby ste k nim mali jednoduchý prístup
- Integrácia aplikácie Microsoft Teams poskytuje nové spôsoby komunikácie a spolupráce s konverzáciami v reálnom čase, videokonferenciami, možnosťami nahrávania schôdzí a ukladaním zdieľaných zdrojov z tímovej lokality SharePoint
Správa lokality – prebieha
- Raz týždenne Megan zverejňuje aktualizácie o stave projektu vo forme príspevkov s novinkami , ktoré je možné vyhľadávať, zobraziť vo webovej časti Správy a automaticky uverejniť v kanáli aplikácie Teams
- Megan kontroluje tímovú lokalitu každý pol mesiaca, aby sa uistila, že termíny a novinky projektu sú aktuálne
- Po spustení projektu plánuje Megan revidovať časti obsahu a webové časti, aby sa prispôsobila novému rytmu podpory produktu
- Megan každý mesiac hostí živé relácie otázok&a odpovedí hosťované spoločnosťou Microsoft Stream a automaticky sa synchronizujú s kartou Stream v kanáli Teams
Výsledky:
- Umožňuje členom tímu zostať v kontakte s kľúčovými aktualizáciami a rozširovať konverzácie prostredníctvom trvalých konverzácií a videokonferencií
- Zvýšenie produktivity tímu tým, že členom tímu umožníte spolupracovať na obsahu v aplikácii Teams alebo SharePointe bez ohľadu na to, kde práve pracujú
- Objem schôdzí a e-mailov pred spustením tímovej lokality sa znížil prostredníctvom zvýšenia informovanosti
- Umožnili členom vzdialeného tímu pracovať efektívnejšie
Ďalšia inšpirácia na vytváranie lokalít:
Použitie a prispôsobenie šablón lokality SharePoint
Interaktívny postup: Vytváranie lokalít
Knižnica Microsoft 365 na zvýšenie produktivity
Microsoft Tech Community – podpora prijatia