Použitie šablóny lokality na správu projektov v SharePointe

Šablóna lokality riadenia projektov je tímová lokalita navrhnutá tak, aby slúžila ako interná domovská stránka projektového tímu. Vytvorte priestor na spoluprácu pre svoj tím, kde môžete zdieľať aktualizácie projektu, zverejňovať poznámky zo schôdze a pristupovať k tímovým dokumentom.

V tomto článku sa s vami podelíme o prvky, ktoré sa nachádzajú v šablóne lokality na správu projektov v SharePointe, a diskutujeme o tom, ako môžete lokalitu prispôsobiť podľa vlastných predstáv.

Funkcie lokality

• Prispôsobiteľná lokalita s vopred vyplnenými obrázkami, webovými časťami a obsahom, ktorá inšpiruje redaktorov lokality pri prispôsobovaní tímom spolupracovať.
• Pripravená šablóna správy o stave projektu, ktorá umožňuje jednoduché publikovanie a zdieľanie aktualizácií projektu s tímom a partnermi.
• Pomocou aplikácie Microsoft Zoznamy môžete vytvoriť sledovanie projektov a zoznam na sledovanie problémov, ktoré vám pomôžu spravovať a sledovať podrobnosti o projekte s vaším tímom.

Krok 1: Pridanie šablóny lokality riadenia projektov

Najprv postupujte podľa pokynov na pridanie šablóny na novú alebo existujúcu lokalitu.

Krok 2: Kontrola vopred vyplneného obsahu lokality

Preskúmajte vopred vyplnený obsah lokality, webové časti a stránky a rozhodnite sa, ktoré prispôsobenia lokality budú potrebné na zosúladenie so značkou, hlasom a celkovým obchodným cieľom vašej organizácie.

Obsah šablóny vopred vyplnených lokalít, zoznamov a príspevkov so správami:

• Domovská stránka – poskytuje tímom miesto na jednoduché zdieľanie obsahu, spoluprácu a získavanie aktualizácií projektu
• Calendar – zobrazí tímový kalendár Outlooku
• Zoznam sledovania projektov – sledujte všetok priebeh práce súvisiaci s nadchádzajúcim projektom. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.
• Zoznam na sledovanie problémov – sledujte všetky problémy, ktoré môžu prekážať projektu. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.
• Knižnica dokumentov – jednoduchý a bezpečný prístup k súborom projektu
• Kôš – poskytuje prístup k nedávno zahodenému obsahu súvisiacemu s projektom.
• Šablóna správy o stave – Pomocou tejto predpripravenej šablóny môžete jednoducho publikovať správy o stave projektu pre svoj tím. Prispôsobte túto šablónu príspevku s novinkami úpravou webových častí zoznamu Text a Obrázok.

Krok 3: Prispôsobenie lokality

Po pridaní šablóny lokality riadenia projektov je čas ju prispôsobiť a prispôsobiť podľa seba. Ak chcete začať upravovať lokalitu, v pravom hornom rohu vyberte položku Upraviť . Teraz môžete začať s úpravami všetkých webových častí a ďalších prvkov na lokalite.

Kontrola stavu projektu a zoznamy na sledovanie problémov – webová časť hlavného banera slúži na informovanie členov tímu o stave projektu. Odpočítavanie času do spustenia projektu – webová časť Časovač odpočítavania umožňuje členom tímu oznámiť, koľko času zostáva na prípravu na spustenie projektu. Zvýraznenie často používaných zdrojov – webová časť Knižnica dokumentov poskytuje rýchly prístup k tímovým zdrojom a súborom. Kontrola nedávnej aktivity tímovej lokality – webová časť Aktivita lokality sa používa na zobrazenie naposledy zobrazeného obsahu ostatnými členmi tímu. Zobrazenie zoznamu plánov a termínov projektu – webová časť Udalosti slúži na vytvorenie zoznamu dôležitých termínov tímu. Zdieľanie tímových noviniek a oznámení – webová časť Správy slúži na publikovanie tímových oznámení a príležitostí na udalosti. Poskytnutie zoznamu najčastejšie používaných nástrojov – webová časť Rýchle prepojenia uľahčuje spoluprácu tým, že zostaví zoznam najčastejšie používaných nástrojov v rámci projektu. Poskytnutie prístupu ku kľúčovým kontaktom – webová časť People slúži na zoznam hlavných kontaktných miest na riadenie projektov.

Prispôsobte vzhľad lokality, navigáciu na lokalite, webové časti a obsah tak, aby vyhovoval potrebám používateľov a organizácie. Pri vykonávaní prispôsobení sa uistite, že lokalita je v režime úprav výberom položky Upraviť v pravom hornom rohu lokality. Pri práci môžete zmeny uložiť ako koncept alebo znova publikovať , aby boli úpravy viditeľné pre divákov.

1. Zvýraznenie stavu projektu pomocou webovej časti hlavného banera

1. Začnite výberom webovej časti hlavného banera a vyberte položku Upraviť vlastnosti ( ).
2. Potom vyberte možnosti vrstiev a dlaždíc , ktoré najlepšie vyhovujú potrebám organizácie.

Pozrite si rôzne rozloženia a ďalšie informácie o úprave webovej časti hlavného banera.

2. Pomocou webovej časti Časovač odpočítavania môžete členom tímu oznámiť, koľko času ešte zostáva

1. Začnite výberom webovej časti Časovač odpočítavania a vyberte položku Upraviť vlastnosti ( ).
2. Pridajte dátum a čas udalosti.
3. Vyberte formát pre zobrazenie časovača.
4. Pridajte výzvu do akcie zmenou prekrývajúceho sa textu a pridajte prepojenie na ďalšie informácie.
5. Prispôsobte obrázok na pozadí webovej časti výberom položiek Zmeniť, výberom zdroja obrázka a výberom položky Vložiť.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Časovač odpočítavania.

3. Používanie webovej časti Knižnica dokumentov na poskytnutie rýchleho prístupu k zdrojom

1. Ak chcete zmeniť zdroj zobrazenia alebo priečinka pre webovú časť Knižnica dokumentov, vyberte položku Upraviť vlastnosti ( ).
2. Na úpravu priečinkov, označení a obsahu knižnice dokumentov prejdite do knižnice v časti Obsah lokality. Vykonajte požadované úpravy a obsah sa aktualizuje vo webovej časti.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Knižnica dokumentov.

4. Používanie webovej časti Aktivita lokality na získanie aktuálnych informácií o aktivite tímu

1. Začnite výberom webovej časti Aktivita lokality a výberom položky Upraviť vlastnosti ( ).
2. Zadajte číslo na paneli nástrojov v časti Zobraziť tento počet položiek naraz.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Aktivita lokality.

5. Používanie webovej časti Udalosti na sledovanie dátumov a termínov

1. Začnite výberom webovej časti Udalosti a výberom položky Upraviť vlastnosti ( ).
2. Vyberte zdroj.
3. Potom vyberte rozsah dátumov , ktorý sa má zobrazovať na lokalite.
4. Potom vyberte rozloženie.
5. Vyberte maximálny počet položiek , ktoré sa majú zobraziť v tejto webovej časti.

Ďalšie informácie o webovej časti Udalosti.

6. Webová časť Správy slúži na zvýraznenie oznamov projektového tímu a príležitostí na udalosti.

1. Začnite výberom webovej časti Správy a výberom položky Upraviť vlastnosti ( ).
2. Potom vyberte zdroj správ obsahujúci informácie, ktoré chcete zobraziť.
3. Vyberte rozloženie, možnosti zobrazenia a filter , ktoré najlepšie zobrazujú členov tímu organizácie.
4. V časti Usporiadať určite poradie, v akom sa majú správy zobrazovať.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Správy.

7. Webová časť Rýchle prepojenia sa používa na zostavenie zoznamu nástrojov, ktoré sa v projekte najčastejšie používajú.

1. Prejdite na webovú časť Rýchle prepojenia, vyberte prepojenie a potom kliknite na položku Upraviť vlastnosti ( ).
2. V prípade potreby upravte prepojenie, názov, ikonu a popis.
3. Ak chcete pridať prepojenie, vyberte položku + Pridať prepojenia.

Pozrite si rôzne typy rozložení a možností úprav webovej časti Rýchle prepojenia.

8. Webová časť People sa používa na zoznam hlavných kontaktných miest pre projekty

1. Začnite odstránením obrázka webovej časti People.
2. Nájdite Panel s nástrojmi ( ) na pravej strane. Vyberte položku Zobraziť všetky webové časti a potom vyberte položku People (Ľudia) zo zoznamu webových častí alebo ju presuňte myšou.
3. Vyberte položku Upraviť vlastnosti () vo webovej časti People.
4. Zadajte meno osoby alebo názov skupiny a potom vyberte položku Uložiť .

Ďalšie informácie o webovej časti People.

Prispôsobenie nasledujúcich stránok v rámci lokality:

• Zoznam sledovania projektov – sledujte všetok priebeh práce súvisiaci s nadchádzajúcim projektom. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.
• Zoznam na sledovanie problémov – sledujte všetky problémy, ktoré môžu prekážať projektu. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.
• Šablóna správy o stave – Prístup k tejto šablóne nájdete v časti Nastavenia a potom v časti Obsah lokality. Pomocou tejto predpripravenej šablóny môžete jednoducho publikovať správy o stave projektu pre svoj tím. Prispôsobte túto šablónu príspevku s novinkami úpravou webových častí zoznamu Text a Obrázok .

Prispôsobenie vzhľadu a navigácie na lokalite

Pred zdieľaním lokality s inými používateľmi dokončite úpravy lokality tak, že zabezpečíte, aby ju používatelia mohli nájsť, jednoducho prechádzať prepojeniami a stránkami a rýchlo pristupovať k obsahu lokality.

• Upravte knižnice dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahratím zdrojov.
• Úprava a prispôsobenie navigácie na lokalite.
• Zmeňte vzhľad lokality prispôsobením motívu, loga, rozloženia hlavičiek a vzhľadu lokality.
• Pridajte alebo odstráňte stránky na túto lokalitu alebo v navigácii lokality , aby sa prispôsobili existujúcemu obsahu.
• Zvoľte, či chcete priradiť túto lokalitu k centrálnej lokalite v rámci svojej organizácie, alebo v prípade potreby pridajte túto lokalitu do existujúcej navigácie na centrálnej lokalite .

Krok 4: Zdieľanie lokality s inými používateľmi

Zdieľajte svoju lokalitu s ostatnými po tom, ako ste lokalitu prispôsobili, skontrolovali a publikovali konečný koncept.

1. Vyberte položku Nastavenia a potom položku Povolenia pre lokalitu.
2. Potom vyberte položku Pozvať ľudí a potom položku Pridať členov do skupiny a potom položku Pridať udeľte úplný prístup k obsahu tímovej lokality, zdieľaným zdrojom, ako je napríklad tímový kalendár Outlooku, a právam na úpravy lokality.
3. Potom vyberte položky Pozvať ľudí a potom Iba zdieľať lokalitu a potom položku Uložiť , aby ste zdieľali lokalitu, ale nezdieľajte zdroje ani práva na úpravu lokality.

Prečítajte si ďalšie informácie o spravovaní nastavení tímovej lokality, informácií o lokalite a povoleniach.

Krok 5: Údržba lokality

Ďalšou dôležitou fázou po vytvorení a spustení lokality je údržba obsahu lokality. Uistite sa, že máte plán na aktualizáciu obsahu a webových častí.

Najvhodnejšie postupy údržby lokality:

• Plánovanie údržby lokality – vytvorte plán kontroly obsahu lokality tak často, ako je to potrebné, aby bol obsah stále presný a relevantný.
• Pravidelné zverejňovanie správ – distribuujte najnovšie oznámenia, informácie a stav v rámci celej organizácie. Naučte sa pridať príspevok s novinkami na tímovú lokalitu alebo komunikačnú lokalitu a ukázať ostatným používateľom, ktorí budú uverejňovať oznámenia, ako môžu používať správy v SharePointe.
• Kontrola prepojení a webových častí – prepojenia a webové časti vždy aktualizujte, aby ste mohli využívať plnú hodnotu svojej lokality.
• Použitie analýzy na zlepšenie zapojenia – pomocou vstavanej zostavy údajov o používaní môžete zobraziť používanie lokality a získať tak informácie o obľúbenom obsahu, návštevách lokality a podobne.
• Pravidelná kontrola nastavenia lokality – Po vytvorení lokality v SharePointe môžete zmeniť nastavenia, informácie o lokalite a povolenia lokality.

Ďalšie zdroje na prispôsobenie

Získajte ďalšie informácie o plánovaní, zostavovaní a údržbe lokalít SharePoint.

Zobraziť ďalšie šablóny lokality SharePoint.