Vytváranie dokumentov balíka Office

Používanie farieb

Nikdy nepoužívajte farby ako hlavný nosič informácií, ak ich vaše publikum nedokáže správne vidieť. Ak je dôležité poznať presnú farbu, uveďte ju napríklad v menovke obrázka.

Nepoužívajte svetlomodrú farbu, pretože táto farba spôsobuje problémy ako prvá, keď oči starnú a strácajú citlivosť.

Používanie zvuku

Ak v dokumente používate zvuk, uistite sa, že tieto informácie sú dostupné aj v prípade, že ho nepočuť.

Ak chcete zjednodušiť prístup k videám a zvukom, môžete do dokumentu pridať popisy alebo titulky. Pomocou nich môžete dokument sprístupniť širšiemu publiku, napríklad osobám so sluchovým postihnutím alebo ľuďom hovoriacim iným jazykom ako tým, ktorý je použitý vo vašom klipe.

Chýbajúce alternatívne texty vo vizuáloch

Ak používate čítačku obrazovky, alternatívny text (Alt) popisuje vizuálny prvok pre tých, ktorí ho nevidia. Ak chcete, aby dokument bol prístupnejší, vždy použite alternatívne texty pre všetky tvary, obrázky, grafy, tabuľky a grafické prvky SmartArt. Ďalšie informácie o vhodnom používaní alternatívneho textu nájdete v téme Alternatívny text.

Zložitý štýl písania

Ak vás publikum nechápe, dokument automaticky stráca svoj účel.

Používajte krátke vety a jednoduchú gramatiku. Ak je obsah vhodný na prezentovanie vo forme zoznamu s odrážkami, urobte to tak. Zoznam s odrážkami je veľmi jednoduchý na vynútené používanie krátkych viet.

Ak máte na výber, vždy vyberte najjednoduchšie možné slovo; nemusíte publikum ohurovať svojím slovníkom.

Tabuľky v dokumentoch

Ak je to možné, nepoužívajte tabuľky v dokumentoch, pretože sledovanie obsahu tabuľky cez čítačku obrazovky môže byť náročné. Ak je potrebné použiť tabuľku, navrhnite ju dôkladne, aby bola čo najjednoduchšia. Vždy používajte nadpis na predstavenie tabuľky.

Ak vytvárate tabuľku s kódom HTML pre webovú stránku, používajte príslušné značky, ktoré čítačke obrazovky alebo Braillovej obrazovke poskytnú informácie o hlavičke tabuľky a údaje v kontexte. Používajte <TH> značky pre hlavičky a <TD> značky pre údaje v bunkách. A nezabudnite zahrnúť súhrn tabuľky do značky <table> na vysvetlenie účelu tabuľky.

Tabuľkové rozloženia dokumentov

Tabuľkové rozloženia sú populárne predovšetkým v bulletinoch vytvorených pomocou programu Word a Outlook. Vytvorením tabuľky s neviditeľnými orámovaniami a umiestnením jednotlivých článkov do jednotlivých buniek môžete jednoducho vytvoriť pôsobivý dokument. Vaši čitatelia s problémami zraku vyžadujúci čítačky sa vám však nepoďakujú. Nikdy nepoužívajte tabuľky ako nástroj rozloženia.

Pri navigácii v dokumente s rozložením tabuľky čítačky obrazovky a Braillove obrazovky čítajú tabuľky po riadkoch. Ak bol váš bulletin navrhnutý tak, aby sa čítal po stĺpcoch, čítačka sa stratí.

Snažte sa navrhnúť rozloženie dokumentu bez použitia tabuliek. Tipy a kolekciu šablón so zjednodušením ovládania, ktoré môžete použiť s rôznymi aplikáciami balíka Office, nájdete v téme Zjednodušenie ovládania šablón a Získajte šablóny so zjednodušením ovládania pre Office. Ak musíte použiť rozloženie tabuľky, uistite sa, že je navrhnutá tak, aby sa čítala po riadkoch, a pokúste sa minimalizovať počet stlačení klávesu Tab alebo potiahnutí prstom na dosiahnutie konca.

Poradie navigácie a zameraní

Používatelia čítačiek obrazovky sa pri navigácii v dokumente spoliehajú na kláves Tab alebo potiahnutia prstom. Každým stlačením klávesu Tab alebo potiahnutím prstom v dokumente sa zameranie presunie do ďalšej časti a umožní čítačke obrazovky čítať obsah v danej časti.

Ak chcete umožniť dostupnú navigáciu so zjednodušeným ovládaním, dbajte na to, aby časti obsahu dokumentu boli logicky usporiadané. Je to dôležité najmä v prípade, že obsah dokumentu pozostáva zo samostatných textových a obrázkových častí umiestnených vedľa seba alebo nad sebou, ako napríklad na powerpointovej snímke. Ak časti nie sú usporiadané logicky, čítačka obrazovky ich bude čítať v nesprávnom poradí, čo používateľovi neposkytne možnosť porozumieť obsahu. Ak chcete otestovať navigáciu, aktivujte čítačku obrazovky a presúvajte sa v dokumente stláčaním klávesu Tab alebo ťahaním prstom doľava alebo doprava na obrazovke. Kontrolujte, či sa zameranie presúva v dokumente podľa očakávaní.