Skupna raba in dostop do nabiralnika ali mape druge osebe v Outlooku

Skupna raba in dostop do mape ali nabiralnika v novem Outlooku

Z mapami v skupni rabi lahko komunicirate na dva načina: lastnik nabiralnika, ki želi dati v skupno rabo eno ali več map ali celoten nabiralnik. Povabljenec, oseba, ki jo je lastnik povabil v skupno rabo svoje mape ali nabiralnika.

• Lastnik mape ali nabiralnika: Kot lastnik nabiralnika lahko daste v skupno rabo celoten nabiralnik ali eno ali več map z drugimi, tako da dodelite ustrezne ravni dovoljenj. Skupna raba nabiralnika ali mape omogoči dostop, vendar prejemnika ne obvesti.
• Povabljena: Ko nekdo z vami da v skupno rabo nabiralnik ali mapo, morate za dostop do vsebine v skupni rabi ročno dodati nabiralnik ali mapo v skupno rabo v podokno mape. Dejanja, ki jih lahko izvedete, so odvisna od ravni dovoljenj, ki jo je dodelil lastnik.

Lastniški koraki:

Izbiranje in skupna raba mape ali nabiralnika z drugimi

Če želite dati eno ali več map v skupno rabo ali celoten nabiralnik z drugimi v organizaciji, sledite tem korakom:

1. V novem Outlooku se pomaknite do mape, ki jo želite dati v skupno rabo.
2. Z desno miškino tipko kliknite mapo in izberite Skupna raba in dovoljenja.
3. Če oseba v oknu Dovoljenja za mapo še ni vključena na seznam oseb, s katerimi delite vsebino, izberite , da jo dodate.
4. Vnesite ime ali e-poštni naslov osebe, ki ji podeljujete dovoljenje, in nato izberite Dodaj.
5. Na seznamu imen v oknu Dovoljenja za mapo izberite ime osebe, ki ste jo pravkar dodali.
6. V razdelku Dovoljenja izberite spustni meni Raven dovoljenj in izberite dovoljenja, ki jih želite podeliti temu uporabniku. Če niste prepričani, katero raven dovoljenj izbrati, glejte spodnji razdelek Razumevanje dovoljenj za skupno rabo.
   
7. Potrdite nastavitve skupne rabe in kliknite V redu. Oseba, s katero delite mapo, bo prejela e-poštno sporočilo z obvestilom, da ste z njo dali mapo v skupno rabo.

Kako delujejo dovoljenja nadrejene mape

Če želite omogočiti dostop do podmape v skupni rabi, mora Outlook zagotoviti vidnost strukture map nad njo (na primer: nabiralnik → mapa »Prejeto« → mapa projekta).

Če so tem nadrejenim mapam že dodeljena dovoljenja, jih Outlook ohrani. V nasprotnem primeru samodejno dodeli minimalno zahtevano dovoljenje (»Mapa je vidna«).

Dovoljenje »Vidna mapa« prejemniku omogoča samo krmarjenje v mapo v skupni rabi; Ne dovoljuje jim ogleda vsebine nadrejenih map ali interakcije z njo.

Odstranjevanje pravic skupne rabe

1. V novem Outlooku se pomaknite do mape, ki jo dajete v skupno rabo.
2. Z desno tipko miške kliknite mapo in izberite Skupna raba in dovoljenja.
3. Izberite osebo, s katero delite vsebino, in nato izberite ikono Izbriši .

Koraki povabljenca:

Sprejemanje in ogled mape ali nabiralnika, ki je v skupni rabi z vami

Ko nekdo deli mapo z vami, je poslano e-poštno sporočilo, da vas obvesti. Zdaj ga lahko dodate v podokno z mapami, tako da lahko do njega dostopate v novem Outlooku.

1. V podoknu mape z desno tipko miške kliknite V skupni rabi z mano.
2. Izberite Dodaj mapo ali nabiralnik v skupni rabi.
3. Vnesite e-poštni naslov ali ime osebe, ki je dala mapo v skupno rabo z vami, in kliknite Dodaj.
4. Ime osebe bo prikazano pod vozliščem V skupni rabi z mano. Razširite vozlišče, da si ogledate vse mape, ki jih je ta oseba dala v skupno rabo z vami.

Odstranjevanje mape ali nabiralnika v skupni rabi iz podokna z mapami

Če se odločite, da ne želite več videti nabiralnika ali mape druge osebe vsakič, ko odprete nov Outlook, z desno tipko miške kliknite mapo in izberite Odstrani mapo v skupni rabi.

Razumevanje dovoljenj za skupno rabo

V spodnji tabeli je podrobno opisana vrsta dejanj, ki jih lahko povabljenec izvede, odvisno od nastavljene ravni dovoljenja .

Lastnik mape ali nabiralnika: dodelitev dovoljenj za mapo

1. V klasičnem Outlooku v podoknu mape z desno tipko miške kliknite mapo, ki jo želite dati v skupno rabo, in nato izberite Lastnosti.
2. Če želite poiskati uporabnike ali skupine stikov, s katerimi želite dati mapo v skupno rabo, na zavihku Dovoljenja v razdelku Dovoljenja izberite Dodaj.
3. Na globalnem seznamu naslovov izberite želene uporabnike in skupine stikov in nato kliknite Dodaj. Ko dodate uporabnike ali skupine, so ti prikazani v polju desno od gumba Dodaj. Ko končate z dodajanjem uporabnikov, kliknite V redu.
   
4. Izberite uporabnika, s katerim želite dati v skupno rabo, in na spustnem seznamu izberite raven dovoljenj.
5. Raven dovoljenj se znižuje od Lastnika, ki ima največ pravic, do Sodelavca, ki ima najmanj pravic.
6. Ko izberete raven dovoljenj, lahko izberete gumbe ali potrdite oz. počistite polja in tako natančneje določite dovoljenja. Če ste to naredili, se Reven dovoljenj za uporabnika ali skupino spremeni na Po meri.
   Na tem primeru imata osebi Diane in Kim vgrajeni ravni dovoljenj »Avtor« in »Urednik s pravico objavljanja«. Osebi Vernon pa je bila dodeljena raven »Urednik«, ki je bila pozneje prilagojena, tako da lahko Vernon briše svoje elemente.
   
7. Nastavite različna dovoljenja za druge uporabnike ali skupine tako, da ponovite korake od 2 do 6.
8. Kliknite V redu.
9. Z desno tipko miške kliknite svoj e-poštni naslov na vrhu strukture map in izberite Dovoljenja za mape. Naslov okna bo »Outlook danes – [user@contoso.com] Lastnosti«.
10. Dodajte iste uporabnike, ki ste jim prej dali dostop, in jim dodelite samo dovoljenje za vidno mapo .
11. Kliknite V redu.

Povabljena: Dostop do mape ali nabiralnika druge osebe v klasičnem Outlooku

Če uporabljate klasični Outlook, se nabiralnik, do katerega ste dobili dostop, samodejno prikaže na seznamu map. V spodnjem primeru je Adam Barr dobil dostop do nabiralnika Kim Akers. Kimin nabiralnik se samodejno prikaže na Adamovem seznamu map.

Kaj lahko naredite v tem nabiralniku, je odvisno od ravni dovoljenj, ki vam jih je dodelila oseba, ki je z vami dala v skupno rabo svoj nabiralnik.

Skupna raba in dostop do mape ali nabiralnika v Outlook v spletu

Z mapami v skupni rabi lahko komunicirate na dva načina: lahko ste lastnik nabiralnika, ki želi dati v skupno rabo eno ali več map ali celoten nabiralnik.

• Lastnik mape ali nabiralnika: Kot lastnik nabiralnika lahko daste v skupno rabo celoten nabiralnik ali eno ali več map z drugimi, tako da dodelite ustrezne ravni dovoljenj. Skupna raba nabiralnika ali mape omogoči dostop, vendar prejemnika ne obvesti.
• Povabljena: Ko nekdo z vami da v skupno rabo nabiralnik ali mapo, morate za dostop do vsebine v skupni rabi ročno dodati nabiralnik ali mapo v skupno rabo v podokno mape. Dejanja, ki jih lahko izvedete, so odvisna od ravni dovoljenj, ki jo je dodelil lastnik.

Lastnik mape ali nabiralnika: skupna raba mape ali nabiralnika z drugimi

Če želite dati eno ali več map v skupno rabo ali celoten nabiralnik z drugimi v organizaciji, sledite tem korakom:

1. V Outlooku v spletu se pomaknite do mape, ki jo želite dati v skupno rabo.
2. Z desno miškino tipko kliknite mapo in izberite Skupna raba in dovoljenja.
3. Če oseba v oknu Dovoljenja za mapo še ni vključena na seznam oseb, s katerimi delite vsebino, izberite , da jo dodate.
4. Vnesite ime ali e-poštni naslov osebe, ki ji podeljujete dovoljenje, in nato izberite Dodaj.
5. Na seznamu imen v oknu Dovoljenja za mapo izberite ime osebe, ki ste jo pravkar dodali.
6. V razdelku Dovoljenja izberite spustni meni Raven dovoljenj in izberite dovoljenja, ki jih želite podeliti temu uporabniku. Če niste prepričani, katero raven dovoljenj izbrati, glejte razdelek pod možnostmi za skupno rabo mape.
   
7. Potrdite nastavitve skupne rabe in kliknite V redu. Oseba, s katero delite mapo, bo prejela e-poštno sporočilo z obvestilom, da ste z njo dali mapo v skupno rabo.

Kako delujejo dovoljenja nadrejene mape

Če želite omogočiti dostop do podmape v skupni rabi, mora Outlook zagotoviti vidnost strukture map nad njo (na primer: nabiralnik → mapa »Prejeto« → mapa projekta).

Če so tem nadrejenim mapam že dodeljena dovoljenja, jih Outlook ohrani. V nasprotnem primeru samodejno dodeli minimalno zahtevano dovoljenje (»Mapa je vidna«).

Dovoljenje »Vidna mapa« prejemniku omogoča samo krmarjenje v mapo v skupni rabi; Ne dovoljuje jim ogleda vsebine nadrejenih map ali interakcije z njo.

Lastnik mape ali nabiralnika: odstranite pravice skupne rabe

1. Pomaknite se do mape, ki jo dajete v skupno rabo.
2. Z desno tipko miške kliknite mapo in izberite Skupna raba in dovoljenja.
3. Izberite osebo, s katero delite vsebino, in nato izberite ikono Izbriši .

Povabljena: sprejemanje in ogled mape ali nabiralnika, ki je v skupni rabi z vami

Ko nekdo deli mapo z vami, je poslano e-poštno sporočilo, da vas obvesti. Zdaj lahko to dodate v podokno z mapami v Outlook v spletu, tako da lahko dostopate.

1. V podoknu mape z desno tipko miške kliknite V skupni rabi z mano.
2. Izberite Dodaj mapo ali nabiralnik v skupni rabi.
3. Vnesite e-poštni naslov ali ime osebe, ki je dala mapo v skupno rabo z vami, in kliknite Dodaj.
4. Ime osebe bo prikazano pod vozliščem V skupni rabi z mano. Razširite vozlišče, da si ogledate vse mape, ki jih je ta oseba dala v skupno rabo z vami.

Povabljena: odstranite mapo ali nabiralnik v skupni rabi iz podokna mape

Če se odločite, da ne želite več videti nabiralnika ali mape druge osebe vsakič, ko odprete Outlook v spletu, z desno tipko miške kliknite mapo in nato kliknite Odstrani mapo v skupni rabi.

Možnosti za skupno rabo mape

V spodnji tabeli je podrobno opisana vrsta dovoljenja, ki je bila dodeljena glede na raven dovoljenja, ki ste jo nastavili.