Novi Outlookovi namigi za izvršne skrbnike in pooblaščence

Poiščite čas in zahtevajte osebni dogodek

Ko načrtujete sestanek, kliknite Poišči čas, da preprosto poiščete primerne časovne termine na koledarjih udeleženca. Razpoložljivost si lahko ogledate tako, da kazalec miške premaknete na ikono udeleženca.

Osebno udeležbo lahko zahtevate tudi tako, da vklopite stikalo Osebni dogodek . Še vedno lahko dodate povezavo do srečanja v aplikaciji Teams za udeležence, ki se morda ne bodo mogli osebno pridružiti.

Načrtovanje osebnih dogodkov v Outlooku

Uporaba pomočnika za razporejanje

Uporabite pomočnika za načrtovanje, da preprosto poiščete čas za sestanke. V novem Outlooku si lahko ogledate časovne pasove udeležencev in oznake urnika v pomočniku za razporejanje.
Upoštevajte, da so časovni pasovi udeležencev prikazani le, če je vsaj en udeleženec v drugem časovnem pasu.

Uporaba pomočnika za načrtovanje za načrtovanje srečanj

Samodejna spletna srečanja

V novem Outlooku so vsa srečanja privzeto vzpostavljena. Preklopni gumb za srečanje v aplikaciji Teams je vklopljen, ko dodate udeležence v srečanje. Za razliko od klasičnega Outlooka so povezava do srečanja v aplikaciji Teams in podrobnosti dodani po pošiljanju povabila. Nato si lahko ogledate povabilo na srečanje, da si ogledate in kopirate podrobnosti srečanja v aplikaciji Teams.
Prizadevamo si, da bi to vedenje posodobili in vnaprej ustvarili povezave do srečanj, da bo izkušnja v prihodnosti ustrezala klasičnemu Outlooku.

Če uporabljate ponudnike spletnih^{srečanj drugih} ponudnikov, kot sta Zoom ali Cisco WebEx, bodo ti v tej nastavitvi prikazani kot možnosti ponudnikov srečanja, če imate nameščen njihov spletni dodatek.

Vsako srečanje naj bo spletno

Skrij seznam udeležencev

Zdaj lahko seznam udeležencev skrijete, da ne bo viden uporabnikom, ki prejmejo povabilo na srečanje. Ko ustvarjate novo srečanje, izberite »Možnosti odgovorov « in kliknite »Skrij seznam udeležencev«

Udeleženci lahko dodajajo sobe

V novem Outlooku lahko udeleženci dodajajo sobe tako, da posredujejo povabilo na srečanje v ustrezne sobe. Soba za srečanje bo nato prikazana vsem udeležencem.

Urejanje dogodkov v nizu

Novi Outlook za Windows ponuja te možnosti za urejanje niza srečanj:

1. Ta dogodek: Posodobitve le izbrani primerek niza srečanj.
2. Ta dogodek in vsi naslednji dogodki: Posodobitve izbranega primerka in vseh prihodnjih ponovitev v nizu, pretekli primerki pa ostanejo nespremenjeni. (Ta možnost ni na voljo v klasični različici Outlooka za Windows.)
3. Vsi dogodki v nizu: Posodobitve vsakega primerka v nizu srečanj.
   Spreminjanje sestanka, srečanja ali dogodka v Outlooku

Podvojite srečanje

Z desno tipko miške kliknite dogodek na površini koledarja in izberite »Podvoji dogodek« , da ga podvojite.

Dodajanje več časovnih pasov v koledar

Preprosto upravljajte srečanja v različnih časovnih pasovih v novem Outlooku. Novi Outlook vam omogoča, da v koledar dodate največ 20 časovnih pasov, klasični Outlook pa dovoljuje dodajanje le 3 časovnih pasov.

Upravljanje nastavitev časovnega pasu v Outlooku

Uporaba kategorij vodstvenih delavcev v koledarju

Izberite in pridržite (ali z desno tipko miške kliknite) dogodek v pogledu koledarja in izberite »Kategoriziraj «, da uporabite kategorije vodstvenega direktorja. Načrtujemo, da bomo v prihodnje izvršnim skrbnikom omogočili urejanje, dodajanje kategorij med priljubljene in brisanje kategorij vodstvenih delavcev.

Uporaba kategorij in opomnikov koledarja v Outlooku

Prejemanje obvestil o koledarju v skupni rabi

V novem Outlooku lahko uporabniki izberejo možnost prejemanja obvestil o spremembah dogodkov v koledarju v skupni rabi. Ta zmogljivost je razširjena na izvršnega direktorja in pooblaščence.

Koledarje, za katere želite privoliti v prejemanje obvestil, lahko izberete v razdelku »Nastavitve>« Calendar > Shared Calendars> Calendar updates.

Prejemanje obvestil iz koledarja v skupni rabi v Outlooku

Ne pošlji odgovora RSVP sledeno

Če uporabnik v klasičnem Outlooku med odgovarjanjem na odgovarjanje izbere »Ne pošlji odgovora «, organizator ne bo mogel slediti tej posamični odgovori.

Toda če v novem Outlooku uporabnik počisti potrditveno polje »E-poštni organizator « med odgovarjanjem in organizator ne bo prejel vidnega e-poštnega sporočila z odgovorom, bo organizator še vedno lahko sledil tej odgovarjanju, če sta organizator in udeleženec, ki odgovarja na sporočilo, v istem najemniku (ali organizaciji) M365.

V prihodnosti želimo podpirati sledenje odgovorov v različnih najemnikih.

Ohranite zavrnjena srečanja v koledarju in odgovorite na srečanja v mapi »Prejeto«

Zavrnjena srečanja ohranite v koledarju, da ste še vedno seznanjeni z njimi, in pozneje po potrebi posodobite odgovore. To lahko omogočite tako, da izberete Nastavitve>CalendarEvents>and invitations in kliknete potrditveno polje Shrani zavrnjene dogodke.

Srečanja, na katera ste odgovorili, lahko ohranite tudi v mapi »Prejeto«, tako da jih lahko pozneje lažje najdete. To lahko naredite iz NastavitveCalendarEvents>>and invitations>Vabila drugih ljudi in izberite Izbriši povabila iz mape »Prejeto« po odgovoru.
Te nastavitve boste morali omogočiti v nabiralniku vodje, da bodo upoštevane v koledarju pooblaščenca oziroma mapi »Prejeto«.

Prikaz zavrnjenega srečanja na koledarju

Spremljanje sestanka, ki se ga ne morete udeležiti

Z novo možnostjo odgovorov lahko obvestite organizatorja, da se ne morete udeležiti, vendar želite biti obveščeni. Še naprej boste imeli dostop do klepeta v srečanju ter morebitnih posnetkov in opomb s srečanja, če so na voljo. To je odličen način, da ostanete na tekočem o razpravah, ki se jim vi ali vaši vodstveni ne morete pridružiti.

Spremljanje sestanka v Outlooku

Odgovarjanje v živo ali virtualno

Če želite izvedeti, koliko ljudi se bo dogodka udeležilo osebno ali virtualno, ustvarite osebni dogodek tako, da ob polju za lokacijo vklopite preklopni gumb za osebni dogodek . Čeprav boste dogodek označili kot »osebno«, lahko dodate tudi srečanje v aplikaciji Teams za tiste, ki ne morejo priti v pisarno, a kljub temu želijo sodelovati.

Prejemniki bodo zdaj videli možnosti odgovorov za »Da«, »osebno«,»Da«, »virtualno« in »Da« brez podatkov o udeležencih.

Pošlji posodobitev dodanim/odstranjenim udeležencem

Zdaj lahko posodobitve srečanja pošljete le dodanim/odstranjenim udeležencem in ne vsem na seznamu prejemnikov.

Spreminjanje sestanka, srečanja ali dogodka v Outlooku

Povlecite in spustite e-poštna sporočila in priloge

Novi Outlook podpira vlečenje in spuščanje pošte in prilog v obrazec srečanja, da so poteki dela učinkoviti.

Kopiranje in izvoz udeležencev srečanja

Novi Outlook zdaj uvaja izboljšane funkcije za upravljanje udeležencev, med drugim tudi:

• Kopiranje: Preprosto kopirajte in prilepite podatke o udeležencih neposredno iz vmesnika
• Razvrsti: Razvrstite seznam udeležencev po abecednem vrstnem redu po prikazanem imenu (kmalu na voljo)
• Iskanje: Hitro poiščite udeležence z le nekaj pritiski tipk (kmalu na voljo)
• Prenos: Izvozite podrobnosti o sledenju udeležencem v datoteko .csv za zunanjo uporabo (kmalu na voljo)

Filtri pošte in pravila za izvršne skrbnike

V novem Outlooku lahko izvršni skrbniki uporabijo filter »Povabila na koledar« in tako preprosto poiščejo povabila na srečanje.

Za račun vodje lahko nastavite pravilo za prejemanje e-pošte za druge in ga samodejno premaknete v ločeno mapo, nato pa ga po želji kategorizirate.

Upravljanje e-poštnih sporočil s pravili v Outlooku

Povlecite in spustite e-poštna sporočila, da ustvarite opravila

Preprosto ostanite na tekočem tako, da povlečete e-poštna sporočila na seznam »Moj dan« in jih spremenite v opravila.

Upravljanje e-poštnih sporočil s pravili v Outlooku

Pripnite e-poštna sporočila za hiter dostop

E-poštno sporočilo lahko zdaj pripnete tako, da bo prikazano na vrhu mape »Prejeto«, s čimer prihranite čas, saj vam ga ni treba znova iskati. Premaknite kazalec miške na e-poštno sporočilo ali ga kliknite z desno tipko miške in izberite » Pripni «, da ga pripnete.

Načrtovanje pošiljanja e-pošte

V današnjem hibridnem delovnem svetu je vaš dan morda noč nekoga drugega, zato ne želite nekomu poslati e-pošte sredi noči. Z novim Outlookom lahko preprosto pošljete e-poštno sporočilo, ko želite. Preprosto izberite puščico spustnega menija poleg možnosti Pošlji in izberite Razporedi pošiljanje.

Zakasnite ali načrtujte pošiljanje e-poštnih sporočil v Outlooku

Odložitev e-pošte

S funkcijo dremeža lahko načrtujete čas ponovne dostave e-pošte v mapo »Prejeto«, ki se prikaže ob času, ko želite, tako da ga lahko obdelate, ko je pravi čas za vas. Z desno tipko miške kliknite katero koli sporočilo in izberite Dremež ali pa izberite Dremež na traku. Nato izberite čas, ko želite, da bo dostavljen.

Razveljavitev časa pošiljanja

Novi Outlook ponuja možnost razveljavitve pošiljanja. Ko pošljete e-pošto, je možnost razveljavitve prikazana za največ 10 sekund. Če želite upravljati tonastavitev, se lahko pomaknete do možnosti Nastavitve>MailCompose>in Odgovori> Razveljavi pošiljanje.

Nastavitev funkcije Izven pisarne

Samodejne odgovore lahko nastavite, ko niste v pisarni. Koledar lahko tudi blokirate in samodejno zavrnete nova srečanja iz te izkušnje. Če želite nastaviti samodejne odgovore, se pomaknite do Nastavitve>Računi>Samodejni odgovori.

Nastavitev samodejnega odgovora (odsotnost)

Uporaba spajanja dokumentov

Novi Outlook podpira osnovno zmogljivost spajanja dokumentov. V razdelku Novo e-poštno sporočilo izberite spustni meni Pošlji in izberite Začni spajanje dokumentov. Vsak prejemnik bo prejel svojo kopijo e-poštnega sporočila, ne da bi bili navedeni drugi prejemniki.

Napredno spajanje dokumentov bo kmalu na voljo in bo omogočilo spremenljiva polja v e-poštnem sporočilu, ki jih je mogoče izpolniti z vrednostmi, določenimi na seznamu. Za več podrobnosti sledite temu elementu načrta.