Administratörsguide för Microsoft 365-grupper i Outlook

Microsoft 365-grupper i Outlook erbjuder en kraftfull lösning för kommunikation och samarbete med personer både inom och utanför företaget. Skapa en grupp och dela inkorgen, kalendern, OneDrive, SharePoint-webbplatsen, OneNote-anteckningsboken med mera. Du kan också bjuda in gäster utanför företaget så att de kan samarbeta med samma resurser.

När du skapar en Microsoft 365-grupp skapar Outlook automatiskt en delad Outlook-inkorg, en delad kalender och ett dokumentbibliotek för att samarbeta med filer. Du kan också skapa ett Microsoft-team och integrera uppgifter med Planner i Teams. Du behöver inte tilldela behörigheter för alla dessa resurser manuellt eftersom medlemmar i gruppen automatiskt får de behörigheter som de behöver för verktygen som gruppen har tillgång till.

Microsoft 365-grupper ger medlemmarna med:

  • Delad inkorg – Det är här diskussionerna du tidigare hade i distributionslistorna äger rum. Den delade inkorgen är fullt sökbar och skapar på så sätt ett användbart arkiv med gruppens meddelanden. Nya gruppmedlemmar kan söka eller gå tillbaka i historiken för att snabbt läsa in det som diskuterats i gruppen tidigare. Mer information finns i Skicka ett e-postmeddelande till en grupp i Outlook.
  • Biblioteket för delade filer – Här kan dina användare lagra, dela och samarbeta om dokument, arbetsböcker, presentationer, bilder eller andra typer av filer som de behöver arbeta med. Mer information finns i Dela filer med en grupp i Outlook.
  • Delad kalender – Gruppen får en delad kalender där evenemang som rör gruppen kan publiceras. Alla medlemmar som prenumererar på gruppen bjuds automatiskt in till händelser som publiceras i kalendern. Det gör att händelserna även kan visas i deras personliga kalendrar om de vill. Mer information finns i Använda en gruppkalender i Outlook för att schemalägga och redigera händelser.
  • Delad OneNote-anteckningsbok – Gruppen har automatiskt tillgång till en delad OneNote-anteckningsbok där gruppmedlemmar kan samla in och samarbeta om information. Många grupper använder anteckningsgruppen för att skapa en aktiv wiki med vanliga frågor och andra resurser.
  • Gäståtkomst – Tidigare kunde du lägga till externa kontakter till distributionsgrupper men de kunde bara ta emot e-postmeddelanden. Med grupper kan du ge gäster åtkomst till e-postkonversationer, filer och den delade OneNote-anteckningsboken. Mer information finns i Använda grupper i Outlook som gäst.
  • Innehåll kan upptäckas – Grupper i Outlook är offentliga som standard, vilket innebär att de är enkla för andra i organisationen att upptäcka och gå med i, samt granska gruppens innehåll och delade material. Om gruppens innehåll är känsligt kan du göra gruppen privat, vilket döljer innehållet från personer som inte är medlemmar och kräver att gruppägaren godkänner alla förfrågningar om medlemskap.
  • Självbetjäning – IT-avdelningen behöver inte ta hand om förfrågningar från användare om att skapa grupper. Användare kan skapa sina egna grupper efter behov. Om du vill styra vilka användare i organisationen som kan skapa grupper kan du läsa Hantera vem som kan skapa Microsoft 365-grupper.

Administrera dina grupper

Microsoft 365 erbjuder flera användbara verktyg och funktioner för enklare hantering och administration av dina grupper.

Tips

Bokmärke Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter för enkel åtkomst till administratörsinformation om gruppskapande, delegering, e-posthantering, e-postflöde, återställning och användbara skript.

Kataloghantering

Att ha koll på katalogen är något som bekymrar alla administratörer. Här är några av de verktyg som Microsoft 365 erbjuder för att göra det enklare:

  • Namnprinciper – Med namnprinciper kan du ange vad som är godkända och inte godkända namn för grupper. Det gör att användare inte kan använda svordomar eller förbjudna namn för grupper. Du kan dessutom se till att alla gruppnamn får ett visst företagsprefix eller -suffix.
  • Dynamiskt medlemskap – Dynamiskt medlemskap gör att du kan använda regler för att ställa in gruppmedlemskap, vilket lägger till (eller tar bort) gruppmedlemmar baserat på metadata (som avdelning eller roll) i active directory. Mer information om hur du skapar medlemskap finns i Använda attribut för att skapa avancerade regler.
  • Dolt medlemskap – Om du av någon anledning vill att medlemskapet i en grupp ska vara konfidentiellt, till exempel om medlemmarna är elever, så kan du dölja medlemskap från externa parter.
  • Behörighet för skapande – Det kan finnas personer i organisationen som inte ska kunna skapa nya grupper. Det finns olika tekniker för att hantera behörighet att skapa grupper i katalogen. Se Hantera skapande av Microsoft 365 grupp.
  • Granskningsloggar – Du kan tryggt tillåta användare att skapa grupper och hantera gruppmedlemskap eftersom Microsoft 365-grupper kan du spåra vem som skapade eller tog bort en grupp samt vem som har gjort ändringar i medlemskapet. Mer information finns i Söka i granskningsloggen i Microsoft 365 Security & Compliance Center.

Leveranshantering

Leveranshantering innehåller några metoder för att hantera hur meddelanden ska skickas eller tas emot av gruppen. Det finns även verktyg för att övervaka meddelandeflödet. Mer information finns i Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter.

  • Skicka som och Skicka för – De här inställningarna ger specifika användare möjlighet att skicka e-postmeddelanden som om de kommer från gruppen eller är för gruppens räkning.
  • Avsändarbegränsningar – De här inställningarna gör att du kan styra vem som kan skicka meddelanden till gruppen. Gruppen kan konfigureras för att tillåta e-post från externa parter men du kan vilja begränsa detta till bara vissa specifika externa partner.
  • Stöd för externa användare – Genom att bjuda in gäster till gruppen kan du välja att de ska inkluderas i gruppens e-postkonversationer. Se Lägga till gäster i grupper i Outlook för att lära dig hur du lägger till gäster.
  • Transportregler – Transportregler fungerar på samma sätt för grupper som för Exchange server. Reglerna kan leta efter meddelanden som uppfyller specifika villkor och sedan utföra åtgärder på dessa meddelanden.
  • E-posttips – E-posttips är informativa meddelanden som visas för användare när de skriver ett meddelande. De kan minska antalet meddelanden som inte kan levereras genom att varna användare om meddelandet troligen ska till externa parter eller överskrider meddelandekvoter.
  • Flera proxyadresser – En grupp kan ha alias precis som en postlåda för en användare. Ytterligare proxyadresser kan vara praktiska för att ta emot meddelanden som skickats till andra alias eller för att göra det lättare att kontakta en grupp som har ett långt eller svårstavat namn. Mer information finns i Välj den domän som ska användas när du skapar Microsoft 365-grupper.
  • Maximal storlek för sändning och mottagning – Kvoter kan minska problemen när gruppen tar emot (eller skickar) extremt stora meddelanden och ger möjlighet att hantera lagrings- och bandbreddskrav.

Innehållspolicy

Microsoft 365 ger dig också några verktyg för att hantera vilken typ av innehåll som delas i gruppen. Mer information finns i Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter.

  • Riktlinjer för användning – Du kan definiera riktlinjer för användning för Microsoft 365-grupper – för att utbilda användarna om metodtips som hjälper dem att hålla sina grupper effektiva och utbilda dem om interna innehållsprinciper.
  • Dataklassificering – Du kan skapa ett anpassningsbart dataklassificeringssystem för Microsoft 365-grupper som tillåter uppdelning av grupper efter principtyp (till exempel "oklassificerad", "företagskonfidentiell" eller "topphemlig"). På så sätt kan grupperna använda principer för annat innehåll i organisationen. Med utökningsbara principer kan organisationen konfigurera en slutpunkt som anropas när en grupp skapas eller ändras, och du kan sedan implementera egna principer för att skapa eller ändra grupper.

Kontokrav

Alla Microsoft 365-prenumerationer som har Exchange Online och SharePoint Online stöder grupper. Detta inkluderar Business Essentials- och Business Premium-abonnemangen och Enterprise E1-, E3- och E5-abonnemang.

Om du har en Exchange-plan, kan du fortfarande få delad inkorg och delade kalenderfunktioner för grupper i Outlook men du får inte dokumentbiblioteket, Planner eller någon av de andra funktionerna.

Hantera ändringen till Microsoft 365-grupper

Användare har ibland svårt för förändring så det är viktigt att kommunicera med de aktiva medlemmarna i distributionslistorna och berätta vad de kan förvänta sig. Det här är information som ska finns med i meddelandet samt en del svar som kan vara till hjälp:

Vad är grupper i Outlook?

Microsoft 365-grupper i Outlook är en enhetlig samarbetslösning för grupper som behöver en lättåtkomlig plats att dela diskussioner, filer, kalendrar och anteckningar på. Den bästa funktionen är antagligen att gruppens inkorg bildar en historik över alla diskussioner vilket gör det enkelt att söka i tidigare diskussioner.

Mer information finns i Gruppfunktioner i Outlook.

Varför gör vi den här ändringen?

Vi får ofta förfrågningar om möjligheten att söka i de meddelanden som skickas till vår distributionslista för att hitta information som diskuterats tidigare. Genom att uppgradera distributionslistan till en grupp behöver användare inte längre besvara eller ställa samma frågor flera gånger.

Den nya gruppen kommer även att ha en kalender för våra gruppevenemang, ett bibliotek för delade filer och en OneNote-anteckningsbok där vi kan samarbeta och samla in information för framtida användning.

Behöver jag göra något för att bli medlem i gruppen om jag redan var medlem i distributionslistan?

Nej, om du redan är medlem i distributionslistan blir du automatiskt medlem i den nya gruppen.

Hur kommer jag åt den nya gruppen i Outlook? Hur fungerar det med Outlook på webben?

Du kommer åt den nya gruppen i kategorin Grupper som finns långt ned i navigeringsfältet till vänster. Om du använder gruppen ofta kan du visa den i favoriter genom att högerklicka på den och välja Visa i favoriter.

Dessutom finns det kostnadsfria mobila klienter för Microsoft 365-grupper tillgängliga på alla mobila plattformar (iOS, Android osv.) så att du enkelt kan komma åt gruppen var du än är.

Kan jag inte bara skicka e-post?

Självklart. Samma e-postalias som användes för distributionslistan kommer att fortsätta fungera för gruppen i Outlook.

Glöm inte...

Kom ihåg att tala om när ändringen görs och vem de ska kontakta om de har frågor.

Migrera dina distributionslistor (kontaktlistor)

Microsoft tillhandahåller inget verktyg för att konvertera en delad postlåda till en Microsoft 365-grupp eller tvärtom. Du kan emellertid uppgradera distributionslistor till Microsoft 365-grupper. Det är ett bra sätt att ge organisationens distributionslistor alla funktioner som finns i Microsoft 365-grupper. Mer information finns i Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter.

Vilka distributionslistor går inte att uppgradera till Microsoft 365-grupper?

Du kan bara uppgradera enkla distributionslistor som hanteras i molnet och inte är kapslade till Microsoft 365-grupper. Se Det går inte att uppgradera distributionslistor till Microsoft 365-grupper.

När du har migrerat kontaktlistan

När du har uppgraderat distributionsgruppen till en Microsoft 365-grupp finns det några uppföljningsuppgifter du kanske vill utföra för att se till att det går smidigt.

  • Följ upp med användarna – Stäm av med användarna direkt efter uppgraderingen och sedan igen efter några dagar. Om du visar att du lyssnar på de frågor de har är det större möjlighet att de blir nöjda och med bytet.
  • Övervaka åtaganderapporterna – Microsoft 365 Admin Portal har några bra rapporter som kan visa hur många användare som använder gruppen, hur ofta och vilka funktioner de använder. Rapporterna kan hjälpa dig utforma din uppföljning och användarutbildning samt visa på vilket sätt användarna drar störst nytta av den nya gruppen. Mer information finns i Aktivitetsrapporter i Administrationscenter för Microsoft 365.
  • Dela med dig av din upplevelse – Berätta för andra grupper i företaget att du uppgraderat din distributionsgrupp och vilka steg du utförde för att lyckas. Genom att dela med dig av den informationen hjälper du andra grupper att följa ditt exempel och lyckas med sina egna uppgraderingar.

Lär dig av Microsoft 365-grupper Tech Community

Har du frågor om Microsoft 365-grupper? Besök Microsoft 365-grupper Tech Community.

Skapa grupper från olika appar

Tips

Som standard kan alla användare skapa Microsoft 365-grupper. Läs mer på Hantera vem som kan skapa Microsoft 365-grupper.

Du kan skapa Microsoft 365-grupper från en mängd olika verktyg, inklusive Outlook, Outlook på webben, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams med mera. Vilka verktyg du väljer att utgå från beror på vilken typ av grupp du arbetar med. Till exempel brukar vi på Microsoft utgå från Outlook när vi skapar en grupp ordnad efter e-post och kalender. Om gruppen är för företagsövergripande kommunikation brukar vi börja med Viva Engage. För chattbaserat samarbete skulle vi utgå från Microsoft Teams.

Varken offentliga grupper eller privata grupper kan visas eller kommas åt av personer utanför organisationen om inte dessa personer uttryckligen har bjudits in som gäster. Mer information finns i Lägga till gäster i grupper i Outlook .

Metodtips för Microsoft 365-grupper

Hantera ägare, medlemmar och gäster

Gruppägare är moderatorer i gruppen. De kan lägga till eller ta bort medlemmar och har unika behörigheter, som möjligheten att ta bort konversationer från den delade Inkorgen eller ändra olika inställningar för gruppen. Gruppägare kan byta namn på gruppen, uppdatera beskrivningen eller bilden med mera. Om du är bekant med SharePoint-roller är gruppägare en webbplatssamlings administratör.

Tips

Du bör ha minst två ägare för en grupp om du kan. På så sätt kan den andra ägaren göra ändringar i gruppen även om inte den ena ägaren inte kan.

Gruppmedlemmar är de vanliga användarna i organisationen som använder gruppen för att samarbeta. De kan komma åt allt i gruppen men kan inte ändra gruppinställningar. De SharePoint-miljön motsvaras de av webbplatsmedlemmar. Mer information om hur du lägger till eller tar bort gruppmedlemmar finns i Lägga till, redigera och ta bort gruppmedlemmar i Outlook.

Gäster är som gruppmedlemmar, men de finns utanför organisationen. Som standard kan användarna bjuda in gäster till gruppen. Du kan styra den inställningen. Mer information finns i Lägga till gäster i grupper i Outlook.

Använda Microsoft Teams för en beständig, chattbaserad arbetsyta

Ett bra sätt att hålla kontakten med din grupp är Microsoft Teams. Microsoft Teams är en intern kanal för ditt team – en chattbaserad arbetsyta där du kan ha informella konversationer i realtid om specifika ämnen eller i specifika undergrupper inom gruppen. Även om Teams-integreringen inte kommer automatiskt kan du enkelt skapa en Teams-grupp baserat på din Microsoft 365-grupp.

När en grupp inte längre kan användas för sitt avsedda syfte kan du ta bort gruppen och frigöra systemresurser så att gruppen inte längre listas eller visas. Mer information finns i Redigera eller ta bort en grupp i Outlook . Om du inte vill komma ihåg att ta bort gamla grupper kan administratören ange principer för förfallotid som gör att gamla grupper går ut och tas bort automatiskt efter en angiven tidsperiod. Se även: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.

Etablering, namngivning och informationsskydd

Det finns tre huvudmodeller av etablering av Microsoft 365-grupper: Öppen, IT-ledd eller kontrollerad. Var och en har sin egen fördelar.

Modell Fördelar
Öppen (standard) Användarna kan skapa egna grupper efter behov utan att behöva vänta på eller störa IT-avdelningen
IT-ledd Användare begär en grupp av IT-avdelningen. IT-avdelningen kan vägleda dem i att välja de bästa samarbetsverktygen för deras behov
Kontrollerad Gruppskapandet begränsas till vissa personer, team eller tjänster (se: Kontrollera vem som kan skapa Microsoft 365-grupper)

Om du vill styra hur dina Microsoft 365-grupper namnges kan du använda namnprincipen för att tvinga gruppnamnen att följa vissa standarder, inklusive prefix eller suffix, samt blockera stötande namn. Se Namngivningsprinciper för Microsoft 365-grupper för mer information.

Varje grupp har minst en ägare som kan lägga till eller ta bort medlemmar och göra grundläggande administrationsuppgifter för gruppen och dess innehåll. Om ägaren (eller ägarna) av en grupp lämnar organisationen av någon anledning kan administratören tilldela en ny ägare till gruppen.

Om du dessutom har Exchange Online administratörsbehörighet kan du administrera grupperna via Microsoft 365 Admin Center (se Hantera gruppmedlemskap i Administrationscenter för Microsoft 365) eller via PowerShell (se Hantera Microsoft 365-grupper med PowerShell).

Så småningom kan du vilja ta bort en grupp från klientorganisationen. Mer information om hur du tar bort en grupp finns i: Ta bort en grupp i Outlook. Om en grupp tas bort av misstag kan administratörer återställa gruppen i upp till 30 dagar. Mer information finns i Återställa en borttagen Microsoft 365-grupp.

Om du föredrar ett mer automatiserat sätt att hantera livscykeln för dina Microsoft 365-grupper kan du använda förfalloprinciper för grupper att upphöra att gälla efter ett visst tidsintervall. Gruppens ägare får ett e-postmeddelande 30, 15 och 1 dag innan gruppen upphör att gälla så att de enkelt kan förnya gruppen om den fortfarande behövs. Se: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.

Begränsningar för Microsoft 365-grupper

Gruppgränser finns i Översikt över Microsoft 365-grupper för administratörer.

Om du planerar att använda funktionen “Tillbakaskrivning av grupp” via verktyget Azure Active Directory Connect är det maximala antalet tecken för attributet “Beskrivning” 448 tecken.

Mer information om SharePoint Online-lagring finns i Begränsningar för SharePoint Online.

Att hantera dina Microsoft 365-grupper är effektivare när du har användbar information om gruppanvändning. Microsoft 365 Admin Center har ett rapporteringsverktyg där du kan se information som lagringsanvändning, hur många aktiva grupper du har och även hur användarna använder grupperna. Mer information finns i Microsoft 365-rapporter i administrationscentret.

Microsoft 365-grupper ger dig ett antal verktyg för efterlevnad, informationsskydd och eDiscovery.

Se även