I det här avsnittet får du stegvisa instruktioner om hur du gör dina e-postmeddelanden tillgängliga och låser upp innehållet för alla, inklusive personer med funktionshinder.
Du lär dig till exempel hur du arbetar med Tillgänglighetskontroll för att ta itu med tillgänglighetsproblem medan du skriver e-postmeddelandet. Du får också lära dig hur du lägger till alternativtext för bilder så att personer som använder skärmläsare kan lyssna på vad bilden handlar om. Du kan också läsa om hur du använder teckensnitt, färger och format för att maximera inkluderandet av e-postmeddelanden innan du skickar dem.
I det här avsnittet
Rekommendationer för att göra Outlook e-post tillgänglig
Följande tabell innehåller viktiga rekommendationer för att skapa Outlook e-post som är tillgänglig för personer med funktionshinder.
|
Vad som behöver åtgärdas |
Varför det behöver åtgärdas |
Hur du åtgärdar det |
|---|---|---|
|
Undvik vanliga tillgänglighetsproblem, till exempel saknad alternativtext (alternativtext) och färger med låg kontrast. |
Gör det enkelt för alla att läsa dinOutlook e-post. |
|
|
Om du måste använda tabeller skapar du en enkel tabellstruktur endast för data och anger kolumnrubrikinformation. |
Skärmläsare håller reda på platsen i en tabell genom att räkna celler. Skärmläsare använder också rubrikinformation för att identifiera rader och kolumner. |
|
|
Ta med alternativtext för allt visuellt innehåll. |
Alternativtexten hjälper personer som inte kan se skärmen att förstå vad som är viktigt i bilder och annat visuellt innehåll. |
|
|
Lägg till meningsfull hyperlänktext och skärmtips. |
Personer som använder skärmläsare söker ibland igenom en lista med länkar. |
|
|
Använd tillräcklig kontrast för text- och bakgrundsfärger. |
Stark kontrast mellan text och bakgrund gör det enklare för personer med nedsatt syn eller färgblindhet att se och använda innehållet. |
|
|
Se till att färg inte är det enda alternativet till att presentera information. |
Personer som är blinda, har nedsatt syn eller är färgblinda kan gå miste om innebörden som vissa färger förmedlar. |
|
|
Använd teckensnittsformatering och inbyggda listor. |
Ordna och strukturera informationen i din e-post i små enheter som är lätta att läsa, navigera och skumma igenom. |
|
|
Använd en större teckenstorlek (11pt eller större), sans serif-teckensnitt och tillräckligt mycket tomt utrymme. |
Om du vill minska läsbelastningen använder du välbekanta sans serif-teckensnitt, till exempel Arial eller Calibri. Personer med dyslexi uppfattar text på ett sätt som gör det svårt att särskilja bokstäver och ord. |
Kontrollera tillgängligheten medan du arbetar i Outlook
Tillgänglighetskontroll är ett verktyg som granskar ditt innehåll och flaggar tillgänglighetsproblem. Det förklarar varför varje problem kan vara ett potentiellt problem för någon med en funktionsnedsättning. Tillgänglighetskontrollen föreslår också hur du kan lösa problemen som visas.
I Outlook körs Tillgänglighetskontroll automatiskt i bakgrunden när du skriver ett e-postmeddelande.
-
När du skriver eller svarar på ett e-postmeddelande i Outlook väljer du Kontrollera tillgänglighet. Om du inte ser knappen i verktygsfältet måste du lägga till den där manuellt. Välj (Visa fler objekt) > Anpassa verktygsfältet. Dra och släpp sedan knappen Kontrollera tillgänglighet i verktygsfältet.
Tips: I Outlook kan du också komma åt tillgänglighetskontrollen från ett e-posttips högst upp i meddelandefönstret. E-posttipset för hjälpmedel visas om en av dina meddelandemottagare har konfigurerat en inställning för att ta emot tillgänglig e-post.
Fönstret Hjälpmedel öppnas. Den visar tillgänglighetsproblem ordnade i varningar, fel och tips. Mer information om kategoriseringen finns i Regler för Tillgänglighetskontrollen.
-
Om du vill granska och åtgärda resultaten väljer du en kategori och ett problem. Under det markerade problemet hittar du alla objekt som påverkas av problemet. Välj ett objekt för att se varför du borde åtgärda problemet tillsammans med anvisningar om hur du kan ändra innehållet.
Undvik att använda tabeller
I allmänhet bör du undvika tabeller om möjligt och presentera data på ett annat sätt, till exempel stycken med rubriker och banderoller. Tabeller med fast bredd kan vara svåra att läsa för personer som använder Förstoringsglaset, eftersom sådana tabeller tvingar innehållet till en viss storlek. Det gör teckensnittet mycket litet, vilket tvingar användare av Förstoringsglaset att rulla vågrätt, särskilt på mobila enheter.
Om du måste använda tabeller kan du använda följande riktlinjer för att se till att tabellen är så tillgänglig som möjligt:
-
Undvik tabeller med fast bredd.
-
Kontrollera att tabellerna återges korrekt på alla enheter, inklusive telefoner och surfplattor.
-
Om du har hyperlänkar i tabellen redigerar du länktexterna så att de blir begripliga och inte bryter mitt i meningen.
-
Kontrollera att e-postmeddelandet är lätt att läsa med Förstoringsglaset. Skicka e-postutkastet till dig själv och visa det på en mobil enhet för att se till att andra till exempel inte behöver rulla e-postmeddelandet vågrätt på en telefon.
Använda tabellrubriker
Skärmläsare håller reda på platsen i en tabell genom att räkna celler. Om en tabell är kapslad i en annan tabell eller om en cell sammanfogas eller delas upp tappar skärmläsaren räkningen och kan inte ge användbar information om tabellen efter den positionen. Tomma celler i en tabell kan också vilseleda någon som använder en skärmläsare till att tro att det inte finns något mer i tabellen. Använd en enkel tabellstruktur endast för data och ange kolumnrubrikinformation. Skärmläsare använder också rubrikinformation för att identifiera rader och kolumner.
Använd Tillgänglighetskontroll för att säkerställa att tabeller inte innehåller delade celler, sammanfogade celler eller kapslade tabeller.
Så här anger du en rubrikrad i en tabell:
-
Placera markören någonstans i en tabell.
-
Markera kryssrutan Rubrikrad på fliken Tabelldesign.
-
Skriv kolumnrubriker.
Lägga till alternativtext för visuellt innehåll
Alternativtext hjälper personer som inte kan se skärmen att förstå vad som är viktigt i bilder och annat visuellt innehåll. Skärmläsare läser texten som beskriver bilden för användare som inte kan se bilden. När du skriver alternativtext ska du kort beskriva bilden och nämna avsikten med den.
Stegvisa instruktioner om hur du lägger till alternativtext för visuellt innehåll finns i Lägga till alternativtext för en figur, en bild, ett diagram, SmartArt-grafik eller ett annat objekt.
Mer information om hur du skriver alternativtext finns i Allt du behöver veta för att skriva effektiv alternativtext. Visuellt innehåll innefattar bilder, SmartArt-grafik, figurer, grupper, diagram, inbäddade objekt, pennanteckningar och videoklipp.
Använd tillgänglighetskontrollen för att hitta saknad alternativtext.
Meddelanden:
-
För ljud- och videoinnehåll, förutom alternativtext, kan du inkludera textning för personer som är döva eller har nedsatt hörsel.
-
Undvik att använda text i bilder som den enda metoden för att förmedla viktig information. Om du måste använda en bild med text upprepar du texten i e-postmeddelandet.
Lägga till tillgänglig hyperlänktext och skärmtips
Personer som använder skärmläsare söker ibland igenom en lista med länkar. Länkar ska ge tydlig och korrekt information om målet. Undvik till exempel att använda länktexter som "Klicka här", "Se den här sidan", Gå hit" eller "Läs mer". Ta i stället med den fullständiga rubriken på målsidan. Du kan också lägga till skärmtips som visas när markören förs över text eller bilder som innehåller en hyperlänk.
-
Markera texten som du vill lägga till hyperlänken i, högerklicka på texten och välj sedan Länka. Texten som du har markerat visas i rutan Text som ska visas. Det här är hyperlänktexten.
-
Om det behövs kan du ändra hyperlänktexten.
-
I rutan Adress skriver du in målwebbadressen.
-
Välj knappen Skärmtips och skriv ett skärmtips i rutan Skärmtipstext.
Tips: Om rubriken på hyperlänkens målsidan ger en korrekt sammanfattning av vad som finns på sidan kan du använda den som hyperlänktext. Den här hyperlänktexten matchar till exempel rubriken på målsidan: Skapa mer med Microsoft-mallar.
Använda tillgängligt teckensnittsformat
Ett tillgängligt teckensnitt utesluter inte eller saktar ned läshastigheten för alla som läser ett e-postmeddelande, inklusive personer med nedsatt syn eller lässvårigheter eller personer som är blinda. Rätt teckensnitt förbättrar läsbarheten och läsbarheten för e-postmeddelanden.
Välj välbekanta sans serif-teckensnitt, till exempel Arial eller Calibri. Undvik att använda enbart stora bokstäver och mycket kursiv stil eller understrykningar.
Personer som är blinda, har nedsatt syn eller är färgblinda kan gå miste om innebörden som vissa färger förmedlar. Lägg till exempel till en understrykning i färgkodad hyperlänktext så att personer som är färgblinda vet att texten är länkad även om de inte kan se färgen. När det gäller rubriker kan du använda fetstil eller ett större teckensnitt.
-
Markera texten.
-
Välj formateringsalternativ i menyfliksområdet Format, som innehåller alternativ för teckensnitt, storlek, format och färg.
Använda tillgänglig teckenfärg
Texten i e-postmeddelandet ska vara läsbar i högkontrastläge så att alla, även personer med synnedsättning, kan se den bra.
Använd till exempel ljusa färger eller färgscheman med hög kontrast i motsatt ände av färgspektrumet. Färgscheman i svart och vitt hjälper personer som är färgblinda att skilja på färger.
Hitta bristfällig färgkontrast genom att använda Tillgänglighetskontrollen.
Använd inställningen Automatisk för teckenfärger för att texten ska visas bra i högkontrastläge.
-
Markera texten.
-
Välj Meddelande > Teckenfärg.
-
Välj Automatisk.
Skapa listor som är anpassade för personer med funktionshinder
Om du vill göra det lättare för skärmläsare att läsa din e-post ordnar du informationen i e-postmeddelandet i mindre delar, till exempel punktlistor eller ordnade listor.
Använda punktlistor
Skapa punktlistor med hjälp av knappen Punkter.
-
Placera markören någonstans i e-postmeddelandet.
-
Välj fliken Meddelande.
-
Välj knappen Punkter i gruppen Stycke.
-
Skriv var och en av punkterna i punktlistan.
Använda numrerade listor
Skapa en numrerad lista med hjälp av knappen Numrerad lista.
-
Placera markören någonstans i e-postmeddelandet.
-
Välj fliken Meddelande.
-
Välj knappen Numrering i gruppen Stycke.
-
Skriv varje steg i den numrerade listan.
Justera utrymmet mellan meningar och stycken
Personer som har dyslexi beskriver att de ser texten på en sida som att den "flyter ihop" (att en textrad trycks ihop med raden nedanför). De ser ofta texten förvrängd.
Om du vill minska läsinläsningen kan du öka det tomma utrymmet mellan meningar och stycken.
-
Markera texten, högerklicka på den och välj sedan Stycke.
Dialogrutan Stycke öppnas och visar fliken Indrag och avstånd.
-
Under Avstånd väljer du de avståndsalternativ du vill använda och trycker sedan på OK.
Se även
Göra e-post i Windows eller Mobile tillgänglig för personer med funktionshinder
Förbättra tillgängligheten med Tillgänglighetskontroll.
Gör dina Word-dokument tillgängliga för personer med funktionsnedsättning
Gör dina Excel-dokument tillgängliga för personer med funktionsnedsättning
Gör dina PowerPoint-presentationer tillgängliga för personer med funktionsnedsättning
Teknisk support för kunder med funktionshinder
Microsoft vill tillhandahålla bästa möjliga upplevelse för alla kunder. Om du har en funktionsnedsättning eller har frågor om hjälpmedel kan du kontakta Microsofts Answer Desk för hjälpmedel för teknisk support. Supportteamet som arbetar på Answer Desk för hjälpmedel har utbildning i att använda många populära hjälpmedelstekniker och kan erbjuda hjälp på engelska, spanska, franska och amerikanskt teckenspråk. På webbplatsen för Microsofts Answer Desk för hjälpmedel hittar du kontaktuppgifter för din region.
Om du är användare från en myndighet, kommersiell inrättning eller ett företag kan du kontakta Answer Desk för hjälpmedel för företag.
