För att säkerställa att dina Microsoft 365-filer är tillgängliga kan du använda Tillgänglighetskontroll, ett kostnadsfritt verktyg i Word, Excel, Outlook, OneNote och PowerPoint i Windows, Office på webben eller Mac, och Visio i Windows. Den hittar de flesta tillgänglighetsproblem och förklarar varför var och en kan vara ett potentiellt problem för någon med en funktionsnedsättning. Det ger också förslag på lösningar för varje problem.
Även om tillgänglighetskontrollen fångar de flesta typer av tillgänglighetsproblem finns det vissa problem som den inte kan identifiera. Därför är det viktigt att alltid granska ditt arbete visuellt för att hitta problemen som döljs i tillgänglighetskontrollen. Mer information finns i Tillgänglighetskontrollbegränsningar.
I det här avsnittet
Regler i tillgänglighetskontrollen
Tillgänglighetskontroll verifierar filen mot en uppsättning regler som identifierar möjliga problem för personer med funktionsnedsättningar. Beroende på hur allvarligt problemet är, klassificerar tillgänglighetskontrollen problem som fel, varningar eller tips.
-
Fel. Innehåll som gör dokumentet svårt eller omöjligt att läsa och förstå för personer med funktionsnedsättningar
-
Varning. Innehåll som i de flesta fall (men inte alla) gör dokumentet svårt att förstå för personer med funktionsnedsättningar
-
Tips. Innehåll som personer med funktionsnedsättningar kan förstå, men som kan presenteras på ett annat sätt för att göra det enklare för användaren
-
Intelligenta tjänster. Innehåll som automatiskt görs tillgängligt av AI och som du bör granska för noggrannhet och kontext
Fel, varningar och tips i tillgänglighetskontrollen
Följande tabell listar reglerna i Tillgänglighetskontroll, vad de kontrollerar, var du lär dig att åtgärda varje problem och varför du bör åtgärda det.
Obs!: För att se till att dina filer är så tillgängliga som möjligt bör du bara använda tabeller när de behövs för att presentera dina data. Undvik tabeller som bara har ett layoutsyfte.
Fel
Om innehållet i filen gör det mycket svårt eller omöjligt för någon med ett funktionshinder att ta del av det, klassificerar tillgänglighetskontrollen det som ett fel.
|
Regel |
Tillgänglighetskontroll verifierar |
Varför är det viktigt att rätta till detta? |
Gäller för de här apparna |
|---|---|---|---|
|
Allt innehåll som inte är text har alternativ text (alternativtext). |
Alla objekt har alternativtext och alternativtexten innehåller inte bildnamn eller filnamnstillägg. |
Skärmläsare läser upp alternativtexten för att beskriva bilder och annat innehåll som inte är text för användare som inte kan se. Baserat på alternativtext kan användarna förstå syftet med och innebörden av det beskrivna innehållet. |
|
|
I tabellerna anges information för kolumnrubriker. |
Tabeller och/eller cellblock har rutan sidhuvud markerad eller en rubrikrad. |
Användarna förlitar sig på tabellrubrikerna för att förstå innehållet som senare läses upp av skärmläsaren. Hjälpmedelsteknik använder också ofta tabellrubrikraden för att ge användaren information om var i tabellen markören befinner sig och ge information som gör att användaren kan navigera i tabellen . |
|
|
Alla avsnitt har beskrivande namn. |
Alla avsnitt har namn som inte är standardnamn eller platshållarnamn som "Standardavsnitt", "Namnlöst avsnitt" eller "Avsnitt 3". |
Med avsnittsnamn kan användarna enkelt navigera i en stor presentation i miniatyrfönstret, vyn Bildsortering och rutnätsvyn. |
|
|
Alla bilder har namn. |
Bilder har namn. |
Bildnamn gör att användare kan navigera i en presentation, inklusive att hitta och markera en bild att gå till direkt. |
|
|
Celler i ett Excel kalkylblad använder inte endast röd formatering för negativa tal. |
Celler som är inställda på talformat och som bara använder röd färg för negativa tal (t.ex. visa 1 000 i rött i stället för -1 000). |
Användare som har svårt att skilja på färg kan inte se skillnaden mellan positiva och negativa värden. |
|
|
Bilden eller objektet är infogat i nivå med texten. |
Bilder eller objekt placeras i nivå med den omgivande texten, såvida inte objekt finns i sidhuvuds-eller sidfotsområdeti dokumentet. |
Om bilden eller objektet inte är infogat kan det vara svårt för användare med skärmläsare att interagera med objektet. Det kan också vara svårt att veta var objektet är i förhållande till texten. Mer information finns i Använda en skärmläsare för att markera och läsa textrutor och bilder i Word |
|
|
Dokumentåtkomst är inte begränsad. |
Alla dokument som har inaktiverat alternativet Access-innehåll programmässigt i inställningarna för dokumentbehörigheter: Granska > Begränsa redigering > Begränsa behörighet.... Välj Begränsa behörighet till det här dokumentet > Fler alternativ. |
IRM-skydd (Information Rights Management) kan förhindra att enheter som skärmläsare har åtkomst till det här dokumentet. Mer information finns i Tillåt ändringar i delar av ett skyddat dokument. |
|
|
Alla innehållskontrollfält har rubriker. |
Alla formulär har rubriker för varje fält. |
Formulärrubriker ger användarna information om innehållet i fältet och den information som begärs. |
Varningar
Om innehållet i de flesta fall (men inte alla) är svårt för användare med funktionshinder att förstå, visar tillgänglighetskontrollen en varning.
|
Regel |
Tillgänglighetskontroll verifierar |
Varför är det viktigt att rätta till detta? |
Gäller för de här apparna |
|---|---|---|---|
|
Tabellen har en enkel struktur. |
Tabeller är enkla rektanglar utan delade och sammanfogade celler eller kapsling. |
Användare navigerar i tabeller med kortkommandon och hjälpmedelsteknik som kräver enkla tabellstrukturer för att fungera. |
|
|
Bladflikarna har beskrivande namn. |
Bladen i arbetsboken har beskrivande information och det finns inga tomma blad. |
Beskrivande bladnamn, som ”Total försäljning i oktober”, gör det enklare att navigera i arbetsboken än standardnamnen på bladen, som ”Blad1”. |
|
|
Tillräcklig kontrast mellan text och bakgrund. |
Färgerna i texten och bakgrunden är tillräckligt olika för att göra texten lätt att se. |
Personer med nedsatt syn har ofta svårt att läsa text som inte står i kontrast till bakgrunden. Om dokumentet har hög kontrast mellan text och bakgrund kan fler personer se och använda innehållet. |
|
|
Undertexter ingår för infogade ljud- och videoobjekt. |
Alla ljud- och videoobjekt har undertexter. |
Utan textning kan informationen i ett video- eller ljudsegment gå helt förlorad för personer med funktionshinder. |
|
|
Läsordningen för objekten i en bildpresentation är logisk. |
Objekt i en bild är i en logisk ordning. |
Hjälpmedelsteknik läser bilder och element i dem i den angivna ordningen. Om läsordningen inte är logisk är det svårt att förstå innehållet. |
Tips
Om innehållet kan förstås av användare med funktionshinder, men det skulle kunna struktureras bättre eller presenteras på ett sätt som optimerar upplevelsen för dessa användare så visas ett tips.
|
Regel |
Tillgänglighetskontroll verifierar |
Varför är det viktigt att rätta till detta? |
Gäller för de här apparna |
|---|---|---|---|
|
Avsnittsnamnen i en presentation är unika. |
Avsnitten har unika namn. |
Med avsnittsnamn kan användarna enkelt navigera i en stor presentation i miniatyrfönstret, vyn Bildsortering och rutnätsvyn. |
|
|
Bildrubriker i en presentation är unika. |
Bilder som inte är tomma har unika rubriker. |
Användare utnyttjar rubrikerna för att veta var i bildserien de är och för att navigera i den. |
|
|
I dokument används rubrikformat. |
Innehållet är organiserat med rubriker och/eller en innehållsförteckning. |
Rubriker och innehållsförteckningar ger användarna strukturell kontext och gör det möjligt att navigera och söka enklare i dokumentet. |
Intelligenta tjänster
Tillgänglighetskontroll visar alla bilder med alternativtext som genereras av intelligenta tjänster.
|
Regel |
Tillgänglighetskontroll verifierar |
Varför är det viktigt att rätta till detta? |
Gäller för de här apparna |
|---|---|---|---|
|
Föreslagen alternativtext. |
Alla bilder vars alternativtext skapades av Office bildigenkänningstjänst. |
Intelligenta tjänster genererar automatiskt alternativtext i dokumentet (när funktionen är aktiverad). Granska varje förslag noggrant för att se till att det beskriver din bild korrekt. Om du vill redigera förslaget skriver du över den föreslagna texten i rutan Beskrivning . Mer information om hur du aktiverar den här funktionen finns i avsnittet "Aktivera automatisk alternativtext" i Allt du behöver veta för att skriva effektiv alternativtext. |
Tillgänglighetskontrollbegränsningar
Det finns vissa tillgänglighetsproblem som tillgänglighetskontrollen inte kan identifiera. Dessutom är vissa problem som anges i tillgänglighetskontrollens resultat inte nödvändigtvis tillgänglighetsproblem som måste åtgärdas.
-
Färg: Informationen förmedlas med enbart färg.
-
Undertexter: Tillgänglighetskontrollen rapporterar att dolda bildtexter saknas i en video, men om videon redan har dolda bildtexter, öppna bildtexter eller inte har någon dialogruta kanske det inte finns något tillgänglighetsproblem med videon.
Se även
Teknisk support för kunder med funktionshinder
Microsoft vill tillhandahålla bästa möjliga upplevelse för alla kunder. Om du har en funktionsnedsättning eller har frågor om hjälpmedel kan du kontakta Microsofts Answer Desk för hjälpmedel för teknisk support. Supportteamet som arbetar på Answer Desk för hjälpmedel har utbildning i att använda många populära hjälpmedelstekniker och kan erbjuda hjälp på engelska, spanska, franska och amerikanskt teckenspråk. På webbplatsen för Microsofts Answer Desk för hjälpmedel hittar du kontaktuppgifter för din region.
Om du är användare från en myndighet, kommersiell inrättning eller ett företag kan du kontakta Answer Desk för hjälpmedel för företag.
