Vad är det värt för personer som inte kan se en bild om en bild är värd tusen ord? I vår digitala värld är det enkelt för personer med en visuell funktionsnedsättning att missa viktig information eller ha en frustrerande och negativ upplevelse. Anta till exempel att en huvudtalare skickar ut sin presentation efter en konferens. Presentationen innehåller informationsgrafik för att illustrera en nyckelpunkt. Utan beskrivningar av infografiken kan alla med en visuell funktionsnedsättning inte förstå infografiken och missar viktig information.
Alternativ text (alt text) är beskrivande text som förmedlar innebörden och kontexten för ett visuellt objekt i en digital miljö, till exempel på en app eller webbsida. När skärmläsare som Microsoft Skärmläsaren, JAWS och NVDA når digitalt innehåll med alternativtext läser de upp alternativtexten så att användarna bättre kan förstå vad som finns på skärmen. Välskriven, beskrivande alternativtext minskar avsevärt tvetydigheten och förbättrar användarupplevelsen.
Personer hör ord objektivt men förstår dem subjektivt. Det här avsnittet beskriver hur du förstår, skriver och använder effektiv alternativtext i Microsoft 365-produkter.
När ska du använda alternativtext?
Bilder och figurer
Se till att förmedla innehållet och syftet med en bild kortfattat och med ett otvetydigt språk. Alternativtexten bör inte vara längre än en eller två meningar – oftast räcker några väl valda ord. Tänk på vad som är viktigt med en bild. Viktigt sammanhang kan till exempel vara inställningen, känslorna i människors ansikten, färgerna eller de relativa storlekarna.
Upprepa inte den omgivande texten som alternativtext eller använd fraser som refererar till bilder, till exempel ”bild på” eller ”bilden föreställer”. I exemplet nedan refererar alternativtexten till bilden och beskriver inte innehållet i bilden tillräckligt.
Du kan också lägga till alternativtext som ett argument i funktionen BILD antingen med hjälp av text inom citattecken eller med hjälp av en cellreferens som innehåller texten. Till exempel, IMAGE("www.contoso.com/logo.jpg", "Contoso logo").
Diagram, flödesscheman och diagram
När du hanterar objekt som ger detaljerad information, till exempel en informationsgrafik, använder du alternativtext för att tillhandahålla informationen som förmedlas i objektet. Att beskriva ett diagram som ett stapeldiagram som ‘visar försäljning över tid, skulle till exempel inte vara användbart för en blind person. Försök förmedla insikten; till exempel ‘ett stapeldiagram som visar försäljning över tid. I juli överskred försäljningen för varumärke A försäljningen för varumärke B och ökade under året.’ Alternativtext bör också tydligt beskriva startpunkten, förloppet och avslutningen av flödesscheman.
Videor
Videor som inte förklarar innehållet kräver alternativtext för att beskriva den visuella upplevelsen, även om användaren hör musik, bakgrundsljud och tal. Alternativtexten ska beskriva videons innehåll och syfte.
Helst bör en video innehålla ett andra ljudspår med en beskrivning av de videoelement som är helt visuella och inte tillgängliga för personer med en visuell funktionsnedsättning.
Tabeller
Tillgänglighetskontrollen för Microsoft 365 flaggas inte om en tabell saknar alternativtext. Det är dock alltid en bra idé att skriva en tydlig, beskrivande och koncis alternativtext för en tabell.
När ska du inte använda alternativtext?
Dekorativa visuella objekt
Dekorativa objekt ger visuellt intresse men är inte informativa (till exempel stilistiska kantlinjer). Personer som använder skärmläsare hör att de är dekorativa och vet då att de inte missar någon viktig information. Om du vill markera ett visuellt objekt som dekorativt markerar du bara kryssrutan Markera som dekorativ när fönstret Alternativtext är öppet. Textinmatningsfältet tonas ned.
Tips: Om du exporterar dokumentet som en PDF-fil märks alla visuella objekt som du har markerat som dekorativa automatiskt som artefakter, vilket innebär att de ignoreras av skärmläsare när du navigerar i PDF-filer.
Utsnitt
Om Microsoft 365 Tillgänglighetskontroll inte flaggar ett objekt när alternativtext saknas behöver du inte skriva alternativtext för det. Ett tabellutsnitt är ett exempel på ett sådant objekt.
Hr läggs ett objekt till clipart?
Anvisningar om hur du lägger till alternativtext i Outlook, Word, Exceloch PowerPointfinns i Lägga till alternativtext i en form, bild, diagram, SmartArt-grafik eller andra objekt.
Tips för att använda alternativtext i Microsoft 365
-
Kom ihåg att använda Microsoft 365 Tillgänglighetskontroll under granskningsprocessen. Den kontrollerar att allt relevant visuellt innehåll har alternativtext och ger dig även andra förslag på hur du kan förbättra innehållets tillgänglighet, till exempel kontrollera kontrastförhållandet. Om du vill köra tillgänglighetskontrollen klickar du på fliken Granska i menyfliksområdet och klickar sedan på Kontrollera tillgänglighet. Mer information om tillgänglighetskontrollen finns i Förbättra tillgängligheten med tillgänglighetskontrollen.
-
Använd inte ett filnamn, dubbletttext eller URL:er som alternativtext. Tillgänglighetskontrollen flaggar dessa eftersom de inte är användbara för någon med en visuell funktionsnedsättning. Mer information finns i Regler för tillgänglighetskontroll.
-
Om det finns en grupp objekt som utgör en semantisk grupp, till exempel en grupp med foton som alla visar hundar, tilldelar du alternativtext för hela gruppen. Om objekt har grupperats av formateringsskäl delar du upp objekten och tilldelar lämplig alternativtext för varje objekt.
Obs!: Om du har använt Microsoft 365 ett tag kanske har du märkt att fönstret Alternativtext tidigare hade två fält, Rubrik och Beskrivning. Nu använder vi ett enda beskrivningsfält i de flesta av våra appar. Det har visat sig att det är enklare och mindre förvirrande att ha ett enda fält för både dig som författare och alla som använder en skärmläsare för att använda innehållet.
Automatisk alternativtext
I Microsoft 365kan alternativtext genereras automatiskt. När du infogar en bild kan ett fält visas längst ned i bilden med automatiskt genererad alternativtext.
I Office 2019genereras inte alternativtext automatiskt när du infogar en bild. Om du vill lägga till automatisk alternativtext väljer du knappen Generera en beskrivning åt mig i fönsterrutan Alternativtext. Beroende på innehållet i bilden kan funktionen ibland ge dig beskrivande taggar och ibland får du fullständiga meningar.
Om automatisk alternativtext genereras bör du komma ihåg att granska och redigera den i fönstret Alternativtext och ta bort kommentarer som lagts till där, till exempel "Beskrivning genererad med hög exakthet".
Aktivera automatisk alternativtext
Obs!: Innan du kan använda automatisk alternativtext kan du behöva aktivera Microsoft 365 Intelligenta tjänster i alla Microsoft 365-produkt. Välj Fil > Alternativ > Allmänt och kontrollera att Aktivera tjänster är markerat under Microsoft 365 intelligenta tjänster. Mer information finns iAnslutna upplevelser i Microsoft 365.
-
Välj Fil > -alternativ > Hjälpmedel.
-
Kontrollera att Generera alternativtext automatiskt för mig är markerat under Automatisk alternativtext.
Godkänn automatisk alternativtext
-
I appen Microsoft 365högerklickar du på det objekt vars alternativtext du vill granska och väljer sedan Redigera alternativtext. Fönstret Alternativtext öppnas.
-
Om alternativtexten är tillfredsställande markerar du kryssrutan Godkänn alternativtext.
Inaktivera automatisk alternativtext
-
Välj Fil > -alternativ > Hjälpmedel och avmarkera Generera alternativtext automatiskt för migunder Automatisk alternativtext.
Här hittar du funktionsriktlinjer för alternativtext
Få ytterligare resurser som hjälper dig att skriva effektiv alternativtext:
-
Gör dina Word-dokument tillgängliga för personer med funktionsnedsättning
-
Gör dina Excel-dokument tillgängliga för personer med funktionsnedsättning
-
Gör ditt Outlook e-postmeddelande tillgängligt för personer med funktionsnedsättningar
-
Gör dina PowerPoint-presentationer tillgängliga för personer med funktionsnedsättning
-
Gör dina Project Online-webbplatser och projekt tillgängliga för personer med funktionshinder
-
Gör en SharePoint-webbplats tillgänglig för personer med funktionsnedsättningar
-
Gör din Sway-design tillgängligt för personer med funktionsnedsättningar
-
Gör ditt Visio-diagram tillgängligt för personer med funktionshinder
-
Mer information om hur du säkerställer att Microsoft 365 produkter och användarupplevelser uppfyller kraven för tillgänglighet finns på våra hjälpmedelswebbplatser En inkluderande, tillgänglig Microsoft 365 och Göra innehållet tillgängligt för alla med tillgänglighetskontrollen.
