กล่องจดหมายที่แชร์ทําให้กลุ่มบุคคลสามารถตรวจสอบและส่งอีเมลจากนามแฝงอีเมลสาธารณะ เช่น info@contoso.comได้อย่างง่ายดาย เมื่อบุคคลในกลุ่มตอบกลับข้อความที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ อีเมลจะปรากฎว่ามาจากที่อยู่ที่แชร์ ไม่ใช่จากผู้ใช้แต่ละราย คุณยังสามารถใช้กล่องจดหมายที่แชร์เป็นปฏิทินของทีมที่แชร์ได้ กล่องจดหมายที่แชร์ยังเหมาะสําหรับใช้เป็นบัญชีอีเมล "noreply"
เคล็ดลับ
ถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่กําลังมองหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการรับการตั้งค่า Microsoft 365 ให้ไปที่ ธุรกิจขนาดเล็ก ช่วย & การเรียนรู้
กล่องจดหมายที่แชร์ไม่ได้ออกแบบมาสําหรับทุกคนที่แชร์กล่องจดหมายเพื่อลงชื่อเข้าใช้บัญชีโดยตรง บัญชีสําหรับกล่องจดหมายที่แชร์ควรจะอยู่ในสถานะถูกปิดใช้งาน
เคล็ดลับ
ก่อนที่คุณจะสามารถใช้กล่องจดหมายที่แชร์ ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 สําหรับองค์กรของคุณจะต้องสร้างกล่องจดหมายและเพิ่มคุณเป็นสมาชิกก่อน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างกล่องจดหมายที่แชร์ ซึ่งอธิบายสิ่งที่ผู้ดูแลระบบต้องทํา
เลือกตัวเลือกแท็บด้านล่างสำหรับเวอร์ชันของ Outlook ที่คุณใช้อยู่ ฉันมี Outlook เวอร์ชันอะไร
หมายเหตุ
ถ้าขั้นตอนภายใต้แท็บ Outlook ใหม่ นี้ยังไม่ทํางาน คุณอาจยังไม่ได้ใช้ Outlook ใหม่สําหรับ Windows เลือกแท็บ Outlook แบบคลาสสิก และทําตามขั้นตอนเหล่านั้นแทน
เคล็ดลับ
เพื่อช่วยให้ผู้ช่วยผู้บริหารและผู้รับมอบสิทธิ์นําทางการจัดการกล่องจดหมายใน Outlook ใหม่ได้ดียิ่งขึ้น ต่อไปนี้คือ เคล็ดลับจดหมายบางอย่าง
เพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ไปยัง Outlook ใหม่
หลังจากที่ผู้ดูแลระบบของคุณได้เพิ่มคุณเป็นสมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์ ให้ปิดแล้วรีสตาร์ต Outlook ใหม่ กล่องจดหมายที่แชร์ควรแสดงในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณโดยอัตโนมัติ
ถ้าการดำเนินการเหล่านี้ใช้ไม่ได้
ถ้าผู้ดูแลระบบของคุณเพิ่งเพิ่มคุณลงในกล่องจดหมายที่แชร์ อาจใช้เวลาสักครู่ก่อนที่กล่องจดหมายที่แชร์จะปรากฏขึ้น รอสักครู่ แล้วปิดและรีสตาร์ต Outlook ใหม่อีกครั้ง หรือเพิ่มกล่องที่แชร์ด้วยตนเอง
เลือก จดหมาย จากบานหน้าต่างนําทางใน Outlook ใหม่
ในบานหน้าต่าง โฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่ชื่อบัญชีผู้ใช้ของคุณ แล้วเลือก เพิ่มโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์
ในหน้าต่าง เพิ่มโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์ ให้พิมพ์ชื่อของกล่องจดหมายที่คุณต้องการเข้าถึง ตัวอย่างเช่น info@contoso.com
หมายเหตุ
คุณสามารถเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ได้ตลอดเวลา แต่ก่อนที่คุณจะสามารถเริ่มต้นใช้งาน ผู้ดูแลระบบ IT ของคุณต้องเพิ่มคุณเป็นสมาชิก
ค้นหากล่องจดหมายที่แชร์ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์
ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ทางด้านซ้าย ให้ค้นหาโฟลเดอร์ แชร์กับฉัน เลือกโฟลเดอร์เพื่อขยาย กล่องจดหมายที่แชร์ของคุณเป็นโฟลเดอร์ย่อยภายใต้ แชร์กับฉัน เมื่อคุณเลือกชื่อของกล่องจดหมายที่แชร์ กล่องจดหมายที่แชร์นั้นจะขยายเพื่อแสดงโฟลเดอร์อีเมลมาตรฐาน เช่น กล่องจดหมายเข้าแบบร่าง และ รายการที่ส่ง
ส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่แชร์
- เลือก จดหมาย จากบานหน้าต่างนําทางใน Outlook สําหรับ Windows ใหม่
- บนแท็บ หน้าแรก ให้เลือกจดหมายใหม่>
- ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูล จาก ที่ด้านบนของข้อความของคุณ (ถัดจาก ส่ง) บนแท็บ ตัวเลือก ให้เลือก แสดงจาก
- เลือก จาก ในข้อความและเปลี่ยนเป็นที่อยู่อีเมลที่แชร์ ถ้าคุณไม่เห็นที่อยู่อีเมลที่แชร์ของคุณ ให้เลือก ที่อยู่อีเมลอื่นๆ แล้วพิมพ์ที่อยู่อีเมลที่แชร์
- พิมพ์ข้อความของคุณให้เสร็จสิ้น จากนั้นเลือก ส่ง
จากนี้ไป เมื่อคุณต้องการส่งข้อความจากกล่องจดหมายที่แชร์ ที่อยู่จะพร้อมใช้งานในรายการดรอปดาวน์ จาก ของคุณ
เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งข้อความจากกล่องจดหมายที่แชร์ ผู้รับของคุณจะเห็นเฉพาะที่อยู่อีเมลที่แชร์ในข้อความเท่านั้น
ตอบกลับจดหมายที่ส่งมายังกล่องจดหมายที่แชร์
- เปิด Outlook สําหรับ Windows ใหม่
- เปิดข้อความอีเมลที่คุณต้องการตอบกลับ
- ในเขตข้อมูล จาก ที่ด้านบนของข้อความคุณควรเห็นชื่อของกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณ ถ้าคุณไม่มี ให้เลือกกล่องดรอปดาวน์ จาก แล้วเลือกกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณ
- พิมพ์ข้อความของคุณให้เสร็จสิ้น จากนั้นเลือก ส่ง
เมื่อคุณต้องการส่งข้อความจากกล่องจดหมายที่แชร์ ที่อยู่จะพร้อมใช้งานในรายการดรอปดาวน์ จาก ของคุณ
เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งข้อความจากกล่องจดหมายที่แชร์ ผู้รับของคุณจะเห็นเฉพาะอยู่อีเมลที่แชร์ในข้อความ
ค้นหาในกล่องจดหมายที่แชร์
เมื่อเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ไปยัง Outlook ใหม่แล้ว การค้นหาภายในจะคล้ายกับการค้นหาบนกล่องจดหมายหลัก
- เปิด Outlook สําหรับ Windows ใหม่
- เลือกโฟลเดอร์ภายในกล่องจดหมายที่แชร์ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์
- ในกล่อง ค้นหา ที่ด้านบนของหน้าต่าง Outlook ให้พิมพ์คิวรีที่คุณต้องการใช้สําหรับการค้นหา แล้วกด Enter
รายการข้อความจะแสดงผลลัพธ์ตามการค้นหาจากโฟลเดอร์ที่เลือกในกล่องจดหมายที่แชร์
ใช้ปฏิทินที่แชร์จากกล่องจดหมายที่แชร์
หลังจากที่ผู้ดูแลระบบของคุณได้เพิ่มคุณเป็นสมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์ ให้ปิดแล้วรีสตาร์ต Outlook ปฏิทินที่แชร์ที่เชื่อมโยงกับกล่องจดหมายที่แชร์จะถูกเพิ่มลงในรายการ ปฏิทิน ของคุณโดยอัตโนมัติ
- ใน Outlook ใหม่ ให้ไปที่มุมมองปฏิทิน แล้วเลือกกล่องจดหมายที่แชร์
เมื่อคุณใส่การนัดหมาย ทุกคนที่เป็นสมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์จะสามารถเห็นการนัดหมายเหล่านั้น - สมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์สามารถสร้าง ดู และจัดการการนัดหมายบนปฏิทินได้เหมือนกับการนัดหมายส่วนบุคคลของพวกเขา ทุกคนที่เป็นสมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์สามารถดูการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาในปฏิทินที่แชร์ได้
ใช้รายการที่ติดต่อที่แชร์ในกล่องจดหมาย
ที่ติดต่อสําหรับกล่องจดหมายที่แชร์และกล่องจดหมายของผู้ใช้อื่นๆ ไม่พร้อมใช้งานใน Outlook ใหม่ในขณะนี้ องค์กร Outlook ของ Microsoft กําลังทํางานอย่างแข็งขันในการอัปเดตสิ่งนี้
ความพร้อมใช้งานของ Add-in ในกล่องจดหมายที่แชร์
ใน Outlook ใหม่บน Windows การสนับสนุน Add-in ในกล่องจดหมายที่แชร์จะแตกต่างกันไปตามสถานการณ์เฉพาะ และกล่องจดหมายที่แชร์ได้รับการเลื่อนระดับเป็นบัญชีแบบเต็มหรือไม่ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานการณ์สมมติเหล่านี้ ให้ดู ใช้ Add-in ใน Outlook
ฉันต้องรู้อะไรอีกเกี่ยวกับกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook ใหม่
เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์เป็นบัญชี ให้ดู ที่นี่ การเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์เป็นบัญชีจะให้การสนับสนุนสําหรับความสามารถต่อไปนี้:
| การแจ้งเตือน | จํานวนที่ยังไม่ได้อ่าน | การตอบกลับอัตโนมัติ |
|---|---|---|
| ประเภท | การกําหนดลักษณะสําหรับเนื้อหาที่สามารถเข้าถึงได้ | กล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส |
| รูปแบบข้อความ | การกําหนดลักษณะสิ่งที่แนบมา | กฎ |
| การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข | กวาด | อีเมลขยะ |
| ขั้นตอนด่วน | โอน | นโยบายการเก็บข้อมูล |
| กิจกรรมและคำเชิญ | ชั่วโมงทํางาน |
ความสามารถอื่นๆ ที่ไม่พร้อมใช้งานในวันนี้สําหรับกล่องจดหมายที่แชร์ แต่จะถูกเพิ่มในการอัปเดตในอนาคต:
- การให้สิทธิ์การเข้าถึงกล่องจดหมายที่ได้รับมอบสิทธิ์ใหม่
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับจดหมายเพื่อช่วยให้ผู้ช่วยผู้บริหารและผู้รับมอบสิทธิ์นําทางการจัดการกล่องจดหมายใน Outlook ใหม่ได้ดียิ่งขึ้น
เคล็ดลับเกี่ยวกับจดหมาย
ตัวกรองจดหมายและกฎสําหรับผู้ดูแลระบบผู้บริหาร
ใน Outlook ใหม่ ผู้ดูแลระบบระดับผู้บริหารสามารถใช้ตัวกรองอีเมล มีปฏิทินคําเชิญ เพื่อให้ค้นหาคําเชิญเข้าร่วมการประชุมได้อย่างง่ายดาย
คุณยังสามารถตั้งค่ากฎอีเมล ที่ได้รับสําหรับบุคคลอื่น สําหรับบัญชีของผู้บริหารของคุณ และย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์แยกต่างหากและจัดประเภทได้ตามที่คุณต้องการโดยอัตโนมัติ
ลากและวางอีเมลเพื่อสร้างงาน
ติดตามสิ่งต่างๆ ได้อย่างง่ายดายโดยการลากอีเมลไปยัง วันของฉัน เพื่อเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงาน
ปักหมุดอีเมลเพื่อการเข้าถึงด่วน
ตอนนี้คุณสามารถปักหมุดอีเมลให้ปรากฏที่ด้านบนของกล่องขาเข้าของคุณ เพื่อประหยัดเวลาในการย้อนกลับไปและค้นหา โฮเวอร์หรือคลิกขวาที่อีเมล แล้วเลือก ปักหมุด เพื่อปักหมุด
กําหนดเวลาที่จะส่งอีเมล
ในโลกการทํางานแบบไฮบริดของวันนี้ วันของคุณอาจเป็นคืนของบุคคลอื่น ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องการส่งอีเมลไปยังบุคคลกลางดึก ด้วย Outlook ใหม่ คุณสามารถส่งอีเมลเมื่อคุณต้องการได้ง่ายๆ เพียงเลือกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก ส่ง แล้วเลือก จัดกําหนดการส่ง
เลื่อนการเตือนอีเมล
บางครั้งอีเมลมีความสําคัญมาก แต่ยังไม่สําคัญ ด้วยฟีเจอร์เลื่อนการเตือน คุณสามารถกําหนดเวลาให้อีเมลถูกส่งไปยังกล่องขาเข้าของคุณอีกครั้ง ได้ จะปรากฏขึ้นในเวลาที่คุณต้องการ เพื่อให้คุณสามารถจัดการได้เมื่อถึงเวลาที่เหมาะสมสําหรับคุณ เพียงคลิกขวาที่ข้อความใดก็ได้ แล้วเลือก เลื่อนการเตือน หรือเลือก เลื่อนการเตือน จาก Ribbon จากนั้นเลือกเวลาที่คุณต้องการให้จัดส่ง
ส่งการตอบกลับอัตโนมัติจากกล่องจดหมายที่แชร์
เฉพาะผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณเท่านั้นที่มีสิทธิ์ในการตั้งค่านี้ สําหรับคําแนะนํา ให้ดู สร้างกล่องจดหมายที่แชร์
ดูเพิ่มเติม
เพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ไปยัง Outlook Mobile
เปิดโฟลเดอร์จดหมาย Calendar หรือ People ที่แชร์ใน Outlook for Mac