เคล็ดลับ Outlook ใหม่สําหรับผู้ดูแลระบบและผู้รับมอบสิทธิ์

ค้นหาเวลาและขอเหตุการณ์แบบตัวต่อตัว

เมื่อจัดตารางการประชุม ให้คลิกที่ ค้นหาเวลา เพื่อค้นหาช่วงเวลาที่เหมาะสมในปฏิทินของผู้เข้าร่วมได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถดูเวลาว่างได้โดยการโฮเวอร์เหนือไอคอนผู้เข้าร่วมประชุม

คุณยังสามารถขอเข้าร่วมด้วยตนเองได้โดยการเปิดการเปิดกิจกรรมแบบเข้าร่วมด้วยตนเอง คุณยังสามารถเพิ่มลิงก์การประชุม Teams สําหรับผู้เข้าร่วมที่อาจไม่สามารถเข้าร่วมด้วยตนเองได้

จัดกําหนดการเหตุการณ์แบบตัวต่อตัวใน Outlook

ใช้ระบบจัดการกําหนดการ

ใช้ระบบจัดการกําหนดการเพื่อค้นหาเวลาสําหรับการประชุมอย่างง่ายดาย ใน Outlook ใหม่ คุณสามารถดูโซนเวลาของผู้เข้าร่วมและป้ายชื่อกําหนดการในระบบจัดการกําหนดการได้
โปรดทราบว่าโซนเวลาของผู้เข้าร่วมจะแสดงก็ต่อเมื่อผู้เข้าร่วมอย่างน้อยหนึ่งคนอยู่ในโซนเวลาที่แตกต่างกัน

ใช้ ผู้ช่วยจัดกําหนดการ เพื่อช่วยในการจัดกําหนดการการประชุมของคุณ

การประชุมออนไลน์อัตโนมัติ

ใน Outlook ใหม่ การประชุมทั้งหมดจะออนไลน์ตามค่าเริ่มต้น ตัวสลับการประชุม Teams จะเปิดใช้งานเมื่อคุณเพิ่มผู้เข้าร่วมการประชุม ลิงก์การประชุม Teams และรายละเอียดจะถูกเพิ่มหลังจากส่งคําเชิญ ซึ่งต่างจาก Outlook แบบคลาสสิก จากนั้นคุณสามารถดูคําเชิญเข้าร่วมการประชุมเพื่อดูและคัดลอกรายละเอียดการประชุม Teams ได้
เรากําลังดําเนินการอัปเดตลักษณะการทํางานนี้และสร้างลิงก์การประชุมไว้ล่วงหน้า เพื่อให้คุณได้รับประสบการณ์ที่ตรงกับ Outlook แบบคลาสสิกในอนาคต

ถ้าคุณกําลังใช้ผู้ให้บริการการประชุมออนไลน์ของบริษัทภายนอก เช่น Zoom หรือ Cisco WebEx คุณจะเห็นผู้ให้บริการการประชุมเหล่านั้นเป็นตัวเลือกในการตั้งค่านี้ หากคุณได้ติดตั้ง Add-in เว็บของพวกเขาแล้ว

ทําให้ทุกการประชุมเป็นแบบออนไลน์

ซ่อนรายชื่อผู้เข้าร่วม

ในตอนนี้ คุณสามารถเลือกที่จะซ่อนรายชื่อผู้เข้าร่วมไม่ให้มองเห็นได้โดยผู้ใช้ที่ได้รับคําเชิญเข้าร่วมการประชุม เมื่อสร้างการประชุมใหม่ ให้เลือกตัวเลือก การตอบสนอง แล้วคลิกซ่อน รายชื่อผู้เข้าร่วม

ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเพิ่มห้อง

ใน Outlook ใหม่ ผู้เข้าร่วมสามารถเพิ่มห้องได้โดยการส่งต่อคําเชิญเข้าร่วมประชุมไปยังห้องที่เกี่ยวข้อง จากนั้นผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดจะมองเห็นห้องประชุมได้

แก้ไขเหตุการณ์ในชุด

Outlook สําหรับ Windows ใหม่มีตัวเลือกต่อไปนี้สําหรับการแก้ไขชุดการประชุม:

1. เหตุการณ์นี้: Updates เฉพาะอินสแตนซ์ที่เลือกของชุดการประชุม
2. เหตุการณ์นี้และเหตุการณ์ที่ตามมาทั้งหมด: Updates the selected instance and all future occurrence in the series โดยปล่อยให้อินสแตนซ์ในอดีตไม่เปลี่ยนแปลง (ตัวเลือกนี้ไม่พร้อมใช้งานใน Outlook สําหรับ Windows แบบคลาสสิก)
3. เหตุการณ์ทั้งหมดในชุดเหตุการณ์: Updates ทุกอินสแตนซ์ในชุดเหตุการณ์ของการประชุม
   เปลี่ยนการนัดหมาย การประชุม หรือเหตุการณ์ใน Outlook

ทําซ้ําการประชุม

คลิกขวาที่เหตุการณ์ในพื้นผิวปฏิทิน และเลือก ทําซ้ําเหตุการณ์เพื่อ ทําซ้ําเหตุการณ์นั้น

เพิ่มหลายโซนเวลาในปฏิทิน

จัดการการประชุมบนโซนเวลาต่างๆ ได้อย่างง่ายดายใน Outlook ใหม่ Outlook ใหม่อนุญาตให้คุณเพิ่มได้ถึง 20 โซนเวลาในปฏิทิน ในขณะที่ Outlook แบบคลาสสิกอนุญาตให้เพิ่มได้ถึง 3 โซนเวลาเท่านั้น

จัดการการตั้งค่าโซนเวลาใน Outlook

ใช้ประเภทของผู้บริหารในปฏิทิน

เลือกแล้วกดเหตุการณ์ค้างไว้ (หรือคลิกขวา) ในมุมมองปฏิทิน และเลือกจัด ประเภทเพื่อ นําประเภทของผู้บริหารไปใช้ เราวางแผนที่จะอนุญาตให้ผู้ดูแลระบบของผู้บริหารสามารถแก้ไข ทําให้เป็นรายการโปรด และลบประเภทของผู้บริหารได้ในอนาคต

ใช้ประเภทปฏิทินและตัวเตือนใน Outlook

รับการแจ้งเตือนปฏิทินที่แชร์

ใน Outlook ใหม่ ผู้ใช้สามารถเลือกรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของเหตุการณ์ในปฏิทินที่แชร์ได้ ความสามารถนี้ขยายไปถึงทั้งผู้บริหารและผู้รับมอบสิทธิ์

คุณสามารถเลือกรับการแจ้งเตือนจากการตั้งค่า> Calendar > Shared Calendars,> Calendar updates.

รับการแจ้งเตือนจากปฏิทินที่แชร์ใน Outlook

ไม่ส่งการตอบกลับ ติดตามการตอบรับคําเชิญ

ใน Outlook แบบคลาสสิก ถ้าผู้ใช้เลือก ไม่ต้องส่งการตอบกลับขณะ ตอบกลับคําเชิญ ผู้จัดการประชุมจะไม่สามารถติดตามการตอบรับคําเชิญแต่ละรายการได้

อย่างไรก็ตาม ใน Outlook ใหม่ ถ้าผู้ใช้ยกเลิกการเลือกตัว จัดระเบียบอีเมล ขณะตอบกลับคําเชิญ แม้ว่าจะไม่มีอีเมลตอบกลับที่มองเห็นได้ส่งไปยังผู้จัดการประชุม ผู้จัดการประชุมจะยังคงสามารถติดตามการตอบรับคําเชิญนั้นได้ตราบใดที่ผู้จัดและผู้เข้าร่วมการตอบรับคําเชิญอยู่ในผู้เช่า M365 (หรือองค์กร) เดียวกัน

เราวางแผนที่จะสนับสนุนการติดตามการตอบรับคําเชิญระหว่างผู้เช่าต่างๆ ในอนาคต

เก็บรักษาการประชุมที่ถูกปฏิเสธบนปฏิทินและการประชุมในการตอบรับคําเชิญในกล่องจดหมาย

เก็บรักษาการประชุมที่ถูกปฏิเสธไว้บนปฏิทิน เพื่อให้คุณทราบและอัปเดตการตอบรับคําเชิญในภายหลังได้หากจําเป็น ซึ่งสามารถเปิดใช้งานได้โดยการเลือก SettingsCalendarEvents>>and invitations และคลิกกล่องกาเครื่องหมาย Save declined events

การประชุมที่ได้ตอบรับคําเชิญแล้วยังสามารถเก็บไว้ในกล่องจดหมายเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้อย่างง่ายดายในภายหลัง ซึ่งสามารถทําได้จาก การตั้งค่า>CalendarEvents>และคําเชิญ คํา>เชิญจากบุคคลอื่น และเลือก ลบคําเชิญจากกล่องจดหมายเข้าหลังจากตอบกลับ
การตั้งค่าเหล่านี้จะต้องเปิดใช้งานบนกล่องจดหมายของผู้บริหารเพื่อให้การตั้งค่าเหล่านี้อยู่ในปฏิทินผู้รับมอบสิทธิ์และโฟลเดอร์กล่องขาเข้าตามลําดับ

แสดงการประชุมที่ถูกปฏิเสธบนปฏิทินของฉัน

ติดตามการประชุมที่คุณไม่สามารถเข้าร่วมได้

ตัวเลือก RSVP ใหม่จะช่วยให้คุณสามารถแจ้งให้ผู้จัดการประชุมทราบว่าคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ แต่ต้องการรับทราบข้อมูลอยู่เสมอ คุณจะยังคงสามารถเข้าถึงการแชทการประชุมและบันทึกย่อการประชุมใดๆ ได้ ถ้าพร้อมใช้งาน เขาเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับการอภิปรายที่คุณหรือผู้บริหารของคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้

ติดตามการประชุมใน Outlook

การตอบรับคําเชิญแบบตัวต่อตัวหรือแบบเสมือน

เมื่อคุณต้องการทราบจํานวนบุคคลที่จะเข้าร่วมเหตุการณ์แบบตัวต่อตัวหรือแบบเสมือน ให้สร้างเหตุการณ์แบบตัวต่อตัวด้วยการเปิดตัวสลับ "กิจกรรมแบบตัวต่อตัว" ที่อยู่ถัดจากเขตข้อมูลสถานที่ แม้ว่าคุณจะทําเครื่องหมายเหตุการณ์เป็น "ผู้เข้าร่วมประชุม" คุณยังสามารถเพิ่มการประชุม Teams สําหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าสํานักงานแต่ยังคงต้องการเข้าร่วมได้

ขณะนี้ผู้รับจะเห็นตัวเลือกการตอบรับคําเชิญสําหรับ ใช่ ต่อหน้าด้วยตนเองใช่ เสมือน และ ใช่ โดยไม่มี ข้อมูลการเข้าร่วม

ส่งการอัปเดตไปยังผู้เข้าร่วมประชุมที่เพิ่ม/เอาออก

ในตอนนี้ คุณสามารถส่งการอัปเดตการประชุม ไปยังผู้เข้าร่วมที่เพิ่ม/เอาออก เท่านั้น แทนที่จะส่งทุกคนในรายชื่อผู้รับได้

เปลี่ยนการนัดหมาย การประชุม หรือเหตุการณ์ใน Outlook

ลากแล้วปล่อยอีเมลและสิ่งที่แนบมา

Outlook ใหม่สนับสนุนการลากและวางจดหมายและสิ่งที่แนบมาลงในฟอร์มการประชุมเพื่อให้เวิร์กโฟลว์ของคุณมีประสิทธิภาพ

คัดลอกและส่งออกผู้เข้าร่วมประชุม

ขณะนี้ Outlook ใหม่มีฟีเจอร์การจัดการผู้เข้าร่วมที่ได้รับการปรับปรุง รวมถึง:

• คัดลอก: คัดลอกและวางข้อมูลผู้เข้าร่วมได้โดยตรงจากส่วนติดต่อได้อย่างง่ายดาย
• เรียงลําดับ: เรียงลําดับรายการผู้เข้าร่วมตามตัวอักษร (เร็วๆ นี้)
• ค้นหา: ค้นหาผู้เข้าร่วมได้อย่างรวดเร็วด้วยการกดแป้นเพียงไม่กี่ครั้ง (เร็วๆ นี้)
• ดาวน์โหลด: ส่งออกรายละเอียดการติดตามผู้เข้าร่วมไปยังไฟล์ .csv สําหรับการใช้งานภายนอก (เร็วๆ นี้)

จดหมาย: ตัวกรองและกฎสําหรับผู้ดูแลระบบของผู้บริหาร

ใน Outlook ใหม่ ผู้ดูแลระบบผู้บริหารสามารถใช้ตัวกรองอีเมลเชิญ เข้าร่วมการประชุม เพื่อค้นหาคําเชิญเข้าร่วมการประชุมได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งค่ากฎ อีเมลที่ได้รับสําหรับบุคคลอื่น สําหรับบัญชีของผู้บริหารของคุณ และย้ายกฎนั้นไปยังโฟลเดอร์ที่แยกต่างหากโดยอัตโนมัติและจัดประเภทตามที่คุณต้องการ

จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎใน Outlook

ลากแล้วปล่อยอีเมลเพื่อสร้างงาน

ติดตามสิ่งต่างๆ ได้อย่างง่ายดายด้วยการลากอีเมลไปยังวันของฉันเพื่อเปลี่ยนให้เป็นงาน

จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎใน Outlook

ปักหมุดอีเมลเพื่อการเข้าถึงด่วน

ตอนนี้คุณสามารถปักหมุดอีเมลให้ปรากฏที่ด้านบนของกล่องจดหมายเข้าของคุณได้แล้ว ซึ่งช่วยลดเวลาของคุณที่ไม่ต้องย้อนกลับไปค้นหาอีเมลนั้น โฮเวอร์หรือคลิกขวาที่อีเมลและเลือก ปักหมุดเพื่อ ปักหมุด

จัดกําหนดการเวลาที่จะส่งอีเมล

ในโลกของการทํางานแบบไฮบริดในปัจจุบัน วันของคุณอาจเป็นคืนของคนอื่น คุณจึงไม่ต้องการส่งอีเมลถึงใครบางคนกลางดึก ด้วย Outlook ใหม่ คุณสามารถส่งอีเมลได้อย่างง่ายดาย เมื่อคุณต้องการ เพียงเลือกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจากส่ง แล้วเลือกกําหนดเวลาส่ง

ชะลอหรือจัดกําหนดการการส่งข้อความอีเมลใน Outlook

เลื่อนการเตือนอีเมล

ด้วยฟีเจอร์เลื่อนการเตือน คุณสามารถกําหนดเวลาเพื่อให้อีเมลถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณอีกครั้ง โดยจะปรากฏในเวลาที่คุณต้องการ เพื่อให้คุณสามารถจัดการได้เมื่อถึงเวลาที่เหมาะสมสําหรับคุณ เพียงคลิกขวาที่ข้อความใดๆ แล้วเลือกเลื่อนการเตือน หรือเลือก เลื่อนการเตือน จาก Ribbon จากนั้นเลือกเวลาที่คุณต้องการให้ส่ง

เลิกทําเวลาการส่ง

Outlook ใหม่มีตัวเลือกในการเลิกทําการส่ง หลังจากที่คุณส่งอีเมล คุณจะเห็นตัวเลือกการเลิกทําได้สูงสุด 10 วินาที คุณสามารถนําทางไปยัง การตั้งค่า>MailCompose>และ ตอบกลับ>เลิกทําการส่ง เพื่อจัดการการตั้งค่านี้

ตั้งค่า ไม่อยู่ที่สํานักงาน

คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อคุณไม่อยู่ที่สํานักงาน คุณยังสามารถบล็อกปฏิทินของคุณ และปฏิเสธการประชุมใหม่โดยอัตโนมัติจากประสบการณ์นี้ เมื่อต้องการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ ให้นําทางไปยัง การตั้งค่า>บัญชี>การตอบกลับอัตโนมัติ

ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สํานักงาน)

ใช้จดหมายเวียน

Outlook ใหม่สนับสนุนความสามารถในการทําจดหมายเวียนขั้นพื้นฐาน จากจดหมายใหม่ให้เลือกดรอปดาวน์ส่ง แล้วเลือกเริ่มจดหมายเวียน ผู้รับทุกคนจะได้รับสําเนาอีเมลของตนเองโดยไม่มีผู้รับรายอื่นๆ อยู่ในรายการ

จดหมายเวียนขั้นสูงกําลังจะมาเร็วๆ นี้ และจะอนุญาตให้ใช้เขตข้อมูลตัวแปรในอีเมลซึ่งสามารถเติมข้อมูลด้วยค่าที่กําหนดในรายการได้ ติดตามรายการแผนการทํางานนี้สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม