Загальні відомості про списки

Список – це набір даних, до яких можна надати спільний доступ учасникам команди та користувачам, яким надано доступ. Ви знайдете кілька готових шаблонів списків, з яких можна легко почати впорядковувати елементи списку. Докладні відомості див. в статті Шаблони списків у Microsoft 365.

У цій статті пояснюються принципи створення та використання списків. Списки можна створювати в Microsoft SharePoint, програмі "Списки" в Microsoft 365 або Teams. Дізнайтеся, як почати роботу зі списками у Microsoft Teams.

Відомості про списки див. в таких статтях:

Примітка.: Зверніть увагу, що викладена тут інформація та типи доступних списків залежать від того, яка версія SharePoint використовується. Якщо версія вам не відома, зверніться до адміністратора, служби підтримки чи керівника або див. розділ Яку версію SharePoint я використю?

Виберіть заголовок нижче, щоб відкрити його й переглянути докладні відомості.

Організації зазвичай використовують списки різних типів, зокрема посилання, оголошення, контакти, відстеження питань і опитування.

Списки також можуть містити завдання, які можна використовувати як фокус для співпраці в групі або для бізнес-рішення. У багатьох випадках списки можуть надавати швидкі й ефективні рішення з негайними змінами або без жодних змін.

Наприклад, можна використовувати список:

  • Завдання Долучіть до відстеження права власності та перебігу виконання, а також часової шкали на сторінці для привабливого візуального представлення вмісту списку.

  • Відстеження питань Включає керування версіями та зберігання журналу версій, для глибокого аналізу проектів робочої групи та загальних робочих завдань.

Списки різноманітні та гнучкі; вони мають багато вбудованих функцій, завдяки яким можна надійно зберігати дані, працювати з ними та надавати спільний доступ до даних.

Доступні дії:

  • Створювати списки з різними стовпцями, зокрема «Текст", «Число", «Вибір", «Грошова одиниця", «Дата й час", «Підстановка", «Так/Ні" та «Обчислюване". В елемент списку також можна вкладати один або кілька файлів для надання додаткової інформації, наприклад електронну таблицю з необхідними даними або документ із поясненнями.

  • Створювати подання списку для впорядкування, сортування й фільтрування даних різними та спеціальними способами; змінювати метадані, такі як додавання та видалення стовпців і змінення правил перевірки; узгоджено використовувати списки на сайтах із типами вмісту, стовпцями сайту та шаблонами. Наприклад, на домашній сторінці можна відобразити лише поточні події з календаря, а на іншій сторінці створити візуальне подання, схоже на настінний календар.

  • Створювати зв’язки між списками, використовуючи комбінацію унікальних стовпців, стовпці підстановки та впровадження зв’язків (каскадне й обмеження видалення) – усе це покращує можливість створення складніших бізнес-розробок і допомагає зберегти цілісність даних.

  • Створювати настроювані списки, відображати дані у веб-частинах і на їх сторінках, а також імпортувати, експортувати та створювати зв’язки з даними з інших програм, наприклад Excel і Office Access.

  • Відстежувати версії та докладний журнал, вимагати затвердження на змінення даних, використовувати безпеку на рівні елементів і папок, брати файли на редагування та повертати їх із редагування, автоматично отримувати відомості про зміни, використовуючи оповіщення й RSS-канали.

  • Упорядковувати вміст одного списку в папки для додаткової зручності та швидшої роботи, а також покращувати загальну продуктивність для великих списків, застосовуючи індексування.

Нижче наведено кілька способів роботи зі списками, які допомагають керувати інформацією для групи.

Відстеження версій і докладного журналу.    Відстежуйте версії елементів списку,щоб бачити, які елементи змінено з версії на версію, а також користувачів, які змінили елементи списку. Якщо новіша версія містить помилки, можна відновити попередню версію елемента. Відстежувати журнал списку особливо важливо, якщо в організації потрібно постійно стежити за списком.

Обов’язкове затвердження.    Укажіть, що затвердження елемента списку обов'язкове, щоб його можна було переглянути всіма. Елементи залишатимуться в стані очікування, доки користувач, який має дозвіл на затвердження, не затвердить або не відхилить їх. Ви можете призначити групи користувачів, які зможуть переглядати елемент списку до затвердження.

Настроювання дозволів.    Укажіть, чи можуть учасники списку читати та редагувати лише створені учасники або всі елементи в списку. Користувачі, які мають дозвіл на керування списками, можуть читати та редагувати всі елементи списку. Також можна застосувати певні рівні дозволів до окремого елемента списку, якщо, наприклад, елемент містить конфіденційну інформацію.

Створення подань і керування ними.    Створення різних поданьодного списку. Вміст фактичного списку не зміниться, але елементи впорядковуються або фільтруються так, щоб користувачі могли знайти найважливішу або найцікавішу інформацію відповідно до своїх потреб.

Оновлення списків.    Незалежно від типу списку, який оновлюється, процес додавання, редагування та видалення елементів списку виконується подібним чином.

Додати або змінити елементи списку можна двома способами:

  • використання форми – спосіб за промовчанням;

  • вбудування, тобто додавання, елемента безпосередньо до сторінки списку.

Якщо список настроєно на відстеження версій, нова версія елемента списку створюється щоразу під час редагування елемента списку. Якщо в новішій версії допущено помилку, можна переглянути журнал змін і відновити попередню версію елемента.

Використання формул і обчислюваних значень.    Використовуйте формули та обчислювані значення, щоб динамічно створювати відомості в стовпцях списку. Для операцій можна використовувати дані з інших стовпців у списку, а також системні функції, наприклад функцію [today], що дає можливість відображати поточну дату. Наприклад, можна вказати стандартний термін завершення, який минає через сім днів від поточної дати.

Отримання інформації про зміни.    У списках і поданнях використовуються RSS-канали, завдяки яким учасники робочої групи можуть автоматично отримувати відомості про оновлення. RSS – це технологія, за допомогою якої користувачі можуть централізовано отримувати та переглядати оновлення або RSS-канали новин і відомостей. Також можна налаштувати оповіщення електронною поштою, щоб дізнаватися про змінення списків або додавання нових елементів. За допомогою оповіщень зручно відстежувати важливі зміни.

Створення зв’язків списку.    Створіть у вихідному списку зв'язок між двома списками, який отримує (або "шукає") одне або кілька значень із цільового списку, якщо ці значення відповідають значенням у стовпці підстановки вихідного списку. За бажання з цільового списку до вихідного можна додати інші стовпці. Створюючи стовпець підстановки, можна визначити настройки зв’язків, установивши каскадне видалення або обмежене видалення, що дає змогу забезпечити припустимість даних і уникнути неузгодженостей, які можуть спричинити проблеми під час роботи.

Надання спільного доступу до відомостей списку за допомогою програми бази даних    Якщо на вашому комп'ютері інстальовано програму баз даних, наприклад Access, можна експортувати та імпортувати дані із сайту та з нього, а також зв'язати таблицю з базою даних зі списком. Під час роботи з даними списку в базі даних Access можна також створювати запити, форми та звіти. Див. 3. Імпорт даних до бази даних Access.

Узгоджене використання списків на всіх сайтах    Якщо група працює з кількома типами списків, можна узгодити кілька списків із типами вмісту, стовпцями сайту та шаблонами. Ці функції дають змогу ефективно використовувати параметри та структуру списків повторно. Наприклад, можна створити тип вмісту для проблеми служби підтримки клієнтів, яка вказує певні стовпці (наприклад, "контакт клієнта") і бізнес-процеси для типу вмісту. Інший приклад – створення стовпця сайту для назв підрозділів із розкривним списком підрозділів. Ви можете повторно використати стовпець у кількох списках, щоб імена завжди відображалось однаково в кожному списку.

Робота з елементами списку в програмі електронної пошти    Використовуйте програму електронної пошти, сумісну з технологіями Microsoft, можна взяти важливу інформацію зі списку разом із вами. Наприклад, за допомогою Outlook можна переглядати й оновлювати завдання, контакти та дошки обговорень на сайті в Outlook. Щоб Підключення зовнішній список, див. Outlook.

Установлення вибір цільової аудиторії     для вмісту. Дає змогу вибирати елементи за групами.

Тип списку, який використовується, залежить від виду інформації, до якої надається спільний доступ.

Оголошення.    Діліться новинами та статусом і надайте нагадування. В оголошеннях підтримується розширене форматування із зображеннями, гіперпосиланнями та форматованим текстом.

Контакти    Зберігайте відомості про людей або групи, з ким ви працюєте. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування контактами, сумісна з технологіями Microsoft, в іншій програмі можна переглядати й оновлювати контакти із сайту. Наприклад, можна оновити список усіх постачальників організації з програми електронної пошти, сумісної з технологіями Корпорації Майкрософт, наприклад Outlook. Список контактів не застосовується, щоб керувати учасниками сайту, але його можна використовувати, щоб зберігати контакти, наприклад список зовнішніх постачальників, і надавати спільний доступ до них для організації.

<c0>Дошки обговорень</c0>.    Централізоване місце для записування та зберігання обговорень групи, подібних до формату груп новин. Якщо адміністратор налаштував для списків на сайті можливість отримувати повідомлення електронної пошти, за допомогою дощок обговорень можна зберігати обговорення в електронній пошті з більшості звичайних поштових програм. Наприклад, можна створити дошку обговорень для випуску нового продукту організації.

Посилання.    Укажіть централізоване розташування для посилань на ресурси в Інтернеті, інтрамережі компанії тощо. Наприклад, можна створити список посилань на веб-сайти клієнтів.

Посилання з підвищеним рівнем    Відображення набору дій з посиланнями у візуальному макеті.

Календар    Зберігайте події вашої команди або особливі ситуації, як-от корпоративні свята. Календар виглядає схоже на настінний або настільний календар і містить інформацію про події робочої групи, зокрема наради, неофіційні зустрічі й події на весь день. Можна також відстежувати віхи роботи групи, наприклад крайні терміни або дати випуску продукту, не пов'язані з певним часовим інтервалом. Докладні відомості див. в статті Створення подання календаря зі списку.

Завдання    Відстежуйте відомості про проекти та інші події для групи. Можна призначати завдання користувачам, а також відстежувати стан і відсоток виконання завдання, аж доки воно завершиться. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування завданнями, сумісна з технологіями Microsoft, ви можете переглядати й оновлювати завдання на сайті в іншій програмі. Наприклад, можна створити список завдань для процесу планування бюджету організації, а потім переглядати й оновлювати його Outlook разом з іншими завданнями. Див. 3. Створення списку.

Project завдань    Зберігайте відомості про завдання за допомогою подання діаграми Ганта та індикаторів перебігу виконання. Можна відстежувати стан і відсоток виконання завдання, аж доки воно завершиться. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування завданнями, сумісна з технологіями Microsoft, ви можете переглядати й оновлювати завдання проекту на сайті в іншій програмі. Наприклад, можна створити список завдань проекту на сайті, щоб визначити й призначити роботу, щоб створити навчальний посібник, а потім відстежувати перебіг виконання завдань організації в Project. Див. 3. Створення списку.

Відстеження питань    Зберігайте відомості про певні проблеми, наприклад питання підтримки, а також відстежуйте їхні перебіги виконання. Ви можете призначати питання, призначати їм категорії та пов'яжати питання між собою. Наприклад, можна створити список відстеження питань, щоб керувати проблемами та рішеннями служби підтримки клієнтів. Ви також можете коментувати питання щоразу під час їх редагування, створювати журнал приміток, не змінюючи початковий опис проблеми. Наприклад, представник служби підтримки клієнтів може записувати кожен крок, зроблений для вирішення проблеми та результатів. Крім того, можна використовувати список "Відстеження питань" із трьома трьох робочими циклами, щоб керувати відстеженням питань або проектів в організації. Див. 3. Створення списку.

Survey    Збирайте та складайте відгуки, наприклад опитування про задоволеність працівників або тест. Можна створювати запитання та відповіді кількома різними способами й переглядати зведення відгуків. Якщо на комп'ютері інстальовано програму для роботи з електронними таблицями або базами даних, сумісну з технологіями Microsoft, ви можете експортувати результати, щоб проаналізувати їх далі. Див. 3. Створення опитування.

Спеціальний    Створення списку з нуля. Також можна створити настроюваний список на основі електронної таблиці, якщо у вас є програма для роботи з електронними таблицями, сумісна з технологіями Microsoft. Наприклад, можна імпортувати список зі списку, створеного Excel щоб зберігати контракти з постачальниками та керувати ними. Див. 3. Створення списку на основі електронної таблиці.

Зовнішні списки.    Працювати з даними, які зберігаються за межами списку, але їх можна читати та записувати в Microsoft 365. Джерело даних, викладених у зовнішньому списку, має назву "Зовнішній тип вмісту". На відміну від власного списку Microsoft 365, зовнішній список використовує служби підключення до бізнес-даних для доступу до даних безпосередньо із зовнішньої системи (наприклад, SAP, Siebel і Microsoft SQL Server), незалежно від того, чи це база даних, веб-служба або бізнес-система.

Настроюваний список у поданні    таблиці. Створення пустого списку як спеціального, але для відображення списку за замовчуванням у вікні табличного подання даних. У вікні табличного подання даних надається сітка даних для перегляду та редагування даних у вигляді рядків і стовпців. Можна додавати й редагувати рядки та стовпці, застосовувати фільтри, установлювати порядок сортування, відображати обчислювані значення та підсумки, а також зручно змінювати дані в клітинках сітки. У вікні табличного подання Office інстальовано на 32-розрядному клієнтському комп'ютері, а також браузер, який ActiveX елементи керування.

Список станів.    Відображення та відстеження цілей проекту. Цей список складається з набору кольорових піктограм, що позначають ступені досягнення цілей.

Розпорядження.    Надсилайте учасникам команди відомості, зокрема підтвердження.

Список словників редактора Microsoft IME.    Використання даних у списку як словника редактора Microsoft IME. Ви можете перетворити елементи стовпця "Читання" на елементи стовпця "Відображення", застосувавши редактор Microsoft IME, і переглянути вміст у стовпці "Примітки" у вікні приміток IME. Дані можна зв’язати з певною URL-адресою.

Список вмісту PerformancePoint.    Зберігайте елементи приладної дошки, як-от системи показників, звіти, фільтри, сторінки приладної дошки та інші елементи приладної дошки, створені за допомогою конструктора приладної дошки PerformancePoint.

Мови та перекладачі.    Використовується з робочим циклом керування перекладом у багатомовій бібліотеці. Робочий цикл використовує список для призначення завдань перекладачам, указаним у списку для кожної мови. Ви можете створити список вручну або вибрати відповідний параметр, щоб він створювався автоматично, коли до багатомовної бібліотеки додається робочий цикл керування перекладом.

Список KPI.    Відстежуйте ключові показники ефективності, які дають змогу швидко оцінити перебіг виконання вимірюваних цілей. Списки KPI можна настроїти на відстеження продуктивності за допомогою одного з чотирьох джерел даних: введених вручну даних, даних зі списку Microsoft 365, даних у книгах Excel або даних зі служб аналізу Analysis Services (компонента Microsoft SQL Server). Створивши список KPI, можна використовувати, щоб відображати стан показника на сторінці приладної дошки.

Імпорт електронної таблиці     Використовуйте стовпці та дані з наявної електронної таблиці. Для імпорту електронної таблиці необхідно інсталювати програму Microsoft Excel або іншу сумісну програму.

Щоб додати список до сучасної SharePoint сторінки:

  1. Якщо сторінку ще не відкрито в режимі редагування, натисніть кнопку Редагувати у верхньому правому куті сторінки. 

  2. Наведіть вказівник миші вище або нижче наявної веб-частини, і відобразиться рядок з обведеним знаком +, наприклад:

    Знак "плюс" для додавання веб-частин до сторінки

  3. Клацніть +, і відобразиться список веб-частин, доступних для вибору. Прокрутіть униз до розділу Документи, бібліотеки та списки.

  4. Виберіть Список.

    Відобразяться імена всіх доступних списків.

  5. Виберіть список, який потрібно вставити на сторінку. 

  6. Якщо все добре, натисніть кнопку Зберегти як чернетку у верхньому лівому куті. Щоб зробити оновлену сторінку доступною для інших користувачів, у верхньому правому куті натисніть Опублікувати. 

Щоб додати список до класичної SharePoint:

  1. На вкладці Сайти Настройки Параметри: оновлення профілю, інсталяція програмного забезпечення та його підключення до хмариа потім – Зміст сайту.

  2. Клацніть піктограму додати програму.

    Піктограма "Додати програму" в діалоговому вікні "Вміст сайту".
  3. Прокрутіть список і клацніть потрібну програму. Можливо, відображатиметься кілька сторінок.

  4. Дайте програмі унікальне ім’я, щоб легко знайти її згодом на сторінці, і натисніть кнопку Створити.

  5. Повернувшись на екран змісту сайту, можна зробити три речі:

    • Закрийте вікно та поверніться на сторінку. Додайте нову програму на сторінку за допомогою вставлення веб-частин.

    • клацнути програму та почати вводити дані;

    • Клацніть три крапки ... та виберіть команду Настройки. Тут можна додавати стовпці, змінювати імена та виконувати інші завдання.

Функції списків можна використовувати різними способами, але спосіб їхнього використання залежить від розміру та кількості наявних списків, а також від потреб організації.

Збереження кількох елементів в одному списку

Один великий список може використовуватися для різних потреб. Наприклад, може існувати велика кількість технічних питань, які потрібно відстежити в організації, а ці питання можуть стосуватися кількох проектів і груп.

Один список слід використовувати в таких випадках.

  • Групі потрібно переглянути зведені відомості про елементи списку або різні подання одного набору елементів. Наприклад, керівнику може знадобитися переглянути перебіг виконання стосовно всіх технічних питань в організації або всі питання, зареєстровані в один період часу.

  • Користувачам потрібно переглядати питання або здійснювати їх пошук в одному розташуванні на сайті.

  • Потрібно застосувати однакові настройки для елементів списку, наприклад відстеження версій або необхідність затвердження.

  • Групи, які працюють зі списком, мають однакові характеристики, наприклад дозволи одного рівня. До певних елементів списку можна застосувати унікальний дозвіл, проте, якщо рівні дозволів дуже відрізняються, слід скористатися кількома списками.

  • Потрібно проаналізувати інформацію про список або отримати об’єднані оновлення списку. Можна отримувати оповіщення про змінення елементів списку або переглядати зміни у списку, використовуючи технологію RSS. RSS-канали дають змогу учасникам робочої групи переглядати об’єднаний список зміненої інформації.

За наявності значних розбіжностей між елементами, якими потрібно керувати, або між групами користувачів, які працюють із ними, можна використати кілька списків.

Кілька списків слід використовувати в таких випадках:

  • Користувачам не потрібні зведення елементів.

  • Різні групи користувачів із дозволами різного рівня працюють з інформацією.

  • До кількох наборів елементів потрібно застосувати різні настройки, наприклад керування версіями або затвердження.

  • Не потрібно аналізувати елементи разом або отримувати об’єднані оновлення списку.

Нижче наведено деякі способи впорядкування списків і їхніх елементів.

Додавання стовпців    Допоможіть групі указувати на найважливіші елементи, до списку можна додавати стовпці. Наприклад, можна додати стовпець Project, щоб користувачі, які працюють над певними проектами, було легше переглядати їхні елементи та працювати з ними. Ви також можете додати більше стовпців, якщо потрібно зібрати додаткові відомості для кожного елемента списку, наприклад ім'я відділу або ім'я працівника.

Якщо список містить кілька елементів, можна індексувати певні стовпці, щоб підвищити продуктивність під час перегляду кількох елементів або переключення подань. Ця функція не змінює спосіб упорядкування елементів, але може легше зберігати велику кількість елементів у списку організаціям. Проте індексування може зайняти більше місця в базі даних. Докладні відомості див. в статті Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Створення подань    Використовується, якщо користувачам у групі часто потрібно переглядати дані певним чином. Стовпці використовуються для сортування, групування, фільтрування та відображення даних. Ви також можете вибрати кількість елементів, які відображатимуться одночасно в кожному поданні. Наприклад, користувачі можуть переглядати список у наборах по 25 або 100 елементів списку на сторінці залежно від їхніх уподобань і швидкості підключення.

Подання дають змогу зберігати велику кількість елементів у списку, але переглядати лише підмножину потрібних наборів, наприклад лише питання, опубліковані цього року, або лише поточні події в календарі. Ви можете створити особисті подання, доступні лише для вас, а якщо у вас є дозвіл на змінення списку, можна створити загальнодоступні подання, доступні всім користувачам. Докладні відомості див. в статті Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Створення папок    Додавайте папки до списків більшості типів, якщо власник списку дозволив папки для створення. Це особливо зручно, якщо елементи списку можна розділити певним способом, наприклад за проектом або групою. Папки допомагають користувачам легше сканувати елементи списку та керувати ними. Технології Microsoft – це подання дерева, яке дає змогу користувачам переходити сайтами та папками так само, як вони працюють із папками на жорсткому диску. Наприклад, кожен підрозділ може мати власну папку. Див. 3. Створення папки в списку.

Див. також

Додавання, редагування або видалення списку елементів

Активація та настроювання функції керування версіями для списку або бібліотеки

Створення папки в списку

Видалення папки зі списку

Потрібна додаткова довідка?

Отримуйте нові функції раніше за інших

Приєднатися до Microsoft оцінювачів >

Ця інформація корисна?

Наскільки ви задоволені якістю мови?
Що вплинуло на ваші враження?

Дякуємо за відгук!

×