Посібник адміністратора з Групи Microsoft 365 в Outlook

Групи Microsoft 365 в Outlook пропонує потужне рішення для спілкування та співпраці з людьми як всередині компанії, так і за її межами. Створіть групу, щоб надати спільний доступ до папки "Вхідні", календаря, OneDrive, сайту SharePoint, блокнота OneNote тощо. Ви також можете запросити гостей із-за меж компанії, щоб вони могли співпрацювати, використовуючи ті самі ресурси.

Коли ви створюєте групу Microsoft 365, Outlook автоматично створює спільну папку "Вхідні", спільний календар Outlook і бібліотеку документів для спільної роботи над файлами. Ви також можете створити команду Microsoft Team та інтегрувати завдання з Planner в Teams. Не потрібно перейматися призначенням дозволів усім цим ресурсам вручну, оскільки додавання учасників до групи автоматично надає їм дозволи, потрібні для інструментів, які надає ваша група.

Групи Microsoft 365 надати учасникам:

  • Спільна папка "Вхідні" – тут відбуваються розмови, які ви традиційно маєте в списках розсилки. Цю спільну папку "Вхідні" можна повністю знайти, тому вона створює живий архів повідомлень групи. Новачки групи можуть шукати або прокручувати журнал, щоб швидко прискорити публікацію в групі раніше. Див. статтю Надсилання повідомлення електронної пошти групі в Outlook.
  • Бібліотека спільних файлів . Ваша група має бібліотеку файлів SharePoint, у якій користувачі можуть зберігати документи, книги, презентації, зображення або будь-який інший файл, над яким їм потрібно працювати, а також спільно використовувати їх. Див. статтю Надання спільного доступу до файлів групі в Outlook.
  • Спільний календар . Ваша група отримує спільний календар, щоб публікувати події, пов'язані з групою. Кожен учасник, який підписався на групу, автоматично запрошується на події, опубліковані в календарі, щоб ці події також відображалися в їхніх особистих календарях, якщо забажаю. Див. статтю Планування та редагування подій за допомогою календаря групи в Outlook.
  • Спільний блокнот OneNote . Група автоматично має спільний блокнот OneNote, у якому учасники групи можуть збирати інформацію та співпрацювати над ними. Багато груп використовують блокнот для створення живого вікі-сайту з запитаннями й відповідями та іншими ресурсами.
  • Гостьовий доступ – раніше можна було додавати зовнішні контакти до груп розсилки, але все, що вони отримали, – це електронна пошта. Завдяки групам ви можете надати гостям доступ до розмов електронної пошти, файлів і навіть спільного блокнота OneNote. Див. статтю Використання груп в Outlook як гостя.
  • Вміст видимий . За замовчуванням групи в Outlook загальнодоступні, що означає, що іншим користувачам в організації легко знаходити матеріали та приєднуватися до них або переглядати їх. Якщо вміст групи конфіденційніший, ви можете змінити її на приватну, що приховує вміст від неучасників і вимагає від власника групи затверджувати будь-які запити на приєднання.
  • Самообслуговування - ІТ не потрібно засмучувати запити користувачів на створення груп. За потреби користувачі можуть створювати власні групи. Відомості про те, які користувачі в організації можуть створювати групи, див. в статті Керування правами на створення Групи Microsoft 365.

Адміністрування груп

Microsoft 365 пропонує низку корисних інструментів і можливостей для зручнішого керування групами та їх адміністрування.

Порада.

Групи Microsoft 365 закладок – поширені завдання для легкого доступу до відомостей адміністратора про створення груп, делегування, керування електронною поштою, передавання пошти, відновлення та корисні сценарії.

Керування каталогами

Керування каталогом має велике значення для кожного адміністратора. Нижче наведено кілька інструментів, які microsoft 365 пропонує, щоб спростити роботу.

  • Політики іменування – політики іменування дають змогу визначити, що є прийнятними іменами груп, а які – ні. Це не дає користувачам надавати групам ненормативні або заборонені імена. Крім того, до імен груп можна застосовувати стандартні префікси або суфікси компанії.
    Динамічна участь . Динамічна участь дає змогу встановити членство в групі за правилом, яке додає (або видаляє) учасників групи на основі метаданих (наприклад, відділу або ролі) у вашому active directory. Докладні відомості про створення динамічної участі див. в статті Використання атрибутів для створення розширених правил .
  • Прихована участь. Якщо у вас є причина для прихованої участі в групі (наприклад, якщо учасниками є студенти), ви можете приховати участь від сторонніх осіб.
  • Дозволи на створення . У вашій організації можуть бути певні користувачі, яким не потрібно створювати нові групи. Існує кілька методів керування дозволами на створення в каталозі. Див . статтю Керування створенням груп Microsoft 365.
  • Контрольні журнали. Ви можете впевненіше дозволяти користувачам створювати групи та керувати членством у групі, оскільки Групи Microsoft 365 контрольні журнали дають змогу відстежувати, хто створив або видалив певну групу або вніс зміни до складу групи. Див. статтю Пошук у контрольному журналі в Центрі відповідності & безпеки Microsoft 365.

Керування доставкою

Завдяки різним можливостям, передбаченим у функції "Керування доставкою", ви можете визначати, як повідомлення мають надсилатись або отримуватись у групі. Крім того, є засоби для відстеження потоку таких повідомлень. Докладні відомості див. в статті Групи Microsoft 365 – поширені завдання.

  • Надсилання від імені іншої особи. Ці параметри дозволяють указаним користувачам надсилати електронні листи від імені групи.
  • Обмеження відправника . Ці параметри дають змогу керувати дозволами на надсилання повідомлень групі. Групу можна настроїти так, щоб дозволити надсилання повідомлень електронної пошти від сторонніх осіб, але ви можете обмежити це лише певними зовнішніми сторонами.
  • Підтримка зовнішніх користувачів . Запрошуючи гостей до групи, ви можете включити їх у розмови електронною поштою в групі. Щоб дізнатися, як додавати гостей, див. статтю Додавання гостей до груп в Outlook .
  • Правила транспортування . Правила транспортування працюють для груп так само, як і для сервера Exchange. Правила можуть шукати повідомлення, які відповідають певним умовам, а потім виконувати дії з цими повідомленнями.
  • Поштові поради – це інформативні повідомлення, які відображаються користувачам під час створення повідомлення. Вони можуть допомогти зменшити кількість звітів про недоставку, попередивши користувача, якщо його повідомлення може перейти до зовнішніх сторін або перевищити квоти повідомлень.
  • Кілька адрес проксі-сервера . Група може мати псевдоніми так само, як поштова скринька користувача. Додаткові адреси проксі-сервера можуть бути зручні для прийняття повідомлень, надісланих на ці інші псевдоніми, або для полегшення зв'язування з групою, яка має довге або важке ім'я для написання. Докладні відомості див. в статті Вибір домену для використання під час створення груп Microsoft 365
  • Максимальній розмір надсилання й отримання. Ці квоти можуть допомогти зменшити проблеми з надсиланням (або одержанням) дуже великих повідомлень, щоб краще керувати вимогами до сховища та смуги пропускання.

Політики вмісту

Microsoft 365 також надає деякі інструменти для керування видом вмісту, до якого надається спільний доступ у вашій групі. Докладні відомості див. в статті Групи Microsoft 365 – поширені завдання.

  • Рекомендації з використання. Ви зможете визначити рекомендації з використання для Групи Microsoft 365, щоб навчити користувачів дотримуватися практичних порад, які допомагають підтримувати їхні групи ефективними та навчати їх внутрішнім політикам вмісту.
  • Класифікація даних. Ви зможете створити настроювану систему класифікації даних для Групи Microsoft 365, яка дозволяє розділення груп за типом політики (наприклад, "некласифіковані", "корпоративна конфіденційна" або "секретна"). Таким чином групи можуть демонструвати політики іншого вмісту у вашій організації. Розширювана політика дає змогу вашій організації настроювати кінцеву точку, яка викликається щоразу, коли створюється або змінюється група, і ви можете впроваджувати власні політики для створення або змінення груп.

Вимоги до облікового запису

Групи підтримуватимуться в будь-якій передплаті Microsoft 365, яка має Exchange Online та SharePoint Online. Сюди належать плани "Business базовий" і "Business преміум", а також плани для підприємств E1, E3 та E5.

Якщо у вас є план, доступний лише для Exchange, ви все одно можете отримати спільну папку "Вхідні" та спільні Calendar функції груп в Outlook, але ви не отримаєте бібліотеку документів, Planner або будь-які інші можливості.

Керування зміною Групи Microsoft 365

Іноді користувачам незручно змінюватися, тому важливо зв'язатися з наявними учасниками списків розсилки, щоб повідомити їм, чого очікувати. Ось деякі відомості, які слід додати до цього повідомлення, а також деякі відповіді, які можуть виявитися корисними.

Що таке "Групи" в Outlook?

Групи Microsoft 365 в Outlook – це єдине рішення для співпраці для груп і груп, яким потрібно надати спільний доступ до обговорень, файлів, календарів і нотаток в єдиний спосіб, який легко знайти. Мабуть, головною перевагою є зберігання журналу обговорень у папці "Вхідні" групи, завдяки чому можна легко знайти попередні обговорення.

Докладні відомості див. в статті Можливості роботи з групами в Outlook.

Для чого потрібна ця зміна?

Користувачі часто просили надати можливість шукати повідомлення, опубліковані в нашому списку розсилки, щоб знаходити інформацію, яка обговорювалася раніше. Перехід зі списку розсилки на групу позбавить користувачів необхідності постійно повторювати ті самі запитання й відповіді.

Крім того, нова група міститиме календар для подій нашої групи, бібліотеку спільних файлів і блокнот OneNote, де ми можемо співпрацювати та збирати інформацію для подальшого використання.

Чи потрібно мені щось зробити, щоб приєднатися до цієї групи, якщо я був учасником списку розсилки?

Ні, якщо ви вже були учасником списку розсилки, ви автоматично станете учасником нової групи.

Як отримати доступ до нової групи в Outlook? А в інтернет-версії Outlook?

Щоб отримати доступ до нової групи в Outlook, просто перейдіть до категорії Групи в нижній частині області переходів ліворуч. Якщо ви часто використовуєте цю групу, радимо закріпити її як уподобання, клацнувши її правою кнопкою миші та вибравши команду Показати як уподобання.

Крім того, є безкоштовні мобільні клієнти для Групи Microsoft 365 доступні на кожній мобільній платформі (iOS, Android тощо), щоб ви могли легко отримати доступ до групи в дорозі.

Не вдається просто надіслати повідомлення електронної пошти?

Так, звісно. Той самий псевдонім електронної пошти, який ви використовували для списку розсилки, і надалі працюватиме для групи в Outlook.

Додаткові можливості

Не забудьте розповісти користувачам, коли відбудеться ця зміна та до кого їм слід звертатися, якщо в них виникнуть додаткові запитання.

Перенесення списків розсилки (списків контактів)

Корпорація Майкрософт не надає інструмент для перетворення спільної поштової скриньки на групу Microsoft 365 або навпаки. Проте можна оновити списки розсилки до груп Microsoft 365. Це чудовий спосіб надати спискам розсилки організації всі функції та функціональні можливості груп Microsoft 365. Докладні відомості див. в статті Групи Microsoft 365 – поширені завдання.

Які списки розсилки не можна перенести до груп Microsoft 365?

Ви можете оновити лише хмарні прості не вкладені списки розсилки до груп Microsoft 365. Див . статтю Не вдалося оновити списки розсилки до груп Microsoft 365.

Після перенесення списку контактів

Після оновлення групи розсилки до групи Microsoft 365 потрібно виконати кілька подальших завдань, щоб забезпечити її плавне виконання.

  • Подальші дії з користувачами . Повертайтеся до них одразу після завершення оновлення, а потім знову через кілька днів. Показуючи, що ви слухаєте і реагуєте на будь-які запитання, які вони могли б мати, буде йти довгий шлях до того, щоб зробити їх щасливими і зручними з змінами.
  • Відстеження звітів про залучення . Портал Адміністратор Microsoft 365 містить кілька корисних звітів, які можуть показати, скільки користувачів використовують групу, частоту та функції, які вони використовують. Ці звіти допоможуть вам розробити подальше навчання та навчання користувачів, а також визначити, де користувачі отримують найбільше значення від нової групи. Див. статтю Звіти про дії в Центр адміністрування Microsoft 365.
  • Поділіться своїми враженнями . Повідомте іншим командам у своїй компанії, що ви оновили групу розсилки та які кроки ви вжили, щоб зробити її успішною! Надання спільного доступу до цієї інформації може допомогти цим іншим командам наслідувати ваш приклад і мати успішне оновлення самостійно.

Навчайтеся в спільноті Групи Microsoft 365 Tech

Маєте запитання про Групи Microsoft 365? Відвідайте технічну спільноту Групи Microsoft 365.

Створення груп із різних програм

Порада.

За замовчуванням усі користувачі можуть створювати групи Microsoft 365. Докладні відомості див. в статті Керування правами на створення Групи Microsoft 365.

Ви можете створити Групи Microsoft 365 з різних інструментів, зокрема Outlook, інтернет-версія Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams тощо. Вибір засобу, з якого слід почати роботу, залежить від типу групи, з якою ви працюєте. Наприклад, у корпорації Майкрософт ми, як правило, починаємо з Outlook, коли створюємо групу, організовану навколо електронної пошти та календаря. Якщо Група призначена для спілкування в компанії, ми, як правило, починаємо з Viva Engage. Для співпраці в чаті ми запустимо нашу групу з Microsoft Teams.

І загальнодоступні, і приватні групи закриті для доступу та перегляду користувачами з-за меж вашої організації, якщо їх не було спеціально запрошено як гостей. Докладні відомості див. в статті Додавання гостей до груп в Outlook .

Практичні поради з Групи Microsoft 365

Керування власниками, учасниками та гостями

Власники груп – це їхні модератори. Вони можуть додавати й вилучати учасників і мають унікальні дозволи, як-от можливість видаляти розмови зі спільної поштової скриньки або змінювати параметри групи. Власники груп можуть перейменувати групу, оновити опис або зображення тощо. Якщо ви знайомі з ролями SharePoint, то власник групи – це адміністратор колекції сайтів.

Порада.

Якщо можете, радимо мати принаймні двох власників групи. Таким чином, якщо один власник недоступний, інший може вносити зміни до групи.

Учасники групи – це звичайні користувачі у вашій організації, яким групи потрібні для співпраці. Вони можуть отримати доступ до всього вмісту групи, але не можуть змінювати параметри групи. У SharePoint їх називають учасниками сайту. Відомості про додавання або видалення учасників групи див. в статті Додавання, редагування та видалення учасників груп в Outlook.

Гості схожі на учасників групи, однак вони не належать до вашої організації. За замовчуванням користувачі можуть запрошувати гостей приєднатися до групи, і ви можете керувати цим параметром. Докладні відомості див. в статті Додавання гостей до груп в Outlook.

Використання Microsoft Teams для постійної робочої області на основі чату

Чудовий спосіб підтримувати зв'язок із групою – Microsoft Teams. Microsoft Teams – це постійна робоча область на основі чату, призначена для внутрішнього спілкування робочих груп, де можна в режимі реального часу в довільній формі обговорювати вузькі теми або вести бесіди в підгрупах. Хоча інтеграція Teams не відбувається автоматично, ви можете легко створити групу Teams на основі своєї групи Microsoft 365.

Якщо група більше не потрібна, її можна видалити, щоб звільнити системні ресурси. Водночас група більше не з'являтиметься в списках і не відображатиметься. Докладні відомості див. в статті Редагування або видалення групи в Outlook . Якщо ви не хочете відволікатися на видалення застарілих груп, адміністратор може налаштувати політики терміну дії, в результаті чого старі групи видалятимуться автоматично через вказаний період часу. Див. також: Політика терміну дії групи Microsoft 365.

Підготовка, іменування та захист інформації

Є три основні моделі підготовки Групи Microsoft 365: Open, IT-led або Controlled. Кожна з них має свої переваги.

Модель Переваги
Відкрита (стандартна) Користувачі можуть за потреби створювати власні групи без допомоги ІТ-відділу.
Під керівництвом ІТ-відділу Користувачі звертаються з проханням створити групу до ІТ-відділу. ІТ-фахівці можуть надати їм допомогу у виборі відповідних засобів спільної роботи.
Контрольована Створення груп обмежується лише певними користувачами, командами або службами (див. статтю Керування тим, хто може створювати Групи Microsoft 365)

Щоб керувати тим, як називається Групи Microsoft 365, можна скористатися політикою іменування, щоб примушувати імена груп дотримуватися певних стандартів, зокрема префіксів або суфіксів, а також блокувати небажані імена. Докладні відомості див. в статті політика іменування Групи Microsoft 365.

Кожна група має принаймні одного власника, який може додавати або вилучати учасників і здійснювати базовий нагляд за групою та її вмістом. Якщо власник групи (або власники) з будь-якої причини залишає організацію, адміністратор може призначити групі нового власника. 

Крім того, якщо ви маєте дозволи адміністратора Exchange Online, ви можете адмініструвати групи в Центрі Адміністратор Microsoft 365 (див. статтю Керування членством у групах у Центр адміністрування Microsoft 365) або в PowerShell (див. статтю Керування Групи Microsoft 365 за допомогою PowerShell.

Часом виникає потреба видалити групу з клієнта. Відомості про те, як видалити групу, див. в статті Видалення групи в Outlook. Якщо групу випадково видалено, адміністратори можуть відновити її протягом 30 днів. Див. статтю Відновлення видаленої групи Microsoft 365.

Якщо ви віддаєте перевагу більш автоматизованому способу керування життєвим циклом Групи Microsoft 365, можна використовувати політики терміну дії для груп, термін дії яких завершується, через певний часовий інтервал. Власники групи отримають повідомлення електронної пошти за 30, 15 і 1 день до завершення терміну дії групи, що дасть їм змогу легко поновити групу, якщо вона все ще потрібна. Див. статтю Політика терміну дії групи Microsoft 365.

Обмеження групи Microsoft 365

Докладні відомості про обмеження групи див. в огляді Групи Microsoft 365 для адміністраторів.

Якщо ви плануєте використовувати функцію "Зворотний запис групи" з засобу Azure Active Directory Connect, максимальна довжина – 448 символів, пов'язаних з атрибутом "Description".

Докладні відомості про сховище SharePoint Online див. в статті Обмеження SharePoint Online.

Керування Групи Microsoft 365 ефективніше, якщо у вас є корисна інформація про використання груп. Центр Адміністратор Microsoft 365 містить засіб звітування, який дає змогу переглядати такі відомості, як використання сховища, кількість активних груп і навіть те, як користувачі використовують групи. Докладні відомості див. в статті Звіти Microsoft 365 у Центрі адміністрування .

Групи Microsoft 365 надає низку засобів для забезпечення відповідності вимогам, захисту інформації та витребування електронної інформації.

Додаткові відомості