Áp dụng nhãn nhạy cảm cho tệp của bạn

Nhãn nhạy cảm là gì?

Nhãn nhạy cảm được áp dụng theo cách thủ công hoặc tự động đối với tệp để tuân thủ các chính sách bảo vệ thông tin của tổ chức bạn. Nhãn nhạy cảm cho biết phân loại và có thể áp dụng bảo vệ cho tệp.

Tổ chức của bạn tùy chỉnh tên nhãn và mô tả. Hãy liên hệ với bộ phận CNTT trong tổ chức của bạn để biết thêm thông tin về nhãn cần áp dụng và thời điểm áp dụng. Nhãn nhạy cảm được phát hành cho người dùng chứ không phải là các vị trí như site hoặc hộp thư, vì vậy bạn và đồng nghiệp có thể thấy các nhãn nhạy cảm khác nhau sẵn dùng để áp dụng.

Lưu ý:

Tính năng này yêu cầu đăng ký Microsoft 365. Để biết thêm thông tin, hãy xem phiên bản Office của tôi có hỗ trợ nhãn nhạy cảm không?. Nếu bạn là người quản trị đang tìm cách bắt đầu với nhãn nhạy cảm, hãy xem mục Bắt đầu với nhãn nhạy cảm.
Để xem danh sách đầy đủ các tính năng và tính sẵn dùng của bản phát hành, hãy xem mục Khả năng nhãn nhạy cảm trong Word, Excel và PowerPoint.

Điều gì xảy ra khi bạn áp dụng nhãn nhạy cảm?

Khi bạn áp dụng nhãn nhạy cảm, thông tin nhãn sẽ duy trì với tệp của bạn khi nó di chuyển giữa các thiết bị, ứng dụng và dịch vụ đám mây. Áp dụng nhãn nhạy cảm cũng có thể dẫn đến các thay đổi đối với tệp của bạn theo cấu hình của tổ chức bạn, chẳng hạn như:

Mã hóa bằng Quản trị Quyền Thông tin có thể được áp dụng
Đầu trang, chân trang hoặc hình nền mờ có thể xuất hiện
Hình nền mờ động có thể xuất hiện

Lưu ý: Nếu bạn không có quyền thay đổi hoặc loại bỏ nhãn nhạy cảm, hầu hết các ứng dụng sẽ hiển thị thông báo lỗi và ngăn bạn làm như vậy. Trong một số ứng dụng, nhãn nhạy cảm sẽ bị vô hiệu hóa.

Không phải tất cả các ứng dụng trên tất cả các nền tảng đều hỗ trợ cùng một hành vi, vì vậy, kết quả chính xác của việc áp dụng nhãn nhạy cảm có thể khác một chút. Để biết thêm thông tin về những chức năng được hỗ trợ trên mỗi nền tảng, hãy xem mục Hỗ trợ tính năng nhãn nhạy cảm trong ứng dụng.

Nhãn nhạy cảm được áp dụng như thế nào?

Nhãn nhạy cảm có thể được áp dụng theo cách thủ công hoặc tự động.

Tự chọn nhãn nhạy cảm

Quan trọng: Bạn chỉ có thể áp dụng nhãn nhạy cảm nếu: • Tài khoản Office của bạn là tài khoản cơ quan có giấy phép Office 365 Enterprise E3 hoặc Office 365 Enterprise E5 được gán.• Người quản trị của bạn đã đặt cấu hình nhãn nhạy cảm và phát hành chúng cho bạn.

Từ thanh nhạy cảm:

Bấm vào thanh tiêu đề, nằm bên cạnh tên tệp.
Chọn nhãn nhạy cảm áp dụng cho tệp của bạn.

Lưu ý: Bạn sẽ thấy thông tin Biểu tượng Tìm hiểu thêm thông tin Tìm hiểu thêm nếu tổ chức của bạn đã cấu hình một website để giải thích thêm về nhãn nhạy cảm của họ.

Nếu chưa có nhãn trên tệp, thanh nhạy cảm sẽ cho bạn biết liệu có cần phải có nhãn hay không. Nếu cần phải có nhãn, bạn sẽ thấy lời nhắc Chọn nhãn. Nếu không có nhãn là bắt buộc, lời nhắc chỉ đơn giản là không có nhãn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thanh nhạy cảm mới trong Office for Windows.

Từ nút nhạy cảm:

Bấm vào tab Trang đầu, rồi chọn Độ nhạy của bạn.
Chọn nhãn nhạy cảm áp dụng cho tệp của bạn.

Mẹo:

Bạn không chắc nhãn là gì? Di chuột qua nhãn để xem bất kỳ mô tả nào mà tổ chức của bạn đã thêm vào để giải thích.
Nếu bạn là Chuyên gia CNTT đang tìm kiếm thông tin về việc đặt cấu hình hoặc quản lý thanh độ nhạy cảm, hãy xem mục Quản lý nhãn nhạy cảm trong các ứng dụng Office.

Khi lưu tệp mới:

Bấm vào biểu tượng Lưu.
Trong hộp thoại Lưu, chọn nhãn nhạy cảm áp dụng cho tệp của bạn.

Ghi nhãn tự động và được đề xuất

Tự động ghi nhãn

Nếu người quản trị của bạn đã thiết lập tự động ghi nhãn thì các tệp có chứa một số loại thông tin nhất định - chẳng hạn như số an sinh xã hội, số thẻ tín dụng hoặc thông tin nhạy cảm khác - có thể tự động áp dụng nhãn đã xác định.

Nếu một nhãn đã được áp dụng tự động, bạn sẽ thấy một thông báo bên dưới dải băng Office trông như thế này:

Ảnh chụp màn hình mẹo Chính sách cho nhãn nhạy cảm tự động áp dụng

Nhãn được đề xuất

Tương tự, người quản trị có thể thiết lập nhãn được đề xuất sẽ đề xuất nhãn được chỉ định dựa trên nội dung nhạy cảm có trong tệp. Nếu một nhãn được đề xuất, bạn sẽ thấy một thông báo bên dưới dải băng Office trông như thế này:

Ảnh chụp màn hình mẹo Chính sách cho nhãn nhạy cảm được đề xuất

Ghi nhãn mặc định

Nếu người quản trị của bạn đã thiết lập ghi nhãn mặc định, thì các tệp sẽ tự động được áp dụng nhãn mặc định được chỉ định khi chúng được lưu lần đầu tiên. Khi tệp đã được tạo nhưng chưa được lưu hoặc nếu tệp của bạn được tạo trước khi chính sách ghi nhãn mặc định được thực thi, bạn sẽ thấy một chỉ báo trong thanh tiêu đề mà nhãn sẽ được áp dụng khi tệp được lưu.

Nhãn nhạy cảm trên bản trình bày

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nhãn nhạy cảm được tự động áp dụng hoặc được đề xuất cho các tệp và email của bạn trong Office.

Loại bỏ nhãn nhạy cảm

Để loại bỏ nhãn nhạy cảm đã được áp dụng cho một tệp, hãy bỏ chọn nhãn đó khỏi thanh nhạy cảm hoặc menu Độ nhạy Nút Độ nhạy cảm trong tab Trang đầu. Nếu tổ chức của bạn yêu cầu ghi nhãn tệp, bạn sẽ không thể loại bỏ nhãn.

Làm thế nào để tôi biết nhãn nhạy cảm nào hiện đang được áp dụng?

Nhãn nhạy cảm của tệp, nếu hiện đang được áp dụng, được hiển thị trong thanh tiêu đề.

Ảnh chụp màn hình thanh tiêu đề của tệp với nhãn Bí mật.

Làm cách nào để biết tôi có những quyền nào?

Trên thanh trạng thái, bấm vào biểu tượng quyền. Hộp thoại Quyền của Tôi sẽ mở ra và hiển thị quyền mà bạn có.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại hiển thị quyền của người dùng

Nếu bạn không thấy biểu tượng quyền, hãy bấm chuột phải vào thanh trạng thái, quyền từ menu để thêm.

Nếu nhãn có quyền tùy chỉnh hiện đang được áp dụng cho tệp, thanh công việc sẽ xuất hiện bên dưới dải băng Office khi tệp được mở. Bấm vào nút Xem Quyền để mở hộp thoại Quyền của Tôi.

Ảnh chụp màn hình thanh công việc với nút Xem Quyền.

Nhãn nhạy cảm có thể làm gì?

Áp dụng quyền được xác định bởi người quản trị của bạn

Nhãn nhạy cảm bạn chọn có thể đi kèm với quyền được xác định trước đã được người quản trị của bạn cấu hình. Khi bạn chọn kiểu nhãn này, bạn không cần thực hiện thêm bước nào để áp dụng nhãn.

Áp dụng quyền tùy chỉnh mà bạn chọn

Nếu bạn chọn nhãn nhạy cảm được cấu hình cho quyền do người dùng xác định, bạn sẽ được nhắc để chọn người có thể đọc hoặc thay đổi tệp.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại có tiêu đề 'Quyền' với các tùy chọn để thêm người dùng làm người xem, người chỉnh sửa, người chỉnh sửa và chủ sở hữu bị hạn chế

Áp dụng dấu nội dung

Tùy thuộc vào cấu hình của tổ chức bạn, việc áp dụng nhãn nhạy cảm có thể dẫn đến việc chèn đầu trang, chân trang hoặc hình nền mờ vào tệp của bạn. Các dấu nội dung này chứa văn bản do người quản trị của bạn xác định.

Áp dụng hình nền mờ động

Để bảo vệ thêm nội dung tệp, tổ chức của bạn có thể đặt cấu hình nhãn nhạy cảm để áp dụng hình nền mờ động cho tệp. Những hình nền mờ này chứa các chi tiết liên quan đến người đang xem tệp. Vì đây là một thiết đặt do tổ chức của bạn cấu hình nên bạn không thể loại bỏ hoặc sửa đổi hình nền mờ.

Theo dõi và thu hồi quyền truy nhập tệp

Trên Windows, bạn có thể theo dõi và thu hồi quyền truy nhập vào các tệp cục bộ được bảo vệ thông qua cổng thông tin Tuân thủ Microsoft.

Để tìm hiểu thêm, hãy xem: Theo dõi và thu hồi quyền truy nhập vào các tệp của bạn

Nhãn nhạy cảm được thực thi như thế nào?

Ghi nhãn bắt buộc

Người quản trị của bạn có thể thiết lập ghi nhãn bắt buộc, điều này đòi hỏi người dùng phải áp dụng nhãn cho các tệp của họ. Khi bạn mở hoặc lưu tệp không có nhãn, bạn sẽ được nhắc chọn nhãn nhạy cảm trước khi tiếp tục.

Khi nhãn bắt buộc có hiệu lực, bạn không thể loại bỏ nhãn nhạy cảm của tệp nhưng bạn có thể thay đổi nhãn hiện có. Khi được nhắc thêm nhãn nhạy cảm khi mở tệp không có nhãn, bạn có thể chọn mở tệp ở chế độ chỉ đọc thay vì chọn nhãn.

Lưu ý: Khi nhãn bắt buộc có hiệu lực, tùy chọn in ra PDF sẽ không sẵn dùng cho các tệp được ghi nhãn hoặc mã hóa.

Căn lề hạ cấp

Tổ chức của bạn có thể có chính sách yêu cầu bạn cung cấp căn lề trước khi thay đổi nhãn nhạy cảm từ mức nhạy cảm cao hơn đến mức nhạy cảm thấp hơn. Khi bật căn lề hạ cấp, bạn có thể được yêu cầu chọn một lý do căn lề hoặc đưa ra lý do riêng của bạn khi chọn một nhãn ít nhạy cảm hơn.

Hộp thoại xuất hiện khi tổ chức của bạn yêu cầu bạn cung cấp căn lề để thay đổi nhãn nhạy cảm.

Lưu ý: Bạn sẽ chỉ được yêu cầu điều chỉnh các thay đổi một lần sau khi mở tài liệu. Sau lần đầu tiên điều chỉnh, các thay đổi tiếp theo sẽ không yêu cầu điều chỉnh trừ khi tệp được đóng và mở lại.

Xem thêm

Các sự cố đã biết khi bạn áp dụng nhãn nhạy cảm với các tệp Office của bạn

Loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân bằng cách kiểm tra tài liệu, bản trình bày hoặc sổ làm việc

Đối với người quản trị: Tìm hiểu về nhãn nhạy cảm

Đối với người quản trị: Quản lý nhãn nhạy cảm trong các ứng dụng Office

Nhãn nhạy cảm là gì?

Điều gì xảy ra khi bạn áp dụng nhãn nhạy cảm?