Giả sử các công thức bảng tính của bạn có những lỗi mà bạn đã dự đoán và không cần chỉnh sửa nhưng bạn muốn cải thiện việc hiển thị kết quả của mình. Có một vài cách để ẩn giá trị lỗi và chỉ báo lỗi trong các ô.
Có nhiều lý do khiến công thức có thể trả về lỗi. Ví dụ: không cho phép chia cho 0 và nếu bạn nhập công thức =1/0, Excel sẽ trả về kết quả #DIV/0. Giá trị lỗi bao gồm #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF!, và #VALUE!.
Chuyển đổi lỗi thành số không và dùng định dạng để ẩn giá trị
Bạn có thể ẩn giá trị lỗi bằng cách chuyển đổi chúng thành một số nào đó, chẳng hạn như số 0, sau đó áp dụng định dạng có điều kiện để ẩn giá trị đó.
Tạo lỗi mẫu
-
Bạn hãy mở sổ làm việc trống hoặc tạo trang tính mới.
-
Nhập 3 vào ô B1, nhập 0 vào ô C1 và vào ô A1, nhập công thức =B1/C1.
Kết #DIV/0! xuất hiện trong ô A1. -
Hãy chọn A1 và nhấn F2 để sửa công thức.
-
Sau dấu bằng (=), hãy nhập IFERROR, tiếp theo là dấu ngoặc đơn mở.
IFERROR( -
Hãy chuyển con trỏ đến cuối công thức.
-
Nhập ,0) – có nghĩa là, dấu phẩy theo sau là số không và dấu ngoặc đơn đóng.
Công thức =B1/C1 trở thành =IFERROR(B1/C1;0). -
Hãy nhấn Enter để hoàn tất công thức.
Nội dung của ô bây giờ sẽ hiển thị 0 thay vì số #DIV! .
Áp dụng định dạng có điều kiện
-
Hãy chọn ô chứa lỗi, rồi trên tab Trang đầu, hãy bấm Định dạng có Điều kiện.
-
Bấm Quy tắc Mới.
-
Trong hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới, hãy bấm Chỉ định dạng các ô có.
-
Dưới Chỉ định dạng các ô có, hãy bảo đảm Giá trị Ô xuất hiện trong hộp danh sách đầu tiên, bằng xuất hiện trong hộp danh sách thứ hai, rồi nhập số 0 vào hộp văn bản bên phải.
-
Bấm nút Định dạng.
-
Bấm tab Số, sau đó dưới Thể loại, hãy bấm Tùy chỉnh.
-
Trong hộp Loại, hãy nhập ;;; (ba dấu chấm phẩy), rồi bấm OK. Bấm OK một lần nữa.
Số 0 trong ô sẽ biến mất. Điều này xảy ra vì định dạng tùy chỉnh ;;; làm cho mọi số trong ô không được hiển thị. Tuy nhiên, giá trị thực sự (0) vẫn ở trong ô đó.
Sử dụng quy trình sau đây để định dạng các ô chứa lỗi để văn bản trong các ô đó được hiển thị bằng phông màu trắng. Điều này làm cho văn bản lỗi trong các ô này hầu như không nhìn thấy được.
-
Hãy chọn phạm vi ô chứa giá trị lỗi.
-
Trên tab Trang đầu , chọn mũi tên bên cạnh Định dạng có Điều kiện, rồi bấm vào Quản lý Quy tắc.
Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện xuất hiện. -
Bấm Quy tắc Mới.
Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới xuất hiện. -
Dưới Chọn Loại Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng các ô có.
-
Dưới Sửa Mô tả Quy tắc, trong danh sách Chỉ định dạng các ô có, hãy chọn Lỗi.
-
Bấm Định dạng, rồi bấm tab Phông.
-
Bấm vào mũi tên để mở danh sách Màu và bên dưới Màu Chủ đề, chọn màu trắng.
Có thể có những lúc bạn không muốn các giá trị lỗi xuất hiện trong các ô và muốn một chuỗi văn bản như "#N/A", dấu gạch nối hoặc chuỗi "NA" xuất hiện thay vào đó. Để làm điều này, bạn có thể dùng các hàm IFERROR và NA như được minh họa trong ví dụ sau đây.
Chi tiết hàm
HÀM IFERROR Hãy dùng hàm này để xác định xem ô có chứa lỗi hay không hoặc kết quả của công thức có trả về lỗi hay không.
NA Hãy dùng hàm này để trả về chuỗi #N/A trong ô. Cú pháp là =NA().
-
Bấm vào báo cáo PivotTable.
-
Trên tab Phân tích PivotTable , trong nhóm PivotTable , bấm vào mũi tên bên cạnh Tùy chọn, rồi bấm Tùy chọn.
-
Bấm vào tab Bố trí & Định dạng, rồi thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:
-
Thay đổi hiển thị lỗi Chọn hộp kiểm Với các giá trị lỗi hiển thị bên dưới Định dạng. Trong hộp, nhập giá trị bạn muốn hiển thị thay cho lỗi. Để hiển thị các lỗi dưới dạng ô trống, xóa mọi ký tự trong hộp.
-
Thay đổi cách hiển thị ô trống Chọn hộp kiểm Với các ô trống, hiện. Trong hộp, nhập giá trị bạn muốn hiển thị trong ô trống nào. Để hiển thị ô trống, xóa mọi ký tự trong hộp. Để hiển thị số không, hãy xóa hộp kiểm.
-
Nếu ô chứa công thức dẫn đến lỗi, thì một hình tam giác (chỉ báo lỗi) sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái của ô. Bạn có thể ngăn không cho hiển thị các chỉ báo này bằng cách làm như sau.
Ô có vấn đề với công thức
-
Trên tab Tệp, chọn Tùy chọn, rồi chọn Công thức.
-
Dưới Kiểm tra Lỗi, hãy xóa hộp kiểm Cho phép kiểm tra lỗi dưới nền.
