Thêm nhiệm vụ vào dự án của bạn

Thêm danh sách kiểm tra đơn giản gồm các nhiệm vụ

Nếu bạn chỉ mới bắt đầu với việc lập kế hoạch dự án, hoặc nếu bạn dự đoán dự án này không quá phức tạp, một danh sách kiểm tra đơn giản gồm các nhiệm vụ có thể đủ để bạn quản lý hiệu quả dự án của mình. Danh sách kiểm tra của bạn có thể bao gồm ngày đến hạn cho các nhiệm vụ của dự án và giao việc cho các thành viên nhóm dự án.

Để thêm danh sách kiểm tra đơn giản gồm các nhiệm vụ:

1. Trên mục Khởi động Nhanh của trang, hãy bấm vào Nhiệm vụ.

2. Trên trang Nhiệm vụ, hãy bấm vào Sửa.

3. Trong cột Tên Nhiệm vụ, hãy nhập tên cho từng nhiệm vụ cần hoàn thành trong dự án. Nhấn Enter để di chuyển đến dòng kế tiếp sau khi thêm một nhiệm vụ.

1. Trong cột Ngày Đến hạn, hãy nhập hoặc chọn ngày mà từng nhiệm vụ trong danh sách cần hoàn thành. Nếu bạn không chắc chắn khi nào một nhiệm vụ cần hoàn thành, hãy để trống cột này cho nhiệm vụ đó.

2. Trong cột Giao Cho, hãy nhập hoặc chọn tên của từng người sẽ làm việc trên từng nhiệm vụ trong danh sách.

   Mẹo:  Cách tốt nhất là chỉ giao cho mỗi người một nhiệm vụ. Nếu bạn cần giao nhiệm vụ cho nhiều người thì điều này có thể sẽ dẫn tới vấn đề khó khăn rắc rối với việc đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành. Nếu Ann hoàn thành công việc được giao của cô ấy thì sẽ hữu ích nếu cô ấy đánh dấu kiểm đã hoàn thành công việc đó trên trang Nhiệm vụ của Tôi của cô ấy. Tuy nhiên, việc đánh dấu này sẽ dẫn tới hệ quả nhiệm vụ được giao cho tất cả mọi người đều bị đánh dấu là hoàn thành chứ không riêng gì Ann. Những người khác được giao nhiệm vụ có thể vẫn còn nhiều việc phải làm. Nếu bạn quyết định mình vẫn cần phải giao cùng một nhiệm vụ cho nhiều người thì bạn có thể dùng dấu chấm phẩy (;) để ngăn cách giữa tên của những người đó.

3. Khi bạn đã hoàn tất việc thêm danh sách kiểm tra đơn giản gồm các nhiệm vụ, hãy bấm Dừng.

Một cách nhanh chóng khác để thêm một danh sách kiểm tra đơn giản gồm các nhiệm vụ là dán một danh sách từ một trang tính Excel. Miễn là các cột bạn dùng trong trang tính khớp với các cột được hiển thị trên trang Nhiệm vụ, bạn có thể chỉ cần bấm vào danh sách nhiệm vụ và dán dữ liệu trang tính của mình. Tên sẽ được ghép cặp với tài khoản, nếu có thể, trong cột Giao Cho.

Khi làm việc trên dự án của mình, bạn có thể chọn hộp kiểm bên cạnh từng tên nhiệm vụ khi nhiệm vụ hoàn thành.

Nếu bạn thấy rằng bạn cần kiểm soát nhiều hơn các nhiệm vụ trong danh sách kiểm tra đơn giản của mình, bạn có thể dùng các bước trong phần tiếp theo để thêm chi tiết cho nhiệm vụ của bạn, để tạo một danh sách được xếp lịch mạnh mẽ hơn.

Đầu trang

Thêm danh sách nhiệm vụ được xếp lịch

Nếu dự án của bạn phức tạp hơn một chút, bạn có thể thấy rằng danh sách nhiệm vụ được xếp lịch sẽ giúp theo dõi công việc theo cách dễ quản lý hơn.

Để thêm danh sách nhiệm vụ được xếp lịch:

1. Trên mục Khởi động Nhanh của trang, hãy bấm vào Nhiệm vụ.

2. Trên trang Nhiệm vụ, hãy bấm Nhiệm vụ Mới. Hoặc, trên tab Nhiệm vụ của ruy-băng, hãy bấm Mục Mới.

   Lưu ý:  Nếu ban đầu bạn tạo một danh sách kiểm tra đơn giản gồm các nhiệm vụ, nhưng dự án trở nên phức tạp hơn một chút, bạn có thể dễ dàng thêm nhiều chi tiết hơn vào nhiệm vụ hiện tại của mình. Để chọn một nhiệm vụ, hãy bấm vào khoảng trống bên trái hộp kiểm cho nhiệm vụ này, sau đó, trên tab Nhiệm vụ của ruy-băng, hãy bấm Sửa Mục. Cách này sẽ mở nhiệm vụ để bạn có thể thêm lịch biểu chi tiết hơn.

3. Nhập tên cho nhiệm vụ của bạn vào hộp Tên Nhiệm vụ.

4. Nhập hoặc chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho nhiệm vụ của bạn vào hộp Ngày Bắt đầu và Ngày Đến hạn. Nếu bạn không chắc chắn về một trong những ngày này, hãy tạm thời để trống thông tin này. Bạn luôn có thể trở lại sau và thêm thông tin bằng cách sửa nhiệm vụ.

5. Nhập tên hoặc địa chỉ email của những người bạn muốn thực hiện nhiệm vụ trong hộp Giao Cho.

   Mẹo:  Cách tốt nhất là chỉ giao cho mỗi người một nhiệm vụ. Nếu bạn cần giao nhiệm vụ cho nhiều người thì điều này có thể sẽ dẫn tới vấn đề khó khăn rắc rối với việc đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành. Nếu Ann hoàn thành công việc được giao của cô ấy thì sẽ hữu ích nếu cô ấy đánh dấu kiểm đã hoàn thành công việc đó trên trang Nhiệm vụ của Tôi của cô ấy. Tuy nhiên, việc đánh dấu này sẽ dẫn tới hệ quả nhiệm vụ được giao cho tất cả mọi người đều bị đánh dấu là hoàn thành chứ không riêng gì Ann. Những người khác được giao nhiệm vụ có thể vẫn còn nhiều việc phải làm. Nếu bạn quyết định mình vẫn cần phải giao cùng một nhiệm vụ cho nhiều người thì bạn có thể dùng dấu chấm phẩy (;) để ngăn cách giữa tên của những người đó.

6. Nếu công việc đã bắt đầu trên nhiệm vụ, hãy nhập tỷ lệ phần trăm vào hộp % Hoàn thành, để cho biết khoảng bao nhiêu lượng công việc đã được thực hiện và việc còn lại là bao nhiêu.

   Mẹo:  Đây là một trường tuyệt vời để các thành viên trong nhóm dự án của bạn cập nhật một cách thường xuyên. Nó có thể giúp bạn biết tiến độ của dự án của bạn và dự án có đúng tiến độ và kết thúc kịp thời không.

7. Nhập mô tả ngắn gọn về nhiệm vụ vào hộp Mô tả, nếu bạn muốn cung cấp nhiều chi tiết hơn về công việc liên quan. Điều này có thể hữu ích cho những người điều hành hoặc các bên liên quan khác, những người đang cố gắng hiểu dự án của bạn.

8. Dùng các hộp và các nút cạnh Nhiệm vụ trước để cho biết những nhiệm vụ nào trong dự án của bạn cần được hoàn thành trước khi nhiệm vụ hiện tại có thể bắt đầu.

   Ví dụ, giả sử bạn tạo một nhiệm vụ có tên "Thông cáo báo chí", nhiệm vụ này không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ "Viết thông cáo báo chí" đã hoàn thành. Chọn nhiệm vụ "Viết thông cáo báo chí" từ hộp bên trái, sau đó bấm Thêm để di chuyển nó vào hộp bên phải. Cách này cho biết rằng nhiệm vụ "Viết thông cáo báo chí" là một nhiệm vụ trước đó (nghĩa là nó đến trước) của nhiệm vụ "Thông cáo báo chí".

9. Chọn mức độ ưu tiên thích hợp từ danh sách Ưu tiên .

10. Chọn cấp độ tình trạng thích hợp từ danh sách Tình trạng Nhiệm vụ.

    Mẹo:  Đây là một trường khác hữu ích cho các thành viên trong nhóm dự án của bạn để cập nhật thường xuyên. Nó có thể giúp bạn tránh tắc nghẽn công việc, chậm trễ lịch và các vấn đề lập kế hoạch quan trọng khác.

11. Bấm Lưu.

Đầu trang

Làm việc với danh sách nhiệm vụ của bạn

Khi bạn làm việc với danh sách nhiệm vụ, những nhiệm vụ có ngày đến hạn được hiển thị bằng màu đỏ là những nhiệm vụ chậm tiến độ. Sau khi bạn đánh dấu một nhiệm vụ chậm tiến độ là hoàn thành bằng cách chọn hộp kiểm bên cạnh nhiệm vụ, ngày đến hạn sẽ không còn xuất hiện ở dạng văn bản màu đỏ nữa.

Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi giữa các dạng xem khác nhau của danh sách nhiệm vụ của bạn bằng cách bấm vào nối kết dạng xem trên danh sách. Bạn có thể chọn từ Tất cả nhiệm vụ, lịch, hoàn thành, biểu đồ Gantt, Nhiệm vụ chậm, Nhiệm vụ của tôi, và sắp tới, hoặc bạn có thể sửa đổi một dạng xem hiện có hoặc tạo dạng xem của riêng bạn trong danh sách nhiệm vụ của bạn. Nếu dạng xem bạn muốn sử dụng không được liệt kê ở trên danh sách nhiệm vụ, bấm Bấm để xem các tùy chọn bổ sung (...) bên cạnh các nối kết dạng xem và chọn xem bạn muốn dùng. Để biết thêm thông tin về cách tạo dạng xem của riêng bạn, hãy xem tạo, thay đổi, hoặc xóa dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Sau khi thêm nhiệm vụ chi tiết vào dự án, bạn có thể:

• Thụt lề, nhô lề, di chuyển và xóa nhiệm vụ

• Tải lên, xem và loại bỏ tệp hoặc tài liệu

• Thêm nhiệm vụ vào đường thời gian

Đầu trang