Trong bài viết này
Tổng quan về SharePoint Foundation và SharePoint Server
SharePoint Foundation 2010 là công nghệ cơ bản dành cho các site SharePoint sẵn dùng miễn phí và được gọi là Windows SharePoint Services phiên bản trước. SharePoint Server 2010 dựa trên công nghệ SharePoint Foundation để cung cấp một khuôn khổ nhất quán, quen thuộc cho danh sách và thư viện, quản trị site và tùy chỉnh site. Bất kỳ tính năng nào sẵn dùng trong SharePoint Foundation cũng sẵn dùng trong SharePoint Server 2010.
Tuy nhiên, SharePoint Server 2010 mở rộng SharePoint Foundation bằng cách cung cấp các tính năng và chức năng bổ sung. Ví dụ, cả SharePoint Server và SharePoint Foundation đều tích hợp mẫu site để cộng tác với đồng nghiệp trên site nhóm, blog và Không gian làm việc Cuộc họp. Tuy nhiên, SharePoint Server bao gồm các tính năng điện toán xã hội nâng cao như gắn thẻ và nguồn cấp tin tức giúp mọi người trong tổ chức của bạn khám phá, sắp xếp, dẫn hướng và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp. Tương tự, SharePoint Server nâng cao công nghệ tìm kiếm từ SharePoint Foundation để bao gồm các tính năng hữu ích cho nhân viên trong các tổ chức lớn, chẳng hạn như khả năng tìm kiếm dữ liệu nghiệp vụ trong SAP, Siebel và các ứng dụng kinh doanh khác.
Cả SharePoint Foundation và SharePoint Server đều được thiết kế để hoạt động hiệu quả với các chương trình, máy chủ và công nghệ khác, bao gồm các chương trình trong hệ thống Microsoft Office. Ví dụ, bạn có thể đưa site, danh sách hoặc thư viện xuống ngoại tuyến trong SharePoint Workspace, làm việc với nội dung site trong khi bạn bị ngắt kết nối khỏi mạng, rồi tự động đồng bộ hóa các thay đổi của bạn khi bạn kết nối lại. Bạn có thể hoàn thành nhiều tác vụ SharePoint từ bên trong các chương trình Microsoft Office quen thuộc. Ví dụ: bạn có thể khởi tạo hoặc tham gia vào một dòng công việc để phê duyệt báo cáo chi phí từ bên trong Microsoft Word.
Chức năng của SharePoint Server
Các chức năng của SharePoint Server 2010 được tập trung vào sáu khu vực. Bài viết này giới thiệu ngắn gọn từng chức năng trong số này và sau đó liên kết đến các bài viết liên quan, nơi bạn có thể tìm hiểu thêm.
Cộng tác và điện toán xã hội
SharePoint Server 2010 mở rộng các tính năng cộng tác của SharePoint Foundation bằng cách thúc đẩy việc biên soạn dễ dàng từ trình duyệt hoặc từ các ứng dụng quen thuộc như Microsoft Word, giúp người dùng liên kết các tài nguyên với gắn thẻ và xếp hạng, đồng thời giúp mọi người tìm thấy câu trả lời nhanh hơn thông qua nguồn cấp tin tức và tìm kiếm của mọi người.
Một trong những vị trí chính nơi bạn có thể tận dụng các chức năng này là trên Site của Tôi. Site của Tôi là site SharePoint của riêng bạn, nơi bạn có thể chia sẻ tài liệu, nối kết và thông tin về bản thân bạn trong hồ sơ trực tuyến. Bạn cũng có thể blog về các chủ đề mà bạn quan tâm hoặc tìm kiếm thông tin bạn cần để thực hiện công việc của mình.
Bạn quyết định loại thông tin nào bạn muốn chia sẻ và những thông tin nào bạn muốn giữ riêng tư trên Site của Tôi của bạn. Sau đó bạn có thể gắn thẻ các nối kết đến thông tin và tìm thông tin mà người khác gắn thẻ hoặc chia sẻ trên nguồn cấp tin tức của họ. Để tìm hiểu thêm về việc quản lý thông tin trên Site của Tôi, hãy xem Quản lý thông tin bạn chia sẻ thông qua Trang và hồ sơ của Tôi.
SharePoint Server 2010 cũng cho phép tham gia ở mọi nơi bằng cách cung cấp trải nghiệm SharePoint Workspace phong phú trong khi trực tuyến hoặc bị ngắt kết nối khỏi mạng của bạn và giải phóng người dùng để cộng tác khi đang di chuyển.
Quản lý Nội dung Doanh nghiệp
Quản lý Nội dung Doanh nghiệp (ECM) từ Microsoft giúp các tổ chức vượt qua những thách thức đặt ra bởi một lượng lớn nội dung không được quản lý. SharePoint Server 2010 là một phần trung tâm của giải pháp Microsoft ECM, mở rộng quản lý nội dung cho mọi nhân viên trong tổ chức thông qua tích hợp với các công cụ quen thuộc, chẳng hạn như hệ thống Microsoft Office. Giải pháp Microsoft ECM cung cấp các khả năng quản lý toàn bộ vòng đời của nội dung — từ tạo, chỉnh sửa và cộng tác, đến hết hạn — trên một nền tảng thống nhất duy nhất.
SharePoint Server 2010 giúp các tổ chức quản lý toàn bộ vòng đời của nội dung bằng cách cung cấp bộ tính năng riêng biệt cho phép tổ chức đạt được các mục tiêu sau:
-
Quản lý nội dung đa dạng Các chức năng quản lý tài liệu trong SharePoint Server 2010 giúp tổ chức hợp nhất nội dung đa dạng từ nhiều vị trí vào một kho lưu trữ được quản lý tập trung với phân loại nhất quán. Tính năng tập tài liệu mới cho phép tổ chức của bạn tạo và quản lý các sản phẩm công việc trên nhiều tài liệu. Chức năng tìm kiếm tích hợp giúp mọi người tìm kiếm, chia sẻ và sử dụng thông tin này. Các chức năng quản lý siêu dữ liệu như tính năng Kho Thuật ngữ mới có thể giúp tổ chức quản lý tập trung siêu dữ liệu trên các site. Siêu dữ liệu là thông tin về dữ liệu được sử dụng để giúp xác định, cấu trúc, khám phá và quản lý thông tin. Hỗ trợ mới cho dẫn hướng dựa trên siêu dữ liệu và khả năng nhúng các trường siêu dữ liệu trong tài liệu cải thiện tìm kiếm và khám phá thông tin. Nội dung cũng có thể được bảo vệ khỏi truy nhập trái phép. Các công cụ cộng tác, chẳng hạn như dòng công việc, giúp mọi người làm việc cùng nhau tốt hơn để tạo, xem xét và phê duyệt tài liệu theo cách có cấu trúc.
-
Đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ và pháp lý Các chức năng quản lý bản ghi trong SharePoint Server 2010 cho phép tổ chức lưu trữ và bảo vệ bản ghi kinh doanh, tại chỗ bên cạnh bản ghi đang thực hiện hoặc trong kho lưu trữ trung tâm bị khóa. Các tổ chức có thể áp dụng chính sách hết hạn cho các hồ sơ để đảm bảo rằng chúng được lưu giữ trong khoảng thời gian thích hợp để tuân thủ các quy định hoặc chính sách kinh doanh của công ty, do đó giảm thiểu rủi ro pháp lý cho tổ chức. Biên bản kiểm tra cung cấp bằng chứng cho kiểm toán viên nội bộ và bên ngoài mà hồ sơ được lưu giữ một cách phù hợp. Giữ có thể được đặt trên hồ sơ cụ thể dưới khám phá pháp lý để ngăn chặn sự hủy diệt của họ.
-
Quản lý hiệu quả nhiều website Các chức năng quản lý nội dung Web trong SharePoint Server 2010 cho phép mọi người phát hành nội dung Web với công cụ biên soạn nội dung dễ sử dụng và quy trình phê duyệt tích hợp sẵn. Nhân viên có thể tải lên nội dung — bao gồm hình ảnh, âm thanh và video — vào các Website một cách kịp thời mà không cần nhân viên IT hỗ trợ rộng rãi. Hỗ trợ mới cho phương tiện đa phương tiện bao gồm Thư viện Tài nguyên mới, với các dạng xem và bộ chọn phong phú; hỗ trợ cho video dưới dạng loại nội dung SharePoint; cơ sở hạ tầng video phát trực tuyến và trình phát phương tiện Silverlight có thể thay đổi được. Các mẫu ở dạng trang cái và bố trí trang cho phép tổ chức áp dụng tính năng tạo thương hiệu nhất quán cho các trang. Các tính năng phân tích web tích hợp sẵn cung cấp hỗ trợ cho báo cáo phân tích Lưu lượng truy cập, Tìm kiếm và Kiểm kê. SharePoint Server 2010 cũng cung cấp một cơ sở hạ tầng triển khai và quản lý duy nhất cho mạng nội bộ, mạng nội bộ mở rộng và các site Internet, cũng như cho các site đa ngôn ngữ.
Tìm kiếm trong doanh nghiệp
SharePoint Server 2010 cung cấp một cơ sở hạ tầng tìm kiếm mạnh mẽ bổ sung cho các chức năng năng kinh doanh khác như Quản lý Nội dung Doanh nghiệp và cộng tác để giúp mọi người nhận được câu trả lời tốt hơn nhanh hơn và tăng cường tác động của kiến thức và chuyên môn.
Tìm kiếm sẽ tính đến ngữ cảnh cá nhân của bạn và giúp bạn tinh chỉnh tìm kiếm của mình bằng cách sử dụng dẫn hướng tương tác để hướng dẫn bạn về thông tin bạn cần. SharePoint Server mở rộng khả năng tìm kiếm trên nhiều nguồn nội dung và kiểu nội dung hơn để kết nối với tất cả thông tin trong doanh nghiệp của bạn — bao gồm các ứng dụng doanh nghiệp như SAP, Siebel hoặc cơ sở dữ liệu tùy chỉnh — và cung cấp thông tin cho những người cần đến.
Trí tuệ thương nghiệp
Trí tuệ thương nghiệp là một tập hợp các phương pháp, công nghệ và quy trình lấy thông tin được lưu trữ trong hệ thống tổ chức và làm cho nó hữu dụng bằng cách đưa nó vào tay của những người cần nó nhất để họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt. Là một phần quan trọng của nền tảng trí tuệ thương nghiệp Microsoft, SharePoint Server 2010 có thể giúp mở rộng khả năng nghiệp vụ thông minh cho mọi người trong một tổ chức, để mọi người đều có thể truy nhập đúng dữ liệu để đưa ra quyết định đúng đắn.
Tổ chức của bạn có thể lưu trữ dữ liệu ở nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, thông điệp email và tệp bảng tính. SharePoint Server 2010 giúp bạn trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và trình bày dữ liệu đó theo cách tạo thuận lợi cho việc phân tích và ra quyết định.
Excel Services cho phép người ra quyết định phát hành, chia sẻ và quản lý sổ làm việc Excel trên site SharePoint. Khi đó, những người khác trong tổ chức có thể sửa đổi giá trị ô, công thức và định dạng từ trình duyệt khi họ phân tích dữ liệu.
Các Dịch vụ PerformancePoint trong SharePoint Server 2010 có thể tăng khả năng hiển thị về các mục tiêu và số liệu quan trọng của tổ chức, đồng thời cho phép phân tích và thông tin chuyên sâu phong phú hơn. Bạn hoặc những người khác trong tổ chức của bạn có thể tạo và sử dụng bảng điều khiển tương tác với phiếu ghi điểm, báo cáo và bộ lọc để tìm xu hướng. Bạn cũng có thể thêm biểu đồ phong phú vào các site SharePoint của mình và kết nối biểu đồ với dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như danh sách SharePoint, danh sách dữ liệu ngoài, Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ, Excel Services hoặc các Phần Web khác.
Cổng thông tin
Với SharePoint Server 2010, các tổ chức có thể xây dựng và duy trì các site cổng thông tin cho mọi khía cạnh của doanh nghiệp (cổng thông tin mạng nội bộ doanh nghiệp, Website Internet công ty và site cổng thông tin chia sẻ). Cổng thông tin mạng nội bộ doanh nghiệp và bộ phận có thể kết nối các site riêng lẻ trong tổ chức và hợp nhất quyền truy nhập vào các ứng dụng doanh nghiệp hiện có. Teams và các cá nhân trong tổ chức có thể sử dụng site cổng thông tin để truy nhập chuyên môn, thông tin và các ứng dụng kinh doanh mà họ cần để thực hiện công việc của mình.
Các cá nhân trong tổ chức sử dụng site cổng thông tin có thể tận dụng site Site của Tôi của họ. Site của Tôi là một site cá nhân cung cấp cho bạn vị trí trung tâm để quản lý và lưu trữ tài liệu, nội dung, nối kết và liên hệ của bạn. Site của Tôi đóng vai trò là một điểm liên hệ cho những người dùng khác trong tổ chức của bạn để tìm thông tin về bạn, kỹ năng và sở thích của bạn. Site của Tôi bao gồm các tính năng điện toán xã hội được đề cập ở phần trước trong bài viết này.
SharePoint Server 2010 cũng bao gồm các tính năng mà các tổ chức có thể sử dụng để cá nhân hóa trải nghiệm của site cổng thông tin cho người dùng cá nhân, chẳng hạn như nhắm mục tiêu nội dung đến các loại người dùng cụ thể. Tổ chức của bạn có thể tùy chỉnh thêm site cổng thông tin bằng cách sử dụng chương trình thiết kế Web tương thích với SharePoint chẳng hạn như SharePoint Server 2010.
Quy trình kinh doanh và biểu mẫu
SharePoint Server 2010 cung cấp nhiều tính năng có thể giúp bạn tích hợp và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của mình. Dòng công việc có thể hợp lý hóa chi phí phối hợp các quy trình kinh doanh thông thường, chẳng hạn như phê duyệt dự án hoặc xem xét tài liệu, bằng cách quản lý và theo dõi các nhiệm vụ liên quan đến các quy trình đó. SharePoint Server 2010 có một số dòng công việc được xác định trước mà bạn có thể sử dụng theo nguyên trạng hoặc tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn cũng có thể dùng công thức SharePoint Designer dòng công việc tùy chỉnh hỗ trợ quy trình kinh doanh duy nhất của bạn.
Bạn cũng có thể tạo biểu mẫu dựa trên trình duyệt và thu thập dữ liệu từ các tổ chức không sử dụng Microsoft InfoPath 2010.
Các phần của site SharePoint
Site là một nhóm các trang Web liên quan nơi tổ chức của bạn có thể làm việc trên các dự án, tiến hành cuộc họp và chia sẻ thông tin. Ví dụ, nhóm của bạn có thể có site riêng của nhóm lưu trữ lịch biểu, tệp và thông tin thủ tục. Site nhóm của bạn có thể là một phần của site cổng thông tin tổ chức lớn nơi các phòng ban như Nhân sự viết và phát hành thông tin và tài nguyên cho phần còn lại của tổ chức.
Tất cả các site SharePoint có các thành phần phổ biến mà bạn nên biết để bắt đầu: danh sách, thư viện, Phần Web và dạng xem.
Danh sách Danh sách là một cấu phần Website nơi tổ chức của bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và quản lý thông tin. Ví dụ: bạn có thể tạo danh sách nhiệm vụ để theo dõi nhiệm vụ công việc hoặc theo dõi các sự kiện nhóm trên lịch. Bạn cũng có thể tiến hành khảo sát hoặc tổ chức các cuộc thảo luận trên bảng thảo luận.
Thư viện Thư viện là một loại danh sách đặc biệt lưu trữ tệp cũng như thông tin về tệp. Bạn có thể kiểm soát cách xem, theo dõi, quản lý và tạo tệp trong thư viện.
Dạng xem Bạn có thể sử dụng các dạng xem để xem các mục trong danh sách hoặc thư viện quan trọng nhất đối với bạn hoặc mục đích phù hợp nhất. Ví dụ: bạn có thể tạo dạng xem cho tất cả các mục trong một danh sách áp dụng cho một bộ phận cụ thể hoặc để tô sáng các tài liệu cụ thể trong một thư viện. Bạn có thể tạo nhiều dạng xem của danh sách hoặc thư viện mà mọi người có thể chọn. Bạn cũng có thể dùng Phần Web để hiển thị dạng xem danh sách hoặc thư viện trên một trang riêng biệt trên site của bạn.
Phần Web Phần Web là một đơn vị thông tin mô-đun tạo thành khối dựng cơ bản cho hầu hết các trang trên site. Nếu bạn có quyền sửa trang trên site của mình, bạn có thể dùng Phần Web để tùy chỉnh site của bạn để hiển thị ảnh và biểu đồ, các phần của các trang Web khác, danh sách tài liệu, dạng xem tùy chỉnh của dữ liệu nghiệp vụ và nhiều hơn nữa.
Thông tin cụ thể về site ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn
Chi tiết cụ thể về cài đặt và cấu hình SharePoint của bạn sẽ ảnh hưởng đến những gì bạn nhìn thấy và các tùy chọn sẵn dùng cho bạn trên site của mình.
Quyền Nếu bạn được gán mức cấp phép Toàn quyền Kiểm soát mặc định, bạn có đầy đủ các tùy chọn để quản lý site. Nếu bạn được gán mức cấp phép Đóng góp hoặc Đọc, các tùy chọn và quyền truy nhập vào nội dung site sẽ bị hạn chế hơn. Nhiều tùy chọn được thảo luận trong bài viết này không sẵn dùng cho người dùng có mức cấp phép Bộ đọc, cho phép người dùng đọc nội dung nhưng không thể thực hiện thay đổi đối với nội dung đó. Vì các quyền được thiết kế linh hoạt và có thể tùy chỉnh nên tổ chức của bạn có thể có các thiết đặt duy nhất của riêng mình.
Customization Tổ chức của bạn có thể đã tùy chỉnh các quyền và thương hiệu site của bạn, hoặc thậm chí dẫn hướng site tùy chỉnh và các điều khiển đã di chuyển chẳng hạn như menu Hành động Site đến một vị trí khác trên trang. Tương tự, tổ chức của bạn có thể đã quyết định không sử dụng chức năng ribbon được giới thiệu trong SharePoint 2010.
Phiên bản SharePoint Bài viết này thảo luận về cách bắt đầu trong SharePoint Server 2010. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản trước của SharePoint, hãy xem mục Trợ giúp cho phiên bản đó.
Thêm nội dung vào site
Bạn có thể thêm mục vào danh sách và tệp vào thư viện bằng cách sử dụng trình duyệt Web. Các nút bạn sử dụng để thực hiện các hành động phổ biến nhất nằm trên dải băng, gần đầu trang trên hầu hết các trang của site.
Các nút trên dải băng có thể bị mờ xám vì bất kỳ lý do nào sau đây:
-
Hành động này không áp dụng được hoặc tùy thuộc vào một số hành động khác. Ví dụ, bạn phải chọn hộp kiểm cho một tài liệu trước khi bạn có thể kiểm xuất.
-
Bạn không có quyền để hoàn thành tác vụ.
-
Tính năng này không được bật cho site. Ví dụ, dòng công việc có thể không được bật trên site.
Bạn cũng có thể lưu tệp vào thư viện từ một số chương trình máy khách tương thích với SharePoint Server. Ví dụ, bạn có thể lưu tài liệu Microsoft Word vào một thư viện trên site SharePoint trong khi bạn làm việc trong Word.
Để thêm một mục vào danh sách hoặc tệp vào thư viện, bạn phải có quyền đóng góp vào danh sách hoặc thư viện đó. Để biết thêm thông tin về cách tổ chức của bạn sử dụng các quyền và mức cấp phép, hãy hỏi chủ sở hữu site hoặc người quản trị của bạn.
Khi bạn thêm mục hoặc tệp, những người khác có quyền đọc danh sách có thể xem mục hoặc tệp, trừ khi mục hoặc tệp đó yêu cầu phê duyệt. Nếu mục hoặc tệp đó yêu cầu phê duyệt thì mục hoặc tệp đó được lưu trữ ở trạng thái đang chờ xử lý trong danh sách hoặc thư viện, cho đến khi người nào đó có quyền thích hợp phê duyệt mục đó. Nếu bạn đang xem danh sách hoặc thư viện khi một mục hoặc tệp được thêm vào, bạn có thể cần làm mới trình duyệt của mình để xem mục hoặc tệp mới.
Danh sách thư viện và thư viện cũng có thể tận dụng các tính năng email, nếu thư đến hoặc thư đi được bật trên site của bạn. Một số danh sách, chẳng hạn như lịch, thông báo, blog và bảng thảo luận, có thể được thiết lập để mọi người có thể thêm nội dung vào đó bằng cách gửi email. Các danh sách khác, chẳng hạn như nhiệm vụ và danh sách theo dõi vấn đề, có thể được thiết lập để gửi email cho mọi người khi các mục được giao cho họ.
Ngoài việc thêm nội dung vào danh sách và thư viện hiện có, bạn có thể có quyền tạo danh sách và thư viện mới. Các mẫu danh sách và thư viện sẽ giúp bạn bắt đầu ngay. Tùy thuộc vào mức cấp phép của mình, bạn cũng có thể tạo và tùy chỉnh trang và site mới.
Danh sách
Mặc dù có các loại danh sách khác nhau nhưng thủ tục thêm mục vào danh sách cũng tương tự như vậy, vì vậy bạn không cần phải tìm hiểu một số kỹ thuật mới để làm việc với các loại danh sách khác nhau. Một mục danh sách chứa văn bản trong một chuỗi cột, nhưng một số danh sách có thể cho phép thêm phần đính kèm vào mục.
Thêm mục vào danh sách
-
Trong danh sách nơi bạn muốn thêm mục, bấm vào tab Mục trên dải băng. (Đó là tab Sự kiện cho lịch.)
-
Bấm Mục Mới (Sự kiện Mới cho lịch).
Mẹo: Một cách nhanh khác để thêm sự kiện vào lịch là trỏ tới ngày trên lịch, rồi bấm Thêm.
-
Hoàn thành các trường bắt buộc và bất kỳ trường nào khác mà bạn muốn hoàn thành.
-
Bấm Lưu.
Sửa hoặc xóa một mục trong danh sách
-
Trỏ tới một mục, rồi chọn hộp kiểm xuất hiện bên cạnh mục đó.
Mẹo: Bạn có thể thực hiện hành động trên nhiều mục bằng cách chọn nhiều hộp kiểm.
-
Trên tab Mục trên dải băng, bấm vào Chỉnh sửa Mục hoặcXóa Mục, nếu thích hợp.
Trên nhiều loại site, một số danh sách được tạo cho bạn. Các danh sách mặc định này bao gồm từ bảng thảo luận đến danh sách lịch. Nếu bạn có quyền, bạn cũng có thể tạo danh sách từ một số loại mẫu danh sách, cung cấp cấu trúc và thiết đặt để giúp bạn bắt đầu ngay.
Tạo danh sách
-
Để tạo danh sách, bấm vào menu Hành động Site
, rồi bấm vào Xem thêm tùy chọn tạo.Lưu ý: Nếu bạn không thấy menu Hành động Site hoặc nếu tùy chọn tạo không xuất hiện, bạn có thể không có quyền tạo danh sách.
-
Trên trang Tạo, bấm vào kiểu danh sách bạn muốn tạo. Ví dụ: Liên kết.
-
Nhập Tên cho danh sách, hoàn thành bất kỳ trường nào khác mà bạn muốn hoàn thành, rồi bấm Tạo.
Thư viện
Thư viện là vị trí trên site nơi bạn có thể tạo, thu thập, cập nhật và quản lý tệp với các thành viên nhóm. Mỗi thư viện hiển thị một danh sách các tệp và thông tin chính về các tệp, giúp mọi người sử dụng các tệp để làm việc cùng nhau.
Bạn có thể thêm tệp vào thư viện bằng cách tải tệp lên từ trình duyệt Web của mình. Sau khi bạn thêm tệp vào thư viện, những người khác có quyền thích hợp có thể nhìn thấy tệp. Nếu bạn đang xem thư viện khi một tệp được thêm vào, bạn có thể cần làm mới trình duyệt của mình để xem tệp mới.
Nếu bạn đang sử dụng một chương trình tương thích với SharePoint Server, bạn có thể tạo một tệp mới dựa trên mẫu trong khi bạn đang làm việc trong thư viện. Bạn cũng có thể lưu tệp vào thư viện từ một chương trình khác như SharePoint Workspace hoặc Microsoft Word.
Thêm tệp vào thư viện
-
Trong thư viện nơi bạn muốn thêm tệp, bấm vào tab Tài liệu trên dải băng.
-
Bấm Tải lên Tài liệu.
-
Duyệt đến tài liệu, rồi bấm OK.
Mẹo: Nếu bạn đang sử dụng một chương trình tương thích với SharePoint Server 2010, chẳng hạn như Microsoft Word 2010, bạn có thể kéo và thả tài liệu từ Windows Explorer vào hộp thoại Tải lên Tài liệu.
Chỉnh sửa hoặc xóa tệp trong thư viện
-
Trỏ tới tệp, rồi chọn hộp kiểm xuất hiện bên cạnh tệp đó.
-
Trên tab Tài liệu trên dải băng, bấm vào Chỉnh sửa tài liệu hoặcXóa tài liệu, nếu thích hợp.
Một thư viện mặc định, được gọi là Tài liệu Chia sẻ, được tạo ra cho bạn khi bạn tạo nhiều kiểu site. Tài liệu Chia sẻ là một thư viện tài liệu mà bạn có thể sử dụng để lưu trữ một vài loại tệp. Bạn có thể tạo thêm thư viện, chẳng hạn như thư viện ảnh để lưu trữ hình ảnh, nếu bạn có quyền quản lý danh sách.
Tạo thư viện tài liệu
-
Để tạo thư viện tài liệu, hãy bấm menu Hành động Site
, rồi bấm Thư viện Tài liệu Mới.Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy menu Hành động Site hoặc nếu tùy chọn tạo không xuất hiện, bạn có thể không có quyền tạo thư viện.
-
Nhập Tên cho thư viện, hoàn thành bất kỳ trường nào khác mà bạn muốn hoàn thành, rồi bấm Tạo.
Để xem các loại thư viện khác mà bạn có thể tạo, hãy bấm Vào Hành động Site, rồi bấm vào Xem thêm tùy chọn tạo. Trỏ tới một tùy chọn thư viện để xem mô tả của tùy chọn đó.
Tạo một loại thư viện khác
-
Để tạo thư viện, bấm vào menu Hành động Site
, rồi bấm vào Xem thêm Tùy chọn.Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy menu Hành động Site hoặc nếu tùy chọn tạo không xuất hiện, bạn có thể không có quyền tạo thư viện.
-
Trỏ tới một tùy chọn thư viện để xem mô tả của tùy chọn đó.
-
Nhập Tên cho thư viện, hoàn thành bất kỳ trường nào khác mà bạn muốn hoàn thành, rồi bấm Tạo.
Để đặt các tùy chọn như liệu thư viện có xuất hiện trên Khởi động Nhanh hay không, hãy bấm Tùy chọn Khác trước khi bạn bấm Tạo.
Xóa thư viện
-
Bấm vào tên của thư viện trên Khởi động Nhanh hoặc bấm Vào Hành động Site
, bấm Xem Tất cả Nội dung Site, rồi bên dưới phần Thư viện thích hợp, hãy bấm vào tên của thư viện. -
Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
-
Đối với thư viện ảnh, Trên menu Thiết đặt
, hãy bấm< thư viện để> Đặt Thư viện. -
Đối với các thư viện khác, bên dưới Công cụ Thư viện, hãy bấm tab Thư viện, rồi trong nhóm Thiết đặt , bấm Thiết đặt Thư viện.
-
-
Bên dưới Quyền và Quản lý, hãy bấm Xóa bỏ <thư viện> viện này.
-
Khi bạn được nhắc xác nhận việc xóa, hãy bấm OK nếu bạn chắc chắn muốn xóa thư viện đó.
Site và trang
Một site có thể phục vụ mục đích chung, chẳng hạn như lưu trữ lịch biểu, hướng dẫn, tệp và thông tin khác mà nhóm của bạn tham chiếu thường xuyên. Hoặc site có thể phục vụ mục đích cụ thể hơn, chẳng hạn như theo dõi cuộc họp hoặc lưu trữ blog, nơi một thành viên trong tổ chức của bạn thường xuyên đăng tin tức và ý tưởng.
Tổ chức của bạn có thể sử dụng các trang, site con và site mức cao nhất để chia nội dung site thành các site riêng biệt, có thể quản lý riêng biệt. Ví dụ, mỗi bộ phận trong tổ chức của bạn có thể có site nhóm của riêng mình mà là một phần của site cổng thông tin lớn hơn.
Bạn có thể thêm nội dung vào site bằng cách thêm danh sách và thư viện. Nếu bạn có quyền, bạn cũng có thể thêm trang vào site của mình. Bạn có thể cân nhắc việc thêm Trang Phần Web, điều này cho phép bạn sử dụng các Phần Web để thêm nội dung động nhanh chóng.
Nếu bạn cần tạo site mới, bạn có thể chọn từ một vài kiểu mẫu site để giúp bạn bắt đầu tạo site mới. Việc bạn có thể tạo site và site con hay không phụ thuộc vào cách tổ chức của bạn thiết lập các site và quyền của site để tạo site. Để biết thêm thông tin về cách tổ chức của bạn quản lý quyền đối với các site, hãy xem chủ sở hữu site hoặc người quản trị của bạn.
Tạo site
-
Để tạo site, bấm vào menu Hành động Site
, rồi bấm vào Site mới.Lưu ý: Nếu bạn không thấy menu Hành động Site hoặc nếu tùy chọn tạo không xuất hiện, bạn có thể không có quyền tạo site.
-
Nhập Tiêu đềvà tên URL cho site.
-
Bên dưới Lựa chọn Mẫu, chọn một mẫu site.
-
Chọn bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạn muốn, rồi bấm vào Tạo.
Tạo trang
Lưu ý: Các bước để tạo trang của tôi sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại site bạn đang truy nhập, tính năng phát hành có được bật hay không và liệu có cần phê duyệt để phát hành trang hay không.
-
Để tạo trang, bấm vào menu Hành động Site
, rồi bấm vào Trang Mới.Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy menu Hành động Site hoặc nếu tùy chọn tạo không xuất hiện, bạn có thể không có quyền tạo trang.
-
Nhập tên cho trang, rồi bấm vào tạo.
-
Trên trang mới mà bạn đã tạo, hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:
-
Để thêm văn bản, hãy nhập hoặc sao chép văn bản vào hộp văn bản.
-
Để định dạng văn bản của bạn, hãy bấm vào tab Định dạng Văn bản trên dải băng và chọn một nút.
-
Để chèn Phần Web hoặc danh sách hiện có, hãy bấm tab Chèn , bấm nút thích hợp, chọn Phần Web hoặc danh sách bạn muốn, rồi bấm Thêm.
-
Để chèn danh sách mới, hãy bấm tab Chèn , nhập tiêu đề cho danh sách của bạn, bấm vào kiểu danh sách để chọn danh sách, rồi bấm OK.
-
-
Khi bạn hoàn tất chỉnh sửa trang, hãy bấm Lưu trên dải băng.
Chỉnh sửa trang
-
Để sửa trang, hãy bấm nút Sửa trên dải băng.
Lưu ý: Nếu bạn không thấy nút Chỉnh sửa , bạn có thể không có quyền chỉnh sửa trang.
-
Hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:
-
Để thêm văn bản, hãy nhập hoặc sao chép văn bản vào hộp văn bản.
-
Để định dạng văn bản của bạn, hãy bấm vào tab Định dạng Văn bản trên dải băng và chọn một nút.
-
Để chèn Phần Web hoặc danh sách hiện có, hãy bấm tab Chèn , bấm nút thích hợp, chọn Phần Web hoặc danh sách bạn muốn, rồi bấm Thêm.
-
Để chèn danh sách mới, hãy bấm tab Chèn , nhập tiêu đề cho danh sách của bạn, bấm vào kiểu danh sách để chọn danh sách, rồi bấm OK.
-
-
Khi bạn hoàn tất chỉnh sửa trang, hãy bấm Lưu trên dải băng.
Quản lý và làm việc với nội dung site
Để giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn, bạn có thể quản lý và mở rộng nội dung trong danh sách, thư viện và site theo một số cách. Một số tính năng giúp nhóm của bạn tìm và làm việc hiệu quả hơn với thông tin. Các tính năng khác giúp bạn quản lý quyền truy nhập vào thông tin.
Dẫn hướng đến nội dung
Các thành phần dẫn hướng giúp mọi người duyệt qua nội dung họ cần. Hai mục dẫn hướng mà bạn có thể tùy chỉnh là thanh nối kết trên cùng và Thanh Khởi động Nhanh.
Bằng cách sử dụng các trang thiết đặt cho mỗi danh sách hoặc thư viện, bạn có thể chọn danh sách và thư viện xuất hiện trên Khởi động Nhanh. Bạn cũng có thể thay đổi thứ tự của các liên kết, thêm hoặc xóa liên kết và thêm hoặc xóa các phần mà các nối kết được sắp xếp trong đó. Ví dụ, nếu bạn có quá nhiều danh sách trong phần Danh sách, bạn có thể thêm một phần mới cho Nhiệm vụ Danh sách nơi bạn có thể bao gồm các nối kết đến danh sách nhiệm vụ của bạn. Bạn có thể thực hiện tất cả những thay đổi này cho Khởi động Nhanh từ bên trong một trình duyệt tương thích với SharePoint Server 2010. Thậm chí bạn có thể thêm nối kết đến các trang bên ngoài site.
Thanh nối kết trên cùng cung cấp một cách thức để người dùng site của bạn đến các site khác trong tuyển tập site bằng cách hiển thị một hàng tab ở đầu mỗi trang trong site. Khi tạo site mới, bạn có thể chọn có đưa site đó vào thanh nối kết trên cùng của site mẹ hay không và liệu có sử dụng thanh nối kết trên cùng từ site mẹ hay không.
Nếu site của bạn đang sử dụng một thanh nối kết trên cùng duy nhất, bạn có thể tùy chỉnh các nối kết xuất hiện trên thanh nối kết trên cùng cho site đó. Bất kỳ site nào được tạo trong site mẹ cũng có thể được hiển thị trên thanh nối kết trên cùng, miễn là các site được cấu hình để kế thừa thanh nối kết trên cùng của site mẹ. Bạn cũng có thể bao gồm các nối kết đến các site khác bên ngoài tuyển tập site của bạn.
Quản lý quyền truy nhập vào nội dung
Người sở hữu hoặc người quản trị site có thể cấp mức cấp phép cho người dùng và cho các nhóm SharePoint có chứa người dùng. Quyền có thể được áp dụng cho một site, danh sách và thư viện trên site, cũng như các mục trong danh sách và thư viện.
Bạn có thể gán các mức cấp phép khác nhau cho các đối tượng khác nhau, chẳng hạn như một site, danh sách, thư viện, thư mục cụ thể trong danh sách hoặc thư viện, mục danh sách hoặc tài liệu.
Sắp xếp danh sách và thư viện
Cách bạn sắp xếp danh sách và thư viện tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm bạn và tùy thuộc vào cách bạn muốn lưu trữ và tìm kiếm thông tin của mình. Một số kế hoạch có thể giúp bạn thiết lập cấu trúc phù hợp nhất với tổ chức của mình.
Thông tin trong danh sách và thư viện được lưu trữ trong các cột, chẳng hạn như Chức danh, Họ hoặc Công ty. Bạn có thể dùng cột để sắp xếp và lọc các mục như trong bảng tính bằng cách bấm vào đầu đề cột trong danh sách hoặc thư viện. Bạn cũng có thể dùng các dạng xem để xem các mục trong danh sách hoặc thư viện quan trọng nhất đối với mình.
Thay đổi dạng xem của danh sách hoặc thư viện
-
Trong danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn thay đổi dạng xem, bấm vào tab Danh sách hoặc Thư viện trên dải băng.
-
Trong nhóm Quản lý Dạng xem , dưới Dạng xem Hiện tại, bấm vào mũi tên bên cạnh danh sách dạng xem, rồi chọn một dạng xem.
Nếu bạn cần lưu trữ thông tin bổ sung về các mục danh sách hoặc tệp trong thư viện, bạn có thể thêm cột để giúp bạn sắp xếp, nhóm và tạo nhiều dạng xem cho danh sách của mình. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp một danh sách theo ngày đến hạn hoặc nhóm các mục theo tên bộ phận.
Bạn có một vài tùy chọn cho kiểu cột mà bạn tạo, bao gồm một dòng văn bản, danh sách các tùy chọn thả xuống, số được tính toán từ các cột khác hoặc thậm chí là tên và ảnh của một người trên site của bạn.
Tạo cột
-
Trong danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn thêm tệp, bấm vào tab Danh sáchhoặc Thư viện trên dải băng.
-
Bấm Tạo Cột.
-
Nhập tên cho cột và chọn một loại cột.
-
Chọn bất kỳ thiết đặt bổ sung nào, rồi bấm OK.
Bạn cũng có thể sử dụng các cột trong danh sách hoặc thư viện để tạo dạng xem nhằm giúp các phòng ban cụ thể tìm thấy thông tin mà họ quan tâm nhất, chẳng hạn như các nhiệm vụ có mức ưu tiên cao nhất hoặc tất cả các mục được gán cho từng người. Để biết thông tin về cách tạo và sửa đổi dạng xem , hãy xem mục Tạo, thay đổi hoặc xóa dạng xem.
Một số tính năng của danh sách có thể giúp nhóm của bạn tạo và quản lý mục hiệu quả trên một số danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, bạn có thể tạo một cột cung cấp thông tin về các mục danh sách và sau đó chia sẻ nó trên các danh sách khác. Hoặc nếu bạn muốn làm cho một tệp sẵn dùng trong nhiều thư viện, bạn có thể dễ dàng sao chép nó vào các thư viện khác trên site của bạn. Bạn có thể được nhắc cập nhật nếu tệp đã thay đổi.
Sử dụng các tính năng trợ năng
Site được thiết kế để danh sách, thư viện và các tính năng khác có thể được truy nhập đầy đủ bằng cách chỉ sử dụng thao tác nhấn phím. Chế độ Dễ truy nhập hơn cho phép người dùng các công nghệ trợ năng dễ dàng tương tác với menu và các điều khiển khác nhau. Bỏ qua các nối kết Nội dung Chính cho phép người dùng bàn phím bỏ qua các nối kết dẫn hướng lặp đi lặp lại đến nội dung có ý nghĩa hơn trên một trang.
Đánh dấu của đầu đề được thiết kế để xác định cấu trúc tốt hơn và cải thiện dẫn hướng cho những người sử dụng bộ đọc màn hình. Hình ảnh được tải lên site cho phép định nghĩa văn bản thay thế tùy chỉnh. Ví dụ, bạn có thể gán văn bản thay thế tùy chỉnh cho hình ảnh xuất hiện trên trang chủ trong Phần Web Hình ảnh Site hoặc cho ảnh mà bạn thêm vào thư viện ảnh. Để xem các site, các tùy chọn độ tương phản cao trong Windows hoạt động tốt cho những người dùng có thị lực kém.
Phiên bản theo dõi
Danh sách hoặc thư viện của bạn có thể được thiết lập để theo dõi các phiên bản, để bạn có thể khôi phục phiên bản trước nếu bạn nhầm lẫn và xem lịch sử phiên bản của các thay đổi. Khi các phiên bản được theo dõi, các hiệu đính đối với các mục hoặc tệp và thuộc tính của chúng sẽ được lưu trữ. Điều này cho phép bạn quản lý nội dung tốt hơn khi nội dung được sửa đổi và thậm chí khôi phục phiên bản trước nếu bạn nhầm lẫn trong phiên bản hiện tại. Lập phiên bản đặc biệt hữu ích khi một số người làm việc cùng nhau trên các dự án hoặc khi thông tin trải qua một số giai đoạn phát triển và xem xét.
1. Phiên bản chính được phát hành hiện tại được tô sáng và số phiên bản là một số nguyên.
2. Một phiên bản được tạo ra khi các thuộc tính hoặc siêu dữ liệu thay đổi.
3. Phiên bản đầu tiên của tệp luôn là phiên bản phụ số 0.1.
Lập phiên bản sẵn dùng cho các mục danh sách trong tất cả các kiểu danh sách mặc định — bao gồm lịch, danh sách theo dõi vấn đề và danh sách tùy chỉnh — và cho tất cả các loại tệp có thể được lưu trữ trong thư viện, bao gồm cả các trang Phần Web.
Đồng tác giả tài liệu
Hai hoặc nhiều người dùng có thể chỉnh sửa Word liệu hoặc bản trình bày PowerPoint cùng một lúc. Tính năng mới này cho phép bạn đọc và viết các phần của tệp được lưu trữ trong SharePoint. Ví dụ: bạn có thể làm việc trên một đoạn văn trong tài liệu Word khi đồng nghiệp làm việc trên một đoạn văn khác trong cùng một tài liệu và cùng một lúc.
Luôn cập nhật các thay đổi
RSS cung cấp một cách thuận tiện để bạn phân phối và nhận thông tin theo định dạng chuẩn hóa, bao gồm các cập nhật cho danh sách và thư viện. Định dạng tệp XML chuẩn hóa cho phép nhiều chương trình khác nhau xem thông tin. Bạn cũng có thể đăng ký danh sách và thư viện bằng cách đặt cảnh báo để bạn biết khi nào nội dung thay đổi.
Nhóm có thể sử dụng nguồn cấp của họ như một cách để tùy chỉnh nội dung của họ cho các thành viên nhóm đăng ký nguồn cấp dữ liệu của họ và cung cấp nối kết trở lại website của họ. Nguồn cấp RSS là một cách dễ dàng để theo dõi tiến độ nhóm và cập nhật dự án. Thay vì duyệt nhiều Website nhóm, bạn sẽ tự động nhận được tin tức hoặc cập nhật mới nhất từ các site đó.
Quản lý dòng công việc
Dòng công việc giúp mọi người cộng tác trên tài liệu và quản lý nhiệm vụ dự án bằng cách thực hiện quy trình kinh doanh cụ thể trên tài liệu và mục trong site. Dòng công việc giúp tổ chức tuân thủ các quy trình kinh doanh nhất quán. Dòng công việc cũng có thể cải thiện hiệu quả và năng suất của tổ chức bằng cách quản lý các nhiệm vụ và các bước liên quan đến các quy trình kinh doanh cụ thể. Điều này giúp những người thực hiện nhiệm vụ tập trung vào việc thực hiện công việc hơn là quản lý dòng công việc.
Dòng công việc có thể hợp lý hóa chi phí và thời gian cần thiết để điều phối các quy trình kinh doanh thông dụng, chẳng hạn như phê duyệt dự án hay kiểm điểm tài liệu bằng cách quản lý và theo dõi nhiệm vụ do con người thực hiện có liên quan tới các quy trình này. Ví dụ, tổ chức có thể dùng dòng công việc Phê duyệt được xác định trước hoặc tạo và triển khai dòng công việc tùy chỉnh để quản lý quy trình kinh doanh khác.
Làm việc với các kiểu nội dung
Danh sách hoặc thư viện của bạn có thể hỗ trợ nhiều kiểu nội dung. Loại nội dung cho phép tổ chức tổ chức tổ chức, quản lý và xử lý lượng lớn nội dung hiệu quả hơn. Nếu danh sách hoặc thư viện của bạn được thiết lập để cho phép nhiều kiểu nội dung, bạn có thể thêm các kiểu nội dung từ danh sách các tùy chọn sẵn có mà tổ chức của bạn thường xuyên sử dụng, chẳng hạn như Bản trình bày Tiếp thị hoặc Hợp đồng.
Sau khi thêm kiểu nội dung vào danh sách hoặc thư viện, bạn có thể để danh sách hoặc thư viện đó chứa các mục kiểu đó. Sau đó, người dùng có thể sử dụng nút Mục Mới trong danh sách hoặc thư viện đó để tạo các mục mới kiểu đó.
Một trong những ưu điểm chính của kiểu nội dung cho danh sách và thư viện là chúng giúp cho một danh sách hoặc thư viện có thể chứa nhiều loại mục hoặc loại tài liệu, mỗi loại có thể có siêu dữ liệu, chính sách hoặc hành vi duy nhất. Để biết thêm thông tin về cách làm việc với kiểu nội dung, hãy xem mục Giới thiệu về các kiểu nội dung và phát hành kiểu nội dung.