Lên lịch trạng thái ngoài văn phòng trong Microsoft Teams
Thiết lập trạng thái và thông báo khi không ở văn phòng để cho người cùng nhóm biết bạn hiện không làm việc hoặc đang đi nghỉ. Khi bạn cùng nhóm gửi cho bạn một tin nhắn trò chuyện, họ sẽ thấy trả lời vắng mặt của bạn và biết bạn không sẵn sàng. Trạng thái ngoài văn phòng của bạn cũng sẽ đồng bộ với trả lời tự động trong lịch Outlook của bạn.
Có hai cách để lên lịch trạng thái và tin nhắn khi không ở văn phòng trong Teams.
Tùy chọn 1: Lên lịch trả phòng từ ảnh hồ sơ của bạn
-
Đi tới ảnh hồ sơ của bạn ở đầu Teams và chọn Đặt thông báo trạng thái.
-
Chọn Lên lịch ngoài văn phòng ở cuối các tùy chọn.
-
Từ màn hình xuất hiện, hãy bật nút bật/tắt bên cạnh Bật trả lời tự động.
-
Nhập tin nhắn trả lời khi ở ngoài văn phòng vào hộp văn bản. Thông báo này sẽ xuất hiện khi mọi người liên hệ với bạn trong Teams hoặc mở hồ sơ của bạn. Thư đó cũng sẽ được gửi dưới dạng trả lời tự động trong Outlook.
Lưu ý: Bạn bắt buộc phải có thư trả lời khi trả lời để đặt trạng thái và đồng bộ với lịch Outlook của mình.
-
Nếu bạn muốn gửi thư tự động đến những người bên ngoài tổ chức của mình, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh Gửi trả lời bên ngoài tổ chức của tôi và chọn giữa các liên hệ của bạn hoặc tất cả người gửi bên ngoài. Bạn có thể điều chỉnh thông báo khi ở ngoài văn phòng cho phù hợp với người xem này hoặc sử dụng cùng một thông điệp bạn đã nhập ở trên bằng cách sao chép/dán tin nhắn đó vào hộp văn bản.
-
Dựa vào thời điểm bạn sẽ không có mặt, hãy chọn ngày giờ trả lời và trạng thái khi bạn trả lời khi không có mặt, đồng thời, trạng thái sẽ bắt đầu và dừng hiển thị bằng cách chọn hộp kiểm bên cạnh Chỉ gửi trả lời trong một khoảng thời gian.
-
Chọn nút Lưu.
Tùy chọn 2: Lên lịch trả phòng trong cài đặt
-
Đi tới ảnh hồ sơ của bạn ở trên cùng bên phải của Teams. Tiếp theo, chọn
đặt >Chung và xác định vị trí mục Ngoài văn phòng.
-
Chọn nút Lên lịch để mở màn hình ngoài văn phòng. Sau đó làm theo các bước từ 3 đến 7 ở trên để đặt tùy chọn của bạn.
Để xóa trạng thái ngoài văn phòng và tắt trả lời tự động của bạn trong Teams, hãy chọn ảnh hồ sơ của bạn và quay lại màn hình Ngoài văn phòng của Thiết đặt > Chung> Ngoài văn phòng hoặc bằng cách chọn Đặt thông báo trạng thái> Lên lịch ngoài văn phòng từ ảnh hồ sơ của bạn. Tắt nút bật tắt bên cạnh Bật trả lời tự động, rồi chọn nút Lưu.
Sau khi bạn đã lên lịch một trạng thái và tin nhắn ngoài văn phòng trong Teams, bạn sẽ thấy trả lời tự động được bật trong Outlook với khoảng thời gian và thông báo bạn đã đặt trong Teams. Nếu bạn chọn cập nhật thông tin chi tiết khi không ở văn phòng trong Outlook, thay đổi của bạn sẽ được phản ánh trong Teams. Để tìm hiểu cách bật hoặc tắt trả lời khi không có mặt trong Outlook, xem mục Gửi trả lời tự động khi ra ngoài văn phòng từ Outlook.
Bạn có thể dễ dàng bật trả lời khi đang di chuyển với ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động. Trả lời tự động cập nhật của bạn sẽ được đồng bộ trên tất cả các ứng dụng khác của bạn.
-
Trong ứng dụng Teams, mở thẻ hồ sơ của bạn bằng cách nhấn vào ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên bên trái của màn hình.
-
Chọn trạng thái hiện tại của bạn.
-
Từ menu trạng thái, chọn Ngoài văn phòng.
-
Bật nút bật tắt bên cạnh Đặt trả lời tự động và soạn thông báo trạng thái văn phòng của bạn, thông báo này sẽ xuất hiện khi mọi người liên hệ với bạn trong Teams hoặc mở hồ sơ của bạn. Thư này cũng sẽ được gửi dưới dạng trả lời tự động trong Outlook.
-
Bật nút bật tắt bên cạnh Chọn ngày bắt đầu và kết thúc, rồi chọn phạm vi ngày và thời gian mà bạn sẽ không sẵn sàng.
Lưu ý: Bạn cũng có thể truy nhập thiết đặt ngoài văn phòng bằng cách chọn Đặt thông báo trạng thái trong hồ sơ của mình.