Bạn có thể lưu tệp vào thư mục trên ổ đĩa cứng, vị trí mạng, đám mây, DVD, máy tính để bàn hoặc ổ đĩa flash. Mặc dù bạn phải xác định đích nhưng một khi đích khác với thư mục mặc định thì quá trình lưu đều giống nhau bất kể bạn chọn đích nào. Theo mặc định, các chương trình Microsoft 365 lưu tệp vào thư mục làm việc mặc định.
Ngoài ra, bạn có thể lưu tệp ở một định dạng tệp khác, chẳng hạn như RTF, CSV hoặc PDF.
Việc lưu tệp vào OneDrive hoặc SharePoint cho phép bạn truy nhập tệp trên mọi thiết bị và bật các tính năng như Lưu Tự động và Lịch sử Phiên bản, có thể giúp ngăn mất dữ liệu nếu tệp của bạn đóng đột ngột.
Để lưu tệp của bạn:
Nhấn CTRL+S hoặc chọnLưuTệp>.
Mẹo
Bạn cũng có thể chọn
Lưu trênThanh công cụ Truy nhập Nhanh.Bạn phải nhập tên cho tệp nếu bạn lưu tệp lần đầu tiên.
Mẹo
Lưu tệp của bạn vào một vị trí trên đám mây, chẳng hạn như OneDrive hoặc SharePoint, để có thể truy nhập tệp ở mọi nơi, cộng tác với người khác trong thời gian thực và truy cập Lịch sử Phiên bản.
Theo mặc định, nếu bạn đã đăng nhập, tệp sẽ được lưu vào OneDrive của bạn. Nếu bạn muốn lưu tệp hiện tại ở nơi khác, hãy bấm vào danh sách thả xuống Vị trí để xem thêm các vị trí được sử dụng gần đây. Nếu vị trí bạn muốn không có ở đó, bạn có thể mở cửa sổ Lưu như đầy đủ bằng cách chọn Xem thêm Tùy chọn lưu.
Mẹo
Nếu bạn lưu tệp vào OneDrive hoặc SharePoint, Lưu Tự động sẽ được bật theo mặc định, vì vậy bạn không phải nhớ lưu khi di chuyển.
Nếu bạn muốn thay đổi vị trí mặc định cho những lưu này sang một trong các thư mục khác được sử dụng gần đây, hãy chọn danh sách thả xuống Vị trí , bấm chuột phải vào vị trí thư mục bạn muốn đặt làm mặc định, rồi chọn Đặt làm Vị trí Mặc định.
Nếu bạn muốn lưu vào một vị trí khác với các thư mục bạn đã sử dụng gần đây, hãy chọn Xem thêm vị trí. Nếu bạn vẫn chưa nhận được bản cập nhật này, các ứng dụng Office của bạn sẽ tiếp tục sử dụng menu Tệp để lưu.
Mẹo
- Bạn cũng có thể nhấn F12 hoặc chọn Tệp>Lưu Như để mở menu Tệp.
- Nếu bạn đã quen sử dụng phím tắt khi đóng tài liệu, chẳng hạn như ALT+F4, bạn có thể nhanh chóng chọn Không lưu tệp bằng cách sử dụng phím tăng tốc bàn phím cho nút đó (ALT+N).
Lưu bản sao dưới dạng tệp mới (Lưu Như)
Mẹo
Nếu bạn định tạo tệp mới dựa trên tệp hiện có nhưng chỉ muốn các thay đổi của mình được lưu trong tệp mới thì bạn nên Lưu bản sao trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Như vậy, tệp gốc của bạn sẽ không hề thay đổi và tất cả những gì bạn chỉnh sửa sẽ có trong bản sao mới. Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào tệp gốc, rồi chọn Mở bản sao.
Nhấn F12 hoặc bấm Tệp Lưu>Bản sao
Theo mặc định, Office sẽ lưu bản sao trong cùng một vị trí với bản gốc. Nếu bạn vẫn muốn lưu ở vị trí hiện có thì tiếp tục đến bước 3. Nếu bạn muốn lưu bản sao mới ở một vị trí khác thì hãy chọn ở bước này.
Vị trí Mô tả Các trang web – [Tên Công ty Bạn] Thư viện tài liệu SharePoint hoặc Nhóm Office 365 OneDrive – [tên công ty của bạn] OneDrive for Business OneDrive - Cá nhân OneDrive dành cho người dùng thông qua tài khoản Microsoft PC Này Thiết bị cục bộ của bạn, bao gồm mọi ổ đĩa cứng hoặc ổ đĩa flash được kết nối Duyệt Mở File Explorer để bạn có thể dẫn hướng đến vị trí bất kỳ trên máy tính của mình. Đặt tên cho bản sao mới và bấm vào Lưu.
Tệp gốc của bạn sẽ đóng và bây giờ bạn sẽ làm việc trên bản sao mới mà bạn vừa tạo.
Mẹo
Nếu bạn thường xuyên tạo tệp mới dựa trên tệp hiện có, bạn có thể muốn sử dụng mẫu để giúp quy trình dễ dàng và an toàn hơn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo mẫu.
Lưu dưới dạng định dạng khác
Bạn có thể muốn lưu tệp của mình trong một định dạng khác để bạn hoặc ai đó khác có thể mở tệp trong chương trình khác hoặc phiên bản cũ hơn. Ví dụ: bạn có thể muốn lưu tài liệu Word dưới dạng Tệp Văn bản Có định dạng (RTF) hoặc sổ làm việc Excel dưới dạng tệp Giá trị Comma-Separated (CSV).
Quan trọng
Nếu bạn lưu tệp Office ở định dạng khác với định dạng Open XML (chẳng hạn như .DOCX, .XLSX hoặc .PPTX) một số trải nghiệm được kết nối và các tính năng hiện đại như Lưu Tự động hoặc Bộ kiểm tra Trợ năng sẽ không hoạt động trên tệp đó.
Bấm tab Tệp.
Bấm vào Lưu như.
Chọn vị trí tệp, chẳng hạn như OneDrive hoặc PC Này để lưu trữ tệp của bạn.
Trong hộp Tên tệp, nhập tên mới cho tệp.
Trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm vào định dạng tệp bạn muốn lưu tệp theo đó. Ví dụ: bấm vào Văn bản có Định dạng (.rtf), Word 97-2003 (.doc), Trang Web (.htm hay .html) hoặc Phân tách bằng Dấu phẩy (.csv).
Để biết thêm thông tin về cách lưu tệp theo định dạng PDF (.pdf) hay XPS (.xps), hãy xem mục Lưu hoặc chuyển đổi sang PDF hoặc XPS.
Bấm Lưu.
Sao lưu và phục hồi tệp của bạn
Cách bạn sao lưu và khôi phục tệp của mình phụ thuộc vào nơi và thời điểm bạn lưu tệp. Để tìm hiểu thêm về một tính năng, bao gồm phiên bản Office nào hỗ trợ tính năng đó, hãy chọn tên tính năng trong bảng dưới đây.
Đã lưu vào OneDrive
| Tính năng |
|---|
|
Lưu tự động Lưu tự động lưu tệp của bạn khi tệp được lưu trữ trong OneDrive hoặc SharePoint trong Microsoft 365. |
|
Lịch sử Phiên bản Lịch sử phiên bản cho phép bạn xem và khôi phục các phiên bản trước của tệp được lưu trữ trong OneDrive hoặc SharePoint trong Microsoft 365. |
|
Sao lưu bằng OneDrive Trên PC chạy Windows, bạn có thể sao lưu các thư mục Màn hình nền, Tài liệu và Ảnh bằng cách sử dụng tính năng sao lưu thư mục PC của OneDrive. Ngoài ra, hãy xem mục Files được lưu vào OneDrive theo mặc định trong Windows 10. |
|
Khôi phục OneDrive của bạn (chỉ với đăng ký) Bạn có thể khôi phục toàn bộ OneDrive về một thời điểm trước đó nếu các tệp OneDrive của bạn bị xóa, ghi đè, hỏng hoặc nhiễm phần mềm xấu. |
|
Khôi phục tệp hoặc thư mục đã xóa trong OneDrive Bạn có thể khôi phục tệp và thư mục bạn đã xóa khỏi OneDrive. |
Đã lưu vào thiết bị của bạn
Nếu Tự động Khôi phục được bật và tệp của bạn đóng đột ngột, Phục hồi Tài liệu sẽ mở vào lần tiếp theo bạn mở ứng dụng Office. Bạn cũng có thể khôi phục phiên bản cũ hơn của tệp Office.
Quan trọng
Ngay cả khi đã bật Tự động Khôi phục, bạn cũng nên thường xuyên lưu tệp trong khi làm việc để tránh mất dữ liệu do mất điện bất ngờ hoặc các sự cố khác.