Lưu tin nhắn dưới dạng tệp

Outlook cho bạn một số tùy chọn để lưu thư email. Ví dụ: một thư mà bạn nhận được có thể được lưu dưới dạng tệp trên máy tính của bạn hoặc trong một thư mục khác trong Outlook. Có thể lưu thư bạn đang soạn ở dạng bản nháp và hoàn tất sau này.

Mẹo: Bạn có muốn lưu email dưới dạng tệp PDF không? Trong Windows 10, sử dụng lệnh In để in thư thành PDF. Để biết thêm hướng dẫn hoặc đối với các phiên bản Windows khác, hãy xem mục Lưu thư dưới dạng tệp PDF.

Lưu thư dưới dạng tệp trên máy tính hoặc trên đám mây

  1. Bấm đúp để mở thư mà bạn muốn lưu và trên menu Tệp, bấm Lưu Như.

    Chọn menu Tệp, rồi Chọn Lưu Như.
  2. Trong hộp thoại Lưu như, trong ngăn Thư mục, chọn một thư mục ,rồi chọn vị trí trong thư mục đã chọn mà bạn muốn lưu tệp.

    Bạn có thể lưu một thông điệp email hiện có dưới dạng tệp.
  3. Trong hộp Tên tệp, gõ tên cho tệp.

  4. Trong danh sách Lưu dưới dạng, chấp nhận loại mặc định hoặc chọn một loại tệp khác trong danh sách.

Bạn muốn làm gì?

Outlook này không bao gồm PDF như một trong những loại Lưu dưới dạng mặc định. Tiện ích In thành PDF của Microsoft có trong Windows 10 cho phép bạn in mọi thư email trực tiếp vào PDF. Nếu không cóWindows 10, bạn có thể lưu thông điệp email của mình dưới dạng tệp HTML, mở tệp đó trong Word, rồi sử dụng tính năng Lưu Như trong Word để lưu email dưới dạng tệp PDF.

Lưu dưới dạng (hoặc In thành) PDF trong Windows 10

  1. Mở thư bạn muốn lưu và trên tab Tệp, bấm In.

    Chọn menu Tệp, rồi Chọn Lưu Như.
  2. Từ danh sách thả xuống Máy in, chọn Microsoft Print thành PDF.

    Sử dụng lệnh In để in email thành tệp PDF.
  3. Chọn In.

  4. Trong hộp Lưu Kết quả In Dưới dạng, chọn một thư mục cho tệp PDF của bạn, rồi nhập tên tệp. Sau đó chọn Lưu.

Lưu dưới dạng PDF trong các phiên bản khác của Windows

  1. Mở thư bạn muốn lưu và trên tab Tệp, bấm Lưu Như.

    Chọn menu Tệp, rồi Chọn Lưu Như.
  2. Trong hộp thoại Lưu như, trong ngăn Thư mục, chọn một thư mục ,rồi chọn vị trí trong thư mục đã chọn mà bạn muốn lưu tệp.

  3. Trong hộp Tên tệp, gõ tên cho tệp.

  4. Trong danh sách Lưu dưới dạng, chọn HTML rồi chọn Lưu.

  5. Mở Word và chọn Tệp > Mở.

  6. Chọn tệp HTML bạn đã lưu ở bước 4.

  7. Chọn Tệp > Lưu Dướidạng , rồi chọn PDF (*.pdf) từ danh sách thả xuống loại tệp trước khi chọn Lưu.

Nếu bạn muốn lưu thư vào một thư mục Outlook thư khác, cách dễ nhất để làm như vậy là di chuyển hoặc sao chép thư vào thư mục đích. Xem mục Di chuyển hoặc sao chép một mục vào một thư mục khác.

Outlook thể lưu thư trực tiếp dưới dạng tệp Word liệu. Tuy nhiên, bạn có thể lưu thư dưới dạng tệp HTML, rồi mở tệp đó trong Word. Lưu thư email của bạn dưới dạng tệp HTML sẽ giữ nguyên tất cả định dạng, hình ảnh và liên kết, cũng như bao gồm thông tin tiêu đề, trong đó bao gồm thông tin Từ,Đến,Ccvà Chủ đề.

  1. Mở thư bạn muốn lưu và trên tab Tệp, bấm Lưu Như.

  2. Trong hộp thoại Lưu như, trong ngăn Thư mục, chọn một thư mục ,rồi chọn vị trí trong thư mục đã chọn mà bạn muốn lưu tệp.

  3. Trong hộp Tên tệp, gõ tên cho tệp.

  4. Trong danh sách Lưu dưới dạng, chọn HTML rồi chọn Lưu.

  5. Mở Word và chọn Tệp > Mở.

  6. Chọn tệp HTML bạn đã lưu ở bước 4.

  7. Chọn Tệp > Lưu Dưới dạng, rồi chọn Tài liệu Word (*.docx) từ danh sách thả xuống loại tệp trước khi chọn Lưu.

Sử dụng mẫu email để gửi thư có chứa thông tin không thay đổi từ thư này sang thư khác. Bạn có thể tạo và lưu thư dưới dạng mẫu, rồi sử dụng mẫu đó. Thêm bất kỳ thông tin mới nào trước khi gửi mẫu dưới dạng thư.

Mẹo: Để biết thêm thông tin về cách sử dụng mẫu, hãy xem Gửi email dựa trên mẫu.

  • Bạn đang sử dụng phiên bản Outlook nào?
  • 2013-2021
  • 2010
  1. Trên tab Trang chủ, hãy bấm Email Mới.

  2. Trong nội dung thư, nhập nội dung bạn muốn.

  3. Trong cửa sổ thư, bấm vào tab Tệp, rồi bấm vào Lưu Như.

  4. Trong hộp Lưu Dưới dạng, trong danh sách Lưu dưới dạng, hãy bấm Outlook Mẫu.

  5. Trong hộp Tên tệp, hãy nhập tên cho mẫu của bạn, rồi bấm Lưu.

  1. Trên tab Trang đầu, trong Nhóm mới, bấm Email Mới hoặc nhấn Ctrl+Shift+M.

  2. Trong nội dung thư, nhập nội dung bạn muốn.

  3. Trong cửa sổ thư, trên tab Tệp, bấm vào Lưu Như.

  4. Trong hộp thoại Lưu Dưới dạng, trong danh sách Lưu dưới dạng, chọn Outlook Mẫu.

  5. Trong hộp Tên tệp, hãy nhập tên cho mẫu của bạn, rồi bấm Lưu.

Theo mặc định, các mẫu được lưu trong các thư mục sau đây:

  • Windows 7 và Vista   
    C:\Users\Username\Appdata\Roaming\Microsoft\Templates

  • Windows XP   
    C:\Documents and Cài đặt\Username\Application Data\Roaming\Microsoft\Templates

Outlook Hỗ trợ Unicode, tiêu chuẩn mã hóa ký tự cho phép thể hiện hầu hết các ngôn ngữ viết trên thế giới bằng cách sử dụng một bộ ký tự đơn. Nếu bạn làm việc trong một tổ chức đa quốc gia hoặc chia sẻ thư và mục với những người sử dụng Outlook trên máy tính chạy bằng ngôn ngữ khác, bạn có thể tận dụng lợi thế của hỗ trợ Unicode trong Outlook.

Để lưu thư của bạn trong mã hóa Unicode theo mặc định

  1. Trên tab Tệp. chọn Tùy > Thư.

  2. Bên dưới Lưu thư,chọn hộp kiểm Sử dụng Định dạng Unicode.

Mọi thư mà bạn tạo, nhưng không gửi, sẽ được tự động lưu vào thư mục Thư nháp. Bạn có thể quay lại Outlook sau và tìm thư chưa gửi.

Để lưu bản nháp của thư theo cách thủ công

  • Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh,bấm Lưu.

    • Trên tab Tệp, bấm vào Lưu.

Để trở về bản nháp đã lưu của thư

  • Trong Thư, trong ngăn Thư mục, bấm vào Thư nháp, rồi bấm đúp vào thư.

Theo mặc định, những thư chưa hoàn thành sẽ được lưu vào thư mục Thư nháp ba phút một lần. Bạn có thể thay đổi khoảng thời gian hoặc vị trí này.

  1. Trên tab Tệp, bấm vào Tùy chọn > Thư.

  2. Dưới Lưu tin nhắn, hãy thực hiện một hoặc nhiều bước sau đây:

    • Để thay đổi vị trí lưu thư nháp,trong danh sách Lưu vào thư mục này, chọn Thư nháp,Hộp thư đến , Thư Đã gửihoặc Hộp thư đi .  

    • Để thay đổi tần suất lưu bản nháp, trong hộp Tự động lưu những mục chưa gửi sau khoảng thời gian này, hãy nhập một số từ 1 đến 99.

Quan trọng:  Office 2007 không còn được hỗ trợ. Nâng cấp lên Microsoft 365 để làm việc từ bất kỳ thiết bị nào và tiếp tục nhận được hỗ trợ.

Nâng cấp ngay

Bạn muốn làm gì?

Outlook Hỗ trợ Unicode, tiêu chuẩn mã hóa ký tự cho phép thể hiện hầu hết các ngôn ngữ viết trên thế giới bằng cách sử dụng một bộ ký tự đơn. Nếu bạn làm việc trong một tổ chức đa quốc gia hoặc chia sẻ thư và mục với những người sử dụng Outlook trên máy tính chạy bằng ngôn ngữ khác, bạn có thể tận dụng lợi thế của hỗ trợ Unicode trong Outlook.

Để lưu thư của bạn trong mã hóa Unicode theo mặc định

  1. Trên menu Công cụ. bấm Tùy chọn.

  2. Trên tab Khác, hãy bấm Tùy chọn Nâng cao.

  3. Chọn hộp kiểm Sử dụng Định dạng Thư Unicode khi lưu thư.

Outlook thể lưu thư trực tiếp dưới dạng tệp Word liệu. Tuy nhiên, bạn có thể sao chép nội dung thư sang một tài Word khác.

Bạn chỉ có thể sao chép nội dung thư. Tuy nhiên, bạn cũng có thể bao gồm thông tin tiêu đề thư, trongđó bao gồm các hộp Từ, Đến,CcChủ đề.

Sao chép nội dung thư

  1. Mở thư hoặc bấm vào nội dung thư trong Ngăn Đọc.

  2. Nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ nội dung thư.

  3. Nhấn Ctrl+C để sao chép nội dung vào Windows tạm.

  4. Mở tài Word của bạn.

  5. Nhấn Ctrl+V để dán nội dung từ Windows tạm vào tài liệu.

  6. Bấm vào Nút Microsoft Office Hình ảnh nút Office, rồi bấm vào Lưu.

Lưu đầu trang và nội dung

Trong quy trình này, bạn sẽ đặt thông tin tiêu đề thư vào nội dung thư để sao chép cả hai bước sau này. Bạn sẽ không thực sự chuyển tiếp thư.

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn chưa mở thư trong cửa sổ riêng của thư, trên tab Trang đầu, trong nhóm Phản hồi, bấm Chuyển tiếp.

    • Nếu bạn đã mở thư trong cửa sổ riêng của thư, trong tab Thư, trong nhóm Phản hồi, bấm Chuyển tiếp.

  2. Nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ nội dung của thư.

  3. Nhấn Ctrl+C để sao chép nội dung vào Windows tạm.

  4. Mở tài Word của bạn.

  5. Nhấn Ctrl+V để dán nội dung từ Windows tạm vào tài liệu.

  6. Bấm vào Nút Microsoft Office Hình ảnh nút Office, rồi bấm vào Lưu.

  7. Bạn có thể đóng cửa Outlook tài liệu có chứa nội dung thư mà bạn đã sao chép.

Bạn không thể lưu trực tiếp email dưới dạng tệp PDF bằng tệp Outlook 2007. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng thông tin trong mục Lưu thư đã nhận dưới dạng tài liệu Microsoft Office Word để lưu thư của mình theo định dạng Microsoft Office Word 2007, rồi lưu tài liệu mới dưới dạng tệp PDF.

Hệ thống Microsoft Office 2007 cung cấp phần bổ trợ miễn phí để lưu hoặc xuất loại tệp này nhưng trước tiên bạn phải cài đặt phần bổ trợ trước khi có thể sử dụng. Để biết thêm thông tin về cách bật hỗ trợ định dạng tệp PDF và XPS Office Word 2007, hãy xem Bật hỗ trợ cho các định dạng tệp khác, chẳng hạn như PDF và XPS.

Sử dụng mẫu email để gửi thư có chứa thông tin không thay đổi từ thư này sang thư khác. Bạn có thể tạo và lưu thư dưới dạng mẫu, rồi sử dụng mẫu đó. Thêm bất kỳ thông tin mới nào trước khi gửi mẫu dưới dạng thư.

Mẹo: Để biết thêm thông tin về cách sử dụng mẫu, hãy xem Gửi email dựa trên mẫu.

  1. Trên menu Tệp, trỏ đến Mới, rồi bấm vào Thư.

    Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+Shift+M để tạo email mới.

  2. Trong phần nội dung thư, nhập nội dung bạn muốn.

  3. Trong cửa sổ thư, bấm vào nút Microsoft Office , Hình ảnh nút Office, rồi bấm lưu dưới Dạng.

  4. Trong hộp thoại Lưu Dưới dạng, trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm Mẫu Outlook (*.oft).

  5. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho mẫu của bạn, rồi bấm Lưu.

Theo mặc định, các mẫu được lưu trong các thư mục sau đây:

  • Windows Vista   
    c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates

  • Microsoft Windows XP   
    c:\documents and settings\username\application data\roaming\microsoft\templates 

Theo mặc định, Microsoft Office Outlook động tìm cách lưu mọi thư email bạn tạo nhưng không gửi. Bạn có thể quay lại Outlook sau và tìm thư chưa gửi.

Để lưu bản nháp của thư theo cách thủ công

  • Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh,bấm Lưu.

      Ảnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh

    • Bấm vào Nút Microsoft Office Hình ảnh nút Office, rồi bấm vào Lưu.

Để quay lại thư nháp đã lưu để bạn có thể tiếp tục soạn thư

  • Trong Thư, trong ngăn Dẫn hướng, bấm vào Thư nháp, rồi bấm đúp vào thư.

Theo mặc định, những thư chưa hoàn thành sẽ được lưu vào thư mục Thư nháp ba phút một lần. Bạn có thể thay đổi khoảng thời gian hoặc vị trí này.

  1. Trên menu Công cụ, bấm vào Tùy chọn.

  2. Bấm Tùy chọn Email, rồi bấm Tùy chọn Email Nâng cao.

  3. Hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Để thay đổi bản nháp được lưu, dưới Lưu thư,trong danh sách Lưu mục chưa gửi trong, bấm Nháp ,Hộp thư đến ,Thư Đã gửi hoặcHộp thư đi.

    • Để thay đổi tần suất lưu thư nháp, dưới Lưu thư,trong hộp Lưu Tự động không gửi n phút một lần, hãy nhập một số từ 1 đến 99.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×