Lưu trữ trong Outlook cho Windows

Lưu trữ các mục trong Outlook cổ điển

1. Chọn một hoặc nhiều thư trong Hộp thư đến hoặc thư mục khác cần lưu trữ.

2. Trong nhóm Xóa, chọn Lưu trữ. Bạn cũng có thể sử dụng phím Backspace để lưu trữ ngay một hoặc nhiều thư đã chọn.

   : Đối với các tài khoản Microsoft 365, Exchange, Exchange Online và Outlook.com, thư mục Lưu trữ của bạn đã tồn tại, ngay cả khi bạn chưa bao giờ sử dụng tính năng này trước đây. Bạn sẽ tìm thấy thư mục này trong danh sách thư mục Outlook của mình. Nếu bạn không thấy thư mục và đang sử dụng Outlook 2016 hoặc Outlook for Microsoft 365, hãy đi đến mục Tệp> Tài khoản Office > Tùy chọn Cập nhật> Cập nhật Ngay.

3. Thư của bạn sẽ được chuyển vào thư mục Lưu trữ. Nếu bạn lưu trữ nhầm một thư, đi đến thư mục Lưu trữ và di chuyển thư trở lại Hộp thư đến của mình.

   : Nút Lưu trữ chỉ hiển thị trong Outlook 2016, Outlook 2019 và Outlook for Microsoft 365. Các phiên bản Outlook cũ hơn không có nút Lưu trữ trên dải băng.

Lưu trữ thư bằng cách sử dụng bàn phím

Bạn có thể lưu trữ một hoặc nhiều thư đã chọn bằng cách bấm vào phím Backspace. Nếu bạn bấm vào phím Delete, các thư sẽ chuyển đến thư mục Các mục đã xóa. Bạn không thể thay đổi hành vi của phím Backspace.

Làm thế nào để tắt tính năng lưu trữ bằng phím Backspace của Outlook for Microsoft 365?

Để ngăn phím Backspace di chuyển các mục sang thư mục lưu trữ, bạn có thể thêm các mục đăng ký sau đây để tắt chức năng này.
 

Đường dẫn đăng ký Chính sách Nhóm:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Name: DisableOneClickArchive
Loại: DWORD
Giá trị: 1
 
Đường dẫn sổ đăng ký Công cụ Tùy chỉnh Office (OCT), HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Name: DisableOneClickArchive
Loại: DWORD
Giá trị: 1

Làm thế nào để tôi tìm thấy thư mục Lưu trữ?

Thư mục Lưu trữ của bạn nằm trong danh sách thư mục. Để hiển thị danh sách thư mục, chọn Xem > Ngăn thư mụcThông thường.

Điều này khác biệt như thế nào với Lưu trữ trực tuyến?

Lưu trữ Trực tuyến là một tính năng dành cho khách hàng doanh nghiệp của Microsoft 365, họ có những hộp thư lớn đặc biệt. Những khách hàng này có thể sử dụng Lưu trữ Trực tuyến để tránh việc xóa thư cũ. Lưu trữ Trực tuyến của người dùng hoạt động tương tự như một tài khoản thứ hai trong Outlook với cấu trúc thư mục riêng của mình. Do đó, các tìm kiếm được thực hiện từ Hộp thư đến sẽ không tích hợp tính năng này.

Nếu Lưu trữ Trực tuyến được kích hoạt, người quản trị và người dùng có thể thiết lập hộp thư của mình để tự động di chuyển các thư cũ sang Lưu trữ Trực tuyến qua việc sử dụng các Chính sách Lưu trữ.

Tôi nên sử dụng Lưu trữ và Lưu trữ trực tuyến khi nào?

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng tính năng Lưu trữ nhằm giúp cho Hộp thư đến không còn thư bạn đã trả lời hoặc thao tác trên đó. Hãy xem Lưu trữ giống như một thư mục tệp. Bạn có thể lưu trữ các mục trong thư mục Lưu trữ mà vẫn truy nhập các mục dễ dàng. Bạn cũng có thể xóa hoặc di chuyển chúng đến các thư mục cụ thể nếu việc đó hợp với phong cách của bạn.

Đối với những người dùng có hộp thư lớn trong tổ chứcOffice 365 Enterprise, chúng tôi khuyên người quản trị nên đặt Chính sách Lưu trữ giúp di chuyển các mục đến Lưu trữ Trực tuyến sau một năm hoặc ít hơn nếu người dùng đạt hạn ngạch hộp thư nhanh hơn. Điều này sẽ đảm bảo rằng người dùng không cần phải xóa thư cũ để nhường chỗ cho thư mới. Bạn có thể di chuyển thư cũ hơn khoảng thời gian được chỉ định từ cả hai thư mục Hộp thư đến và thư mục Lưu trữ cục bộ.

Câu hỏi thường gặp về lưu trữ

Bài viết liên quan

Lưu trữ mục cũ hơn theo cách thủ công trong Outlook for Windows

Tạo một thư mục con