Dưới đây là một số mẹo cho việc chuẩn bị Excel tính cho phối thư. Hãy đảm bảo:

  • Tên cột trong bảng tính khớp với tên trường bạn muốn chèn trong phối thư của mình. Ví dụ, để xác định người đọc theo tên của họ trong tài liệu, bạn sẽ cần phân tách các cột riêng theo tên và họ.

  • Toàn bộ dữ liệu được phối sẽ xuất hiện trong trang tính đầu tiên ở bảng tính của bạn.

  • Các mục nhập dữ liệu chứa phần trăm, tiền tệ và mã bưu điện đều được định dạng chính xác trong bảng tính để Word có thể đọc giá trị của chúng đúng cách.

  • Bảng tính Excel được sử dụng trong phối thư sẽ được lưu trữ trên máy cục bộ của bạn.

  • Các thay đổi hoặc bổ sung cho bảng tính đều được hoàn thiện trước khi bảng tính được kết nối với tài liệu phối thư của bạn Word.

Lưu ý: 

  • Bạn có thể nhập thông tin từ bảng tính Excel của mình bằng cách nhập thông tin từ một tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv) hoặc tệp văn bản (.txt), rồi sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để dựng một bảng tính mới.

  • Để biết thêm thông tin, xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word.

Kết nối và chỉnh sửa danh sách gửi thư

Kết nối nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Chỉnh sửa danh sách gửi thư của bạn

  1. Chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Chỉnh sửa Danh sách Người nhận dưới dạng được tô sáng.

  2. Trong Người nhận phối thư,bỏ chọn hộp kiểm cạnh tên của bất kỳ người nào mà bạn không muốn nhận thư của mình.

    Chọn hàng bằng cách chọn hộp kiểm

    Lưu ý: Bạn cũng có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách để tìm tên và địa chỉ dễ dàng hơn. Để biết thêm thông tin, xem mục Sắp xếp dữ liệu để phối thư hoặc Lọc dữ liệu cho phối thư.

Bạn có thể chèn một hoặc nhiều trường phối thư có tác dụng kéo thông tin từ bảng tính của bạn vào tài liệu.

Để chèn trường phối vào phong bì, nhãn, thư email hoặc thư

  1. Đi tới Gửi thư > Khối Địa chỉ.

    Chèn trường phối Khối Địa chỉ

    Để biết thêm thông tin, hãy xem Chèn Khối Địa chỉ

  2. Để thêm dòng lời chào, chọn Dòng lời chào.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Dòng Lời chào dưới dạng được tô sáng.

    Để biết thêm thông tin, xem mục Chèn Dòng lời chào.

  3. Để thêm các trường phối khác, như số hóa đơn, xem mục Chèn trường phối thư.

  4. Chọn OK.

  5. Chọn Tệp > Lưu.

nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về các tùy chọn cho việc thiết lập thư email, xem mục Phối email trong Word.

Sau khi bạn chèn trường phối mình muốn, hãy xem trước kết quả để xác nhận rằng nội dung vẫn ổn. và sau đó bạn đã sẵn sàng để hoàn tất quy trình phối.

  1. Đi đến Gửi thư> Xem trước Kết quả.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị nhóm Xem trước Kết quả.

  2. Chọn Tùy chọn Nút bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc Trước Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư để di chuyển qua các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn và xem cách chúng xuất hiện trong tài liệu.

  3. Đi tới Kết & Phối > In Tài liệu hoặc Gửi Thư Email.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Kết thúc & Phối cùng các tùy chọn.

Khi bạn lưu tài liệu phối thư, tài liệu đó vẫn kết nối với nguồn dữ liệu. Bạn có thể tái sử dụng tài liệu phối thư cho hoạt động gửi thư hàng loạt tiếp theo của mình.

  • Mở tài liệu phối thư, rồi chọn khi Word nhắc bạn duy trì kết nối.

Dưới đây là một số mẹo cho việc chuẩn bị Excel tính cho phối thư. Hãy đảm bảo:

  • Tên cột trong bảng tính khớp với tên trường bạn muốn chèn trong phối thư của mình. Ví dụ, để xác định người đọc theo tên của họ trong tài liệu, bạn sẽ cần phân tách các cột riêng theo tên và họ.

  • Toàn bộ dữ liệu được phối sẽ xuất hiện trong trang tính đầu tiên ở bảng tính của bạn.

  • Các mục nhập dữ liệu chứa phần trăm, tiền tệ và mã bưu điện đều được định dạng chính xác trong bảng tính để Word có thể đọc giá trị của chúng đúng cách.

  • Bảng tính Excel được sử dụng trong phối thư sẽ được lưu trữ trên máy cục bộ của bạn.

  • Các thay đổi hoặc bổ sung cho bảng tính đều được hoàn thiện trước khi bảng tính được kết nối với tài liệu phối thư của bạn Word.

Để biết thêm thông tin, xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word.

Kết nối và chỉnh sửa danh sách gửi thư

Kết nối nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

  1. Chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận.

    Để biết thêm thông tin, xem mục Phối thư: Chỉnh sửa người nhận.

    Để biết thêm thông tin về sắp xếp và lọc, xem mục Sắp xếp dữ liệu cho phối thư hoặc Lọc dữ liệu cho phối thư.

  2. Chọn OK.

Bạn có thể chèn một hoặc nhiều trường phối thư có tác dụng kéo thông tin từ bảng tính của bạn vào tài liệu.

  1. Đi đến mục Gửi > Chèn Trường Phối.

  2. Thêm trường bạn muốn.

  3. Lặp lại bước 1 và 2 nếu cần.

  4. Chọn Tệp > Lưu.

nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về các tùy chọn cho việc thiết lập thư email, xem mục Phối email trong Word.

Sau khi bạn chèn trường phối mình muốn, hãy xem trước kết quả để xác nhận rằng nội dung vẫn ổn. và sau đó bạn đã sẵn sàng để hoàn tất quy trình phối.

  1. Đi đến Gửi thư> Xem trước Kết quả.

  2. Chọn Tiếp theo hoặc Trước đó để di chuyển qua các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn và xem cách chúng xuất hiện trong tài liệu.

  3. Đi tới Kết & Phối > In Tài liệu hoặc Phối vào Email.

Khi bạn lưu tài liệu phối thư, tài liệu đó vẫn kết nối với nguồn dữ liệu. Bạn có thể tái sử dụng tài liệu phối thư cho hoạt động gửi thư hàng loạt tiếp theo của mình.

  • Mở tài liệu phối thư, rồi chọn khi Word nhắc bạn duy trì kết nối.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Tham gia thảo luận
Hỏi cộng đồng

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×