Nếu bạn đang sử dụng Outlook tại cơ quan hoặc trường học, bạn có thể tìm thấy thông tin về các cá nhân trong tổ chức của bạn trên thẻ hồ sơ của họ. Các chi tiết xuất hiện trên thẻ này được quản lý bởi bộ phận CNTT của bạn và bao gồm các thông tin như ảnh hồ sơ cá nhân, địa chỉ email, thông tin liên hệ và thông tin khác của tổ chức. Nếu người quản trị của bạn cho phép, tất cả mọi người trong tổ chức đều có thể nhìn thấy thẻ hồ sơ của cá nhân.
Bạn cũng có thể thêm người từ tổ chức của mình vào danh sách liên hệ cá nhân của mình trong Outlook. Khi bạn thêm liên hệ tổ chức bằng cách chọn Thêm vào liên hệ (hoặc Liên hệ mới), liên hệ đó sẽ xuất hiện trong sổ địa chỉ liên hệ cá nhân của bạn và mọi thay đổi bạn thực hiện cho thẻ liên hệ đó chỉ hiển thị với bạn.
Khi Outlook phát hiện một địa chỉ email khớp giữa một người được thêm vào Danh bạ của bạn và một liên hệ đã tồn tại trong tổ chức của bạn, các liên hệ được tự động nối kết trên thẻ hồ sơ kết hợp cùng với các nguồn đã đóng góp vào thẻ kết hợp.
Cách bạn quản lý các nguồn được liên kết trên thẻ hồ sơ kết hợp tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng Outlook hoặc ứng dụng mới Outlook trên web tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn. Chọn tab cho phiên bản Outlook của bạn.
Lưu ý: Tính năng này chỉ sẵn dùng nếu bạn đang sử dụng tài khoản cơ quan hoặc trường học trong Outlook với đăng ký Microsoft 365 đủ điều kiện.
Xem thẻ hồ sơ kết hợp
Để xem các chi tiết liên hệ khác nhau và họ đến từ đâu, hãy mở thẻ liên hệ.
-
Chọn tab Liên hệ trên thẻ hồ sơ. Tiêu đề thẻ hồ sơ luôn ưu tiên thông tin từ tổ chức.
-
Để xem nguồn nào đã cung cấp chi tiết trên thẻ hồ sơ kết hợp, hãy di chuột qua nguồn đó. Ví dụ: bạn có thể di chuột qua chi tiết Điện thoại hoặc Danh mục để xác định xem thông tin cho giá trị đó có được nguồn từ các liên hệ cá nhân, dữ liệu của tổ chức bạn hay cả hai.
Lưu ý: Để tìm hiểu thêm về cách quản lý dữ liệu của tổ chức trong Microsoft 365, người quản trị có thể xem Sử dụng dữ liệu tổ chức của bạn trong Microsoft 365.
Quản lý các nguồn được nối kết từ thẻ hồ sơ của họ trong Outlook mới
Nếu thẻ hồ sơ chứa thông tin từ nhiều nguồn, nối kết Quản lý nguồn xuất hiện trên tab Liên hệ bên dưới Thông tin Liên hệ.
Xem các nguồn của hồ sơ được liên kết
-
Từ thẻ hồ sơ kết hợp, chọn Quản lý nguồn.
-
Trên trang Quản lý liên hệ và mọi người được nối kết, danh sách tất cả các nguồn khác nhau cho liên hệ đó sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn hủy liên kết hoặc xóa các nguồn bạn chọn, nhưng bạn không thể sửa đổi hoặc xóa bất kỳ thông tin nào có nguồn gốc từ tổ chức của bạn.
Sửa nguồn trên trang Quản lý liên hệ được liên kết
Bạn có thể thực hiện thay đổi cho chi tiết từ một nguồn.
-
Trên trang Quản lý liên hệ và mọi người được liên kết, hãy tìm nguồn mà bạn muốn thực hiện thay đổi, rồi chọn Chỉnh sửa.
-
Trình soạn thảo liên hệ mở ra, nơi bạn có thể thực hiện các thay đổi của mình. Trên trang Chỉnh sửa liên hệ, chọn nguồn từ danh sách thả xuống cho nguồn bạn muốn cập nhật và thực hiện thay đổi. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Lưu.
Quan trọng: Tùy chọn Sửa được tô xám đối với các nguồn do tổ chức của bạn quản lý. Bạn không thể chỉnh sửa hoặc xóa những chi tiết này.
Hủy nối kết nguồn trên trang Quản lý liên hệ được nối kết
Nếu bạn muốn phân tách các nguồn khác nhau cho một liên hệ, bạn có thể chọn hủy liên kết chúng.
-
Chọn thẻ liên hệ kết hợp mà bạn muốn hủy liên kết và bên dưới tab Liên hệ , chọn Quản lý nguồn.
-
Trên trang Quản lý liên hệ và mọi người được liên kết , chọn Hủy liên kết. Thao tác này sẽ hủy liên kết nguồn và loại bỏ tất cả các thuộc tính được liên kết khỏi người đó.
Việc hủy nối kết một liên hệ hoặc hồ sơ có nghĩa là liên hệ đã bỏ nối kết xuất hiện dưới dạng các mục nhập riêng biệt trong danh sách liên hệ của bạn.
Xóa nguồn trên trang Quản lý liên hệ được liên kết
Để xóa nguồn, hãy chọn nguồn cho liên hệ bạn muốn loại bỏ, rồi chọn Xóa. Bạn chỉ có thể xóa các liên hệ của riêng mình. Để cập nhật hoặc xóa hồ sơ tổ chức, hãy liên hệ với người quản trị CNTT của bạn.
Khi xóa ai đó đã được thêm vào Liên hệ của bạn, hãy lưu ý những điều sau đây:
-
Các chi tiết liên hệ sẽ không sẵn dùng nữa và khi bạn xóa liên hệ, liên kết giữa hồ sơ tổ chức cũng bị xóa.
-
Để khôi phục liên hệ đã xóa, hãy đi Con người liên hệ đó trong thư mục Đã xóa của bạn. Bấm chuột phải vào liên hệ và chọn Khôi phục. Liên hệ vẫn còn trong thư mục đã xóa của bạn dựa trên thiết đặt chính sách do người quản trị CNTT của bạn quản lý. Hãy liên hệ với người quản trị của bạn để biết thêm chi tiết về thiết đặt này.
-
Khi bạn khôi phục liên hệ đã xóa, liên hệ đó không còn được nối kết như một nguồn.
-
Nếu người dùng rời khỏi tổ chức, liên hệ vẫn còn trong liên hệ của bạn nhưng chỉ với các chi tiết bạn đã thêm.
Thêm, chỉnh sửa hoặc xóa liên hệ cho một người nào đó trong tổ chức của bạn
Để thêm hoặc chỉnh sửa người nào đó trong tổ chức của bạn vào Danh bạ của bạn, hãy xem mục Thêm , tìm, chỉnh sửa hoặc xóa liên hệ trong Outlook.
Xuất danh bạ trong Outlook mới
Quan trọng: Không thể xuất thông tin từ hồ sơ tổ chức. Nếu bạn cần trợ giúp về thông tin liên hệ hồ sơ tổ chức, hãy liên hệ với người quản trị CNTT của bạn.
Để tìm hiểu cách xuất Danh bạ của bạn, xem mục Nhập hoặc xuất danh bạ trong Outlook.
Xuất thông tin không liên kết khỏi hồ sơ trong Outlook mới
Để được trợ giúp xuất dữ liệu từ thẻ hồ sơ, hãy xem Xuất dữ liệu từ thẻ hồ sơ của bạn.
Để hủy liên kết một nguồn khỏi một tùy chọn Hủy liên kết. Việc chọn Hủy liên kết sẽ thực hiện như sau:
-
Nguồn mà bạn hủy liên kết sẽ bị loại bỏ khỏi người ban đầu mà nó được nối kết đến
-
Liên hệ trong danh sách liên hệ cá nhân của bạn sẽ không còn có nguồn này nữa
Xem thẻ hồ sơ kết hợp và các nguồn của thẻ đó trong Outlook trên web
Để xem các chi tiết liên hệ khác nhau và họ đến từ đâu, hãy mở thẻ liên hệ kết hợp từ Con người.
-
Chọn tab Liên hệ trên thẻ hồ sơ. Tiêu đề thẻ hồ sơ luôn ưu tiên thông tin từ tổ chức.
-
Để xem nguồn để biết chi tiết về thẻ hồ sơ kết hợp, hãy di chuột qua thẻ đó. Ví dụ: bạn có thể di chuột qua chi tiết Điện thoại hoặc Danh mục để xác định xem thông tin đó được nguồn từ các liên hệ cá nhân của bạn, dữ liệu của tổ chức bạn hoặc cả hai.
Lưu ý: Để tìm hiểu thêm về cách quản lý dữ liệu của tổ chức trong Microsoft 365, người quản trị có thể xem Sử dụng dữ liệu tổ chức của bạn trong Microsoft 365.
Quản lý các nguồn được liên kết trên thẻ hồ sơ kết hợp Outlook trên web
Nếu thẻ hồ sơ chứa thông tin từ nhiều nguồn, nối kết Quản lý nguồn xuất hiện trên tab Liên hệ bên dưới Thông tin Liên hệ. Bạn có thể xem các nguồn bằng cách chọn liên kết Quản lý nguồn .
-
Từ thẻ hồ sơ kết hợp, chọn Quản lý nguồn.
-
Trên trang Quản lý liên hệ và mọi người được nối kết, danh sách tất cả các nguồn khác nhau cho liên hệ đó sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn hủy liên kết hoặc xóa các nguồn bạn chọn, nhưng bạn không thể sửa đổi hoặc xóa bất kỳ thông tin nào có nguồn gốc từ tổ chức của bạn.
Hủy liên kết các nguồn khỏi thẻ hồ sơ kết hợp
Bạn có thể hủy liên kết các nguồn để tách biệt chúng.
-
Từ trang Quản lý liên hệ và mọi người được liên kết , chọn Hủy liên kết. Thao tác này sẽ hủy liên kết nguồn và loại bỏ tất cả các thuộc tính được liên kết khỏi thẻ hồ sơ kết hợp.
-
Việc hủy nối kết một liên hệ hoặc hồ sơ dẫn đến liên hệ không được nối kết xuất hiện dưới dạng một mục nhập riêng biệt trong danh sách liên hệ của bạn Con người.
Khi tìm kiếm liên hệ này từ bên trong Outlook hoặc từ ứng dụng Con người, hai kết quả sẽ xuất hiện: liên hệ mà bạn đã thêm thủ công vào danh bạ của mình và hồ sơ do tổ chức của bạn quản lý.
Xóa các nguồn khỏi thẻ hồ sơ kết hợp
Để xóa nguồn, hãy chọn nguồn cho liên hệ bạn muốn loại bỏ, rồi chọn Xóa. Bạn chỉ có thể xóa các liên hệ của riêng mình. Để cập nhật hoặc xóa hồ sơ tổ chức, hãy liên hệ với người quản trị CNTT của bạn.
Khi xóa ai đó đã được thêm vào Liên hệ của bạn, hãy lưu ý những điều sau đây:
-
Các chi tiết liên hệ sẽ không sẵn dùng nữa và khi bạn xóa liên hệ, liên kết giữa hồ sơ tổ chức cũng bị xóa.
-
Để khôi phục liên hệ đã xóa, hãy đi Con người liên hệ đó trong thư mục Đã xóa của bạn. Bấm chuột phải vào liên hệ và chọn Khôi phục. Liên hệ vẫn còn trong thư mục đã xóa của bạn dựa trên thiết đặt chính sách do người quản trị CNTT của bạn quản lý. Hãy liên hệ với người quản trị của bạn để biết thêm chi tiết về thiết đặt này.
-
Khi bạn khôi phục liên hệ đã xóa, liên hệ đó không còn được nối kết như một nguồn.
-
Nếu người dùng rời khỏi tổ chức, liên hệ vẫn còn trong liên hệ của bạn nhưng chỉ với các chi tiết bạn đã thêm.
Thêm, chỉnh sửa hoặc xóa liên hệ cho một người nào đó trong tổ chức của bạn
Để thêm hoặc chỉnh sửa người nào đó trong tổ chức của bạn vào Danh bạ của bạn, hãy xem mục Thêm , tìm, chỉnh sửa hoặc xóa liên hệ trong Outlook.
Xuất danh bạ trong Outlook trên web
Quan trọng: Không thể xuất thông tin từ hồ sơ tổ chức. Nếu bạn cần trợ giúp về thông tin liên hệ hồ sơ tổ chức, vui lòng liên hệ với người quản trị CNTT của bạn.
Để tìm hiểu cách xuất Danh bạ của bạn, xem mục Nhập hoặc xuất danh bạ trong Outlook.
Xuất thông tin không liên kết khỏi hồ sơ trong Outlook trên web
Để hủy liên kết một nguồn khỏi nút hủy liên kết, hãy chọn nút hủy liên kết. Thao tác này sẽ thực hiện như sau:
-
Nguồn mà bạn đã hủy liên kết sẽ bị loại bỏ khỏi người ban đầu mà nó được liên kết đến
-
Liên hệ trong danh sách liên hệ cá nhân của bạn sẽ không còn có nguồn này nữa
Danh sách đã xuất sẽ xuất hiện dưới dạng tệp JSON trong thư mục Tải xuống. Khi xuất hồ sơ chưa được liên kết, bạn sẽ có hai danh sách:
-
existing items
là các nguồn mà người dùng đã bỏ nối kết.
-
modified items
là các nguồn mà người dùng đã hủy liên kết.
Để được trợ giúp xuất dữ liệu từ thẻ hồ sơ, hãy xem Xuất dữ liệu từ thẻ hồ sơ của bạn.
