Sử dụng Access hoặc Excel để quản lý dữ liệu của bạn

Dữ liệu phẳng so với dữ liệu quan hệ    Để giúp quyết định chương trình nào là tốt nhất để lưu trữ dữ liệu của bạn, hãy tự hỏi câu hỏi sau: dữ liệu có liên quan hay không? Dữ liệu có thể được bao gồm hiệu quả trong một bảng hoặc trang tính đơn được gọi là dữ liệu phẳng hoặc không liên quan. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo một danh sách khách hàng đơn giản, chỉ với một địa chỉ và người liên hệ cho mỗi khách hàng, Excel có thể là lựa chọn tốt hơn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn lưu trữ một danh sách khách hàng phức tạp hơn có chứa các địa chỉ thanh toán và giao hàng cho từng khách hàng hoặc nhiều người liên hệ cho mỗi khách hàng, Access là giải pháp tốt hơn.

Trong một cơ sở dữ liệu có quan hệ, bạn sắp xếp thông tin của mình thành nhiều bảng. Trong cơ sở dữ liệu quan hệ được thiết kế tốt, mỗi bảng đều phẳng và chỉ chứa thông tin về một loại dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu khách hàng, tên của khách hàng nên được lưu trữ trong một bảng, trong khi các địa chỉ thanh toán và giao hàng của khách hàng đó nên được lưu trữ trong một bảng riêng biệt. Lưu trữ địa chỉ riêng biệt với tên là một ý tưởng hay vì mỗi khách hàng có thể có nhiều địa chỉ và bạn muốn có thể nhập nhiều địa chỉ cho mỗi khách hàng mà không cần phải nhập lại tên khách hàng cho từng địa chỉ.

Dữ liệu cục bộ so với dữ liệu ngoài    Bạn có thể sử dụng Access để kết nối với dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài khác nhau để bạn có thể xem, truy vấn và chỉnh sửa dữ liệu đó mà không cần phải nhập dữ liệu. Ví dụ: Access cung cấp các lệnh để kết nối với dữ liệu hiện có trong cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server, tệp dBASE hoặc thư mục Outlook, cùng với nhiều nguồn dữ liệu khác. Bạn có thể sử dụng Excel để kết nối với hàng loạt nguồn dữ liệu, bao gồm cơ sở dữ liệu Access, SQL Server và Analysis Services, tệp văn bản và XML, nguồn dữ liệu ODBC và OLE DB. Tuy nhiên, bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu để thay đổi dữ liệu nguồn thông qua giao diện người dùng Excel.

Cả Access và Excel đều cung cấp lệnh để kết nối với dữ liệu trong Dịch vụ Windows SharePoint sách. Tuy nhiên, Excel chỉ cung cấp kết nối chỉ đọc đến các danh sách SharePoint; trong khi Access cho phép bạn đọc và ghi dữ liệu vào danh sách SharePoint.

Tính toàn vẹn dữ liệu so với tính linh hoạt    Mã định danh duy nhất giúp duy trì tính toàn vẹn cho dữ liệu của bạn và đảm bảo rằng không có hai hàng (hoặc bản ghi) nào chứa dữ liệu giống hệt nhau. Mã định danh duy nhất cũng cung cấp cách nhanh nhất để truy xuất dữ liệu khi bạn tìm kiếm hoặc sắp xếp dữ liệu của mình. Trong Access, bạn có thể sử dụng kiểu dữ liệu Số Tự động để tự động tạo mã định danh duy nhất cho từng bản ghi. Sau đó, bạn có thể sử dụng các mã định danh này để liên kết các bản ghi trong một bảng với một hoặc nhiều bản ghi trong bảng khác.

Cấu trúc mà Access áp dụng cho dữ liệu của bạn giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Access có thể yêu cầu các bản ghi mới trong một bảng có giá trị tương ứng hiện có trong bảng khác để bạn không thể tạo bản ghi "mồ côi". Ví dụ: bạn không muốn có đơn hàng không bao gồm thông tin khách hàng. Access có thể yêu cầu mọi bản ghi mới trong bảng Đơn hàng của bạn đều có giá trị khách hàng tương ứng trong bảng Khách hàng của bạn. Sự tương ứng bắt buộc của các giá trị này được gọi là tính toàn vẹn tham chiếu.

Bạn cũng có thể áp đặt các ràng buộc và quy tắc của riêng mình để đảm bảo dữ liệu được nhập đúng cách. Excel cho phép bạn nhập dữ liệu theo cách tự do hơn nhưng vì Excel không hỗ trợ dữ liệu có liên quan nên excel không thể hỗ trợ tính toàn vẹn tham chiếu. Tuy nhiên, bạn có thể dùng lệnh Xác thực Dữ liệu để kiểm soát việc nhập dữ liệu trong Excel.

Truy vấn    Nếu bạn thường xuyên phải xem dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào việc thay đổi điều kiện hoặc sự kiện, Access có thể là lựa chọn tốt hơn để lưu trữ và làm việc với dữ liệu của bạn. Access cho phép bạn sử dụng các truy vấn Ngôn ngữ Truy vấn Có cấu trúc (SQL) để truy xuất nhanh chỉ các hàng và cột dữ liệu mà bạn muốn, cho dù dữ liệu có trong một bảng hay nhiều bảng. Bạn cũng có thể sử dụng biểu thức trong truy vấn để tạo trường được tính toán. Việc sử dụng biểu thức trong Access tương tự như quy trình sử dụng công thức trong Excel để tính toán giá trị. Bạn cũng có thể sử dụng truy vấn Access để tóm tắt dữ liệu và trình bày các giá trị tổng hợp, chẳng hạn như tổng, giá trị trung bình và số đếm.

Mô hình    Trong Excel, bạn có thể dùng công phân tích cái gì xảy ra nếu để dự báo kết quả của một mô hình trang tính. Phân tích tình huống giả thiết cho phép bạn chạy các kịch bản khác nhau trên dữ liệu của mình, chẳng hạn như kịch bản trường hợp tốt nhất và trường hợp xấu nhất, đồng thời so sánh dữ liệu kết quả của một số kịch bản trong báo cáo tóm tắt. Không có tính năng tương tự nào sẵn dùng trong Access.

Xoay vòng và lập biểu đồ    Trong cả hai chương trình, bạn có thể tạo báo cáo PivotTable và biểu đồ PivotTable. Tuy nhiên, Excel cung cấp các tính năng lập biểu đồ và báo cáo PivotTable nâng cao hơn so với Access. Nếu bạn dự định tạo báo cáo PivotTable mở rộng hoặc thường xuyên cung cấp biểu đồ có giao diện chuyên nghiệp, bạn nên sử dụng báo cáo PivotTable hoặc lập biểu đồ PivotTable trong Excel thay vì sử dụng cùng các tính năng trong Access.

Cả Access và Excel đều có thể được sử dụng trong các môi trường cộng tác, chẳng hạn như Windows SharePoint Services và chia sẻ tệp mạng, nhưng có những khác biệt về cách nhiều người dùng có thể truy nhập dữ liệu.

Nhiều người dùng truy nhập vào dữ liệu    Trong quá trình bình thường, Access cho phép nhiều người dùng mở cùng lúc một cơ sở dữ liệu; điều này hoạt động tốt vì Access chỉ khóa dữ liệu đang được chỉnh sửa; do đó, những người dùng khác có thể chỉnh sửa các bản ghi khác nhau mà không gặp xung đột. Trong Excel, bạn có thể chia sẻ sổ làm việc với người dùng khác, nhưng cộng tác nhiều người dùng hoạt động tốt nhất khi người dùng làm việc trên dữ liệu trong sổ làm việc đó tại các thời điểm khác nhau thay vì đồng thời. Trên thực tế, người dùng cơ sở dữ liệu Access cộng tác trên một tập hợp dữ liệu và người dùng của sổ làm việc Excel sẽ cộng tác trên một tài liệu.

Sử dụng Windows SharePoint Services để cộng tác    Cả hai chương trình đều tích hợp với công nghệ Microsoft Windows SharePoint Services, chẳng hạn như danh sách SharePoint và thư viện tài liệu.

Access cung cấp nhiều cách khác nhau để cộng tác với nhiều người dùng trên site SharePoint. Ví dụ: bạn có thể tải cơ sở dữ liệu đầy đủ lên thư viện tài liệu Windows SharePoint Services, làm cho biểu mẫu và báo cáo sẵn dùng dưới dạng xem Windows SharePoint Services và liên kết cơ sở dữ liệu với dữ liệu được lưu trữ trong danh sách SharePoint.

Excel chỉ cung cấp một cách để cộng tác với nhiều người dùng trên site SharePoint Services. Bạn có thể tải sổ làm việc lên thư viện tài liệu Windows SharePoint Services, nơi người dùng cá nhân có thể kiểm xuất sổ làm việc để thực hiện thay đổi, ngăn người dùng khác sửa đổi sổ làm việc cùng một lúc. Người dùng có thể sửa sổ làm việc mà không cần kiểm xuất sổ làm việc ra khỏi thư viện tài liệu, trong trường hợp đó họ phải phối hợp với người dùng khác để tránh xung đột dữ liệu.

Sử dụng thư mục mạng để cộng tác    Nếu bạn lưu trữ một cơ sở dữ liệu Access trong một thư mục mạng dùng chung, nhiều người dùng có thể mở cơ sở dữ liệu và làm việc đồng thời với dữ liệu của cơ sở dữ liệu đó. Các bản ghi riêng lẻ sẽ bị khóa khi người dùng chỉnh sửa chúng. Nếu bạn lưu trữ sổ làm việc Excel trong thư mục mạng dùng chung, mỗi lần chỉ một người dùng có thể sửa sổ làm việc. Vì mục đích xem, nhiều người dùng có thể mở sổ làm việc trong khi người dùng khác đang sửa nó nhưng những người dùng đó không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu cho đến khi người dùng đang chỉnh sửa sổ làm việc đóng nó.

Cả hai chương trình đều cung cấp các tính năng tương tự — mật khẩu và mã hóa — có thể giúp bạn ngăn mất dữ liệu và bảo vệ dữ liệu của mình khỏi truy nhập trái phép. Tuy nhiên, có một số khác biệt giữa Access và Excel trong cách hoạt động của tính năng bảo vệ dữ liệu mức người dùng.

Ngăn mất dữ liệu    Trong Access, công việc của bạn liên tục được lưu để trong trường hợp có thất bại ngoài dự kiến, bạn sẽ không bị mất nhiều công việc (nếu có). Tuy nhiên, vì Access lưu công việc của bạn liên tục nên bạn cũng có thể thực hiện thay đổi mà sau đó bạn quyết định không muốn cam kết. Để đảm bảo rằng bạn có thể khôi phục cơ sở dữ liệu theo cách bạn muốn, bạn nên tạo một bản sao dự phòng của tệp cơ sở dữ liệu theo lịch biểu phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn có thể khôi phục toàn bộ cơ sở dữ liệu từ bản sao lưu hoặc bạn có thể chỉ khôi phục bảng hoặc đối tượng cơ sở dữ liệu khác mà bạn cần. Nếu bạn sử dụng tiện ích sao lưu hệ thống tệp, bạn cũng có thể sử dụng bản sao của cơ sở dữ liệu từ bản sao lưu hệ thống tệp để khôi phục dữ liệu của mình. Trong Excel, bạn có thể lưu thông tin Tự Phục hồi theo các khoảng thời gian đã đặt trong khi cập nhật dữ liệu của mình.

Bảo vệ dữ liệu mức người dùng    Trong Excel, bạn có thể loại bỏ dữ liệu quan trọng hoặc riêng tư khỏi dạng xem bằng cách ẩn các cột và hàng dữ liệu, rồi bảo vệ toàn bộ trang tính để kiểm soát quyền truy nhập của người dùng vào dữ liệu ẩn. Ngoài việc bảo vệ trang tính và các thành phần của trang tính, bạn cũng có thể khóa và mở khóa các ô trong trang tính để ngăn người dùng khác vô tình sửa đổi dữ liệu quan trọng.

Bảo mật mức tệp    Ở cấp độ tệp, bạn có thể sử dụng việc mã hóa trong cả hai chương trình để ngăn người dùng không được phép nhìn thấy dữ liệu. Bạn cũng có thể yêu cầu nhập mật khẩu dữ liệu để mở một tệp cơ sở dữ liệu hoặc sổ làm việc. Ngoài ra, bạn có thể giúp bảo mật tệp cơ sở dữ liệu hoặc sổ làm việc bằng cách sử dụng tệp chữ ký số.

Quyền truy nhập hạn chế vào dữ liệu    Trong Excel, bạn có thể chỉ định quyền dựa trên người dùng để truy nhập dữ liệu hoặc đặt quyền chỉ đọc ngăn người dùng khác thực hiện thay đổi đối với dữ liệu mà họ có quyền truy nhập. Access không cung cấp các tính năng bảo mật mức người dùng, nhưng Access không hỗ trợ mô hình bảo mật người dùng của bất kỳ máy chủ cơ sở dữ liệu nào mà Access kết nối đến. Ví dụ: nếu bạn liên kết đến danh sách SharePoint, Access sẽ lưu tâm đến quyền người dùng đối với danh sách SharePoint. Nếu bạn muốn giữ người dùng trái phép khỏi dữ liệu Access của mình, bạn có thể mã hóa cơ sở dữ liệu của mình bằng cách thiết đặt mật khẩu. Người dùng phải nhập mật khẩu để đọc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, ngay cả khi họ truy nhập bằng một chương trình khác, chẳng hạn như Excel.

Để biết thêm thông tin về cách giúp bảo vệ dữ liệu của bạn, hãy xem mục Đặt hoặc thay đổi bảo mật mức người dùng access 2003 trong Access 2007 trở lên và mục Bảo vệ và bảo mật trong Excel.

• Quản lý liên hệ    Bạn có thể quản lý các liên hệ và địa chỉ gửi thư của mình, rồi tạo báo cáo trong Access hoặc phối dữ liệu với Microsoft Office Word để in thư mẫu, phong bì hoặc nhãn thư.

• Theo dõi hàng tồn kho và Tài nguyên    Bạn có thể tạo bảng kiểm kê các mục tại nhà hoặc doanh nghiệp của bạn và lưu trữ ảnh hoặc các tài liệu liên quan khác cùng với dữ liệu.

• Theo dõi đơn hàng    Bạn có thể nhập thông tin về sản phẩm, khách hàng và đơn hàng, sau đó tạo báo cáo cho biết doanh số theo nhân viên, khu vực, khoảng thời gian hoặc giá trị nào đó khác.

• Theo dõi nhiệm vụ    Bạn có thể theo dõi nhiệm vụ cho một nhóm người và nhập nhiệm vụ mới vào cùng một lúc người khác đang cập nhật nhiệm vụ hiện có của họ trong cùng một cơ sở dữ liệu.

• Tổ chức thư viện cho vay    Bạn có thể sử dụng Access để lưu trữ dữ liệu về sách và CD của mình và theo dõi những người mà bạn đã cho phép.

• Tổ chức Sự kiện    Bạn có thể nhập thông tin về ngày, vị trí và người dự sự kiện, sau đó in lịch biểu hoặc tóm tắt về sự kiện.

• Theo dõi dinh dưỡng    Theo dõi công thức nấu ăn, và đăng nhập vào chế độ ăn uống và các hoạt động tập thể dục.

• Kế toán    Bạn có thể sử dụng các tính năng tính toán mạnh mẽ của Excel trong nhiều báo cáo kế toán tài chính — ví dụ: báo cáo lưu chuyển tiền mặt, báo cáo thu nhập hoặc báo cáo lãi lỗ.

• Lập ngân sách    Cho dù nhu cầu của bạn có liên quan đến cá nhân hay công việc, bạn có thể tạo bất kỳ loại ngân sách nào trong Excel — ví dụ: kế hoạch ngân sách tiếp thị, ngân sách sự kiện hoặc ngân sách hưu trí.

• Thanh toán và bán hàng    Excel cũng hữu ích cho việc quản lý dữ liệu thanh toán và bán hàng và bạn có thể dễ dàng tạo các biểu mẫu mà bạn cần — ví dụ: hóa đơn bán hàng, phiếu đóng gói hoặc đơn đặt hàng.

• Báo cáo    Bạn có thể tạo nhiều loại báo cáo khác nhau trong Excel phản ánh phân tích dữ liệu hoặc tóm tắt dữ liệu của bạn — ví dụ: báo cáo đo hiệu suất dự án, dự báo dữ liệu, tóm tắt dữ liệu hoặc trình bày dữ liệu phương sai.

• Lập kế hoạch    Excel là một công cụ tuyệt vời để tạo ra các kế hoạch chuyên nghiệp hoặc trình lập kế hoạch hữu ích — ví dụ: kế hoạch học tập hàng tuần, kế hoạch nghiên cứu tiếp thị, kế hoạch thuế cuối năm hoặc trình lập kế hoạch giúp bạn lập kế hoạch bữa ăn hàng tuần, các bữa tiệc hoặc kỳ nghỉ.

• Theo dõi    Bạn có thể sử dụng Excel để theo dõi dữ liệu trong một bảng thời gian hoặc danh sách — ví dụ: bảng thời gian để theo dõi công việc hoặc danh sách kiểm kê theo dõi thiết bị.

• Sử dụng lịch    Do bản chất giống hệt lưới, Excel có thể kết nối tốt với việc tạo bất kỳ loại lịch nào — ví dụ: lịch học thuật để theo dõi các hoạt động trong năm học hoặc lịch năm tài chính để theo dõi các sự kiện và mốc kinh doanh.

Đối với các mẫu Excel hữu ích trong bất kỳ thể loại nào trong số này, hãy xem Mẫu cho Excel trên Microsoft Office Online.