Dù mục đích của bạn là để ngăn người khác mở sổ làm việc mà không cần mật khẩu, cấp quyền truy nhập Chỉ đọc cho sổ làm việc hay ngay cả chỉ là bảo vệ một trang tính để bạn không vô tình xóa mất bất kỳ công thức nào, Excel đều có thể mang tới cho bạn khả năng bảo vệ công việc của bạn. Trong chủ đề này, chúng ta sẽ thảo luận về những cách khác nhau để bạn có thể tận dụng các tùy chọn chính nhằm bảo vệ và phân phối các tệp Excel của mình.
Cảnh báo:
-
Nếu bạn quên hoặc làm mất mật khẩu của mình, Microsoft sẽ không thể truy xuất mật khẩu đó cho bạn.
-
Bạn không nên nghĩ rằng chỉ cần bạn bảo vệ sổ làm việc hoặc trang tính bằng mật khẩu thì chúng được an toàn - bạn nên luôn nghĩ kỹ trước khi phân phối sổ làm việc Excel có thể chứa thông tin cá nhân nhạy cảm như số thẻ tín dụng, Số an sinh xã hội, định danh nhân viên, cùng rất nhiều những nội dung khác.
-
Bảo vệ cấp độ trang tính không được coi là một tính năng bảo mật. Tính năng này chỉ ngăn người dùng sửa đổi các ô bị khóa trong trang tính.
Dưới đây là các tùy chọn khác nhau sẵn có cho việc bảo vệ dữ liệu Excel:
-
Cấp độ tệp: Cấp độ này liên quan tới khả năng khóa tệp Excel bằng cách chỉ định một mật khẩu để người dùng không thể mở hay sửa đổi tệp. Ở đây, bạn có hai lựa chọn:
-
Mã hóa tệp: Khi bạn chọn tùy chọn này, bạn chỉ định một mật khẩu và khóa tệp Excel. Tùy chọn này giúp ngăn người dùng khác khỏi việc mở tệp. Để biết thêm thông tin, xem mục Bảo vệ tệp Excel.
-
Đặt mật khẩu để mở hoặc sửa đổi tệp: Bạn chỉ định một mật khẩu để mở hoặc sửa đổi tệp. Sử dụng tùy chọn này khi bạn cần cấp quyền truy nhập Chỉ đọc hoặc quyền truy nhập chỉnh sửa cho người dùng khác. Để biết thêm thông tin, xem mục Bảo vệ tệp Excel.
-
Đánh dấu là bản cuối: Sử dụng tùy chọn này nếu bạn muốn đánh dấu tệp Excel của mình là phiên bản cuối cùng và muốn ngăn người dùng khác thực hiện thêm bất kỳ thay đổi nào cho tệp. Để biết thêm thông tin, xem mục Thêm hoặc loại bỏ bảo vệ trong tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày.
-
Hạn chế quyền truy nhập: Nếu tổ chức của bạn có các quyền được thiết lập bằng Quản lý Quyền Thông tin (IRM), bạn có thể áp dụng mọi quyền IRM sẵn có cho tài liệu của mình. Để biết thêm thông tin, xem mục Thêm hoặc loại bỏ bảo vệ trong tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày.
-
Chữ ký số: Bạn có thể thêm chữ ký số cho tệp Excel của mình. Để biết thêm thông tin, xem mục Thêm hoặc loại bỏ chữ ký số trong các tệp Office.
Lưu ý: Để thêm chữ ký số, bạn sẽ cần có chứng chỉ hợp lệ từ cơ quan cấp chứng chỉ (CA).
-
-
Cấp độ sổ làm việc: Bạn có thể khóa cấu trúc sổ làm việc của mình bằng cách chỉ định một mật khẩu. Việc khóa cấu trúc sổ làm việc giúp ngăn người dùng khác thêm, di chuyển, xóa, ẩn và đổi tên các trang tính. Để biết thêm thông tin về việc bảo vệ sổ làm việc, xem mục Bảo vệ sổ làm việc.
-
Cấp độ trang tính: Với tính năng bảo vệ trang tính, bạn có thể kiểm soát cách một người dùng làm việc trong trang tính. Bạn có thể chỉ định chính xác những việc mà một người dùng có thể làm trong một trang tính, từ đó, đảm bảo rằng không có dữ liệu quan trọng nào trong trang tính của bạn bị ảnh hưởng. Ví dụ: bạn có thể muốn một người dùng chỉ thêm các hàng và cột hoặc chỉ sắp xếp và sử dụng tính năng Tự Lọc. Khi đã bật tính năng bảo vệ trang tính, bạn có thể bảo vệ các thành phần khác như ô, dải ô, công thức và các điều khiển của ActiveX hoặc Biểu mẫu. Để biết thêm thông tin về việc bảo vệ trang tính, xem mục Bảo vệ trang tính.
Tôi nên sử dụng cấp độ bảo vệ nào?
-
Để kiểm soát cấp độ quyền truy nhập mà người dùng nên có đối với một tệp Excel, hãy sử dụng bảo vệ cấp độ tệp. Giả sử bạn có một báo cáo tình trạng hàng tuần về các thành viên nhóm của mình trong một tệp Excel. Bạn không muốn bất cứ ai không thuộc nhóm bạn có thể mở được tệp. Có hai tùy chọn sẵn có:
-
Nếu bạn không muốn người khác mở tệp của bạn: Bạn có thể mã hóa tệp Excel và đây cũng là kỹ thuật được sử dụng phổ biến nhất. Tùy chọn này, về cơ bản, sẽ khóa tệp bằng một mật khẩu và không ai ngoài bạn có thể mở tệp.
-
Nếu bạn muốn kích hoạt quyền truy nhập Chỉ đọc hoặc quyền truy nhập chỉnh sửa cho người dùng khác: Có thể, bạn muốn người quản lý trong nhóm mình có khả năng chỉnh sửa báo cáo tình trạng hàng tuần, còn các thành viên nhóm chỉ nên có quyền truy nhập Chỉ đọc. Bạn có thể bảo vệ tệp Excel bằng cách chỉ định hai mật khẩu: một để mở và mật khẩu còn lại để sửa đổi. Sau đó, bạn có thể chia sẻ mật khẩu phù hợp với nhóm, tùy theo quyền truy nhập họ nên có.
-
-
Để kiểm soát cách mà người dùng nên làm việc với trang tính trong một cấu trúc sổ làm việc của bạn, hãy sử dụng bảo vệ cấp độ trang tính. Giả sử sổ làm việc báo cáo trạng thái của bạn có nhiều trang tính và mỗi trang tính được đặt tên theo một thành viên nhóm. Bạn muốn đảm bảo mọi thành viên nhóm đều có thể thêm dữ liệu vào trang tính riêng của họ nhưng không thể sửa đổi mọi trang tính trong sổ làm việc, bất kể là dữ liệu đó đang được thêm vào một trang tính mới hay đang di chuyển các trang tính ra quanh phạm vi sổ làm việc.
-
Để kiểm soát cách người dùng nên làm việc trong một trang tính riêng lẻ, hãy sử dụng bảo vệ cấp độ trang tính. Giả sử mỗi trang tính trong sổ làm việc báo cáo tình trạng của bạn đều chứa dữ liệu phổ biến với tất cả trang tính, như các hàng tiêu đề hay một bố trí báo cáo cụ thể và bạn thực sự không muốn bất kỳ ai thay đổi chúng. Bằng cách bảo vệ trang tính, bạn có thể chỉ định người dùng chỉ có thể thực hiện các chức năng cụ thể trong trang tính. Ví dụ: bạn có thể cấp cho người dùng khả năng nhập dữ liệu nhưng lại không cho phép họ xóa hàng hay cột hoặc chỉ chèn siêu kết nối hoặc sắp xếp dữ liệu.
Bạn có thể sử dụng một hoặc nhiều cấp độ bảo vệ cho dữ liệu Excel của mình, tùy theo nhu cầu của bạn hoặc của tổ chức bạn. Bạn có thể chọn sử dụng toàn bộ tùy chọn sẵn có hoặc một tập hợp các tùy chọn—điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào cấp độ bảo mật bạn muốn sử dụng cho dữ liệu Excel của mình. Ví dụ: bạn có thể chọn mã hóa một tệp Excel dùng chung, cũng như kích hoạt bảo vệ sổ làm việc và trang tính, đồng thời chỉ sử dụng bảo vệ trang tính cho một sổ làm việc cá nhân chỉ để bạn không vô tình xóa mất bất kỳ công thức nào.
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn luôn có thể hỏi chuyên gia trong Cộng đồng kỹ thuật Excel hoặc nhận hỗ trợ trong Cộng đồng.
