Cách làm việc ngoại tuyến trong Outlook for Windows

Áp dụng cho
Outlook cho Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook mới cho Windows

Trong Outlook, bạn có thể linh hoạt để Outlook làm việc trực tuyến hoặc ngoại tuyến với máy chủ thư của mình.

Chọn tùy chọn tab bên dưới cho phiên bản Outlook bạn đang sử dụng. Tôi có phiên bản Outlook nào?

Lưu ý

Nếu các bước bên dưới tab Outlook mới này không hoạt động, bạn có thể hiện chưa sử dụng Outlook mới cho Windows. Chọn tab Outlook cổ điển và làm theo các bước đó thay vào đó.

Truy nhập ngoại tuyến trong Outlook mới cho Windows

Bạn có thể sử dụng Outlook mới cho Windows ngay cả khi bạn không kết nối với internet bằng cách kích hoạt truy nhập ngoại tuyến. Khi được bật, Outlook mới cho Windows sẽ lưu bản sao email, sự kiện lịch và mọi người (trước đây là danh bạ) vào thiết bị của bạn, cung cấp quyền truy nhập vào các mục này khi bạn ngoại tuyến và cải thiện hiệu suất khi bạn trực tuyến.

Cài đặt ngoại tuyến của bạn quyết định mục nào được lưu vào thiết bị của bạn và trong bao lâu. Để đặt những cài đặt này, hãy đi tới mục bên dưới Cập nhật cài đặt ngoại tuyến. Khi bạn trở lại chế độ trực tuyến, Outlook mới cho Windows sẽ tự động cập nhật các mục đã được lưu vào thiết bị của bạn.

Lưu ý

Đối với người dùng doanh nghiệp, ứng dụng People có thể bao gồm thông tin hồ sơ công ty, ngoài mọi chi tiết mà bạn thêm hoặc chỉnh sửa cho mỗi liên hệ.

Tôi có thể làm gì khi ngoại tuyến trong Outlook mới?

Hầu hết các hành động bạn thực hiện trực tuyến cũng khả dụng khi bạn ở chế độ ngoại tuyến. Những tùy chọn này bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

Đọc, quản lý và xem các mục Outlook:

  • Đọc email
  • Xem tệp đính kèm và hình ảnh nội tuyến
  • Tạo và lưu thư nháp email mới
  • Thêm tệp đính kèm và hình ảnh tại chỗ vào thư nháp email
  • Gửi thư mới đến Hộp thư đi
  • Trả lời và chuyển tiếp email
  • Tìm kiếm email
  • Tạo, đổi tên, di chuyển và xóa thư mục
  • Xem Thư mục Tìm kiếm
  • Xem các hộp thư chia sẻ đã thêm dưới dạng tài khoản
  • Xem lịch và sự kiện của bạn
  • Xem người của bạn (trước đây là liên hệ)

Thực hiện hành động đối với email:

  • Lưu trữ
  • Phân loại
  • Sao chép vào thư mục
  • Xóa
  • Gắn cờ / Bỏ Gắn cờ
  • Bỏ qua
  • Đánh dấu là Đã đọc / Chưa đọc
  • Di chuyển sang Ưu tiên / Khác
  • Di chuyển đến thư mục
  • Ghim
  • Báo cáo thư rác / Không phải Thư rác
  • Báo cáo lừa đảo qua mạng
  • Hồi đáp thư mời họp
  • Báo lại

Xem và cập nhật cài đặt của bạn:

  • Giới thiệu về Outlook
  • Trả lời tự động
  • Thể loại
  • Tài khoản Email
  • Dạng xem Liên hệ

Nếu bạn cố thực hiện một thao tác không sẵn dùng ở chế độ ngoại tuyến, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi hoặc những thay đổi bạn đã thực hiện sẽ hoàn nguyên về những gì đã được lưu trước đó.

Mẹo

Để biết danh sách những tính năng hiện không khả dụng khi ngoại tuyến, hãy đi tới mục Sắp tới bên dưới cho truy nhập ngoại tuyến.

Cập nhật thiết đặt ngoại tuyến trong Outlook mới

Cập nhật các thiết đặt này để chọn thư mục cần lưu và số ngày lưu mục. Nếu bạn có nhiều tài khoản, hãy chọn tài khoản bạn muốn áp dụng cài đặt:

Chọn thư mục bạn muốn lưu cục bộ:

  1. Chọn Thiết đặt>, Thư mụcNgoại tuyến>Chung để> lưu.
  2. Từ danh sách thả xuống, chọn Mặc định (Hộp thư đến, đã gửi, nháp, lưu trữ, đã xóa và tạm hoãn), Mặc định và yêu thích (điều này được đặt theo mặc định) hoặc Mặc định, yêu thích và sử dụng gần đây.

Chọn số ngày để lưu email cục bộ:

  1. Chọn Thiết đặt Chung>Ngoại>tuyến Số>ngày gửi email để lưu.
  2. Từ danh sách thả xuống, chọn 7, 30 (đây là giá trị mặc định), 90 hoặc 180 ngày email để lưu.

Quan trọng

Tùy thuộc vào dung lượng trống trên thiết bị của bạn, nếu các mục không có đủ dung lượng lưu trữ cục bộ để lưu dựa trên cài đặt của bạn, thì sẽ lưu ít mục hơn hoặc quyền truy nhập ngoại tuyến có thể bị vô hiệu hóa.

Bật hoặc tắt truy nhập ngoại tuyến trong Outlook mới

Ngoại tuyến được bật theo mặc định trong Outlook cho Windows mới. Để tắt hoặc bật ô nhập này, hãy thực hiện các thao tác sau:

  1. Chọn Thiết đặt>, chung Ngoại>tuyến.
  2. Chọn nút bật tắt Bật email, lịch và mọi người ngoại tuyến để bật hoặc tắt truy nhập ngoại tuyến.
  3. Chọn Lưu.

Tôi cần biết thêm điều gì về cách làm việc ngoại tuyến trong Outlook mới?

Những tính năng sau đây hiện không sẵn dùng trong chế độ ngoại tuyến, nhưng chúng tôi dự định đưa vào các bản cập nhật trong tương lai:

  • Tạo, cập nhật và xóa các sự kiện lịch (sự kiện đơn) (Bản phát hành mục tiêu)
  • Thay đổi sắp xếp cho email
  • Xem hộp thư đến khác (khi bật Hộp thư đến Ưu tiên)
  • Xem và cập nhật thiết đặt cho thông báo, chữ ký và lịch

Các chức năng khác không sẵn dùng khi ngoại tuyến:

  • Xem thư mục dùng chung
  • Xem nhóm email và lịch
  • Xem những người, danh mục và thư mục tìm kiếm yêu thích
  • Tạo, cập nhật và xóa người (trước đây là liên hệ)
  • Xem toàn bộ danh sách địa chỉ toàn cầu
  • Cài đặt hoặc sử dụng phần bổ trợ Outlook (để biết thêm thông tin, hãy đi tới mục "Tính khả dụng của phần bổ trợ khi ngoại tuyến" trong mục Sử dụng phần bổ trợ trong Outlook)