Thư viện tài liệu SharePoint của bạn cung cấp nhiều cách để làm việc với tệp của bạn, từ tạo tệp đến sao chép và di chuyển chúng giữa các thư mục. Bạn có thể xem công việc mà bạn và những người khác đã thực hiện trên các tệp và lưu các phiên bản cũ hơn mà bạn có thể khôi phục nếu cần. Bạn và nhóm của mình có rất nhiều quyền kiểm soát đối với vị trí, điều gì và cách bạn làm việc với tệp của mình.
Tạo tài liệu, liên kết hoặc thư mục mới trong thư viện tài liệu
Sau khi tạo thư viện tài liệu SharePoint, bạn sẽ cần thêm nội dung. Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo hoặc tải lên tài liệu và tệp.
Khi bạn chọn tài liệu Microsoft 365 mới, một tệp chung sẽ được tạo trong thư viện (Document.docx, book.xlsx, v.v...) và một tài liệu trống sẽ được mở trong ứng dụng tương ứng. Người quản trị hoặc chủ sở hữu SharePoint hoặc Microsoft 365 của bạn có thể đặt các loại tài liệu khác nhau. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo tệp mới trong thư viện tài liệu.
Để sắp xếp các tệp của mình, bạn có thể sử dụng các thư mục trong thư viện tài liệu. Để biết thêm thông tin về cách thêm thư mục vào thư viện của bạn, hãy xem mục Tạo thư mục trong thư viện tài liệu
Sửa tệp trong thư viện tài liệu
Files liên kết với các ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel và PowerPoint có thể mở và chỉnh sửa trực tuyến khi bạn bấm vào tên tệp trong thư viện tài liệu. Khi bạn chỉnh sửa trong Microsoft 365, tất cả thay đổi sẽ tự động được lưu.
Khi bạn có ứng dụng trên máy tính chẳng hạn Word, ứng dụng sẽ hiển thị khi bạn mở hoặc chỉnh sửa tệp. Nếu bạn chọn một ứng dụng trên máy tính, tài liệu sẽ mở trong ứng dụng và bạn có thể chỉnh sửa nó giống như bất kỳ tệp nào khác. Không giống như phiên bản trực Word, Excel hoặc PowerPoint, để giữ thay đổi, bạn cần lưu tài liệu một cách rõ ràng trước khi thoát.
Nếu không có ứng dụng được liên kết với tệp, bạn sẽ có tùy chọn tải xuống tệp. Xem mục Chỉnh sửa tài liệu trong thư viện tài liệu để biết thêm thông tin về cách mở và chỉnh sửa tệp.
Xóa tệp khỏi thư viện tài liệu
Nếu một mục trong thư viện tài liệu không còn cần thiết nữa, bạn có thể xóa mục đó. Khi bạn xóa thư mục, SharePoint cũng sẽ xóa mọi tệp hoặc thư mục có trong đó. Xem mục Xóa thư mục, tệp hoặc liên kết khỏi thư viện tài liệu để biết thêm thông tin.
Nếu bạn xóa nội dung nào đó nhưng cần khôi phục, bạn có thể khôi phục nội dung đó từ thùng rác. Xem mục Khôi phục nội dung đã xóa trong Thùng Rác của site SharePoint để biết thêm thông tin.
Kiểm nhập hoặc kiểm xuất các tệp để chỉnh sửa riêng
Khi bạn kiểm xuất tệp, bạn sẽ khóa không cho người khác thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Điều này giúp ngăn đồng nghiệp hoàn tác hoặc ghi đè lên thay đổi của nhau.
Trong khi bạn có tệp được kiểm xuất, không ai có thể kiểm xuất hoặc chỉnh sửa tệp đó. Khi bạn kiểm nhập lại tệp, những người khác có thể nhìn thấy những thay đổi mà bạn đã thực hiện. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Kiểm xuất hoặc kiểm nhập tệp trong thư viện tài liệu.
Xem hoạt động trên các tệp trong thư viện tài liệu
Khi làm việc với nhóm, bạn có thể xem hoạt động tệp như thêm, xóa và chỉnh sửa trong thư viện tài liệu để đảm bảo mọi thứ được theo đúng tiến độ. Bạn có thể xem hoạt động tệp cho một mục đơn lẻ hoặc tổng quan về tất cả hoạt động trong thư viện tài liệu.
Bạn có thể mở rộng một số mục trong hoạt động gần đây để biết thêm chi tiết về vị trí tệp được cập nhật. Xem Hoạt động tệp trong thư viện tài liệu để biết thêm thông tin về cách xem hoạt động tệp.
Xem và làm việc với lịch sử phiên bản của tệp trong thư viện tài liệu
Lịch sử phiên bản SharePoint trong Microsoft 365 tạo một phiên bản tệp mới được lưu hoặc kiểm nhập vào thư viện tài liệu.
Trong Lịch sử Phiên bản, bạn có thể xem các chú thích đã được thêm vào khi tệp được kiểm nhập, kích cỡ tệp và ngày kiểm nhập hoặc lưu vào thư viện tài liệu. Bạn cũng có thể chọn khôi phục hoặc xóa phiên bản tệp. Xem mục Xem lịch sử phiên bản của tệp trong thư viện tài liệu SharePoint để biết thêm thông tin.
Xem và sửa thông tin tệp trong thư viện tài liệu
Thư viện tài liệu của bạn lưu trữ các thuộc tính riêng lẻ như tên tệp, tiêu đề và hashtag cho tệp, thư mục và liên kết cũng như các mục.
Bạn có thể xem và chỉnh sửa thuộc tính tên, tiêu đề hoặc hashtag trên từng mục trong thư viện tài liệu của mình. Xem mục Xem và chỉnh sửa thông tin về tệp, thư mục hoặc liên kết trong thư viện tài liệu để biết các bước xem và chỉnh sửa các thuộc tính này.
Chúng tôi luôn lắng nghe!
Đã cập nhật vào 16/10/2018
Bài viết này có hữu ích không? Nếu có, vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này. Nếu bài viết không hữu ích, hãy cho chúng tôi biết điều gì gây nhầm lẫn hoặc thiếu sót. Vui lòng bao gồm phiên bản SharePoint, HĐH và trình duyệt của bạn. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra thông tin, thêm thông tin và cập nhật bài viết này.