Những điều bạn nên biết về Lưu Tự động

Thay đổi Dòng công việc

Lưu Tự động hữu ích trong hầu hết các kịch bản, nhưng có một vài trường hợp người dùng của bạn có thể cần thay đổi cách họ hoạt động bình thường và chúng tôi muốn bạn chuẩn bị sẵn sàng trợ giúp họ. Đối với mỗi kịch bản, chúng tôi đã vạch ra tình huống là gì, điều gì có thể xảy ra lỗi và đề xuất cách giải quyết.

• Bắt đầu từ tệp hiện có, thực hiện chỉnh sửa, rồi thực hiện Lưu Bản sao vào tệp mới - Bất kỳ ai bắt đầu từ tệp trước đó (ví dụ: báo cáo doanh thu quý trước), chỉnh sửa, rồi thực hiện Lưu Bản sao để bắt đầu báo cáo doanh thu quý này sẽ khiến các thay đổi được lưu trong cả hai tệp nếu Lưu Tự động bật. Chúng tôi khuyên mọi người nên thực hiện Lưu Bản sao trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào và thậm chí còn thêm lời nhắc trong sản phẩm khi điều này xảy ra. Nếu người dùng thực hiện các thay đổi do vô tình, họ nên sử dụng tính năng Lịch sử Phiên bản để khôi phục tài liệu gốc.

• Thực hiện các thay đổi "giả thuyết" hoặc "nếu-thì" đối với một tệp - Bất kỳ ai mở tệp và thực hiện một số phân tích giả thuyết (chẳng hạn như dự báo ảnh hưởng của những thay đổi của thị trường đối với ngân sách) với mong muốn đóng tệp mà không lưu sẽ vô tình lưu tất cả thay đổi vào tệp trong khi tự động Lưu đang bật. Chúng tôi khuyên bạn nên tắt Lưu Tự động trong khi thực hiện phân tích giả thuyết, rồi bật lại sau khi người dùng đã sẵn sàng lưu lại.

• Bảng điều khiển và Xem Tệp bằng Tính năng Sắp xếp/Lọc trong Excel - Bất kỳ ai sắp xếp hoặc lọc bảng điều khiển trong khi Lưu Tự động đang bật đều sẽ ảnh hưởng đến dạng xem của những người khác trong tệp. Nếu tệp được nhiều người dùng làm bảng điều khiển hoặc được nhiều người sử dụng với các sắp xếp và bộ lọc, chúng tôi khuyên bạn nên đặt thuộc tính Read-Only Được đề xuất trên tệp đó bằng cách sử dụng Thông tin tệp > > Bảo vệ Sổ làm việc > Luôn Mở ở chế độ Chỉ Đọc, để người xem bảng điều khiển sẽ không lưu thay đổi của họ trừ khi họ chọn chỉnh sửa tệp một cách rõ ràng.

• Tệp đã Hoàn tất hoặc Đã phát hành - Bất kỳ ai vô tình chỉnh sửa tệp đã phát hành, đã hoàn tất bằng Lưu Tự động sẽ lưu các thay đổi của họ vào tệp. Sau khi hoàn tất tệp, chúng tôi khuyên bạn nên đặt thuộc tính Read-Only Được đề xuất hoặc thuộc tính Đánh dấu là Cuối cùng trên tệp, để những chỉnh sửa do vô tình từ người xem và người đọc tệp sẽ không được lưu.

Cấu hình thiết đặt Lưu Tự động trong Office

Lưu Tự động có thể được cấu hình theo những cách sau đây:

• Chủ sở hữu tệp có thể đặt thành Luôn mở ở chế độ Chỉ Đọc để giúp ngăn các chỉnh sửa do vô tình thực hiện. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thiết đặt tệp để mở trong Được đề xuất Chỉ Đọc (Thông tin Tệp >>Bảo vệ Tài liệu/ Sổ làm việc/ Bản trình bày >Luôn Mở ở chế độ Chỉ Đọc) hoặc bằng cách Chia sẻ tệp mà không cho phép người khác chỉnh sửa (Chia sẻ > >Con người Tệp với liên kết có thể chỉnh sửa và bỏ chọn hộp Cho phép Chỉnh sửa).

  

• Người dùng có thể tắt Lưu Tự động cho một tệp trong khi tệp đang mở bằng cách bấm vào nút bật tắt Lưu Tự động. Thao tác này sẽ vô hiệu hóa lưu Tự động đối với tài liệu hiện tại của người dùng đó. Lần tới khi cùng một người dùng mở tài liệu, Lưu Tự động sẽ tắt. Nếu họ mở một tài liệu khác, Lưu Tự động sẽ không bị ảnh hưởng bởi lựa chọn của họ trong tài liệu khác.

  

• Người dùng có thể đặt lưu Tự động thành tắt theo mặc định cho tất cả các tệp được mở trong ứng dụng cụ thể đó (Word, Excel, PowerPoint ) trên thiết bị đó.

  

  Lưu ý: Người dùng vẫn có thể đặt Lưu Tự động thành bật cho từng tệp riêng lẻ bằng cách sử dụng nút bật tắt Lưu Tự động được mô tả ở trên.

• Theo mặc định, bạn, người quản trị có thể tắt Lưu Tự động cho tất cả các tệp được mở trong ứng dụng cụ thể đó (Word, Excel, PowerPoint ) bằng cách sử dụng chính sách nhóm.

Thiết đặt chính sách nhóm cho Lưu Tự động

Chúng tôi đang thay thế cài đặt "Lưu Tự động trong cài đặt Excel /PowerPoint /Word " chính sách nhóm bằng cài đặt mới "Tắt Lưu Tự động theo mặc định trong cài đặt Excel /PowerPoint /Word " chính sách nhóm.

Nếu bạn sử dụng chính sách nhóm chức của mình, bạn có thể sử dụng thiết đặt chính sách để tắt Lưu Tự động theo mặc định. Có các cài đặt chính sách riêng cho Excel, PowerPoint, và Word.

Ví dụ: thiết đặt chính sách cho Word có tên là "Tắt Lưu Tự động theo mặc định trong Word" và có thể được tìm thấy trong Đường dẫn Chính sách "Microsoft Office 2016\Lưu Tự động".

Để sử dụng các cài đặt chính sách này, hãy đảm bảo bạn đã tải xuống các tệp Mẫu Quản trị (ADMX/ADML) mới nhất từ Trung tâm Tải xuống của Microsoft.

Làm việc với Tệp Cục bộ

Lưu Tự động không khả dụng khi làm việc với tệp cục bộ. Hành vi Tự Phục hồi cũ vẫn sẵn dùng để định kỳ lưu bản sao của tệp đã thay đổi nhằm giúp giảm thiểu tình trạng mất dữ liệu trong trường hợp xảy ra tình huống không mong muốn, chẳng hạn như sự cố.

Tuy nhiên, chúng tôi khuyên người quản trị CNTT nên khuyến khích người dùng lưu tệp của mình vào OneDrive, OneDrive cho cơ quan hoặc trường học, hoặc SharePoint trong Microsoft 365 để bật Lưu Tự động và tránh mất dữ liệu. Bạn có thể khuyến khích việc tiếp nhận thư mục OneDrive, OneDrive cho cơ quan hoặc trường học hoặc SharePoint trong Microsoft 365 thông qua giáo dục người dùng và cũng bằng cách triển khai Di chuyển Thư mục Đã biết, tính năng này sẽ tự động đồng bộ các thư mục chính với đám mây. Điều này cho phép họ truy cập tệp ở bất cứ đâu và không phải lo lắng về việc mất dữ liệu quan trọng.

Xem thêm

Lưu tự động là gì?

Giúp ngăn các thay đổi đối với phiên bản cuối cùng của tệp

Xem các phiên bản trước đó của tệp Office

Giúp bảo vệ tệp của bạn trong trường hợp gặp sự cố với Tính năng Tự Phục hồi

Cập nhật gần nhất vào 04/06/2019