Người quản trị CNTT cần biết về tính năng lưu tự động

Thay đổi dòng công việc

Tính năng lưu tự động hữu ích trong hầu hết các kịch bản, nhưng có một vài trường hợp người dùng của bạn có thể cần thay đổi cách họ thường làm việc và chúng tôi muốn bạn chuẩn bị sẵn sàng để giúp đỡ họ. Đối với từng tình huống, chúng tôi đã vạch ra những gì là kịch bản, những gì có thể đi sai và đề xuất về cách giải quyết.

• Bắt đầu từ một tệp hiện có, làm cho các sửa đổi và sau đó thực hiện một bản sao lưu vào một tệp mới -bất kỳ ai bắt đầu từ một tệp trước đó (ví dụ báo cáo thu nhập của quý trước), sửa và sau đó không lưu bản sao để bắt đầu báo cáo thu nhập của quý này sẽ làm cho các thay đổi được lưu trong cả hai tệp Chúng tôi khuyên mọi người thực hiện bản sao lưu trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào và thậm chí còn thêm lời nhắc trong sản phẩm khi điều này xảy ra. Nếu người dùng thực hiện các thay đổi ngẫu nhiên, họ nên sử dụng tính năng lịch sử Phiên bản để khôi phục tài liệu gốc. 

• Thực hiện "giả thiết" hoặc "những gì-nếu" những thay đổi đối với tệp -bất kỳ ai mở tệp và liệu một số phân tích giả thiết (chẳng hạn như dự báo ảnh hưởng của thị trường thay đổi trên ngân sách) với mong muốn đóng tệp mà không lưu sẽ vô tình lưu tất cả các thay đổi đối với tệp trong khi lưu tự động. Chúng tôi khuyên bạn nên tắt tính năng lưu tự động trong khi thực hiện phân tích giả thiết và sau đó bật lại sau khi người dùng sẵn sàng lưu lại.

• Bảng điều khiển và xem tệp với các loại/bộ lọc trong Excel -bất kỳ ai sắp xếp hoặc lọc một bảng điều khiển khi bật tính năng lưu tự động sẽ ảnh hưởng đến dạng xem của mọi người khác trong tệp. Nếu một tệp có nghĩa là một bảng điều khiển hoặc được nhiều người dùng với các loại và bộ lọc, chúng tôi khuyên bạn nên đặt thuộc tính chỉ đọc được đề xuất trên tệp đó bằng cách dùng tệp > thông tin > bảo vệ sổ làm việc > luôn mở, vì vậy người xem của bảng điều khiển sẽ không lưu các thay đổi của họ, trừ khi họ chọn sửa tệp.

• Các tệp đã hoàn thành hoặc đã phát hành-bất kỳ người nào vô tình chỉnh sửa một tệp đã phát hành, với lưu tự động sẽ lưu các thay đổi của họ vào tệp. Sau khi một tệp đã được hoàn tất, chúng tôi khuyên bạn nên đặt thuộc tính chỉ đọc hoặc đánh dấu thuộc tính cuối cùng trong tệp, vì vậy các chỉnh sửa tình cờ từ người xem và bộ đọc của tệp sẽ không được lưu.

Cấu hình thiết đặt lưu tự động trong Office

Có thể cấu hình lưu tự động theo các cách sau:

• Chủ sở hữu tệp có thể đặt nó để luôn mở chỉ đọc để giúp ngăn các chỉnh sửa tình cờ. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đặt tệp để mở trong chỉ đọc được đề xuất (tệp > thông tin >bảo vệ tài liệu/ sổlàm việc/bản trình bày >luôn mở bằng chỉ đọc) hoặc bằng cách chia sẻ tệp mà không cho phép người khác sửa (tệp > chia sẻ > những người có liên kết có thể sửa và bỏ chọn hộp soạn thảo ).

  

• Người dùng có thể bật tính năng lưu tự động cho một tệp trong khi mở bằng cách bấm vào bật tắt lưu tự động. Điều này sẽ vô hiệu hóa lưu tự động cho tài liệu hiện tại cho người dùng đó. Lần sau cùng người dùng sẽ mở tài liệu, lưu tự động sẽ bị tắt. Nếu họ mở một tài liệu khác, tính năng lưu tự động sẽ không bị ảnh hưởng bởi lựa chọn của họ trong tài liệu khác.

  

• Người dùng có thể thiết lập lưu tự động được tắt theo mặc định cho tất cả các tệp được mở trong ứng dụng cụ thể đó (Word, Excel, PowerPoint ) trên thiết bị đó. 

  

  Lưu ý: Người dùng vẫn có thể đặt lưu tự động vào đối với các tệp riêng lẻ bằng cách sử dụng tính năng chuyển đổi lưu tự động được mô tả ở trên.

• Bạn, người quản trị, có thể thiết lập lưu tự động được tắt theo mặc định cho tất cả các tệp được mở trong ứng dụng cụ thể đó (Word, Excel, PowerPoint ) bằng chính sách nhóm.

Thiết đặt chính sách nhóm cho lưu tự động

Chúng tôi đang thay thế các tệp "không lưu tự động trongExcel /PowerPoint /Word " chính sách nhóm với thiết đặt mới "bật tự động theo mặc định trong thiết đặt chính sách của Excel /PowerPoint /Word ".

Nếu bạn sử dụng chính sách nhóm trong tổ chức của mình, bạn có thể sử dụng thiết đặt chính sách để tắt tính năng lưu tự động theo mặc định. Có các thiết đặt chính sách riêng cho Excel,PowerPoint vàWord.

Ví dụ: thiết đặt chính sách cho Word được đặt tên là "bật tính năng tự động lưu tắt theo mặc định trong Word" và có thể tìm thấy bên dưới đường dẫn chính sách "Microsoft Office 2016 \ tự động lưu".

Để sử dụng các thiết đặt chính sách này, hãy đảm bảo rằng bạn đã tải xuống các tệp mẫu quản trị mới nhất (ADMX/ADML) từ Trung tâm tải xuống của Microsoft.

Làm việc với các tệp cục bộ

Tính năng lưu tự động không sẵn dùng khi làm việc với các tệp cục bộ. Hành vi AutoRecovery cũ vẫn sẵn dùng để lưu theo định kỳ các bản sao đã thay đổi tệp để giúp giảm thiểu mất dữ liệu trong trường hợp của một kịch bản không mong muốn, chẳng hạn như sự cố.

Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên người quản trị CNTT khuyến khích người dùng lưu các tệp của họ vào OneDrive, OneDrive cho cơ quan hoặc trường học hoặc SharePoint trong Microsoft 365 để bật tính năng lưu tự động và tránh mất dữ liệu. Bạn có thể khuyến khích việc áp dụng OneDrive, OneDrive cho cơ quan hoặc trường học hoặc SharePoint trong Microsoft 365 thông qua giáo dục người dùng và cũng bằng cách triển khai di chuyển thư mục đã biết, vốn sẽ tự động đồng bộ các thư mục phím trên điện toán đám mây. Điều này cho phép họ truy nhập tệp ở bất kỳ đâu và không lo lắng về việc mất dữ liệu quan trọng.

Xem thêm

Lưu tự động là gì?

Giúp ngăn các thay đổi đối với phiên bản cuối cùng của tệp

Xem các phiên bản trước đó của tệp Office

Giúp bảo vệ tệp của bạn trong trường hợp gặp sự cố với AutoRecovery

Cập Nhật gần nhất vào 04/06/202019 18