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您變更了專案排程，而現在結束日期卻落後太久。 若要修正專案的結束日期，請調整對於結束日期影響最大的任務。 這些任務就在專案的要徑上。 如需更多關於此系列專案管理說明指南的文章，請參閱專案藍圖。 |
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開始之前應瞭解的專案管理秘訣
當您變更排程時，有三個必須檢視的因素：專案成本、交付項目的範圍和時間。 這些因素通常以三角形來表示。 您無法變更三角形的其中一點，而不影響到其他兩點。
以下範例說明此三角形對於專案結束日期有何含意。
- 如果將排定的結束日期提前，最後可能會得到成本增加而範圍縮小的結果。
- 如果您打算不變更專案的成本，結果可能會是排程變長而範圍縮小。
- 如果擴大範圍或增加交付項目的數目，您的專案可能需要更多的時間，且花費更多的金錢來僱用額外的人力或資源。
如果你是專案管理的新手 無論你多麼仔細規劃一個專案，事情總會出錯。 現在就開始尋找問題，而不是等到情況更糟的時候再找。
以下是一些可協助您著手監控及修正專案的方法。
- 先看最重要的任務 當你需要解決專案問題時，有些任務比其他任務更重要。 對行程影響最大的任務是關鍵任務，也是你最需要關注的。
- 取得你專案的正確視角 Project 有多種檢視和報告，幫助你找出專案出了什麼問題。 若為簡單的專案，請使用甘特圖，嚴加監控專案的結束日期。 若為複雜的專案，請查看差異表格或實獲值分析報告。
- 每週獲得狀態報告 人們要寄出工作狀態報告並不容易。 取得狀態的簡單方法是每週團隊會議。 比每週更頻繁地收集狀態反而可能適得其反。
如果你是經驗豐富的專案經理 你已經當專案經理很久了，但現在你面臨一個需要密切監控才能維持預算的專案。
此外，您的贊助者表示她希望每個月都能收到執行報告。
以下是一些可協助您著手監控、報告及修正專案的要點。
- 為你的專案建立基準 建立好排班表後，先儲存一個基準版本。 基線是你專案的原始版本，可以用來與任務進度做比較。
- 取得你專案的正確視角 Project 有多種檢視和報告，幫助你找出專案出了什麼問題。 隨著專案複雜度的增加，查看差異表格或實獲值分析報告可瞭解問題所在。
- 每週獲得狀態報告 隨著專案越來越複雜，你可以用更先進的方法收集每週狀態報告。 團隊成員可在 SharePoint 任務清單中輸入狀態資訊，然後與 Microsoft Project 同步。 如果你正在使用 Project 專業版，也可以使用 Project Web App 從團隊收集狀態報告。 比每週更頻繁地收集狀態反而可能適得其反。
- 理解賺取價值分析 賺取價值分析能幫助你判斷你的專案是否走在正軌上。
監控專案
| 追蹤排程的進度 | 檢視小組成員所提供的任務更新以瞭解問題所在。 您可以使用甘特圖快速追蹤進度，或是使用較為精密的實獲值分析。 這可協助您瞭解專案的工作是否如預期方式進行。 |
| 顯示任務排程資訊以了解專案如何進行排程 | 了解你的專案排程。 你可以看到任務排程的變更如何影響專案的完成日期。 |
| 顯示專案的要徑 | 顯示對於專案結束日期影響最大的任務。 請先查看這些任務，以修正排程中的問題。 |
| 選擇適合您專案排程的檢視 | 使用 Project 中的檢視和報表找出可能的問題所在，並協助變更排程。 |
| 設定並儲存比較基準 | 若要從頭開始追蹤，請啟動新的比較基準，以便比較未來進度。 |
| 檢視潛在問題報表 | 為專案進度建立和自訂圖形報表。 在 Project 中檢視這些報表或將其匯出到其他應用程式，例如 PowerPoint、Word 或 Excel。 |
| 利用實獲值分析找出問題 | 賺取價值幫助你回答像是「看看這個專案迄今為止完成的工作量，我們本來應該花了多少錢？」 或者「我們能準時完成嗎？」 |
修正問題
| 更改開始日期或結束日期 | 選擇一個開始或結束日期，該日期比目前計畫的日期早。 如果你的專案有這個選項，可以先試著更改開始日期。 |
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| 變更任務工期 | 縮短任務工期以將結束日期提前。 請務必縮短對專案結束日期影響最大的關鍵任務之任務工期。 |
| 重新分派任務的工時 | 當人員同時處理太多工作分派時，您可以讓 Project 透過撫平資源分派的方式，更加平均地分配工作。 |
| 分割任務 | 如果一個任務包含多個元素，且能由不同資源同時進行，你可以拆分。 如果你將關鍵路徑任務拆解成這些不同元素和不同的作業，你可能能準時完成。 |
| 新增其他人員至專案 | 新增人員來處理會延後結束日期的任務。 |
| 移除小組中的人員 | 將人員從任務中移除，也是引入專案結束日期的另一種方式。 讓太多人員同時進行一項任務或採用了不適合的人員，都可能造成溝通上的問題，因而延長任務工期。 |
| 變更專案行事曆的工作日 | 您可以藉由變更人員的工作行事曆來讓專案的結束日期提前。 您可以新增額外的工作日至人員的排程，或是讓人員加班。 |
| 在專案論壇提問 | 取得專家對於 Project 問題的解答。 Answers.com 上的 Project 論壇有經驗豐富的使用者及 Project 顧問可回答您的問題。 |
| 傳達專案資訊 | 在您變更人員排程之後，請傳達這些變更，以免資訊遺失。 |
| 瞭解管理專案時必須做的取捨 | 專案中的任何變更都會涉及時間、金錢的損失或範圍的影響。 這些都是你每天要處理的因素，才能讓你的專案計畫順利進行。學習如何利用這些限制。 |
| Project 如何排程任務 | 隨著 Project 調整你的行程，任務可能會意外變動。 理解那個重要的「為什麼？」 他是 Project 強大排程引擎背後的推手。 |