Viva Engage 文件存储在何处？

Viva Engage 云存储中存储的文件

存储在组的 SharePoint 文档库中的文件

存储新文件的位置

新文件存储在 Viva Engage 云存储中，该文件的附加或上传组中。 它们从组 的文件列表中可见 。

Microsoft 365 连接组的新文件存储在社区的 SharePoint 文档库中。 它们显示在 Viva Engage 组 的文件 列表中，或从社区 SharePoint 文档库中的 “应用/Viva Engage”文件夹中可见。

组织获取新功能之前保存在 Viva Engage 中的文件将保留在 Viva Engage 云存储中。

创建新的 Office 文件

在 Viva Engage 中的“ 文件” 组中，单击“ 新建 ”，然后选择“ Word 文档”、“ PowerPoint 演示文稿”或“ Excel 工作簿”。

无法从“文件”页创建新 文件 。 必须在其他位置创建文件，然后上传到 Viva Engage。

整理文件

每个组的文件存储在列表中。 你可以查看所有文档、图像或视频，但没有其他方法可以对列表进行排序或重新排序。

在右侧导航窗格中，单击组的 SharePoint 文档库 链接，选择 “应用/Viva Engage ”文件夹，然后可以对文件列表进行排序和筛选。

文件可以重新组织到子文件夹中或移动，来自 Viva Engage 的链接仍有效。 只有转到 SharePoint 文档库才能看到此重组。

请注意，当您查看 Viva Engage 中的文件列表时，该列表仅指示该文件存储在 SharePoint 中，并且不指定文件夹名称。

预览文件

单击该文件，然后单击“ 单击此处查看此文件”。

单击文件。

从 Viva Engage 编辑文件

对于 Word、Excel 和 PowerPoint 文档，必须在 Office Online 中进行更改。 不能使用 Word、Excel 或 PowerPoint 应用编辑文件和上传新版本。

编辑文件 和其他操作位于预览版下方。

如果未显示 “编辑文件” ，则表示文档已设置为只读，因为新文档正在 SharePoint 中保存。 若要对其进行编辑，需要下载并再次上传。 有关详细信息，请参阅当 Viva Engage 连接的组在 SharePoint 中存储文件时编辑以前更新的文件

对于 Word、Excel 和 PowerPoint 文档，可以在 Office Online 或应用程序中进行更改。 修订在 SharePoint 文档库中进行跟踪。

编辑文档 和其他操作位于预览的上方。

谁可以访问文件

访问权限由文件所位于的社区确定。 任何人都可以查看和编辑公共社区中的文件。 只有成员才能查看和编辑私人社区中的文件。 带有附加文件的专用邮件的收件人可以查看这些文件。

初始访问权限由保存文件的社区确定，但 SharePoint 管理员可以更改单个文件的访问权限。

来宾如何访问文件

组织内部或外部的任何用户或任何来宾都可以在社区中附加文件，并读取和修改社区中的文件。

对文件的来宾访问取决于来宾的类型：

网络级别的来宾没有查看保存在 SharePoint 中的 Viva Engage 文件的默认访问权限。

• 如果希望他们能够请求访问以查看特定文件，则必须在 Microsoft 365 租户上将其添加为 Azure B2B 来宾。 有关详细信息，请参阅 Azure Active Directory B2B 文档。

• 作为 Azure B2B 来宾和社区成员的网络级别来宾可以从 SPO 文档库查看、上传和编辑。 他们无法从 Viva Engage 中完成此操作。

• 如果希望他们能够将文件从 SharePoint 上传到特定社区，或者对上传到 SharePoint 的文件具有默认访问权限，请在 SharePoint 中将其添加为社区成员。

• 对话级别来宾对 SharePoint 中保存的任何文件没有默认访问权限。 如果希望他们能够请求访问对话中的特定文件，请在 Microsoft 365 租户上将其添加为 Azure B2B 来宾。 他们无法上传文件。

• 外部来宾只能是外部组的成员。 外部组仅将文件存储在 Viva Engage 中。

阻止他人进行更改

社区管理员或文件所有者可以将文件的某个版本标记为官方版本。 这会阻止其他人编辑它。

在 SharePoint 中，任何社区成员都可以签出文件，从而阻止其他人对其进行编辑。 SharePoint 管理员还可以更改对单个文件的权限。

跟踪修订

在 Viva Engage 中的文件页上跟踪和查看修订。

无法删除旧版本。

查看 SharePoint 文档库中的修订历史记录和早期版本。

更改历史记录中包含更多更改详细信息，并且可以删除旧版本。

标记为官方

社区管理员或文件所有者可以将文件的某个版本标记为官方版本。 这会阻止其他人对其进行编辑，并且文件在“文件”列表中会显示一个黄色星。

无法将文件的特定版本标记为正式版本。

搜索

Viva Engage 搜索包括最新版本 .docx 的前 5000 个字符、.pptx 和 .pdf 格式化文件以及标题和作者等元数据。

Viva Engage 搜索仅搜索标题和作者。 如果需要对 SharePoint 中的 Viva Engage 文件执行内容搜索，则需要从 SharePoint 文档库执行搜索。