使用 Outlook 中的待办事项管理任务

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待办事项应用已集成到 Outlook 中，可帮助你规划一天的行程、跟踪任务以及将待办事项添加到日历。 可以选择在 Outlook 的 Mail、Calendar、People 和 Groups 屏幕上使用 My Day 显示即将到来的日历事件和任务，或通过在 Outlook 中打开“待办事项”来管理任务详细信息来进行深入挖掘。 

打开待办事项后，可以创建、编辑和管理任务。 通过为每项任务设置截止日期和提醒并为最重要的任务标注，使一切保持在正轨上。 使用步骤将较大的任务分解为更易于管理的部分和笔记，以记录额外的细节。

打开待办事项以在新 Outlook 中显示所有任务

若要查看和管理任务，请选择 任务图标待办事项。

“待办事项”页面包括你创建的任何任务列表、默认任务列表和智能列表。 智能列表包括 My Day、Important、Planned、All、Completed、Assigned to Me 和 Flagged Email 和 Due Today。 

在任意列表中选择一个任务，查看该任务的所有可用选项。 你可以执行以下操作：添加其他步骤、将任务添加到“我的一天”、使任务重复、添加截止日期或提醒，以及添加备注或文件。 

关闭智能列表，并在新 Outlook 中打开待办事项时选择“设置”来更改设置。

向列表添加任务

可以通过选择任务列表，然后选择“ 添加任务 ”旁边的加号并输入任务说明来添加新任务。 如果您将任务添加到智能列表，则该任务将保存 在 Tasks 中，并链接到您创建该任务时所在的智能列表。

注意

您还可以通过安装待办事项应用程序随时随地查看和管理您的任务。

为你的任务添加截止日期和提醒

你可以在任何列表中选择任务以查看其详细信息，你可以在其中添加其他步骤、将其添加到“我的一天”、添加截止日期或提醒、使其重复、选取类别、添加文件或添加备注。 计划的任务将自动显示在“已计划”智能列表中，可以在其中查看今天、明天以及以后到期的任务。 

首先从新 Outlook 的左侧导航窗格中选择“ 待办事项 ”。

添加提醒

  1. 选择一项任务。
  2. 选择提醒我，然后选择提醒你的时间：今天晚些时候、明天、下周或你选择的日期和时间。

添加截止日期

  1. 选择任务以查看详细视图。
  2. 选择添加截止日期，然后选择任务的截止日期：今天、明天、下周或所选的日期。

设置截止日期的重复

  1. 选择一项任务。
  2. 选择重复，然后选择任务何时重复：每天、工作日、每周、每月、每年或自定义重复。

为你的任务添加步骤、重要性、备注和标记

向任务添加步骤

使用步骤将较大的任务分解为更小、更具可操作性的部分。

添加步骤：

  1. 选择任务以打开详细信息视图，选择 + 添加步骤，然后开始键入下一步。
  2. 完成后，在键盘上选择 Enter 以保存并关闭。

为了帮助你跟踪进度，每个任务名称下方的计数器会显示该任务包含的总步数以及到目前为止已完成的步数。 

添加重要性

通过在每个列表中为您的重要任务加星标来增加任务的优先级。 加星标后，您可以在重要智能列表中查看所有优先任务。 还可以按重要性对每个列表进行排序，使已加星标的任务自动移动到列表顶部。

添加备注

如果有任何额外信息想要添加到任务中，可以添加备注。 选择任务以打开详细信息视图，然后在“ 添加备注”中点击或选择。 

添加笔记标记

通过在任务名称中添加井号标签 (如 #work 或 #school) ，使任务在不同列表中保持井然有序。 您可以在创建任务或编辑任务时添加标签。 

通过选择或在搜索栏中搜索该标记，可以快速查看共享标记的所有任务、笔记和步骤。 例如，搜索“#work”。

向任务添加类别

通过对任务进行分类，可帮助你使用在新版 Outlook 中使用的相同类别在待办事项中查看和分组任务。 有两种方法可以为任务添加类别，具体取决于你偏好的分配类别的方式：在待办事项中为任务添加类别，或为邮件中的已标记电子邮件添加类别，以便已标记的电子邮件显示在待办事项的 已标记电子邮件 列表中。

在待办事项中为任务添加类别

  1. 在任何列表中选择任务以显示其详细信息。
  2. 选择“选取类别”，以选择已在新版 Outlook 中创建的一个或多个类别。
  3. 在任何列表中选择任务以查看其详细信息。
  4. 你将在列表视图中看到已应用于任务的所有类别。
  5. 若要删除类别，请在类别标签上选择 X ，或将光标移动到类别选择并将其删除。

显示任务详细信息时，选择“选取类别”以分配已在 Outlook 中创建的类别。

向已标记的电子邮件添加类别

已标记电子邮件上的类别在待办事项任务与新的 Outlook 电子邮件之间同步，因此，只需修改一个位置的类别，即可在另一个位置更新。 您可以标记已分配类别的电子邮件，也可以在标记类别后分配类别。 标记电子邮件会将邮件置于 已标记 电子邮件列表中，您可以从那里查看任务或将其移动到另一个列表。 

在待办事项设置中打开或关闭已标记的电子邮件列表。 

重要

只有在新 Outlook 中分配了类别的已标记电子邮件才会将其类别与待办事项同步。 如果从包含以前在新版 Outlook 中分配的类别的邮件创建任务，则除非你标记该邮件，否则该类别不会同步到“待办事项”。

为任务和电子邮件创建或编辑类别

若要创建新类别以分配给任务，请转到新的 Outlook 设置>帐户>类别。  了解有关在 Outlook 中创建或编辑类别的详细信息。

将文件添加到任务

通过将图像、文档或其他文件上传到任务来添加更多上下文。 微软待办 支持所有文件类型，但每个任务上传的文件限制为 25 MB。 

  1. 在新版 Outlook 中，从左侧导航窗格中选择“ 待办事项 ”。
  2. 选择要向其添加文件的任务。
  3. 从任务详细信息窗格中选择“ + 添加文件 ”，然后按照提示从设备上传文件。

注意

可以向任务附加多个文件，但一次只能添加一个文件。

另请参阅

在 Outlook 中使用待办事项创建任务

在 Outlook 中将“我的一天”和“待办事项”结合使用

使用 Outlook 中的待办事项将任务拖动到日历

拖动邮件以在 Outlook 中使用待办事项创建任务

在 Outlook 中使用待办事项创建和管理任务列表

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