使用 Copilot 自動重新預約會議室

適用於：Outlook 網頁版、新的 Windows 版 Outlook 和 Microsoft Teams 中的 Calendar

開始之前

您需要：

• Microsoft 365 Copilot 授權。
• 在 Outlook 網頁版、新的 Windows 版 Outlook 或 Microsoft Teams 中的 Calendar 中建立或更新的會議。
• 您新增至會議的會議室。

目前不支援傳統 Windows 版 Outlook。 正在開發支援。

重新預訂僅適用於召集人新增的客房。 如果其他出席者新增會議室，Copilot 不會自動重新預約。

啟用 Copilot 重新預約已拒絕的會議室

如果會議室遭到拒絕，Copilot 會嘗試在從支援的用戶端或透過 Copilot 排程新增會議室時，自動重新預約。 預設會啟用重新預訂遭到拒絕的會議室。

在支援的用戶端中新增會議室

新增會議室之後，請檢查活動表單、Places finder 或 Outlook 中的 [會議室尋找工具] 中的 [重新預約被拒絕的會議室] 控制項：

1. 建立會議或開啟您召集的會議。
2. 新增會議室。
3. 確認 [重新預訂被拒絕的會議室 ] 仍保持開啟狀態。
4. 傳送會議邀請或更新。

要求 Copilot 排程會議並新增會議室

您可以要求 Copilot 在一個步驟中排程會議並新增會議室。 例如：

• 「排程與 Barbara 的會議，並新增會議室。」
• 「排程明天下午與 Alex 的 30 分鐘會議，並新增一個會議室。」
• 「與我的經理排程會議，討論第 1 季的銷售報告，並新增會議室。」

Copilot 會確認選取的會議室，並指出 [重新預訂拒絕的會議室 ] 已開啟。

傳送邀請之後會發生什麼情況

如果會議室接受

不需要採取任何動作。 會議將會議室顯示為已確認。

如果會議室變低

Copilot 會在背景中搜尋替代的會議室。 根據房間的供應情況，搜尋可能需要幾分鐘到幾小時的時間。 如果 Copilot 找不到可用的會議室，它會每天在會議開始前再試一次。

1. 尋找與遭拒絕會議室類似的可用會議室。
2. 在尋找替代者時在候選字室之間移動。
3. 僅在替代會議室接受後才匯報會議。

出席者不會收到有關候選者會議室的通知。

您可以隨時編輯活動，包括自己變更會議室。 Copilot 不會封鎖或防止手動變更。

當 Copilot 搜尋時

如果 Copilot 在第一次搜尋時找不到合適的會議室，會議召集人會收到一封來自要求會議室的電子郵件，其主題為 Copilot 正在搜尋會議室。 電子郵件說明要求的會議室不可用，建築物中目前沒有類似的會議室可用，Copilot 將繼續搜尋。

電子郵件傳送一次，而不是每天傳送。 會議召集人可以等候 Copilot 繼續，或選取 [編輯活動] 以變更會議室或其他會議詳細資料。

當 Copilot 找到替代者時

接受更換會議室後，會議地點會更新，出席者會收到會議更新，通知他們位置已變更。 會議主旨保持不變。 確認電子郵件會識別原始會議室和 Copilot 預約的會議室：

開啟事件以確認更新的位置。 如果更換的房間不符合您的需求，您仍然可以手動變更會議室。

如果 Copilot 找不到可用的會議室

如果 Copilot 在重新預約結束時找不到可用的會議室，您可能會收到 Copilot 找不到可用會議室 的通知。 說明要求的會議室不可用，且在建築物內找不到可用的會議室：

選取 [ 編輯活動]，或從您的行事曆開啟會議，然後自行更新會議室或其他會議詳細資料。

Copilot 如何選擇會議室

Copilot 會尋找與拒絕會議的會議室類似的會議室。 它考慮：

1. 位置內容： 原始會議室的樓層、建築物和會議室清單。
2. 可用性： 候選者會議室是否可供會議使用。
3. 預訂記錄： 與您先前的訂房相關聯的會議室。
4. 容量： 候選會議室的大小。 容量是一個考慮因素，而不是強制篩選條件。

本文未指定確切的權重和遞補順序。

工作計畫和工作位置設定 可能會影響根據預約記錄提供的建議順序，進而影響 Copilot 最終選取的會議室。

週期性會議

Copilot 會議室重新預約也適用於週期性會議。

當會議室只接受一系列會議中的部分會議時

根據會議室針對 週期性要求的衝突設定而定，會議室可以接受與現有保留不衝突的會議，並拒絕與現有保留衝突的會議。 會議室的回應會列出衝突的會議：

在這種情況下，Copilot 可協助重新預約該系列中已拒絕的會議。 原始會議室接受的會議保持不變。

當會議室拒絕整個週期性要求時

Copilot 會先嘗試重新預約週期性會議或系列會議。 如果無法成功重新預約整個系列，它會優先處理最近的會議，讓即將到來的會議仍有會議室。

關閉 Copilot 會議室重新預約

您可以在會議開始之前關閉 Copilot 會議室重新預約功能：

1. 開啟會議。
2. 編輯事件。
3. 在活動表單、Places 尋找工具或會議室尋找工具中尋找重新預訂已拒絕的會議室。
4. 關閉設定。
5. 傳送更新。

關閉此設定會停止未來的自動重新預訂。 這不會移除 Copilot 已預約的會議室。 若要移除或取代已接受的會議室，請編輯會議地點並傳送更新。 您可以在活動表單中找到切換開關，或使用 [新增會議室 ] 或 [會議室尋找工具] 選取會議室時找到：

通知

情況	時間	會議召集人會收到的內容	出席者會收到的內容
Copilot 已為您重新預約會議室	Copilot 成功重新預約遭到拒絕的會議室之後	識別原有和更換房間的確認電子郵件	會議更新，通知他們位置已變更;會議主旨不會變更
Copilot 正在尋找會議室	當第一次嘗試重新預訂被拒絕的房間時，找不到合適的替代房間	來自要求會議室的一封電子郵件	沒有通知
Copilot 找不到可用的會議室	當會議在 24 小時內開始，但 Copilot 找不到可用的會議室時	含有編輯事件選項的通知	沒有通知

常見問題集

我可以選擇更換房間嗎？

否。 Copilot 會自動選取會議室。 如果你想要特定會議室，請開啟活動並使用 Places Finder 或 Room Finder 自行更改會議室。

為什麼 Copilot 沒有重新預約被拒絕的會議室？

查看誰將會議室新增至會議。 重新預訂僅適用於召集人新增的客房。 如果出席者新增了會議室，請開啟活動並自行新增或變更會議室。

為什麼我收到與原房間相關的取消？

在您的信箱中，取代已拒絕的會議室可能會顯示為取消會議的原始會議室。 此動作只會釋放原始會議室預約。 它不會取消行事曆上的會議或出席者的邀請。

出席者會知道會議室已變更嗎？

是。 替代會議室接受後，出席者會收到會議更新，通知他們位置已變更。 會議主旨不會變更。 當 Copilot 搜尋候選者會議室時，他們不會收到通知。

我可以在 Copilot 搜尋時進行變更嗎？

是。 開啟活動，並隨時變更會議室或其他會議詳細資料。 Copilot 不會封鎖手動變更。

取得說明

如果 Copilot 會議室重新預約未如預期般運作：

1. 確認您已自行新增會議室。
2. 檢查是否仍啟用 重新預訂被拒絕的會議室 。
3. 查看最新的會議室回應和會議詳細資料。
4. 開啟事件，如果您需要立即變更，請自行更新。
5. 如果 Copilot 重複選取非預期的位置或找不到應可用的會議室，請連絡您的 IT 技術服務台或 Microsoft 365 系統管理員。

您的系統管理員可以使用為 Exchange Online 設定 Copilot 會議室重新預約來檢查：

• 完整且一致的 Places 信息，包括樓層、建築物和房間列表。
• 會議室或資源信箱及其在 Room Finder 和 Places 尋找工具中的可見度。
• 會議室預約原則和處理。
• 工作場所、工作位置及工作計畫平台設定。