使用 Outlook 中的待辦事項管理工作

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Outlook.com New Outlook for Windows

待辦事項應用程式已整合到 Outlook 中，協助您規劃一天、追蹤工作，以及將待辦事項項目新增至您的行事曆。 您可以選擇在 Outlook 的 [郵件]、[Calendar]、[People] 和 [群組] 畫面上搭配 [我的一天] 顯示即將到來的行事曆活動和工作，或在 Outlook 中開啟 [待辦事項] 以管理工作詳細資料，以深入瞭解。 

當您開啟 To Do 時，您可以建立、編輯及管理工作。 透過為每項任務設定截止日期和提醒並為您最重要的任務加上星號，讓一切按計劃進行。 使用步驟將較大的任務分解為更易於管理的部分和筆記，以記錄額外的細節。

開啟 [待辦事項] 以在新 Outlook 中顯示所有工作

若要檢視和管理您的工作，請選取 [工作] 圖示[待辦事項]。

[待辦事項] 頁面包含您建立的任何工作清單、預設工作清單和智慧清單。 智慧清單包括 [我的一天]、[重要]、[已計劃]、[全部]、[已完成]、[已指派給我] 和 [已標幟的Email] 和 [今天到期]。 

您可以選取任何清單中的工作來查看該工作可用的所有選項。 您可以執行例如新增其他步驟、將工作新增到 [我的一天]、重複工作、新增到期日或提醒，以及新增附註或檔案。 

關閉智慧清單，並在新的 Outlook 中開啟 [待辦事項時選取設定]，以變更您的設定。

新增工作至清單

您可以選取工作清單，然後選擇 [新增工作 ] 旁的加號，然後輸入工作描述，以新增工作。 如果您將工作新增至智慧清單，工作將會儲存在 [工作] 中，並連結到您建立清單時所在的智慧清單。

注意

您還可以通過安裝待辦事項應用程序隨時隨地查看和管理您的任務。

將到期日和提醒新增到工作 (機器翻譯)

您可以在任何列表中選擇任務以查看其詳細信息，您可以在其中添加其他步驟、將它添加到“我的一天”、添加截止日期或提醒、使其重複、選擇類別、添加文件或添加註釋。 排定的工作將會自動顯示在 [已規劃] 的智慧清單中，您可以在此查看您今天、明天和未來到期的工作。 

首先從新 Outlook 的左側瀏覽窗格選取 [ 待辦事項 ]。

新增提醒

  1. 選取工作。
  2. 選取 [提醒我]，然後選擇提醒您的時間：今天稍後、明天、下週或是您挑選的日期和時間。

新增到期日

  1. 選取工作以查看其詳細資訊檢視。
  2. 選取 [新增到期日]，然後選擇工作將於何時到期：今天、明天、下週或是您挑選的日期。

設定重複的到期日

  1. 選取工作。
  2. 選取 [重複]，然後選擇工作將於何時重複：每日、工作日、每週、每月、每年或是自訂的重複時間。

新增步驟、重要性、附註和標籤到工作

將步驟新增至您的工作

使用步驟將較大的任務分解為更小、更可操作的部分。

若要新增步驟：

  1. 選取工作以開啟詳細資料檢視，選取 + 新增步驟，然後開始輸入下一個步驟。
  2. 完成時，選取鍵盤上的 Enter 以儲存並關閉。

為協助您保持進度，每個工作名稱下方的計數器會顯示該工作包含的步驟總數，以及目前已完成的步驟數。 

新增重要性

通過在每個列表中為您的重要任務加上星號，為您的任務增加優先級。 加上星號後，您可以在重要的智慧清單中檢視所有優先執行的任務。 您也可以根據重要性排序每個清單，讓已加星號的工作自動移到清單頂端。

新增筆記

如果您有任何想要新增到工作中的額外資訊，您可以新增附註。 選取要開啟詳細資料檢視的工作，然後在 [新增附註] 中點選或選取。 

新增標籤

透過在工作名稱中新增雜湊標籤 (例如 #work 或 #school) ，讓您的工作在不同清單中井然有序。 您可以在建立工作或編輯工作時新增標籤。 

您可以選取標籤或在搜尋列中搜尋標籤，以快速查看共用該標籤的所有工作、記事和步驟。 例如，搜尋 #work。

將類別新增至您的工作

分類您的工作，有助於您在待辦事項中使用您在新 Outlook 中使用的相同類別來檢視工作並進行分組。 根據您偏好指派類別的方式，有兩種方法可以將類別新增到工作：將類別新增到待辦事項中的工作，或在郵件中新增類別至已標幟的電子郵件，讓已標幟的電子郵件顯示在待辦事項的 已標幟電子郵件 清單中。

在待辦事項中將類別新增至工作

  1. 在任何清單中選取工作以顯示其詳細資料。
  2. 選取 [挑選類別] 以選擇一個或多個您已在新 Outlook 中建立的項目。
  3. 選取任何清單中的工作以查看其詳細資料。
  4. 您會在清單檢視中看到已套用至工作的所有類別。
  5. 若要移除類別，請選取類別標籤上的 X ，或將游標移至類別選取範圍並將其刪除。

顯示工作詳細資料時，選取 [挑選類別] 以指派您已在 Outlook 中建立的類別。

在已標幟的電子郵件中新增類別

已標幟電子郵件上的類別會在待辦事項工作和新的 Outlook 電子郵件之間同步處理，因此您只需要修改一個位置中的類別，即可在另一個位置更新類別。 您可以標幟已指派類別的電子郵件，或在標幟後指派類別。 標幟電子郵件會將郵件放在 [ 已標幟] 電子郵件 清單中，您可以從該處檢視工作或將它移至其他清單。 

在 [待辦事項設定] 中開啟或關閉 [已標幟] 電子郵件清單。 

重要

只有已在新 Outlook 中指派類別的已標幟電子郵件，其類別才會與 To Do 同步處理。 如果您從新 Outlook 中先前已指派的類別郵件建立工作，除非您標幟該郵件，否則該類別將不會同步處理至 [待辦事項]。

建立或編輯工作和電子郵件的類別

如果您想要建立新的類別以指派給工作，請移至新的 Outlook 設定>帳戶>類別。  深入了解如何在 Outlook 中建立或編輯類別。

將檔案新增至您的工作

將影像、文件或其他檔案上傳到您的工作，以新增更多內容。 Microsoft 待辦事項 支援所有檔案類型，但每個工作上傳的檔案大小限制為 25 MB。 

  1. 在新 Outlook 的左側瀏覽窗格中選取 [ 待辦事項 ]。
  2. 選取您要新增檔案的工作。
  3. 從工作詳細資料窗格選擇 [+ 新增檔案 ]，然後依照提示從裝置上傳檔案。

注意

您可以將多個檔案附加至工作，但一次只能新增一個檔案。

另請參閱

使用 Outlook 中的待辦事項建立工作

在 Outlook 中使用我的一天和待辦事項

使用 Outlook 中的待辦事項將工作拖曳到行事曆

在 Outlook 中拖曳郵件以使用 To Do 建立工作

使用 Outlook 中的待辦事項建立和管理工作清單

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