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Viva Insights Outlook 載入宏中的深入解析可協助您更有效率地工作。 在本文中,瞭解如何使用每個深入解析。

顯示 Outlook 載入宏 Viva Insights 側邊窗格的螢幕快照,其中包含數張深入解析卡片

會議對於健康的共同作業非常重要。 更好的會議做法可以改善生產力、資訊共用、創新、決策,以及小組成員之間的聯繫。

[準備您的會議] 深入解析會顯示您已召集或受邀參加未來七個行事曆天的預定會議清單, (包含目前日期) 。 此深入解析可協助您決定每個會議是否已準備就緒。 選取 [準備您的會議],以查看每個預定會議的深入解析。 選取以篩選 [全部]、[組織] 或 [受邀的會議]。

以下是您可以透過此深入解析執行的動作:

  • 檢視出席者: 瞭解已接受會議的受邀者百分比,以及受邀者數目。 選取向下箭號以查看這些出席者的詳細資訊。

  • 檢視衝突: 取得與此會議發生衝突的所有其他會議清單。

  • 如果您是受邀者, (回應) :回復邀請的 [是] 或 [否]。 如果您已經回復,您的響應會顯示在這裡。 如果您在一般會議時間之外排定會議, (您通常會在工作日) 期間或外部組織及參加會議,則會醒目提示該會議,並顯示可響應的選項。

  • 檢視附件: 檢視與此會議相關的附件數量,以及其標題和儲存位置 (在線或本機) 。 如果附件儲存在在線,請檢視更多相關詳細數據或開啟附件。

  • 檢視相關文件: 檢視可協助您準備會議的檔。

  • 如果您是召集人,請判斷會議是否有在線連結 () : 如果會議有在線連結,您會在這裡注意到 [是]。 如果沒有,您會注意到 [否]。

  • 預約準備時間: 在會議前預約 15 分鐘或 30 分鐘的準備時間。 已預約的時間會顯示在您的行事曆上並參照會議,做為「[會議標題]的準備時間」。 您也可以取消會議準備時間,或直接從行事曆中刪除。

提示: 若要更有效率地準備會議:

  • 請確定會議之前您有商數。 如果您沒有收到出席者的回復,請考慮傳送提醒。

  • 當您受邀參加會議時,傳送回復。 回應可協助召集人判斷是否需要參與者可以出席,然後採取任何必要的步驟,例如重新排程或錄製會議。

  • 成為含包容性的會議召集人。 如果您有遠端工作的出席者,請考慮在會議中新增在線連結。

  • 做好準備。 如果您需要差旅時間,或有其他必須在會議前完成的工作來準備,請考慮預約準備時間。

適用於:註冊適用 服務方案的人員

使用 [追蹤電子郵件和檔案的開啟率],Viva Insights 告訴您:

  • 有多少人已開啟您的電子郵件。

  • 使用者閱讀您電子郵件的平均時間。

  • 有多少電子郵件收件者開啟了您以連結或附件的方式在電子郵件中共用的檔。

附註: 

  • 一般 Viva Insights 會告知您傳送給貴組織內部的五位或五位以上 Microsoft 365 使用者的電子郵件。 如需有關報告哪些電子郵件訊息的詳細資訊,請參閱報告詳細數據。 

  • 傳送電子郵件訊息之後,最多可能需要 30 分鐘,Viva Insights 通知您。 如果電子郵件是從具有「代理傳送者」許可權的委派信箱傳送,代理人會看到已讀取的統計數據。

取得已傳送電子郵件的相關讀取資訊:

  1. 如果 Viva Insights 窗格尚未開啟,請選取 Outlook 首頁功能區中的 Viva Insights 圖示加以開啟。 如果您收到「歡迎!」訊息,請選取 [開始使用]

  2. 選取下列其中一項:

    1. 上下文中的電子郵件開啟率 - 顯示您目前已在 Outlook 中開啟之已傳送電子郵件的讀取統計數據。 它也提供儲存在 商務用 OneDrive 或 SharePoint 中之連結或附加文件的開啟費率。

      附註: 在少數情況下,文件的開啟率可能高於電子郵件的開啟率。 當收件者透過共用該文件的電子郵件以外的來源開啟檔時,就可能會發生這種情況。

    2. 追蹤電子郵件的開啟率 - 顯示所有已傳送電子郵件的讀取統計數據。

這兩個選項都會顯示電子郵件主旨行和開啟率的摘要、開啟率 (有時以百分比) 表示,以及轉寄次數。

檢視未完成的工作可提醒您您已同意執行的工作,協助您確保沒有完成任何工作。 此深入解析是根據您傳送的電子郵件,以及您在過去 14 天的電子郵件通訊中向同事提出的要求,例如:

  • 「我明天會傳送最新報告給您」

  • 「將會在星期末回復給您,並提供適當的會議時間」

  • 有位同事在三天前詢問您:「請在星期末前檢閱此投影片組」

若要檢視您的未完成工作:

  1. 在 [Viva Insights 載入宏] 窗格中,選取 [檢視未完成的工作]

  2. 選取:

    1. 啟以檢視工作的詳細數據。

    2. 如果您已 完成工作,則已經完成。

    3. [新增至待辦事 項] 可將這項工作放在您的 Microsoft 待辦事項清單上。

    4. 如果這不是 真正的待辦事項,則不是工作。 標示為 [非工作] 可協助 Viva Insights 判斷未來的工作。

此深入解析適用於簡報語言中列出的語言。

很容易就無法追蹤您對同事提出的要求。 透過自動從過去 14 天的電子郵件通訊中擷取未完成的後續追蹤,[待處理您的要求] 深入解析可協助您存回您對同事提出的要求,例如:

  • 「您可以傳送今年的最新報告給我嗎?

  • 「所有人,請在每周結束前完成您的效能評估。」

  • 「取消 Carrin Patman 的 RSVP 預定下周初的午餐。」

  1. 在 [Viva Insights 載入宏] 窗格中,選取 [待處理您的要求]

  2. 選取下列其中一項:

  • 待處理,這會在您現有的電子郵件對話中開啟新郵件。

  • 標示為已完成,如果工作已完成則為已完成。

  • 省略號 (...) > 這不是從待處理清單中移除此動作 的後續 追蹤。 標示為 這不是後續追蹤,可協助 Viva Insights 判斷未來要追蹤的內容。

附註: 此深入解析僅提供英文版。

預約專注時間可協助您保護專注工作的時間,並減少通知 (,因而讓Teams聊天和通話在您的專注時間內) 分心。

  1. 在 [Viva Insights 載入宏] 窗格中,選取 [預約時間] 以專注。 如果您的行事曆在工作時間內有不受會議或約會封鎖的時間,就會出現此深入解析。

  2. 選取:

    • 您要新增至行事曆的焦點區塊旁,加號圖示 (+) 。

    • 變更焦點區塊在行事曆上顯示的鉛筆圖示。 假設您想要專注於兩小時的「銷售促銷」。 您將「專注時間」標籤變更為「銷售音調」,然後選取加號圖示 (+) 。 這個動作會在您的行事曆上預約兩小時的約會,名為「銷售促銷」。

    • [全部預約 ] 可一次排程所有可用的專注時間,為您設定一周中受保護的時間。 使用 [設定午餐時間] 深入解析來設定您的午餐時間喜好設定。 Viva Insights 在排程專注時間時會尊重您的喜好設定。

提示: 若要確保您不會在專注時間錯過重要訊息,請在Teams中設定優先順序連絡人。 移至 [Teams 設定] > [隱私權] > 請勿打擾 > 管理優先順序存取。

[掌握檔] 會在電子郵件中顯示您尚未開啟的共用 OneDrive 和 SharePoint 檔案清單。 此清單包含過去 14 天的檔。

  1. 在 [Viva Insights 載入宏] 窗格中,選取 [掌握檔]

  2. 選取:

    • 開啟電子郵件 開啟會議 ,開啟共用未讀取檔的電子郵件或會議。

    • 預約時間 以排程行事曆上的時間,以檢閱未讀取的檔。

根據您的共同作業模式,[新增重要人員] 可能會建議您將某些聯繫人標示為重要。 將這些聯繫人標示為重要之後,Viva Insights 提醒您為他們完成工作,並開啟來自這些聯繫人的未讀取電子郵件。

  1. 在 [Viva Insights 載入宏] 窗格中,選取 [新增重要人員]

  2. 針對您要排列優先順序的每個聯繫人,選取 [標示為重要 ]。

使用 [設定午餐時間] 來保護您的午餐時間,並個人化您的 Viva Insights 以考慮您慣用的午餐時間。

您可以在 [設定] 或使用 [設定午餐時間] 卡片中,以兩種方式之一設定您的午餐時間:

在 [設定] 中設定午餐時間 

  1. 在 [Viva Insights 載入宏] 窗格中,[設定] (齒輪圖示) 。

  2. 在 [設定午餐時間] 底下,選取 [編輯 (鉛筆) 選項。

  3. 變更 [開始午餐時間] 和 [結束午餐時間] 欄位中的值。

  4. 選取 [更新]

透過 [設定午餐時間] 卡片設定午餐時間

附註: [設定午餐時間] 卡片僅會向新 Viva Insights 用戶顯示一小段時間。 它無法永久使用,但您隨時可以在 [設定] 中更新您的午餐時間。

  1. 在 [Viva Insights 載入宏] 窗格中,選取 [設定午餐時間]。

  2. 您會發現預設的午餐時間。 選取 [確認 ] 以保留此處的內容,或選取 [變更 ] 進行編輯。

  3. 如果您想要每天在行事曆上封鎖午餐,請選取 [新增週期性行事曆活動] 來保護這一次

  4. 如果您做了變更,請選取 [更新]

使用 [規劃您的休假時間] 深入解析,以降低未來休假時間的規劃壓力。 此檢查清單工具可協助您:

  • 使用排程休假的自定義訊息,在單一位置解決所有會議。

  • 撰寫您的自動復原,並通知您的小組有關您計劃休假的資訊。

  • 排程專注時間,在您開始之前結束工作,並在返回時處理工作。

當您接近日期時,可以一次或個別使用這些選項來規劃您的排程。 您也可以隨時返回並變更詳細數據,然後再前往。 Viva Insights 會追蹤您的進度並更新已完成的動作。

  1. [Viva Insights 載入宏] 窗格中,移至 [規劃您的休假] 卡片。

  2. 取 [協助我規劃 ] 以取得包含下列規劃選項的檢查清單:

    1. 選取日期 – 在行事曆上針對選取的日期設定「不在辦公室」約會:

      1. 針對您將不在辦公室的時機,選取 [開始] 和 [結束日期]。

      2. 選取 [排程]。

    2. 設定自動回覆 : 針對您選擇的日期撰寫及儲存不在辦公室回覆訊息:

      1. 在 [撰寫或編輯郵件] 底下,保留默認回復或編輯不在辦公室回復。

        附註: 如果您撰寫了前一個不在辦公室期間的郵件,您會注意到您在撰寫或編輯郵件欄位中用來做為預設值的最新郵件。

      2. 取 [傳送我的組織外部 ],將相同的訊息傳送給組織內外的人員。

        提示: 如果您想要傳送不同的自動回覆訊息給組織外部的人員,您可以透過 Outlook 執行此動作:設定> 郵件> 自動回復。

      3. 選取 [儲存]。

    3. 通知共同作業者 : 通知您在過去四周內共事過的人員,瞭解您即將休假的時間。  

      1. 如果您想要透過電子郵件通知共同作業者,請選取 [開啟新的電子郵件草稿]、進行變更,以及 [ 傳送]

      2. 如果您想要透過會議邀請通知共同作業者,請選取 [開啟新的會議邀請]、進行變更,以及 [ 傳送]

    4. 解決會議 – 拒絕或取消您在不在時召集或接受的會議。

      1. 使用此訊息拒絕及取消會議 - 編輯 Viva Insights 傳送的郵件以拒絕或取消會議邀請。

      2. 選取要拒絕和取消的會議 - 選取您要拒絕或取消的會議,或使用 [全選] 來拒絕或取消列出的所有會議。 完成後,選取 [確認]。 您也可以選取會議旁的 [啟],以查看更多詳細數據。

    5. 預約專注時間 – 排程時間,以在您開始之前專注於結束工作,然後在返回後再繼續進行。

      1. 展開 [檢閱] 開啟的插槽

      2. 選取您要預約的可用焦點時段旁的加號 (+) 。

      3. 取 [完成] 將它們新增至您的行事曆。

身為主管,您可以使用 [掌握小組深入資訊] 來:

  • 針對您承諾要完成的工作或小組成員要求您完成的工作採取行動。

  • 檢閱來自您尚未讀取之小組成員的重要電子郵件和檔。

此功能僅適用於在 Azure Active Directory 中列出直接報告的 Viva Insights 使用者。 如果您是主管,但沒有看到這項功能,請連絡您的 Microsoft 365 系統管理員。

[Viva Insights 載入宏] 窗格中,選取 [掌握您的小組] 以查看您需要重新連線的團隊成員,以及您可以採取的動作。

深入了解

關於 Outlook Viva Insights 載入宏

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