在 Outlook 中使用 Microsoft Viva Insights

會議對於健康的合作至關重要。 更好的會議實踐能提升生產力、資訊分享、創新、決策能力及團隊成員間的連結。

「準備會議」洞察會顯示你在接下來七個日曆天內，包括當天) (已組織或受邀參加的即將舉行的會議清單。 這些洞察能幫助你判斷每次會議是否已經準備好。 選擇「準備你的會議」，以查看你即將舉行的每場會議的洞察。 選擇篩選為全部、組織或邀請會議。

你可以根據這個見解做以下事情：

• 查看與會者名單： 查詢接受會議的受邀者比例，以及受邀人數。 請選擇向下箭頭以查看更多關於這些與會者的資訊。

• 查看衝突： 取得所有與此會議有衝突的其他會議清單。

• 如果你是邀請者，請回覆 () ：請回答邀請的「是」或「否」。 如果你已經回覆了，你的回應會在這裡顯示。 如果會議安排在你平常會議時間之外， (你平常在工作日內外) 時間內外組織和參加會議的時間，會標示出來並有相應回應的選項。

• 查看附件： 查看與本次會議相關的附件數量，以及它們的標題和儲存位置 (線上或本地) 。 如果附件儲存在線上，請查看更多細節或打開它。

• 查看相關文件： 查看可能幫助你準備會議的文件。

• 如果你是主辦方，請確認會議是否有線上連結 () ： 如果會議有線上連結，你會在這裡看到「是」。 如果沒有，你會注意到答案是「否」。

• 書籍準備時間： 在會議前預約15分鐘或30分鐘的準備時間。 預約時間會顯示在您的行事曆上，並標示會議內容為「[會議名稱]的準備時間」。 你也可以取消會議準備時間，或直接從行事曆刪除。

適用於：參加適用 服務計畫的人

透過追蹤電子郵件與文件開啟率，Viva Insights 告訴你：

• 有多少人打開了你的電子郵件。

• 人們平均花在閱讀你郵件的時間。

• 有多少收件人打開了你在郵件中分享的文件，這些文件是連結還是附件？

獲取您已寄出電子郵件的相關資訊：

1. 如果 Viva Insights 的窗格還沒開啟，請在 Outlook Home 功能區中選擇 Viva Insights 圖示來開啟它。 如果收到「歡迎！」的訊息，請選擇開始使用。

2. 選取下列其中一項：

   1. 上下文郵件開啟率 – 顯示您目前在 Outlook 中已開啟的已發送郵件的已讀統計數據。 它也提供儲存在 商務用 OneDrive 或 SharePoint 中的連結或附加文件的開放費率。

      附註: 在極少數情況下，文件開啟率甚至可能高於電子郵件開啟率。 這種情況可能發生在收件人透過非電子郵件來源開啟文件時。

   2. 追蹤電子郵件開啟率 – 顯示所有已發送郵件的已讀統計數據。

這兩個選項都會顯示電子郵件主旨行、開信率摘要、開信率 (有時以百分比) 表示，以及轉寄次數。

預約專注時間可以幫助你保護專注工作的時間，也能減少通知 (減少 Teams 聊天和通話) 的干擾。

1. 在 Viva Insights 的外掛窗格中，選擇「閱讀時間」來專注於此。 這個洞察會出現在你的行事曆上，工作時間內沒有被會議或約會佔用的時間。

2. 選取：

   • 加號圖示 (+) 位於你想加入行事曆的焦點區塊旁邊。

   • 鉛筆圖示用來改變你的焦點方塊在行事曆上顯示的樣子。 假設你想專注在「銷售推銷」兩個小時。 你可以把「專注時間」標籤改成「銷售簡報」，然後選擇加號圖示 (+) 。 這個行動會讓你在行事曆上預約一個名為「銷售推銷」的兩小時約會。

   • 預約所有時間，同時安排所有可用的專注時間，讓你在一週中享有安全的時間。 使用「固定午餐時間」洞察來設定你的午餐時間偏好。 Viva Insights 在安排專注時間時會尊重您的偏好。

「趕上文件」會顯示你尚未開啟的 OneDrive 和 SharePoint 電子郵件中共享文件清單。 此清單包含過去14天的文件。

1. 在 Viva Insights 的外掛窗格中，選擇「 追蹤文件進度」。

2. 選取：

   • 開啟電子郵件 或 公開會議 ，開啟分享未讀文件的電子郵件或會議。

   • 預約 時間在行事曆上檢視未讀文件。

根據你的合作模式，新增重要人物可能會建議你標記某些聯絡人為重要。 當你將這些聯絡人標記為重要後，Viva Insights 會提醒你完成他們的任務並開啟未讀郵件。

1. 在 Viva Insights 的外掛窗格中，選擇 「新增重要人物」。

2. 為你想優先處理的每個聯絡人選擇 「標記為重要 」。

使用固定午餐時間來保護你的午餐時間，並個人化你的 Viva Insights 以考量你偏好的午餐時間。

你可以用兩種方式設定午餐時間——在設定中或使用「設定午餐時間」卡片：

在設定中設定午餐時間 

1. 在 Viva Insights 外掛窗格中，選擇 Settings， (齒輪圖示) 。

2. 在設定午餐時間中，選擇編輯 (鉛筆) 選項。

3. 更改開始午餐時間和結束午餐時間欄位中的值。

4. 選取 [更新]。

透過「固定午餐時間」卡片設定午餐時間

1. 在 Viva Insights 的外掛面板中，選擇 設定午餐時間。

2. 你會注意到預設的午餐時間。 選擇 確認 以保留此處內容，或選擇 更改 以編輯。

3. 如果你想每天在行事曆上封鎖午餐時間，請選擇新增定期行事曆事件以保護這段時間。

4. 如果你有做過更改，請選擇 更新。

利用「規劃你的假期」洞察，減輕規劃即將到來的工作時間的壓力。 這個清單工具能幫助你：

• 將所有會議集中在一處，並附上自訂的休假時間訊息。

• Compose 你的自動回覆，並通知團隊你預定的休假時間。

• 安排專注時間，在出發前完成任務，回來後補上工作進度。

隨著日期接近，可以同時或分別規劃這些選項。 你也可以隨時回來，在出發前更改細節。 Viva Insights 會追蹤你的進度並更新已完成的行動。

1. 在 Viva Insights 的外掛面板中，點選「規劃你的假期」卡片。

2. 你會看到一份包含以下規劃選項的清單：

   1. 選擇日期 – 在您的行事曆上為所選日期設定「離辦公室」預約：

      1. 請選擇開始日期和結束日期，表示您將離開辦公室的時間。

      2. 選擇排程。

   2. 設定自動回覆 – Compose 並儲存您選擇日期的外出回覆訊息：

      1. 在 Compose 或編輯訊息中，保留預設或編輯你的不在辦公室回覆。

         附註: 如果你之前在外出期間撰寫過訊息，你會注意到最近用來預設的訊息出現在 Compose 或編輯訊息欄位。

      2. 選擇 「發送到我組織外 」，將相同訊息發送給組織內外的人。

         提示: 如果你想向組織外的人發送不同的自動回覆訊息，可以透過 Outlook： 設定> 郵件> 自動回覆來實現。

      3. 選取 [儲存]。

   3. 通知合作夥伴——通知你過去四週內合作過的人，你即將離開。  

      1. 如果你想透過電子郵件通知合作者，請選擇 開啟新郵件草稿、做修改，然後 發送。

      2. 如果你想透過會議邀請通知合作夥伴，請選擇 開啟新會議邀請、進行修改，然後 發送。

   4. 解決會議——拒絕或取消你在外出期間安排或接受的會議。

      1. 使用此訊息拒絕與取消會議 – 編輯 Viva Insights 將發送的訊息，以拒絕或取消會議邀請。

      2. 選擇拒絕與取消的會議 – 選擇你想拒絕或取消的會議，或使用「全部選擇」來拒絕或取消所有列出的會議。 完成後，選取 [確認]。 您也可以選擇會議旁的「公開」以查看更多相關細節。

   5. 預約專注時間——安排時間在出發前專注完成工作，回來後再補進度。

      1. 展開 檢視空缺名額。

      2. 在你想預訂的專注時段旁邊，選擇加號 (+) 。

      3. 選擇「完成」以將它們加入你的行事曆。

作為經理，你可以利用團隊的洞察來：

• 去執行你承諾要完成的任務，或是團隊成員要求你完成的任務。

• 檢視尚未閱讀的重要電子郵件與團隊成員文件。

此功能僅適用於在 Azure Active Directory 中有直接下屬的 Viva Insights 用戶。 如果你是管理員但沒看到這個功能，請聯絡你的 Microsoft 365 管理員。

在 Viva Insights 的外掛窗格中，選擇「與你的團隊聯繫」，可以看到你需要重新連結的團隊成員以及你可以採取的行動。