診斷 Copilot 產生的提案中的問題

Microsoft Copilot 可以產生優美的初稿，但優美不代表完成。 診斷可協助您在修訂之前識別遺漏、不清楚、不受支援或過時的資訊。

在此案例中，您將檢閱 Copilot 產生的提案並識別關鍵差距，然後再繼續透過 反覆項目來改善它。

案例：變更之前，先檢閱 Copilot 產生的提案草稿

您正在為高階主管專案關係人準備一份關於跨數個團隊自動化每週狀態報告的提案。 如今，管理者手動收集更新，報告格式各不相同，領導者對風險、延誤和所有權缺乏一致的看法。

該提案建議在更廣泛推出之前進行一個小型試點。 您可以使用 Microsoft Copilot，根據規劃附註、範例報告、團隊意見反應、推出計畫和節省時間的預估草擬提案。

乍一看，該提案似乎是完整的。 但優美的語言可以隱藏重要的差距。 有些說法被誇大了，風險和所有權不明確，部分時間表可能已經過時。 在修改之前，診斷草稿的不足之處並專注於最重要的事情。

如何？將診斷標準應用於提案草案？

當您審查每週狀態報告提案時，您可以使用以下標準來確定遺漏、不清楚或難以讓高階主管採取行動的內容。

• 決策： 決策是否明確地與討論分開？
• 風險： 是否有可見的障礙、取捨或不確定性？
• 內容： 討論之外的人會理解什麼是重要的以及為什麼嗎？
• 特異性： 陳述是否足夠具體，可以採取行動？
• 新鮮度： 草稿是否反映最新的計劃？

然後套用每個準則來找出草稿不足之處。

決策不清楚

該提案稱，領導人“審查了幾種推出方案”，但沒有明確說明高管利益相關者現在需要做出什麼決定——批准一個小型試點、分配人員配置、請求修改或推遲工作。 該草案將討論與決策混合在一起。

詢問 Copilot：

“該提案要求高管利益相關者做出什麼決定，什麼聽起來仍然未解決、假設或懸而未決？”

風險被低估

該提案將自動化視為一項簡單的改進，但您的筆記顯示了人員配置、數據質量和採用準備程度的依賴關係。 這些風險會影響信心、時機和推出範圍。

詢問 Copilot：

“本草案中隱含但未明確說明與每週狀態報告試點相關的哪些風險、依賴性或不確定性？”

內容遺失

該建議建立在“現有報告改進”的基礎上，但它從未清楚地解釋當前的痛點：團隊仍然手動收集更新，格式不同，領導者對風險和延誤缺乏一致的看法。 如果沒有背景，該建議會讓人感覺不那麼緊迫，也不那麼紮實。

詢問 Copilot：

“對於執行讀者來說，缺少哪些背景、所有權或時間表細節來理解為什麼這個提案現在很重要？”

語言缺乏特異性

“提高可見性”或“節省時間”之類的短語聽起來很有用，但它們並沒有解釋誰受益、哪些變化或包括哪個階段。

詢問 Copilot：

“該提案的哪些部分過於寬泛或籠統，無法支持行政利益相關者的行動？”

資訊可能不是最新的

草稿使用的時間表和推出描述不完全符合最新的規劃附註。 措辭聽起來很合理，但可能會延續有關範圍、所有者或發布時間的舊假設。

詢問 Copilot：

“根據早期版本的推出計劃或來源說明，此提案中的內容可能已經過時？”

診斷在實踐中是什麼樣的？

範例：診斷弱式提案段落

Copilot 草稿：

“”這一舉措將提高跨團隊的可見性，並通過自動化創造有意義的效率提升。”

乍一看，這聽起來很精緻，但診斷表明為什麼它還不夠強大，無法進行高管審查。

診斷顯示：

區域	要尋找的內容	此草稿缺少了什麼	重要性
決策	明確的結果或核准的方向。	該段落沒有說明要求領導人批准哪些內容，例如後續步驟、資金或時間表。	如果沒有明確的決策，專案關係人就無法向前邁進或一致後續步驟。
風險	阻擋因素、相依性或取捨。	未提及人員配置容量、採用整備程度和資料一致性等相依性。	缺少風險可能會產生錯誤的信心，並導致執行過程中的延遲或問題。
內容	誰、什麼、何時以及為什麼工作很重要。	該草案沒有解釋當前的問題，例如手動報告的挑戰。	如果沒有背景，領導者可能無法理解建議的緊迫性或價值。
特異性	具體、可採取動作的詳細資料。	像「有意義的效率提升」這樣的短語含糊不清，與可衡量的結果無關。	含糊不清的語言使評估影響或根據建議採取行動變得困難。
新鮮度	資訊是否反映最新狀態。	目前尚不清楚這些索賠是否符合最新的範圍或節省時間的估計。	過時或未經驗證的資訊會降低可信度並導致錯誤的決策。

診斷使差距變得明顯：草案聽起來很強，但它仍然沒有告訴領導者足夠的信息來做出自信的決定。

快速整備檢查

在繼續之前，請確認您可以回答這些問題：

✔️ 決定： 什麼決定不明確或未說明？

✔️ 風險： 遺漏哪些風險、阻擋因素或相依性？

✔️ 背景： 假設而不是解釋當前報告問題的什麼背景？

✔️ 具體性： 哪些措辭過於模糊而無法支持行動？

✔️ 新鮮度： 哪些詳細資料可能需要根據最新的推出計畫進行新鮮度檢查？

如果你能清楚地說出間隙，診斷就完成了。 如果沒有，請先執行此步驟，然後再繼續反覆運算。 下載診斷 Copilot 輸出中遺漏的內容 快速參考指南，這是您可以在工作時重新瀏覽的實用資源。

為何診斷很重要

精美的草稿可能會產生虛假的信心。 Copilot 可能會產生聽起來完整的語言，同時省略專案關係人所需的決策、風險、內容或目前詳細資料。 診斷可以幫助您放慢腳步，確定最重要的事情，並以更明確的目的進行修改。

使用 Copilot 建立此技能的其他方式

• 診斷 Copilot 輸出中遺漏的內容
• 反覆執行 Copilot 輸出以取得更好的結果
• 透過反覆項目改善 Copilot 產生的提案