Microsoft Viva Insights 中的個人洞察能幫助你找到建立更好習慣的機會，重新掌控你的時間。 本文說明 Viva Insights 如何使用個人資料來獲取個人洞察、將資料儲存在哪裡，以及其設計方式以保障這些資料安全。 同時也說明了 Viva Insights 如何遵守 GDPR 規範。
關鍵原則
- 作為 Viva Insights 的使用者，只有你能看到自己的資料。
- 您的資料會儲存並計算在您的 Exchange Online 信箱中。
- 您可以隨時選擇加入或 退出 。
- Viva Insights 的個人洞察不會顯示任何同事的個人識別資訊，除了你在 Outlook 和 Teams 中已經看到的資訊。
資料隱私的關鍵點
- Viva Insights 中的個人洞察並非設計用來進行評估、追蹤、自動決策、分析或監控。 Viva Insights 透過 Microsoft Teams 的 Viva Insights 應用程式及網頁版、Insights Outlook 外掛、Viva 摘要郵件、簡報郵件，以及 Outlook 中的內嵌建議，為您提供個人洞察。 Viva Insights 中的個人洞察沒有任何機制或選項，除了你之外，任何人都能存取透過這些表面顯示的個人化資訊，除非你有意識且獨立地分享。 Viva Insights 提供的個人洞察資料無法用於自動決策或資料分析。
- Viva Insights 中的個人洞察不會讓員工取得其他同事的新個人識別資訊。 Viva Insights 透過計算你在工作日常產生的資訊，將數據轉化為個人洞察。 你在 Viva Insights 的個人洞察中看到的大多數資料，其實只是你已經能存取但無法快速計算的資訊彙整而成，除非有支援。
- Viva Insights 資料中的個人洞察會被處理並儲存在員工的 Exchange Online 信箱中。 Viva Insights 從以下來源處理資料以獲取個人洞察：Exchange Online 的電子郵件與行事曆資料、來自 商務用 Skype 的聊天與通話訊號，以及來自 Teams 的訊息與通話訊號。 Viva Insights 將這些資料儲存並處理在每位員工的 Exchange Online 信箱中。
- Viva Insights 的個人見解支持《通用資料保護條例》 (GDPR) 合規。 Microsoft 在 Viva Insights 中設計了個人洞察，以支持貴組織遵守 GDPR 要求的需求。
重要
本文討論簡報郵件。 我們暫停發送簡報郵件以進行一些改進。 在服務恢復之前，你仍可在 Teams 及網頁端使用 Viva Insights Outlook 外掛或 Viva Insights 應用程式，享受關鍵功能。 關於此變更的更多資訊，請參閱 簡報暫停。
重要
本文也討論了《摘要》電子郵件。 從 2024 年 3 月底開始，我們將暫停 Digest 電子郵件，通常每月發送兩次。 Digest 電子郵件的所有內容仍可在 Teams 的 Viva Insights 應用程式或網頁上取得。 您可以無縫地探索並分析您的數據洞察。 欲了解更多此變更，請參閱 《摘要》電子郵件暫停。
在哪裡可以看到個人見解
Viva Insights 的個人見解：
Viva Insights 應用程式中的隱私功能，無論是在 Teams 還是網頁端
當資料在Microsoft Viva Insights應用程式中處理時，Microsoft保護員工隱私，並完全符合當地法規，例如GDPR (GDPR) 。 Viva Insights 透過以下方式保護隱私：
- 個人與私密 ——你洞察中的內容是個人、私密的，只有你自己能取得。 你組織裡沒有人能存取它。
- 每個人的資料都會被保密 ——Viva Insights 不會包含任何關於組織中其他人的新個人識別資訊。 這些洞察與行動是基於您和您的組織在日常工作中產生的資訊。 你的洞察是基於你已經能取得但無法快速彙整的資訊，沒有幫助。
- 信箱安全 – Viva Insights 使用 Exchange Online 的電子郵件與行事曆資料，並將任何洞察或操作儲存在您的 Exchange Online 信箱中，因此資料安全由 Exchange 內建並執行。
- 遵守GDPR — Microsoft在提供應用程式洞察與行動時，會遵守GDPR。
運作方式
Microsoft Viva Insights 應用程式中的個人洞察與操作，皆基於您的 Exchange Online 信箱資料，如電子郵件與行事曆資料。 這些洞察來自你 Exchange Online 信箱中已有的資料。 例如，如果您想要判斷您對於其他人的承諾，您可以手動檢查信箱中的每封電子郵件。 Viva Insights 應用程式能幫你免於這個繁瑣的過程。
資料類型
Viva Insights 提供以下類型的個人洞見。
- 信箱資料——你透過 Microsoft 365 產生的Email、行事曆、聊天和通話活動，例如你在會議中花費的時間，或寄給特定個人或團體的電子郵件。
- 增量資料 ——這些資料原本無法取得，但以彙總形式呈現，旨在保護個人隱私。
信箱資料
信箱資料代表你在工作中已經能取得的資訊，例如發送電子郵件、安排會議或與同事聊天。 Viva Insights 以可行的方式處理並展示資訊。
例如，Viva Insights 提供檢視功能，讓你能快速了解每天在會議和電子郵件中花費多少時間、與誰合作最多、失去聯繫的對象，以及你對誰做出承諾和請求。
你可以根據這些資訊採取行動。 例如，你可能會決定自己花太多時間在會議上，並採取一個個人目標：讓會議更有效率。
個人見解來自於你已在以下地方取得的資料：
- 您的 Exchange Online 信箱
- 你在 OneDrive 和 SharePoint 文件中的活動
- 你在 Teams 和 商務用 Skype 的聊天與通話紀錄
Viva Insights 只需套用一些基本計算和規則，讓這些數據更具可行性。 信箱資料會直接儲存在您的 Exchange Online 信箱中。
舉例來說，如果你想判斷過去一週誰同事寄給你最多郵件，技術上你可以不用 Viva Insights 手動計算收件匣中同事的郵件數量。 同樣地，你也可以利用信箱中隨時可用的時間戳資訊，來判斷同事對你寄出的電子郵件的平均回覆時間。 Viva Insights 幫你省去了這些繁瑣計算的麻煩。
增量資料
在少數情況下，Viva Insights 中的個人洞察會提供你關於他人的去識別化資訊，這些資訊原本無法取得，例如關於 Email 閱讀率。
Email 閱讀率
Viva Insights 追蹤在 Outlook 外掛) 中，收到的收件人中開啟電子郵件 (的百分比，該郵件已發送給五人或以上。
為了保護隱私，Viva Insights 不會追蹤發送給少於五人的訊息閱讀率。 Viva Insights 也不會顯示「0%」或「100%」的閱讀率，因為這樣可以讓人們對個別同事的行為做出明確結論。 相反地，這些情況下的讀取率會以一個範圍顯示，該範圍包含一個門檻值，取決於電子郵件收件人的數量。
此指標是根據 Exchange Online 中的「read」標誌計算的。 對某些人來說，當你在 Outlook 預覽欄格開啟訊息時，訊息會被標記為「已讀」。 對其他人來說，你可能需要雙擊開啟訊息，標記為「已讀」。
你可以在 Outlook 設定中控制這個設定。 為了在寄件人信箱中顯示這些訊號，「已讀」旗標會在 Microsoft 365 環境中複製，然後送達至寄件人的信箱。
GDPR 合規
與完整的 Microsoft 365 套件一樣，Viva Insights 協助支援符合 GDPR 要求。 例如，Viva Insights 支援以下服務：
保護並保護使用者個人資料——Insights 需要 Exchange Online 授權，所有資料都儲存在員工的 Exchange Online 信箱中。 計算出的指標，例如任務，會附加在信箱上。 因此，Viva Insights 應用程式透過 Exchange Online 也符合以下義務而達成此義務：
- Microsoft 不會在 Exchange Online 中挖掘客戶資料來做廣告。
- Microsoft 不會自願向執法機關揭露 Exchange Online 客戶資料。
- Microsoft 將符合 Exchange Online 資料加密的所有要求，並實施控制措施以降低安全風險，協助確保業務持續性，這些規範依據 ISO 27001 與 27018 的說明。
若偵測到資料外洩，通知用戶——Microsoft 會在 Microsoft 得知資料外洩後 72 小時內通知客戶隱私聯絡人，依據 Microsoft 365 事件回應標準作業程序。
尊重使用者請求 (DSR) 匯出、刪除或限制處理個人資料 ——Microsoft支援使用者請求，例如資料匯出或刪除。
欲了解更多資訊，請參閱 GDPR合規條目。