يمكن أن يبدو ملخص القرار الذي تم إنشاؤه بواسطة Copilot مصقولا بسرعة، ولكن الحدود تساعدك على تحديد ما يجب تضمينه وما يجب استبعاده وما يحتاج إلى مراجعة بشرية قبل المشاركة.
يوضح هذا السيناريو كيفية وضع حدود واضحة قبل أن تطلب من Copilot صياغة موجز قرار حول ما إذا كان يجب متابعة أو تغيير أو إيقاف تجريبي بعد نتائج مختلطة، مما يسهل الوثوق بالمسودة ومراجعتها والحفاظ على دقتها.
السيناريو: تحديد حواجز الحماية قبل إنشاء ملخص القرار
إنك تقوم بإعداد ملخص قرار لكبار القادة حول ما إذا كانوا يجب الاستمرار في الإصدار التجريبي أو تغييره أو إيقافه بعد الحصول على نتائج مختلطة. لديك ملخصات تجريبية وملاحظات اجتماعات ومواضيع ملاحظات وبيانات اعتماد وتقديرات مبكرة للتكلفة، ولكن لا تزال بعض المعلومات قيد التطور أو تتطلب سياقا إضافيا.
لقد قمت بالفعل [بتحديد أجزاء سير عمل ملخص القرار التي يجب على Copilot التعامل معها] والأجزاء التي يجب أن تظل بقيادة الإنسان. تحتاج الآن إلى تحديد حدود كيفية إنشاء Copilot للمسودة.
يمكن أن يشكل موجز القرار هذا مستقبل الطيار. إذا طمس المسودة الحقائق أو الافتراضات أو الاستعداد، فقد يؤدي ذلك إلى إضعاف التوصية.
لتجنب ذلك، ضع حدودا قبل الصياغة حتى يظل Copilot مركزا وتكون المراجعة أسهل.
ما هي الحدود التي يجب أن تشكل مسودة موجز القرارات؟
استخدم هذه الحدود الخمسة لتوجيه ما ينتمي إلى مسودتك - وما لا ينتمي إليه: الهدفوالنضارةوالسياقوالجمهورونقاط التحقق.
الهدف
حدد ما يجب أن يفعله ملخص القرار - وما لا ينبغي القيام به.
| قم بما يلي | لا تفعل | اسأل Copilot |
|---|---|---|
| ركز على التوصية والأدلة والمخاطر الرئيسية والخطوات التالية. | حول ملخص القرار إلى أرشيف كامل لكل ما تعلمته أثناء الإصدار التجريبي. | "قم بصياغة موجز قرار يركز على التوصية والقيمة المتوقعة والجدول الزمني والمخاطر." |
| جعل المحتوى يركز على القرار. | قم بتحميل المسودة أكثر من التفاصيل التي لا تؤثر على التوصية. | "اترك الخلفية التي لا تؤثر على القرار." |
| قم بتمييز ما يحتاج المساهمون إلى اتخاذ القرار. | تضمين مناقشات جانبية تصرف الانتباه عن القرار الرئيسي. | "حدد المحتوى المثير للاهتمام ولكنه غير ضروري لهذا القرار." |
نضارة
حدد المعلومات الحالية بما يكفي لتضمينها.
| قم بما يلي | لا تفعل | اسأل Copilot |
|---|---|---|
| استخدم أحدث المخطط الزمني المعتمد والنتائج التجريبية الحالية. | التعامل مع التقديرات القديمة على أنها حقيقة حالية. | "استخدم أحدث المعلومات المؤكدة." |
| التعامل مع التقديرات أو الافتراضات السابقة على أنها مبدئية ما لم يتم تأكيدها. | تجاهل الاتجاه أو التحديثات الأحدث | "ضع علامة على أي تواريخ أو قرارات أو بيانات قد تكون قديمة أو حلت محلها." |
| استدعاء أي شيء تم استبداله باتجاه أحدث. | امزج بين البيانات الحالية والقديمة دون توضيح. | "حدد أين غيرت الإرشادات الأحدث ملخص القرار." |
السياق
تأكد من أن النقاط الأساسية يمكن أن تقف على حدة.
| قم بما يلي | لا تفعل | اسأل Copilot |
|---|---|---|
| قم بتضمين المالكين عند الاقتضاء. | تقديم الأحداث الرئيسية دون الشروط المطلوبة. | "ضع علامة على أي جزء من ملخص القرار يحتاج إلى سياق إضافي." |
| قم بتضمين الافتراضيات والتبعيات والقيود التي تؤثر على التوصية. | اترك التفاصيل الأساسية ضمنية أو غير واضحة. | "استدعاء الملكية المفقودة أو الافتراضات أو التبعيات." |
| اشرح ما تفعله نتائج الإصدار التجريبي وما لا تظهره. | تقديم النتائج المبكرة على أنها أكثر حسما مما هي عليه. | "تأكد من أن موجز القرار قابل للتنفيذ وواضح ومؤهل بشكل مناسب." |
الجمهور
قم بتعيين حدود لما هو مناسب لهذا الجمهور.
| قم بما يلي | لا تفعل | اسأل Copilot |
|---|---|---|
| تخصيص المحتوى وفقا لاحتياجات الجمهور. | تضمين مناقشات داخلية لم يتم حلها. | "حدد المحتوى الذي قد يكون حساسا أو غير مناسب لهذا الجمهور." |
| قم بتضمين التفاصيل الضرورية فقط. | شارك مناقشات الموازنة الحساسة ما لم تكن هناك حاجة إليها. | "الإبلاغ عن بيانات تخمينية أو غير كاملة." |
| تقديم عبارات واضحة ومدعومة. | قم بتضمين التكهنات التي يمكن اعتبارها التزاما. | "إزالة المحتوى الذي يمكن تفسيره بشكل غير صحيح أو ضبطه" |
نقاط التحقق
حدد ما يجب مراجعته من قبل الشخص قبل تقدم المسودة.
| مراجعة عنصر | لماذا يحتاج إلى مراجعة | اسأل Copilot |
|---|---|---|
| التوصيات | قد يؤثر على الاتجاه أو الموافقة. | "ضع علامة على أي بيانات تتطلب مراجعة بشرية." |
| التواريخ والالتزامات | تعيين توقعات التسليم. | "ضع علامة على الالتزامات التي تحتاج إلى تأكيد." |
| المالكون المعروفون | تعيين المسؤولية. | "تحديد الملكية المفقودة أو غير الواضحة." |
| لغة المخاطر | يؤثر على عملية صنع القرار والإدراك. | "قم بتمييز بيانات المخاطر التي تحتاج إلى التحقق من الصحة." |
| الموافقة أو تأثيرات التمويل | قد يتطلب توقيع أصحاب المصلحة. | "المساحات السطحية التي تحتاج إلى مراجعة القيادة." |
كيف أعمل تحويل حدود موجز القرار إلى مطالبة عمل؟
بمجرد تحديد الحدود، قم بتحولها إلى تعليمات واحدة واضحة. على سبيل المثال:
"قم بصياغة موجز قرار لأصحاب المصلحة التنفيذيين حول ما إذا كان يجب أن يستمر هذا الإصدار التجريبي أو يتغير أو يتوقف. ركز على التوصية، والأدلة الداعمة، والقيمة المتوقعة، والمخاطر الرئيسية، والخطوات التالية. استخدم أحدث المعلومات المؤكدة فقط. ضع علامة على أي شيء قد يكون قديما أو مفقودا في السياق أو غير مناسب لهذا الجمهور. ضع علامة على التوصيات والالتزامات والتواريخ والمالكين المسميين لمراجعتهم البشرية قبل المشاركة."
لن يحل هذا محل المراجعة، لكنه يساعد Copilot على إنتاج مسودة أولى أقوى.
ما هي المعلومات التي يجب علي ترحيلها؟
أثناء مراجعة مسودة ملخص القرار، قم بفرز المحتوى إلى ثلاث مجموعات: المتابعة إلى الأمام والترحيل إلى الأمام بعنايةوالتجاهل.
| ترحيل إلى الأمام | المتابعة بعناية | اترك الخروج |
|---|---|---|
| هدف المشروع المعتمد | النتائج التجريبية المعتمدة | معلومات المشروع القديمة |
| الأحداث الرئيسية المؤكدة | تقديرات مبكرة | المخططات الزمنية المستبدلة |
| الخطوات التالية المسماة مع المالكين | التبعيات التي لا تزال بحاجة إلى تأكيد | محادثات جانبية |
| الحالة أو بيانات المخاطر التي تم التحقق من صحتها | النتائج المختلطة التي تحتاج إلى التأهيل | ادعاءات المضاربة |
| بيانات الاعتماد التي قد تكون لا تزال قيد التطور | تفاصيل مقيدة من قبل الجمهور غير الضرورية لاتخاذ القرار |
يؤدي ذلك إلى إبقاء ملخص القرار يركز على ما هو مفيد ومسؤول لمشاركته.
قائمة اختيار الجاهزية السريعة
قبل الاعتماد على مسودة موجز القرار الذي تم إنشاؤه بواسطة Copilot، أكد ما يلي:
✔️ الهدف: تركز المسودة على الوظيفة التي قصدتها.
✔️ النضارة: ينعكس الاتجاه الأخير.
✔️ السياق: تتضمن النقاط الرئيسية سياقا كافيا.
✔️ الجمهور: المحتوى يناسب الجمهور.
✔️ نقاط التحقق: نقاط المراجعة البشرية محددة بوضوح.
إذا كان أحدها ضعيفا، فقم بتحسين الحدود قبل مراجعة المسودة بشكل أكبر.
مدى أهمية الحدود
يمكن ل Copilot الصياغة بسرعة، ولكن يجب على الأشخاص تحديد الأدلة التي يجب تضمينها ومقدار الثقة التي تستحقها وما هو مناسب لمشاركته. يؤدي تحديد الحدود إلى تحسين جودة المسودة وتقليل المخاطر وإتمام عملية المراجعة بشكل أسرع.
ينشئ Copilot المسودة. تظل مسؤولا عن ملخص القرار النهائي.
تلميح
تنزيل الدليل المرجعي السريع لعمل Copilot لحدود التصميم ونقاط التفتيش، وهو مورد عملي يمكنك إعادة النظر فيه أثناء العمل.