يمكن Microsoft 365 Copilot إنشاء مسودة أولى مصقولة، ولكن المصقول لا يعني إكمال. يساعدك التشخيص على تحديد المعلومات المفقودة أو غير الواضحة أو غير المدعومة أو القديمة قبل المراجعة.
في هذا السيناريو، ستقوم بمراجعة اقتراح تم إنشاؤه بواسطة Copilot وتحديد الثغرات الرئيسية قبل الانتقال إلى تحسينه عن طريق التكرار.
السيناريو: مراجعة مسودة اقتراح تم إنشاؤها بواسطة Copilot قبل تغييره
تقوم بإعداد اقتراح للمساهمين التنفيذيين حول أتمتة تقارير الحالة الأسبوعية عبر عدة فرق. اليوم، يجمع المديرون التحديثات يدويا، وتختلف تنسيقات التقارير، ويفتقر القادة إلى رؤية متسقة للمخاطر والتأخيرات والملكية.
ويوصي الاقتراح بإجراء إصدار تجريبي صغير قبل الطرح الأوسع نطاقا. يمكنك استخدام Microsoft 365 Copilot لصياغة العرض من ملاحظات التخطيط وتقارير العينة وملاحظات الفريق وخطط الإطلاق وتقديرات توفير الوقت.
للوهلة الأولى، يظهر العرض مكتملا. ولكن اللغة المصقولة يمكن أن تخفي فجوات مهمة. بعض المطالبات مبالغ فيها، والمخاطر والملكية غير واضحة، وقد تكون أجزاء من الجدول الزمني قديمة. قبل المراجعة، قم بتشخيص المكان الذي تقصر فيه المسودة والتركيز على ما هو أكثر أهمية.
كيف أعمل تطبيق معايير التشخيص على مشروع الاقتراح؟
أثناء مراجعة اقتراح الإبلاغ عن الحالة الأسبوعية، يمكنك استخدام المعايير التالية لتحديد ما هو مفقود أو غير واضح أو يصعب على المدير التنفيذي العمل عليه.
- القرارات: هل القرارات منفصلة بوضوح عن المناقشات؟
- المخاطر: هل أدوات الحظر أو المفاضلات أو عدم اليقين مرئية؟
- سياق: هل يفهم شخص خارج المناقشة ما يهم ولماذا؟
- خصوصيه: هل العبارات ملموسة بما يكفي للعمل على أساسها؟
- نضاره: هل يعكس المشروع الخطة الأخيرة؟
ثم قم بتطبيق كل معيار لتحديد المكان الذي تقصر فيه المسودة.
القرارات غير واضحة
يقول الاقتراح إن القادة "راجعوا العديد من خيارات الإطلاق"، ولكنه لا يوضح بوضوح ما يحتاج أصحاب المصلحة التنفيذيون إلى اتخاذه الآن - الموافقة على إصدار تجريبي صغير، أو تعيين موظفين، أو طلب مراجعات، أو تأخير العمل. ويخلط المشروع بين المناقشة واتخاذ القرارات.
اسأل Copilot:
"ما هو القرار الذي يطلب منه هذا الاقتراح من أصحاب المصلحة التنفيذيين اتخاذه، وما الذي لا يزال يبدو غير محلول أو مفترض أو ترك مفتوحا؟"
المخاطر غير مفسرة
يقدم الاقتراح التشغيل التلقائي كتحسن مباشر، ولكن ملاحظاتك تظهر التبعيات حول التوظيف وجودة البيانات واستعداد الاستخدام. تؤثر هذه المخاطر على الثقة والتوقيت ونطاق الإطلاق.
اسأل Copilot:
"ما هي المخاطر أو التبعيات أو أوجه عدم اليقين المتعلقة بالإرشاد الأسبوعي للإبلاغ عن الحالة، ولكنها غير مذكورة بوضوح في هذا المشروع؟"
السياق مفقود
تعتمد التوصية على "تحسينات التقارير الحالية"، ولكنها لا تشرح أبدا نقاط الألم الحالية بوضوح: لا تزال الفرق تجمع التحديثات يدويا، وتختلف التنسيقات، ويفتقر القادة إلى رؤية متسقة للمخاطر والتأخيرات. وبدون سياق، تبدو التوصية أقل إلحاحا وأقل ضرورة.
اسأل Copilot:
"ما هي تفاصيل الخلفية أو الملكية أو المخطط الزمني المفقودة للقارئ التنفيذي لفهم سبب أهمية هذا الاقتراح الآن؟"
اللغة تفتقر إلى الدقة
تبدو عبارات مثل "تحسين الرؤية" أو "توفير الوقت" مفيدة، ولكنها لا تشرح من يستفيد أو التغييرات أو المرحلة الأولى.
اسأل Copilot:
"ما هي أجزاء هذا الاقتراح واسعة جدا أو معممة بحيث لا تدعم الإجراءات التي يتخذها أصحاب المصلحة التنفيذيون؟"
قد لا تكون المعلومات حديثة
يستخدم المسودة وصفا للجدول الزمني والطرح لا يتطابق تماما مع أحدث ملاحظات التخطيط. تبدو الصياغة معقولة، ولكنها قد تحمل افتراضات قديمة حول النطاق أو المالكين أو توقيت التشغيل.
اسأل Copilot:
"ماذا في هذا الاقتراح قد يكون قديما، استنادا إلى الإصدارات السابقة من خطة الإطلاق أو ملاحظات المصدر؟"
كيف يبدو التشخيص في الممارسة العملية؟
مثال: تشخيص فقرة عرض ضعيفة
مسودة Copilot:
"ستحسن هذه المبادرة الرؤية عبر الفريق وستخلق مكاسب ذات مغزى في الكفاءة من خلال التشغيل التلقائي."
للوهلة الأولى، يبدو هذا مصقولا - ولكن التشخيص يوضح سبب عدم قوته حتى الآن بما يكفي للمراجعة التنفيذية.
ما هو التشخيص الذي يكشف عنه:
| المنطقة | ما يجب البحث عنه | ما هو مفقود في هذه المسودة | لماذا يهم |
|---|---|---|---|
| القرارات | نتائج واضحة أو اتجاه معتمد. | لا تنص الفقرة على ما يطلب من القادة الموافقة عليه، مثل الخطوات التالية أو التمويل أو المخطط الزمني. | بدون اتخاذ قرار واضح، لا يمكن للمساهمين المضي قدما أو التوافق مع الخطوات التالية. |
| المخاطر | أدوات الحظر أو التبعيات أو المفاضلات. | لا يتم ذكر التبعيات مثل قدرة التوظيف واستعداد الاستخدام واتساق البيانات. | يمكن أن تخلق المخاطر المفقودة ثقة خاطئة وتؤدي إلى تأخيرات أو مشكلات أثناء التنفيذ. |
| السياق | من، وماذا، ومتى، ولماذا يكون العمل مهما. | ولا يشرح المشروع المشكلة الحالية، مثل التحديات التي تواجه الإبلاغ اليدوي. | وبدون سياق، قد لا يفهم القادة الحاجة الملحة أو قيمة التوصية. |
| خصوصيه | تفاصيل ملموسة وقابلة للتنفيذ. | وعبارات مثل "مكاسب الكفاءة المجدية" غامضة ولا ترتبط بالنتائج القابلة للقياس. | فاللغة الغامضة تجعل من الصعب تقييم الأثر أو التصرف بناء على التوصية. |
| نضاره | ما إذا كانت المعلومات تعكس أحدث حالة. | من غير الواضح ما إذا كانت المطالبات تتوافق مع أحدث تقديرات النطاق أو توفير الوقت. | ويمكن للمعلومات القديمة أو التي لم يتم التحقق من مصداقيتها أن تقلل من المصداقية وتؤدي إلى قرارات سيئة. |
يجعل التشخيص الفجوة مرئية: تبدو المسودة قوية، ولكنها لا تخبر القادة بما يكفي لاتخاذ قرار واثق.
فحص الاستعداد السريع
قبل المضي قدما، تأكد من أنه يمكنك الإجابة عن هذه الأسئلة:
✔️ القرارات: ما هو القرار غير الواضح أو غير المعلن؟
✔️ المخاطر: ما هي المخاطر أو أدوات الحظر أو التبعيات المفقودة؟
✔️ السياق: ما هو السياق بشأن مشكلة الإبلاغ الحالية المفترض بدلا من شرحه؟
✔️ الدقة: ما هي الصياغة الغامضة جدا التي لا تدعم الإجراء؟
✔️ الحداثة: ما هي التفاصيل التي قد تحتاج إلى فحص حداثة مقابل أحدث خطة إطلاق؟
إذا كان بإمكانك تسمية الثغرات بوضوح، يكتمل التشخيص. إذا لم يكن الأمر كذلك، فابق في هذه الخطوة قبل الانتقال إلى التكرار. قم بتنزيل الدليل المرجعي السريع لتشخيص ما هو مفقود في إخراج Copilot ، وهو مورد عملي يمكنك إعادة النظر فيه أثناء العمل.
لماذا التشخيص مهم
يمكن أن تخلق المسودة المصقولة ثقة خاطئة. قد ينتج Copilot لغة تبدو كاملة أثناء حذف القرارات أو المخاطر أو السياق أو التفاصيل الحالية التي يحتاجها أصحاب المصلحة. يساعدك التشخيص على الإبطاء وتحديد الأمور الأكثر أهمية والمراجعة بهدف أكثر وضوحا.
تلميح
قم بتنزيل الدليل المرجعي السريع لتشخيص ما هو مفقود في إخراج Copilot، وهو مورد عملي يمكنك إعادة النظر فيه أثناء العمل.