يمكن ل Microsoft Copilot إنشاء مسودة أولى مصقولة، لكن المصقول لا يعني اكتمالها. يساعدك التشخيص في تحديد المعلومات الناقصة أو غير الواضحة أو غير المعتمدة أو القديمة قبل مراجعتها.
في هذا السيناريو، ستراجع اقتراحا تم إنشاؤه بواسطة Copilot وتحدد الثغرات الرئيسية قبل الانتقال إلى تحسينه عن طريق التكرار.
السيناريو: مراجعة مسودة عرض أنشأها Copilot قبل تغييرها
تقوم بإعداد مقترح للمساهمين التنفيذيين حول أتمتة تقارير أسبوعية حول الحالة عبر فرق متعددة. اليوم، يقوم المديرون بجمع التحديثات يدويا، وتختلف تنسيقات التقارير، ويفتقر القادة إلى رؤية متسقة للمخاطر والتأخيرات والملكية.
يوصي الاقتراح بتجربة صغيرة قبل الطرح على نطاق أوسع. يمكنك استخدام Microsoft Copilot لصياغة الاقتراح من ملاحظات التخطيط والتقارير النموذجية وملاحظات الفريق وخطط النشر وتقديرات توفير الوقت.
للوهلة الأولى، يبدو الاقتراح مكتملا. لكن اللغة المصقولة يمكن أن تخفي ثغرات مهمة. بعض الادعاءات مبالغ فيها، والمخاطر والملكية غير واضحة، وقد تكون أجزاء من المخطط الزمني قديمة. قبل المراجعة، قم بتشخيص مكان قصاص المسودة والتركيز على الأمور الأكثر أهمية.
كيف أعمل تطبيق معايير التشخيص على مسودة المقترح؟
أثناء مراجعة اقتراح تقرير الحالة الأسبوعي، يمكنك استخدام المعايير التالية لتحديد ما هو مفقود أو غير واضح أو يصعب على المدير التنفيذي التصرف بناء عليه.
- القرارات: هل القرارات منفصلة بوضوح عن المناقشات؟
- المخاطر: هل أدوات الحظر أو المقايضات أو أوجه عدم اليقين مرئية؟
- الملخص: هل سيفهم شخص ما من خارج المناقشة ما يهم ولماذا؟
- الخصوصية: هل التصريحات ملموسة بما يكفي للعمل بناء عليها؟
- نضارة: هل تعكس المسودة الخطة الأخيرة؟
ثم قم بتطبيق كل معيار لتحديد مكان تقصير المسودة.
القرارات غير واضحة
يقول الاقتراح إن القادة "راجعوا العديد من خيارات الإطلاق" ، لكنه لا يذكر بوضوح القرار الذي يحتاج أصحاب المصلحة التنفيذيون إلى اتخاذه الآن - الموافقة على مرحلة تجريبية صغيرة ، أو تعيين الموظفين ، أو طلب المراجعات ، أو تأخير العمل. ويمزج المشروع بين المناقشة وصنع القرار.
اسأل Copilot:
"ما هو القرار الذي يطلب من هذا الاقتراح من أصحاب المصلحة التنفيذيين اتخاذه ، وما الذي لا يزال يبدو دون حل أو مفترض أو متروك مفتوحا؟"
لا يتم تفسير المخاطر
يقدم الاقتراح الأتمتة كتحسين مباشر، ولكن تظهر ملاحظاتك التبعيات حول التوظيف وجودة البيانات والاستعداد للاستخدام. تؤثر هذه المخاطر على الثقة والتوقيت ونطاق النشر.
اسأل Copilot:
"ما هي المخاطر أو التبعيات أو أوجه عدم اليقين المتعلقة بالإصدار التجريبي الأسبوعي لتقرير الحالة الضمنية ولكن لم يتم ذكرها بوضوح في هذه المسودة؟"
السياق مفقود
تعتمد التوصية على "تحسينات إعداد التقارير الحالية"، لكنها لا تشرح أبدا نقاط الألم الحالية بوضوح: لا تزال الفرق تجمع التحديثات يدويا، وتختلف التنسيقات، ويفتقر القادة إلى رؤية متسقة للمخاطر والتأخير. بدون السياق ، تبدو التوصية أقل إلحاحا وأقل أساسرا.
اسأل Copilot:
"ما هي الخلفية أو الملكية أو تفاصيل المخطط الزمني المفقودة ليفهم القارئ التنفيذي سبب أهمية هذا الاقتراح الآن؟"
اللغة تفتقر إلى الخصوصية
عبارات مثل "تحسين مستوى الرؤية" أو "توفير الوقت" تبدو مفيدة، لكنها لا توضح من المستفيد أو التغييرات أو المرحلة التي تتضمنها المرحلة الأولى.
اسأل Copilot:
"ما هي أجزاء هذا الاقتراح الواسعة أو المعممة للغاية بحيث لا تدعم الإجراءات التي يتخذها أصحاب المصلحة التنفيذيون؟"
قد لا تكون المعلومات حديثة
تستخدم المسودة وصفا للخط الزمني والنشر لا يتطابقان تماما مع ملاحظات التخطيط الأخيرة. تبدو الصياغة معقولة، ولكنها قد تحمل افتراضات قديمة حول النطاق أو المالكين أو توقيت الإطلاق.
اسأل Copilot:
"ما الذي قد يكون في هذا الاقتراح قديما، استنادا إلى الإصدارات السابقة من خطة الإطلاق أو ملاحظات المصدر؟"
كيف يبدو التشخيص في الممارسة؟
مثال: تشخيص فقرة اقتراح ضعيفة
مسودة Copilot:
"ستعمل هذه المبادرة على تحسين الرؤية عبر الفرق وتحقيق مكاسب ذات مغزى في الكفاءة من خلال الأتمتة."
للوهلة الأولى، يبدو هذا مصقولا - لكن التشخيص يوضح سبب عدم قدرته بعد على قوة كافية للمراجعة التنفيذية.
ما يكشفه التشخيص:
| المنطقة | ما الذي ينبغي البحث عنه | ما هو مفقود في هذه المسودة | ما مدى أهميته |
|---|---|---|---|
| القرارات | نتائج واضحة أو اتجاه معتمد. | لا تذكر الفقرة ما يطلب من القادة الموافقة عليه ، مثل الخطوات التالية أو التمويل أو الجدول الزمني. | ومن دون اتخاذ قرار واضح، لا يمكن للمساهمين المضي قدما أو التوافق مع الخطوات التالية. |
| المخاطر | أدوات الحظر أو التبعيات أو المقايضات. | ولا يتم ذكر التبعيات مثل القدرة الإنتاجية للموظفين والاستعداد للتبني واتساق البيانات. | يمكن أن تؤدي المخاطر المفقودة إلى خلق ثقة زائفة وتؤدي إلى تأخيرات أو مشكلات أثناء التنفيذ. |
| السياق | من وماذا ومتى ولماذا العمل مهم. | لا تشرح المسودة المشكلة الحالية ، مثل التحديات التي تواجه الإبلاغ اليدوي. | بدون السياق ، قد لا يفهم القادة إلحاح أو قيمة التوصية. |
| خصوصية | تفاصيل ملموسة وقابلة للتنفيذ. | عبارات مثل "مكاسب كفاءة ذات مغزى" غامضة وغير مرتبطة بنتائج قابلة للقياس. | اللغة الغامضة تجعل من الصعب تقييم التأثير أو العمل بناء على التوصية. |
| نضارة | ما إذا كانت المعلومات تعكس الحالة الأخيرة. | من غير الواضح ما إذا كانت المطالبات تتوافق مع النطاق الأحدث أو تقديرات توفير الوقت. | يمكن أن تقلل المعلومات القديمة أو التي لم يتم التحقق منها من المصداقية وتؤدي إلى قرارات سيئة. |
التشخيص يجعل الفجوة مرئية: تبدو المسودة قوية ، لكنها لا تزال لا تخبر القادة بما يكفي لاتخاذ قرار واثق.
التحقق من الجهوزية السريعة
قبل الانتقال، تأكد من قدرتك على الإجابة على الأسئلة التالية:
✔️ القرارات: ما هو القرار غير الواضح أو غير المعلن؟
✔️ المخاطر: ما هي المخاطر أو أدوات الحظر أو التبعيات المفقودة؟
✔️ السياق: ما هو السياق حول مشكلة الإبلاغ الحالية الذي يتم افتراضه بدلا من شرحه؟
✔️ الخصوصية: ما هي الصياغة الغامضة جدا التي لا تدعم الإجراء؟
✔️ نضارة: ما هي التفاصيل التي قد تحتاج إلى فحص نضارة مقابل خطة الإطلاق الأخيرة؟
إذا كان بإمكانك تسمية الثغرات بوضوح ، فإن التشخيص قد اكتمل. إذا لم يكن الأمر كذلك، فاستمر في هذه الخطوة قبل الانتقال إلى التكرار. قم بتنزيل تشخيص ما هو مفقود في الدليل المرجعي السريع لإخراج Copilot ، وهو مورد عملي يمكنك إعادة النظر فيه أثناء العمل.
سبب أهمية التشخيص
يمكن للمسودة المصقولة أن تخلق ثقة زائفة. قد ينتج Copilot لغة تبدو كاملة مع حذف القرارات أو المخاطر أو السياق أو التفاصيل الحالية التي يحتاجها المساهمون. يساعدك التشخيص على الإبطاء وتحديد ما يهم والمراجعة لغرض أكثر وضوحا.
تلميح
قم بتنزيل تشخيص ما هو مفقود في الدليل المرجعي السريع لإخراج Copilot، وهو مورد عملي يمكنك إعادة النظر فيه أثناء العمل.