يمكن أن ينتج Microsoft 365 Copilot مسودة أولى صلبة بسرعة، ولكن لا يزال بإمكان المسودة المصقولة أن تفوت العلامة. عندما يكون الإخراج قريبا ولكن ليس صحيحا تماما، يساعدك التكرار على تحسينه دون البدء من جديد.
في هذا السيناريو، ستعزز اقتراحا تم إنشاؤه بواسطة Copilot من خلال معالجة أكبر الثغرات وإجراء تغييرات مستهدفة لمساعدة أصحاب المصلحة التنفيذيين على تقييم التوصية.
السيناريو: تحسين مشروع الاقتراح دون البدء من جديد
أنت تعمل مع نفس الاقتراح للقيادة: أتمتة تقارير الحالة الأسبوعية عبر فرق متعددة. يهدف الاقتراح إلى تقليل الجهد اليدوي، وتحسين اتساق التقارير، وإعطاء القادة رؤية أفضل للمخاطر والتأخيرات من خلال الإطلاق التجريبي والأوسع إذا نجحت.
بعد تشخيص المسودة الأولى، حددت أكبر المشكلات:
- لا يشرح الاقتراح بوضوح ما يطلب من القادة الموافقة عليه.
- يتم التقليل من المخاطر والتبعيات، بما في ذلك التوظيف والاعتماد واتساق البيانات.
- السياق حول مشكلة إعداد التقارير والنطاق التجريبي والمالكين والجداول الزمنية مفقود أو غير متناسق.
- بعض الادعاءات، خاصة حول مكاسب الكفاءة، واسعة جدا بحيث لا يمكن الشعور بالمصداقية.
- قد لا تعكس بعض التفاصيل أحدث خطة إطلاق.
والمسودة قوية بما يكفي للبناء عليها. بدلا من البدء من جديد، ركز على أكبر فجوة أولا، وقم بتحسين هذا القسم، والحفاظ على ما يعمل بالفعل. بعد كل مراجعة، تحقق مما إذا كان الاقتراح أكثر وضوحا وأكثر مصداقية وأكثر فائدة للقادة الذين يقررون ما إذا كانوا سيمولون المشروع أم لا.
كيف أعمل تحسين مشروع الاقتراح بالتكرار؟
استخدم عمليات التحقق من التكرار هذه لإجراء تغييرات مركزة تعزز المسودة: الهدفوالجمهوروالقيودوالأدلةوالبنية.
الهدف: إعادة تركيز المسودة على القرار الذي تحتاجه
| قبل: مسودة Copilot | بعد: الإصدار المنقح |
|---|---|
| "يوضح هذا الاقتراح نطاق وأهداف مبادرة تحسين التقارير". | "يوصي هذا الاقتراح بطرح مرحلي لأتمتة الإبلاغ عن الحالة الأسبوعية لأربعة فرق حتى يتمكن القادة من رؤية المخاطر والتأخيرات في وقت أقرب مع تقليل العمل اليدوي المطلوب لإعداد التحديثات." |
| وما يتركه هذا المشروع غير واضح: فهو يظل عاما ولا يقول بوضوح ما يجب على أصحاب المصلحة التنفيذيين اتخاذه من قرارات. | ما الذي تم تحسينه: تقوم المراجعة بتسمية الإجراء، وتحديد الخطوة الأولى، وشرح قيمة العمل على الفور. |
اسأل Copilot
"مراجعة الفتح بحيث تكون التوصية والمرحلة الأولى والقرار التنفيذي واضحة في الجملتين الأوليين."
الجمهور: ضبط المسودة لأصحاب المصلحة التنفيذيين
| قبل: مسودة Copilot | بعد: الإصدار المنقح |
|---|---|
| مع مرور الوقت، استخدمت عدة فرق نهج مختلفة لإعداد التقارير، وكانت هناك مناقشات مستمرة حول اتساق العملية وجودة التحديث." | اليوم، تجمع الفرق التحديثات الأسبوعية يدويا وتستخدم تنسيقات غير متناسقة، ما يجعل من الصعب على القادة اكتشاف المخاطر والتأخيرات عبر البرامج." |
| وما يتركه هذا المشروع غير واضح: فهو يقضي بعض الوقت في الخلفية العامة بدلا من تأطير مشكلة العمل بسرعة. | ما الذي تم تحسينه: تمنح المراجعة المديرين التنفيذيين السياق الذي يحتاجون إليه دون تأخير النقطة. |
اسأل Copilot
"أعد كتابة هذا الأمر لأصحاب المصلحة التنفيذيين. احتفظ فقط بالسياق الذي يشرح مشكلة الإبلاغ الحالية ولماذا هي مهمة الآن"."
القيود: قص إلى الطول والنطاق والتنسيق الصحيحين
| قبل: مسودة Copilot | بعد: الإصدار المنقح |
|---|---|
| "يتضمن هذا الاقتراح خلفية حول مناقشات التقارير السابقة واعتبارات العمليات وخيارات الحالة المستقبلية المتعددة والعديد من الملاحظات من محادثات الفريق." | "يركز هذا الاقتراح على أربع نقاط: مشكلة الإبلاغ الحالية، والمرحلة الأولى التجريبية، والقيمة المتوقعة، والقرار المطلوب الآن"." |
| وما يتركه هذا المشروع غير واضح: القسم واسع جدا ولا يتطابق مع التنسيق الأضيق الذي يحتاجه المديرون التنفيذيون. | ما الذي تم تحسينه: تضيق المراجعة النطاق وتجعل المحتوى أسهل في المراجعة بسرعة. |
اسأل Copilot
"تشديد هذا القسم للمراجعة التنفيذية. قم بإزالة الخلفية منخفضة القيمة واحتفظ فقط بما يدعم توصية المرحلة الأولى."
الأدلة: إضافة تفاصيل ملموسة تدعم التوصية
| قبل: مسودة Copilot | بعد: الإصدار المنقح |
|---|---|
| "ستخلق هذه المبادرة مكاسب كبيرة في الكفاءة وتحسين الرؤية عبر الفريق". | "من شأن هذه المبادرة أتمتة جمع المعلومات الأسبوعية للفرق التجريبية، وتقليل الوقت المستغرق في تجميع التحديثات، ومنح القادة رؤية أكثر اتساقا للمخاطر والتأخيرات والمالكين عبر دورة إعداد التقارير الأسبوعية." |
| وما يتركه هذا المشروع غير واضح: إنه يعد بالتحسين، ولكنه لا يفسر التغييرات أو لماذا يجب أن تشعر المطالبة بالمصداقية. | ما الذي تم تحسينه: تربط المراجعة الفائدة بمشكلة إعداد التقارير الفعلية وتشرح القيمة المحددة للأتمتة. |
اسأل Copilot
"اجعل هذه المطالبة أكثر تحديدا باستخدام نقاط الألم الحالية لإعداد التقارير، ونطاق الإصدار التجريبي، وملاحظات المصدر."
البنية: إعادة صياغة المسودة بحيث يكون من الأسهل مسحها ضوئيا والعمل عليها
| قبل: مسودة Copilot | بعد: الإصدار المنقح |
|---|---|
| "يوصي هذا الاقتراح ببدء جهود الأتمتة في المرحلة الأولى مع فرق مختارة، رهنا بالتوظيف والاستعداد للتنفيذ، ويطلب من القيادة مراجعة التوصية والتالي". |
التوصيه: ابدأ تشغيل الإصدار التجريبي من المرحلة الأولى لأربعة فرق. التبعيات الرئيسية: تأكيد التوظيف وإعداد التقارير عن المدخلات والاستعداد للإدخال. القرار مطلوب الآن: الموافقة على النطاق التجريبي والتخطيط للخطوة التالية. |
| وما يتركه هذا المشروع غير واضح: جميع النقاط الرئيسية موجودة، ولكنها معبأة معا بطريقة تجعلها أكثر صعوبة في الفحص والعمل بسرعة. | ما الذي تم تحسينه: تفصل المراجعة النقاط الرئيسية إلى تنسيق يمكن للمديرين التنفيذيين مراجعتها بشكل أسرع. |
اسأل Copilot
"قم بإعادة صياغة هذا كملخص تنفيذي قصير بثلاثة رموز نقطية: التوصية والتبعيات الرئيسية والقرار المطلوب الآن."
قائمة التحقق من الجاهزية السريعة
قبل المضي قدما، تأكد من أن كل مراجعة حسنت واحدة من العدسات الخمسة:
✔️ الهدف: يدعم المشروع الآن القرارات التي يتعين على المديرين التنفيذيين اتخاذها.
✔️ الجمهور: تناسب نبرة ومستوى التفاصيل أصحاب المصلحة التنفيذيين.
✔️ القيود: يتم التحكم في الطول والنطاق والتنسيق.
✔️ الأدلة: المطالبات ملموسة ومسندة في سيناريو الإبلاغ.
✔️ الهيكل: من السهل فحص مشروع المقترح والعمل عليه.
إذا كانت إحدى المناطق ضعيفة، فتكرر مرة أخرى. المراجعة الثانية أو الثالثة عادية. قم بتنزيل Iterate على إخراج Copilot للحصول على دليل مرجعي سريع لنتائج أفضل، وهو مورد عملي يمكنك إعادة النظر فيه أثناء العمل.
لماذا التكرار مهم
لا تحتاج المسودة الأولى إلى أن تكون مثالية. عندما يكون الاتجاه صحيحا، يساعدك التكرار على تعزيز نقاط الضعف والحفاظ على ما يصلح وتحسين الاقتراح دون البدء من جديد.
تلميح
قم بتنزيل Iterate على إخراج Copilot للحصول على دليل مرجعي سريع لنتائج أفضل، وهو مورد عملي يمكنك إعادة النظر فيه أثناء العمل.