يمكن ل Microsoft Copilot إنتاج مسودة أولى قوية بسرعة، ولكن لا يزال بإمكان المسودة المصقولة أن تفوت الهدف. عندما يكون الإخراج قريبا ولكن ليس صحيحا تماما، يساعدك التكرار على تحسينه دون البدء من جديد.
في هذا السيناريو، ستعزز اقتراحا تم إنشاؤه بواسطة Copilot من خلال معالجة أكبر الثغرات وإجراء تغييرات مستهدفة لمساعدة المساهمين التنفيذيين على تقييم التوصية.
السيناريو: تحسين مسودة الاقتراح دون البدء من جديد
أنت تعمل مع نفس اقتراح القيادة: أتمتة تقارير أسبوعية حول الحالة عبر فرق متعددة. يهدف الاقتراح إلى تقليل الجهد اليدوي ، وتحسين اتساق التقارير ، ومنح القادة رؤية أفضل للمخاطر والتأخيرات من خلال تجريبي وطرح أوسع إذا نجح.
بعد تشخيص المسودة الأولى، حددت أكبر المشاكل:
- لا يشرح الاقتراح بوضوح ما يطلب من القادة الموافقة عليه.
- يتم التقليل من المخاطر والتبعيات ، بما في ذلك التوظيف والتبني واتساق البيانات.
- السياق حول مشكلة إعداد التقارير ونطاق الإصدار التجريبي والمالكين والمخططات الزمنية مفقود أو غير متناسق.
- بعض الادعاءات ، خاصة حول مكاسب الكفاءة ، واسعة جدا بحيث لا يمكن الشعور بمصداقية.
- قد لا تعكس بعض التفاصيل خطة الإطلاق الأخيرة.
المسودة قوية بما يكفي للبناء عليها. بدلا من البدء من جديد، ركز على الفجوة الأكبر أولا، وقم بتحسين هذا القسم، والحفاظ على ما يعمل بالفعل. بعد كل مراجعة ، تحقق مما إذا كان الاقتراح أكثر وضوحا ومصداقية وأكثر فائدة للقادة الذين يقررون ما إذا كانوا سيمولون المشروع.
كيف أعمل تحسين مسودة الاقتراح عن طريق التكرار؟
استخدم اختبارات التكرار هذه لإجراء تغييرات مركزة تقوي المسودة: الهدفوالجمهوروالقيودوالأدلةوالبنية.
الهدف: إعادة تركيز المسودة على القرار الذي تحتاجه
| قبل: مسودة Copilot | بعد: النسخة المنقحة |
|---|---|
| "يوضح هذا الاقتراح نطاق وأهداف مبادرة تحسين إعداد التقارير." | "يوصي هذا الاقتراح بطرح مرحلي لأتمتة تقارير الحالة الأسبوعية لأربعة فرق حتى يتمكن القادة من رؤية المخاطر والتأخيرات في وقت أقرب مع تقليل العمل اليدوي المطلوب لإعداد التحديثات." |
| ما تتركه هذه المسودة غير واضح: فهو يظل عاما ولا يوضح بوضوح القرار الذي يتعين على المساهمين التنفيذيين اتخاذه. | ما الذي تم تحسينه: تسمي المراجعة الإجراء، وتحدد الخطوة الأولى، وتشرح قيمة العمل مباشرة. |
اسأل Copilot
"راجع الافتتاح بحيث تكون التوصية ونطاق المرحلة الأولى والقرار التنفيذي واضحة في الجملتين الأوليين."
الحضور: ضبط المسودة للمساهمين التنفيذيين
| قبل: مسودة Copilot | بعد: النسخة المنقحة |
|---|---|
| "بمرور الوقت ، استخدمت العديد من الفرق مناهج مختلفة لإعداد التقارير ، وكانت هناك مناقشات مستمرة حول اتساق العملية وجودة التحديث." | "اليوم ، تجمع الفرق التحديثات الأسبوعية يدويا وتستخدم تنسيقات غير متسقة ، مما يجعل من الصعب على القادة اكتشاف المخاطر والتأخيرات عبر البرامج." |
| ما تتركه هذه المسودة غير واضح: يقضي الوقت في الخلفية العامة بدلا من تأطير مشكلة العمل بسرعة. | ما الذي تم تحسينه: توفر المراجعة المديرين التنفيذيين السياق الذي يحتاجون إليه دون تأخير النقطة. |
اسأل Copilot
"أعد كتابة هذا للمساهمين التنفيذيين. احتفظ بالسياق الذي يشرح مشكلة الإبلاغ الحالية وسبب أهميتها الآن فقط."
القيود: القص إلى الطول والنطاق والتنسيق المناسبين
| قبل: مسودة Copilot | بعد: النسخة المنقحة |
|---|---|
| "يتضمن هذا الاقتراح خلفية عن مناقشات التقارير السابقة ، واعتبارات العملية ، وخيارات الحالة المستقبلية المتعددة ، والعديد من الملاحظات من محادثات الفريق." | "يركز هذا الاقتراح على أربع نقاط: مشكلة الإبلاغ الحالية ، والمرحلة التجريبية الأولى ، والقيمة المتوقعة ، والقرار المطلوب الآن." |
| ما تتركه هذه المسودة غير واضح: المقطع واسع جدا ولا يتطابق مع التنسيق الأكثر تحديدا الذي يحتاجه التنفيذيون التنفيذيون. | ما الذي تم تحسينه: تضيق المراجعة النطاق وتسهل مراجعة المحتوى بسرعة. |
اسأل Copilot
"تشديد هذا القسم للمراجعة التنفيذية. قم بإزالة الخلفية ذات القيمة المنخفضة والاحتفاظ بما يدعم توصية المرحلة الأولى فقط."
الدليل: أضف تفاصيل ملموسة تدعم التوصية
| قبل: مسودة Copilot | بعد: النسخة المنقحة |
|---|---|
| "ستحقق هذه المبادرة مكاسب كبيرة في الكفاءة وتحسن الرؤية عبر الفرق." | "ستعمل هذه المبادرة على أتمتة جمع الحالة الأسبوعية للفرق التجريبية ، وتقليل الوقت المستغرق في تجميع التحديثات ، ومنح القادة رؤية أكثر اتساقا للمخاطر والتأخيرات والمالكين عبر دورة التقارير الأسبوعية." |
| ما تتركه هذه المسودة غير واضح: إنه يعد بالتحسين ، لكنه لا يشرح ما هي التغييرات أو لماذا يجب أن يشعر الادعاء بمصداقية. | ما الذي تم تحسينه: تربط المراجعة الفائدة بمشكلة الإبلاغ الفعلية وتشرح القيمة المحددة للأتمتة. |
اسأل Copilot
"اجعل هذا الادعاء أكثر واقعية باستخدام نقاط المشكلات الحالية لإعداد التقارير ونطاق الإصدار التجريبي وملاحظات المصدر."
البنية: أعد تنسيق المسودة بحيث يسهل مسحها ضوئيا والعمل عليها
| قبل: مسودة Copilot | بعد: النسخة المنقحة |
|---|---|
| "يوصي هذا الاقتراح ببدء جهود الأتمتة في المرحلة الأولى مع فرق مختارة ، مع مراعاة الاستعداد للتوظيف والتنفيذ ، ويطلب من القيادة مراجعة التوصية والتالية." |
توصية: بدء المرحلة الأولى من الإصدار التجريبي لأربعة فرق. تبعيات المفاتيح: قم بتأكيد التوظيف ومدخلات إعداد التقارير وجاهزية النشر. مطلوب قرار الآن: الموافقة على التخطيط للمرحلة التجريبية والخطوة التالية. |
| ما تتركه هذه المسودة غير واضح: النقاط الأساسية كلها موجودة، ولكنها معبأة معا بطريقة تجعل من الصعب فحصها والعمل عليها بسرعة. | ما الذي تم تحسينه: تفصل المراجعة النقاط الرئيسية إلى تنسيق يمكن للمديرين التنفيذيين مراجعته بشكل أسرع. |
اسأل Copilot
"أعد تنسيق هذا كملخص تنفيذي قصير بثلاثة نقطات: التوصية والتبعيات الرئيسية والقرار المطلوب الآن."
قائمة اختيار الجاهزية السريعة
قبل المضي قدما، تأكد من أن كل مراجعة حسنت إحدى العدسات الخمس:
✔️ الهدف: تدعم المسودة الآن القرار الذي يحتاج المديرون التنفيذيون إلى اتخاذه.
✔️ الجمهور: تناسب نبرة ومستوى التفاصيل أصحاب المصلحة التنفيذيين.
✔️ القيود: يتم التحكم في الطول والنطاق والتنسيق.
✔️ الأدلة: الادعاءات ملموسة وقائمة على سيناريو إعداد التقارير.
✔️ البنية: من السهل فحص مسودة الاقتراح والعمل عليها.
إذا كانت هناك منطقة واحدة ضعيفة، فقم بتكرارها مرة أخرى. وتكون المراجعة الثانية أو الثالثة أمرا طبيعيا. قم بتنزيل التكرار على إخراج Copilot للحصول على نتائج أفضل ، الدليل المرجعي السريع، وهو مورد عملي يمكنك إعادة النظر فيه أثناء العمل.
سبب أهمية التكرار
ليس من الضروري أن تكون المسودة الأولى كاملة. عندما يكون الاتجاه صحيحا، يساعدك التكرار على تقوية نقاط الضعف والحفاظ على ما ينجح وتحسين الاقتراح دون البدء من جديد.
تلميح
قم بتنزيل التكرار على إخراج Copilot للحصول على نتائج أفضل، الدليل المرجعي السريع، وهو مورد عملي يمكنك إعادة النظر فيه أثناء العمل.